1. OBJETIVO 2. ALCANCE

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1 1. OBJETIVO Ofrecer a la comunidad portuaria una plataforma para el cargue electrónico de la Planilla Integral de seguridad Social y automatizar el proceso de autorización de ingreso de personas al Terminal. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las empresas que prestan servicio de operación portuaria al interior del terminal concesionada a la SPRBUN. 3. DESCRIPCIÓN Se desarrolló una aplicación Web la cual soporte la gestión de archivos planos relacionados con la información de la planilla única de pagos. La aplicación web cuenta con un repositorio de datos en el cual será almacenada la información cargada por los usuarios de las empresas. El proceso de carga de archivos generara reportes y notificaciones hacia los usuarios externos y operadores administrativos y operativos de la SPRBUN. 4. REQUERIMIENTOS PARA SU ACCESO Los requerimientos mínimos que deben tener las empresas para el acceso a la aplicación son: Conexión a Internet Navegador de internet (Internet Explorer, Mozilla, google chrome...) Habilitar en el navegador las ventanas emergentes (pop ups) Tener usuario autorizado por el Gerente de la empresa y habilitado en el sistema por la SPRBUN para la conexión. Página 1

2 5. PROCEDIMIENTO Establecer conexión a Internet Abrir el Explorador o navegador de Internet Entrar a la dirección a través del link: O por las opciones + Portal de Acceso al Terminal Registrar usuario y contraseña suministrada por SPRBUN dar clic en Ingresar Página 2

3 5.1 EQUIPOS Y VEHICULOS PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE SEGURIDAD SOCIAL A TRAVÉS DEL Funcionalidad que permite que las compañías registradas en PICAT administren la información básica de los equipos y vehículos que están asociados a su NIT Registro de equipo / vehículo Para acceder a la administración de los vehículos se debe acceder al menú "Equipos/Vehículos" en la opción "Registro de equipo/vehículo": Abrirá una pantalla donde el usuario podrá visualizar las siguientes información: Ver mis equipos: Podrá visualizar los equipos registrados a su NIT. Datos básicos: le permitirá visualizar los datos básicos de un equipo existente, también es el punto de inicio para la creación de un equipo Certificados: Muestra los certificados asociados a un vehículo Documentos: Muestra los documentos asociados a un vehículo. Creación de un Vehículo nuevo: Dar Clic en datos básicos para ver una pantalla como la siguiente: Seleccione tipo de equipo y marca. Digite la identificación (placa) Digite la identificación interna (serial del equipo si lo tiene) Página 3

4 Numero del remolque para equipo o modelo de vehículo Fecha de vencimiento del SOAT. Seleccione un archivo de imagen con la foto del equipo o vehículo La apariencia de la pantalla debe ser similar a la siguiente imagen: Haga clic en el botón Grabar El navegador le informara el progreso del proceso de carga de la imagen y grabación del archivo El sistema informará que el registro fue grabado con éxito: Se actualizará la lista del botón MIS EQUIPOS Para continuar actualizando los datos de un equipo o bien para modificar datos que actualmente existan se hace clic en la palabra "SELECCIONAR" y el sistema lo ubicará Página 4

5 en los datos básicos y podrá navegar en las opciones certificados y documentos asociados a ese equipo. Certificados: Selecciona la empresa clasificadora, el tipo de certificación y dar clic en el botón guardar, el sistema solo le permite almacenar una certificación por cada equipo. Documentos: El sistema le permitirá cargar la imagen de los documentos que la SPRBUN haya parametrizado para sus clientes. El usuario debe seleccionar archivo y hacer clic en cargar archivo El sistema informa el avance de la grabación y el resultado exitoso. 5.2 PLANILLA PILA Página 5

6 5.2.1 Cargar Planilla PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE SEGURIDAD SOCIAL A TRAVÉS DEL Para acceder a la carga se debe acceder al Menú y escoger opción Planillas PILA / Cargar Planilla Seleccionar el operador con el que trasmitió el archivo al Ministerio de Protección Social Escribir el No. Referencia pago /No. De Planilla con el que proceso el archivo en el Operador de Información. Seleccionar el archivo a cargar Página 6

7 Seleccionar el archivo PDF a cargar Dar clic en el botón Guardar El sistema notificara por pantalla y correo electrónico el resulto del cargue de archivo. Página 7

8 5.2.2 Cargar Planilla Manual Para acceder a la carga se debe acceder al Menú y seleccionar la opción Planillas PILA / Crear planilla manual Ingresar en el campo Código de planilla el No. Referencia pago /No. De Planilla y seleccionar el operador con el que trasmitió el archivo. Escribir el periodo que se va a crear iniciando con año mes Seleccionar el archivo PDF a cargar Página 8

9 Dar clic en el botón Guardar Detalle Planilla Manual Para acceder a la carga se debe acceder al Menú y seleccionar la opción Planillas PILA / Detalle planilla manual Seleccionar la planilla con la que creó la planilla manual. Al seleccionar la planilla el sistema le mostrará el total de registros que tiene la planilla. Habilitará los campos para que ingrese un nuevo registro Página 9

10 Modificar un dato hacer clic en el campo seleccionar en las grillas Dar clic en Guardar Reportes de Planilla cargadas Para acceder a la carga se debe acceder al Menú y seleccionar la opción Planillas PILA / Reporte Los usuarios podrán generar y exportar a Excel los siguientes reportes Página 10

11 Planillas procesadas Detalle de una planilla Personas autorizadas y no autorizadas de un periodo Consultar toda la información de una cedula en particular Generar los detalles de una planilla el usuario debe ingresar el Numero de la planilla y dar clic en el botón Ver Planilla Reporte de las personas AUTORIZADAS: el usuario debe ingresar el número del nit de la empresa, el periodo a validar y dar clic en el botón ver autorizados. Exportar los datos en Excel dar clic en el botón Exportar Página 11

12 Se habilitara un archivo en Excel en la parte inferior de la página, dar clic en el archivo. Reporte de las personas NO AUTORIZADAS: el usuario debe ingresar el número del nit de la empresa, el periodo a validar y dar clic en el botón ver NO autorizados. Exportar los datos en Excel dar clic en el botón Exportar Página 12

13 Se habilitara un archivo en Excel en la parte inferior de la página, dar clic en el archivo. Consultar la información de una persona el usuario debe ingresar el numero de documento de identificación en el campo Cedula y dar clic en el botón Consultar. Exportar los datos en Excel dar clic en el botón Exportar Página 13

14 5.3 ACCESOS A LA TERMINAL Solicitud de acceso PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE SEGURIDAD SOCIAL A TRAVÉS DEL Para la solicitud de acceso a la terminal el usuario debe ubicarse en el menú "Accesos a terminal" y seleccionar en la opción "Solicitud de acceso" El usuario debe ingresar o describir los siguientes datos para acceso a la terminal: Actividades a realizar: Describir de forma breve la(s) actividad(es) que va a realizar en la terminal. Buque: En caso que vaya a realizar actividades asociadas a un buque escriba aquí el identificador del mismo (buque). Al presionar el botón guardar se creara el encabezado de la solicitud de acceso Detalle de la Solicitud Para crear el detalle de la solicitud (cedulas de las que se va a solicitar ingreso) seleccione la opción "Detalle de la solicitud". Página 14

15 El usuario podrá visualizar las siguiente datos: Código: Consecutivo automático. Solicitud de acceso: Seleccione del combo la solicitud a la cual va a crear el detalle. Cargar por archivo: Esta opción le permite cargar varios colaboradores asociados a una solicitud de ingreso vía archivo plano. Seleccione archivo: Botón para seleccionar archivo, debe ser un archivo separado por comas en el que se discriminen las cedulas y el chaleco. Cargar: Después de seleccionar el archivo haga clic en el botón cargar. Este proceso se puede realizar de tres diferentes maneras: 1. Desde un archivo plano que contenga la relación de las personas a quienes se les solicitará el acceso al terminal. EL archivo de tener por cada línea numero de cédula y chaleco separado por, coma. Página 15

16 2. Solicitar el acceso a la planilla completa: En este caso se selecciona la solicitud y se da clic en el botón Solicitar Acceso de toda la planilla. 3. Solicitud de acceso uno a uno: Se escoge la solicitud por cada empleado, se registra el Numero de Cedula y Chaleco, se da clic en el botón Buscar y después de seleccionar el archivo haga clic en el botón cargar. Al finalizar dar clic en el botón Enviar solicitud de Acceso. Página 16

17 NOTA: Tener en cuenta que si alguna cedula no está asociada en la ÚLTIMA planilla cargada para el periodo actual el sistema NO cargará esa cedula. El sistema informará que cedulas quedaron cargadas de forma correcta: Por cualquier forma de solicitud de acceso, el sistema notificará en pantalla y por correo el resultado de la solicitud. 5.4 CAMBIO DE CLAVE Cambiar PWD Los usuarios podrán cambiar la contraseña en el momento que lo deseen, debe ubicarse en el menú Clientes y seleccionar la opción Cambiar PWD Página 17

18 El usuario debe ingresar la contraseña (Pwd) actual, la nueva contraseña (pwd) y confirmar la nueva contraseña que ingreso. Dar clic en el botón Cambiar. 5.5 DESCARGAR INSTRUCTIVO DE USUARIO El usuario podrá descargar el instructivo en la parte superior de la pantalla como se evidencia en la siguiente imagen: Página 18

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