Manual para la Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios

Transcripción

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2 Página: 2 de 14 ÍNDICE Pág. 1. Objetivo Marco Normativo Ámbito de Aplicación Definiciones Disposiciones Generales Proceso Adquisición de Bienes y Diagrama de Flujo Anexos Transitorios Emisores... 14

3 Página: 3 de Objetivo Definir como normar y regular la presentación de las solicitudes de pago que elaboran las Áreas Administrativas Centrales y Delegaciones Estatales, para cubrir los compromisos contraídos por la CDI, con proveedores de bienes y servicios. 2. Marco Normativo Código Fiscal de la Federación. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. 3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 4. Definiciones DPP CCDI CDI CFF CLC Delegación LFPRH TESOFE RLFPRH SARG SIAFF SICOP Unidades Administrativas Dirección de Programación y Presupuesto. Centro Coordinador de Desarrollo Indígena. Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Código Fiscal de la Federación. Cuenta por Liquidar Certificada. Conforme al Estatuto Orgánico es la Unidad Administrativa representante de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas en cada Entidad Federativa. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Tesorería de la Federación. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales. Sistema de Administración Financiera Federal. Sistema de Contabilidad y Presupuesto. Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.

4 Página: 4 de Disposiciones Generales 5.1 La Dirección de Programación y Presupuesto, a través de la Subdirección de Tesorería, será la responsable de pagar las facturas a los proveedores de bienes y servicios que contrate la CDI con la solicitud que presenten las Unidades Administrativas. 5.2 Realizar los pagos a los proveedores de bienes y servicios a través del SIAFF. 5.3 Para realizar los pagos a proveedores y prestadores de servicio a través del SIAFF las Unidades Administrativas deberán elaborar el formato denominado Solicitud de alta, baja o modificación de cuentas bancarias de acuerdo al Procedimiento para el Registro de Beneficiarios y Cuentas Bancarias. 5.4 Las Unidades Administrativas que soliciten los pagos serán responsables de la autenticidad de los comprobantes fiscales que presenten los proveedores y prestadores de bienes y servicios, así como de la veracidad de la información contenida en ellos. La autenticidad de los comprobantes fiscales expedidos por las empresas prestadoras de servicios o proveedores de bienes, se deberán verificar en la página web del Servicio de Administración Tributaria de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 5.5 El documento comprobatorio deberá reunir los requisitos fiscales contemplados en los artículos 29 y 29- A del CFF como son, entre otros, los siguientes: Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyente de quien los expida. Contener impreso el número de folio. Lugar y fecha de expedición. Estar expedido a nombre de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas con la clave del Registro Federal de Contribuyentes (CND481110H94). Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. Descripción del servicio prestado con el valor unitario consignado en número y el importe total consignado en número y letra; y en su caso, el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse. Fecha de impresión (la cual debe ser vigente) y datos de identificación del impresor autorizado. En original, sin tachaduras. Los documentos comprobatorios que no cumplan con los requisitos fiscales y/o normativos enunciados, no serán aceptados para trámite de pago y se devolverán al enlace de la Unidad Administrativa correspondiente, indicando la(s) causa(s) de la devolución, mediante el formato establecido para ello. 5.6 Todos los pagos que se efectúen por concepto de Adquisición de Bienes y Servicios se harán en forma directa a nombre del Proveedor, mediante cuenta por Liquidar Certificada. En el caso que se realicen solicitudes de pago mediante transferencia electrónica ésta deberá contar con la solicitud del envío por medio de oficio o memorándum, que indique la cuenta CLABE bancaria, proyecto y partida afectada, siendo responsabilidad de la Unidad Administrativa que éstos últimos sean los mismos que se indican en la requisición, pedido o contrato. Además verificará que la Factura y/o recibo cumpla con los requisitos fiscales vigentes, especificando además el plazo de pago estipulado en el Contrato y/o Pedido.

5 Página: 5 de En el caso de pagos derivados de adquisiciones, arrendamientos y servicios y obra pública, sólo procederá el mismo cuando el contrato, pedido o convenio esté debidamente formalizado por los servidores públicos autorizados, debiendo contar con la fianza original correspondiente (en su caso) y demás documentos requeridos en la Subdirección de Tesorería. 5.8 Cuando el monto de la factura sea superior de 300 veces el salario mínimo diario general vigente en el D.F., deben formalizar las adquisiciones, arrendamientos y servicios a través de contratos o pedidos, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 5.9 Las solicitudes de pago por adquisición de bienes y servicios se procesarán, cuando la Factura contenga el sello de recibido del bien o servicio con el nombre, cargo y firma de los siguientes niveles: Titulares de Unidad, Coordinadores Generales, Directores Generales, Directores Generales Adjuntos, Delegados Estatales, y Directores de CCDI s, de cada Unidad Administrativa según sea el caso, que garantice que los bienes o servicios fueron recibidos en tiempo y forma a entera satisfacción y, en su caso, debe indicar en el oficio de solicitud de trámite de pago el número de contrato o pedido que ampare el bien o servicios, así como la clave presupuestaria a afectar. En los casos de que existan penas convencionales por incumplimiento, no se realizará el pago, en tanto no se presente el comprobante de pago de la pena convencional, mediante el sistema E5, el cual se encuentra a cargo de la Subdirección de Adquisiciones para el seguimiento y control de pagos de penas convencionales de los proveedores sancionados. En todos los Contratos o Pedidos deberá establecerse que el pago a los Proveedores quedará condicionado al pago que deban hacer por concepto de penas convencionales. La Subdirección de Contabilidad y Finanzas a través del encargado de Archivo será el responsable del 5.10 resguardo de las Cuentas por Liquidar Certificadas y la documentación comprobatoria y justificativa relacionada a la misma que emite la Subdirección de Tesorería: Póliza Original de Diario emitida por el SARG. Original de la Cuenta por Liquidar Certificada emitida por el SIAFF. CLC emitida por el SICOP. Solicitud de pago emitida por el SARG. Factura Original (oficinas centrales y/o copia en caso de un pago solicitado por una Delegación). Nota de Crédito en caso de Deductivas. Copia de la ficha de depósito bancario en caso de penalizaciones a proveedores. Oficio de trámite de pago signado por el titular del área solicitante. Contrato o pedido (copia). Requisición (copia). Entregables (copia). Nota de entrada al almacén o proveeduría, de los bienes adquiridos (capítulo 2000). Delegaciones 5.11 Los pagos de las Facturas de las adquisiciones de Bienes y Servicios de las Unidades Administrativas, se pagarán contra la presentación de las facturas debidamente firmadas por el personal responsable del programa y ejecutor del gasto, así como de la Dirección del CCDI o Delegado Estatal, la documentación original quedará a resguardo y responsabilidad de la Unidad Administrativa solicitante.

6 Página: 6 de 14 Los Departamentos Administrativos, solicitarán a la DPP el Pago de Compromisos que cumplan con lo establecido a través de un correo electrónico adjuntando copia digitalizada de la factura que incluya lo siguiente: Sello con firma de recibido. En su caso, sello de entrada de los bienes al almacén. Los Departamentos Administrativos verificarán y/o solicitarán previamente la incorporación de los proveedores al SIAFF Los Departamentos Administrativos en las Unidades Administrativas y los Administradores en los CCDI s deberán llevar a cabo, en lo aplicable, las actividades que en este procedimiento se indican; asimismo, podrán implantar medidas de control interno que a su juicio aseguren la transparencia y eficiencia administrativa en el ejercicio de los recursos asignados a la Unidad Administrativa. Unidades Administrativas Centrales 5.13 Para proceder al pago de las Adquisiciones de Bienes y Servicios de Oficinas Centrales, los enlaces administrativos deberán presentar sus solicitudes de pago capturadas en el Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales SARG. Oficio firmado por el Titular o Director de Área, las facturas y/o recibos en original, sin que contengan borrones, tachaduras, enmendaduras o alteraciones, debiendo cumplir con los requisitos establecidos en el CFF En el caso de adquisiciones de bienes no se podrán realizar pagos de Facturas que no tengan el sello de recibido por parte del Almacén General o de Proveeduría de la CDI Todos los bienes deberán ser recibidos por personal del Almacén General o de Proveeduría, y deberá anexar a la Factura una copia de la nota de entrada del Almacenista debidamente elaborada Por lo que respecta a los pagos de Facturas por servicios no se pagarán si no se cuenta con el oficio o memorándum, contrato o pedido y/o visto bueno del titular del área solicitante, en el que se señale que la entrega/prestación de los servicios fue satisfactoria en tiempo, forma, entera satisfacción y que la evidencia documental se encuentra en el área solicitante En los casos de contratos o pedidos que consideran varios pagos parciales, sólo se enviarán copia de los mismos en la solicitud del primer pago, y en lo subsecuente deberán indicar el número del contrato o pedido, así como los números de pago, tanto en el oficio como en la solicitud de pago capturada en el Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales (SARG) de la CDI, e indicando el número de pago que corresponda.

7 Página: 7 de Proceso 6.1 Adquisición de Bienes y Objetivo: Definir como normar y regular la presentación de las solicitudes de pago que elaboran las Áreas Administrativas Centrales y Delegaciones Estatales, para cubrir los compromisos contraídos por la CDI, con proveedores de bienes y servicios. No. Descripción de la Actividad Responsable 1. Recibe de las Unidades Administrativas, Oficio de Solicitud de Pago, Solicitud de Pago capturada en SARG, la documentación comprobatoria y justificativa del gasto y turna al personal operativo para su fiscalización y trámite de CLC. 2. Recibe de la Subdirección de Tesorería el Oficio de Solicitud del Pago de bienes y/o servicios con folio consecutivo y fecha de recepción, para inicio de tramitación de pagos, junto con la documentación justificativa y comprobatoria ya revisada por la Unidad Administrativa solicitante. 3. Revisa que las solicitudes capturadas en SARG, contengan los datos correctos (número de cuenta bancaria, beneficiario y que las claves presupuestarias sean correctas) y que la documentación comprobatoria y justificativa reúna los requisitos fiscales y administrativos, así como que cumpla con la Normativa vigente para iniciar el trámite de pago. 4. Genera Layout, para su registro en el SICOP e imprime la solicitud de pago que emite el mismo sistema, y entrega al Jefe, para su revisión. 5. Recibe del las solicitudes pendientes de validación. 6. Revisa y valida las solicitudes de pago de bienes y servicios en el SICOP mediante una clave personalizada de validación. Sujetándose, en su caso, a lo dispuesto en las disposiciones del Programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera, S.N.C., e informa mediante relación a la Subdirección de Tesorería, de la solicitudes existentes pendientes para su autorización. Subdirección de Tesorería 7. Recibe y autoriza las solicitudes de pago de bienes y servicios en el SICOP, y las turna al para la emisión de la CLC. Subdirección de Tesorería 8. Recibe la solicitud de pago y emite la CLC directamente del SICOP.

8 Página: 8 de 14 No. Descripción de la Actividad Responsable 9. Informa al personal operativo a su cargo de la CLC emitida en el SICOP y le solicita la elaboración de interface en el SIAFF para su entrega al. 10. Elabora la Relación de las CLC para ser turnados al Ingresos y Pagos en original y copia. 11. Archiva copia de la Relación de las CLC para ser turnados al en el expediente. 12. Entrega al la Relación de las CLC junto con Solicitud de Pago del SARG, Solicitud de Pago del SICOP, Oficio de Solicitud y el Informe de la Captura de Solicitud de Pago, la CLC y documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, recaba acuse de recibo en la copia. 13. Recibe el Oficio de Solicitud de Pago junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la Solicitud de Pago, el Informe de la Captura de Solicitud de Pago, la CLC y la Relación de Documentos Turnados al. 14. Verifica en el SIAFF la captura correcta del importe y nombre del beneficiario. Firma con clave electrónica que asigna TESOFE y entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto para que autorice el pago correspondiente. 15. Entrega documentación al Ingresos y Pagos para la impresión del reporte de las CLC y elabora relación de CLC (número, beneficiario y monto) para entregar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para el registro contable correspondiente y resguardo. 16. Verifica en el SIAFF que estén pagadas por TESOFE y procede a registrar en el SARG fecha y número de las CLC y en la base de datos en Excel: beneficiario, importe y concepto, e informa al Jefe de.

9 Página: 9 de 14 No. Descripción de la Actividad Responsable 17. Recibe información del de y le indica proceda a registrar la información para efectuar la transferencia de recursos al banco correspondiente. 18. Captura en el sistema del portal del banco los datos y número de cuenta bancaria del beneficiario correspondiente para la transferencia electrónica. 19. Revisa que la información capturada sea correcta y autoriza el pago en el sistema del portal del banco correspondiente e instruye al del para continuar la operación. 20. Imprime movimientos y registra información de bancos en controles internos. 21. Recaba documentación (impresiones de las transferencias) y elabora en original y copia Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas en el que se detalla la entrega de documentos, suscrito por el.

10 Página: 10 de Diagrama de Flujo Procedimiento para Adquisición de Bienes y Subdirección de Tesorería de Pagos Inicio 1 2 Recibe de las Unidades, Oficio de Solicitud de Pago, Solicitud de Pago capturada en SARG, la documentación comprobatoria y justificativa del gasto. Solicitud de Pago Recibe el Oficio de Solicitud del Pago de bienes y/o servicios, para inicio de tramitación de pagos, junto con la documentación justificativa y comprobatoria 3 Revisa que las solicitudes capturadas en SARG, contengan los datos correctos y que la documentación comprobatoria y justificativa reúna los requisitos fiscales y administrativos, así como que cumpla con la Normativa vigente para iniciar el trámite de pago. Recibe y autoriza las solicitudes de pago de bienes y servicios en el SICOP, y las turna al para la emisión de la CLC 7 Genera Layout, para su registro en el SICOP e imprime la solicitud de pago que emite el mismo sistema, 4 Solicitud de Pago SICOP Recibe del Revisión y Control las solicitudes pendientes de validación Revisa y valida las solicitudes de pago de bienes y servicios en el SICOP, e informa mediante relación a la Subdirección de Tesorería, de la solicitudes existentes pendientes para su autorización. 5 6 SICOP 8 Recibe la solicitud de pago y emite la CLC directamente del SICOP. 9 Informa al personal operativo a su cargo de la CLC emitida en el SICOP y solicita la elaboración de interfase en el SIAFF para su entrega al Ingresos y Pagos. 10

11 Página: 11 de 14 Procedimiento para Adquisición de Bienes y Subdirección de Tesorería de Pagos 9 10 Elabora la Relación de las CLC para ser turnados al Ingresos y Pagos en original y copia. Relación de las CLC 11 Archiva copia de la Relación de las CLC para ser turnados al Ingresos y Pagos en el expediente Ingresos y Pagos. 12 Entrega al la Relación de las CLC junto con Solicitud de Pago del SARG, Solicitud de Pago del SICOP, Oficio de Solicitud y el Informe de la Captura de Solicitud de Pago, la CLC y documentación justificativa y comprobatoria de los mismos. 13 Recibe el Oficio de Solicitud de Pago junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la Solicitud de Pago, el Informe de la Captura de Solicitud de Pago, la CLC y la Relación de Documentos Turnados al 14 Verifica en el SIAFF la captura correcta del importe y nombre del beneficiario. Firma con clave electrónica que asigna TESOFE y entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto para que autorice el pago correspondiente. SIAFF 15 Entrega documentación al del Ingresos y Pagos y elabora relación de CLC para entregar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas. 16 Verifica en el SIAFF que estén pagadas por TESOFE y procede a registrar en el SARG fecha y número de las CLC y en la base de datos en Excel: beneficiario, importe y concepto, e informa al Jefe de Ingresos y Pagos. SARG 17 EXCEL

12 Página: 12 de 14 Procedimiento para Adquisición de Bienes y Subdirección de Tesorería de Pagos Recibe información del de Ingresos y Pagos y le indica proceda a registrar la información para efectuar la transferencia de recursos al banco correspondiente. 19 Revisa que la información capturada sea la correcta y autoriza el pago en el sistema bancario correspondiente e instruye al de Ingresos y Pagos para continuar la operación. 18 Captura en el sistema del portal del banco los datos y número de cuenta bancaria del beneficiario correspondiente para la transferencia electrónica BANCO 20 Imprime movimientos y registra información de bancos en controles internos. Movimientos Bancarios 21 Recaba documentación y elabora en original y copia Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, suscrito por el Departamento de Fin

13 Página: 13 de Anexos No Aplica 7. Transitorios Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.

14 Página: 14 de Emisores Autorizó: Visto Bueno: Xavier Abreu Sierra Director General Elaboró: Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración y Finanzas Supervisó: Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y Presupuesto José Antonio Melgoza Camarena Director General Adjunto de Innovación y Mejora Oficio Número: CGAF/ /2012 Fecha de dictaminación por el COMERI: 30 de noviembre de 2012 R e g i s t r o Sello: