SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 5INKO

Transcripción

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2 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 5INKO

3 CONTENIDO 1. Cambio en la metodología de clasificación de actividades por el Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas UNSPSC. 2. En qué consiste el UNSPSC? 3. Pasos a seguir para actualizar la información en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas de EPM. 4. Como realizar la búsqueda para identificar los códigos en los que una empresa se puede clasificar?. 5. Inquietudes.

4 Objetivo del Registro de Proveedores y Contratistas (P&C): Gestionar la información de proveedores y contratistas, y facilitar el relacionamiento con este grupo de interés

5 o o Beneficios para EPM y las filiales de Energía Contar con una base de datos unificada que permita caracterizar los proveedores del Grupo EPM, apoyando los procesos contractuales. Realizar estudio de mercado. o Disminuir los costos de registro para el Grupo. Beneficios para el proveedor o Reducir tiempos en trámites para la entrega de información, pues lo hace una solo vez para todo el Grupo. o Eficiencia en tiempo para realizar evaluaciones de propuesta. o Enlazar con matricula de terceros. o Tener visibilidad para todas las filiales de energía del Grupo no solo para la contratación sino también para el relacionamiento.

6 Beneficios para EPM y las filiales de Energía Beneficios para el proveedor o Proporciona Información en línea del proveedor. o Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos de condiciones o términos de referencia. o Los trámites no tienen costo para el proveedor.

7 Beneficios para EPM y las filiales de Energía Beneficios para el proveedor o o o o o Analizar los requisitos de participación Promover la comunicación entre EPM y este grupo de interés Tener historia de proveedores y contratistas Fuente de información para el relacionamiento con este grupo de interés Información almacenada en un solo lugar o o o Proveedor potencial para estudio de mercado Permite actualización, renovación o cancelación. Para documentos o datos que son comunes a varios procesos de contratación, solo se entregan una sola vez.

8 UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V , traducida al español. Es una clasificación de cinco niveles. El último nivel, denominado Función de Negocio, no es muy utilizado. Los niveles a utilizar son: Fuente:

9 UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Estructura: Organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los productos. Fuente:

10 UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Para tener en cuenta: El UNSPSC es un sistema que clasifica bienes y servicios, no procesos. Preguntas que ayuda en la codificación: Tiene sentido el código elegido en el contexto de su codificación global? Se ajusta de manera natural dentro de su clasificación global de Segmento y Familia? El UNSPSC no siempre contiene el nombre exacto del bien o servicio que se requiere. Se deben involucrar características particulares o niveles de clasificación previos que faciliten la búsqueda del bien y/o servicio. Cuando el objeto del contrato parece demasiado complejo es útil el uso de palabras clave o definiciones. Cuando se describe el bien y/o servicio con un nombre específico o de marca que no se encuentra dentro del UNSPSC, implica que el nivel de detalle es mayor que el del sistema de codificación UNSPSC. Para los códigos de prestación de servicios, es importante diferenciar: Servicios profesionales o de asesoría y contratación de personal temporal.

11 UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS sificador.pdf Fuente:

12 UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Fuente:

13 PASOS PARA ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN 1. Ingresar al sitio web de Konfirma: 2. Consultar las actividades registradas en el sistema de Información, descargando la constancia, a través del formulario virtual. 3. Diligenciar e Imprimir los formularios requeridos de acuerdo al tipo de registro. 4. Enviar los documentos a Konfirma S.A.S. Registro liviano se puede hacer virtualmente y Registro integral debe ser con el envío de la documentación física

14 PASOS PARA ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN A partir de la fecha que indique EPM, se tendrá un período de transición de cuatro (4) meses. Después de esta fecha, la experiencia registrada en el sistema de información de contratistas que no sea actualizada, no será considerada para los procesos de contratación del Grupo EPM y por lo tanto será borrada del sistema. Se establecerán unas fechas especificas para realizar el trámite de acuerdo al último dígito del número de identificación, agrupándolos así: Último dígito de CC ó NIT (sin dígito de verificación) Fecha Semana 1 y Semana 3 y Semana 5 y Semana 7 y 8

15 UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS EJEMPLOS: Contrato 1: Puesta en servicio de las plantas de tratamiento de agua potable y aguas residuales de las estaciones de bombeo. Contrato 2: Servicio de Inspección y Certificación de Calidad y Cantidad de transferencias de crudo y diluyente en la estación de bombeo Rubiales. Contrato 3: Ejecución de actividades forestales de poda, tala, siembra y trasplante de árboles con el fin de despejar las redes de energía que componen al sistema de distribución eléctrico en la región del bajo cauca de Antioquia.

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17 CANALES DE ATENCIÓN PRESENCIAL Konfirma Centro Carrera 46 Nº Medellín Sótano ingreso por la Avenida Oriental TELEFONICA Línea Única de Atención al Usuario (574) CORREO ELECTRONICO HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00 PM

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21 PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. ATRAS

22 PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual.

23 PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual.

24 DESCARGAR CONSTANCIA

25 CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN

26 CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN ATRAS

27 3. Diligenciar e Imprimir los formularios requeridos de acuerdo al tipo de registro. REGISTRO LIVIANO Formulario 1: firmado por el Representante Legal o su suplente Formulario 2: diligenciar con los nuevos códigos del sistema de Codificación Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC). La codificación en la que solicite clasificarse debe: Estar acorde con el objeto de la empresa. Si es sin experiencia lo puede hacer hasta clase, pero en caso de que sea con experiencia lo debe hacer hasta producto.

28 3. Diligenciar e Imprimir los formularios requeridos de acuerdo al tipo de registro. REGISTRO INTEGRAL Formulario 1: firmado por el Representante Legal o su suplente Formulario 4: con la respectiva actualización de códigos. Uno por cada contrato No es necesario aportar nuevamente los soportes de estos contratos. No se puede modificar información de los contratos, solo el código en el cual se clasificó y la asignación de valor a cada uno de ellos. Los valores deben ser sin IVA, en caso de que la certificación que aportó inicialmente no lo detalle, puede presentar una carta firmada por el representante legal donde lo detalle - Modelo No.9: Aclaración de valor del contrato sin IVA La codificación en la que solicite clasificar su experiencia debe: Estar acorde con el objeto de la empresa y el contrato respectivo. Lo debe hacer hasta producto. ATRAS

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