2.4.3 Herramientas para la planificación de proyectos (II)

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1 2.4.3 Herramientas para la planificación de proyectos (II) Breve guía de MS Project Ejemplo práctico Breve guía de MS Project

2 Qué es y para qué sirve el MS Project? Microsoft Project es una herramienta informática destinada a la gestión de proyectos. En el mercado de software informático existen otras herramientas que permiten también gestionar proyectos: Primavera, CA-SuperProject, TCQ 2000 (Artemis), PRESTO, etc. Toda herramienta para gestionar proyectos debe permitir: Realizar seguimientos de toda la información que conlleva los requerimientos de trabajo, duración y recursos para el proyecto Visualizar el plan del proyecto en un formato estándar y con un diseño apropiado Programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente Intercambiar información con otras aplicaciones Actuar como herramienta de comunicación de la información entre los participantes en un proyecto. 263 ProMa BdCMM MEC Abriendo el programa (I). Página de inicio Cerrar Ayuda Ocultar columna Ver Barra de vistas 264 ProMa BdCMM MEC

3 Abriendo el programa (II). Página de inicio adaptada Menús Barras de herramientas Tabla de tareas Diagrama de Gantt 265 ProMa BdCMM MEC La barra de menús? Ayuda V. Permite utilizar proyectos simultáneamente P. Datos básicos del proyecto H. Personalización del proyecto: Opciones... F. Modificación del aspecto de la presentación I. Insertar tareas, proyectos, objetos,... V. Diferentes vistas de nuestra planificación E. Trabajos con tareas, cortar, pegar, borrar, eliminar, vincular, dividir,... A. Manejo de archivos: crear, abrir, cerrar y guardar. Impresión: configurar página, vista preliminar, imprimir 266 ProMa BdCMM MEC

4 Contenido de los menús (I): Archivo Comandos más usuales del menú Archivo: Nuevo... Abrir... Cerrar Guardar Guardar como... Configurar página... Vista preliminar Imprimir... Salir. 267 ProMa BdCMM MEC Contenido de los menús (II): Edición Comandos más usuales del menú Edición: ió Deshacer Cortar celda Copiar celda Copiar imagen... Pegar Pegado especial... Eliminar tarea Vincular tareas Desvincular tareas. 268 ProMa BdCMM MEC

5 Contenido de los menús (III): Ver Comandos más usuales del menú Ver: Calendario Diagrama de Gantt Diagrama de red Uso de tareas Hoja de recursos Más vistas... Tabla: Entrada Informes... Barra de herramientas Barra de vistas Encabezado y pie de página Zoom ProMa BdCMM MEC Contenido de los menús (IV): Insertar Comandos más usuales del menú Insertar: Nueva tarea Tarea repetitiva Proyecto... Columna... Salto de página Dibujo Objeto Hipervínculo. 270 ProMa BdCMM MEC

6 Contenido de los menús (V): Formato Comandos más usuales del menú Formato: Fuente... Barra... Escala temporal... Cuadrícula Estilos de texto... Estilos de barra... Detalles Diseño ProMa BdCMM MEC Contenido de los menús (VI): Herramientas Comandos más usuales del menú Herramientas: Ortografía Cambiar calendario laboral... Personalizar Opciones ProMa BdCMM MEC

7 Contenido de los menús (VII): Proyecto Comandos más usuales del menú Proyecto: Ordenar Información de la tarea... Información del proyecto ProMa BdCMM MEC Contenido de los menús (VIII): Ventana Comandos más usuales del menú Ventana: Nueva ventana... Organizar todo Dividir. 274 ProMa BdCMM MEC

8 Contenido de los menús (IX):? (ayuda) Comandos más usuales del menú? (ayuda): Ayuda de Microsoft Project. 275 ProMa BdCMM MEC La barras de herramientas L Permite ligar tareas con FC F Permite acceder a las fichas de tarea A Oculta / muestra tareas secundarias dejando las principales R Introduce / elimina tareas de resumen 276 ProMa BdCMM MEC

9 Operaciones básicas con MS Project Introducción de los datos básicos del proyecto Configuración del calendario Ajuste de la escala temporal (laborables y no laborables) Estilosdebarras(barrasytexto) Ajuste de la cuadrícula Introducción de las tareas (hitos y actividades) Creación de tareas de resumen Formación de la red de precedencias Diagrama de Gantt Diagrama de red. Camino crítico Asignación de recursos. 277 ProMa BdCMM MEC Introducción de los datos básicos del proyecto 278 ProMa BdCMM MEC

10 Configuración del calendario 279 ProMa BdCMM MEC Ajuste de la escala temporal (I): días laborables 280 ProMa BdCMM MEC

11 Ajuste de la escala temporal (II): períodos no laborables 281 ProMa BdCMM MEC Ajuste de la cuadrícula 282 ProMa BdCMM MEC

12 Ajustes de la escala temporal y de la cuadrícula 283 ProMa BdCMM MEC Estilos de barras (I) 284 ProMa BdCMM MEC

13 Estilos de barras (II) 285 ProMa BdCMM MEC Introducción de las tareas (hitos y actividades) 286 ProMa BdCMM MEC

14 Creación de tareas de resumen Desplazamos las actividades secundarias respecto de la principal Seleccionamos las actividades secundarias 287 ProMa BdCMM MEC Formación de la red de precedencias (I) 288 ProMa BdCMM MEC

15 Formación de la red de precedencias (II) 289 ProMa BdCMM MEC Formación de la red de precedencias (III) 290 ProMa BdCMM MEC

16 Diagrama de Gantt 291 ProMa BdCMM MEC Diagrama de red: camino crítico 292 ProMa BdCMM MEC

17 Asignación de recursos 293 ProMa BdCMM MEC y muchas cosas más! 294 ProMa BdCMM MEC

18 Ejercicio 11: El acto secreto (I) Ha llegado a nuestras manos un informe cifrado y confidencial sobre la preparación de un acto en el que participara i la alta direcciónió de la empresa Sabemos por una fuente bien documentada que el proceso de preparación se iniciara el 08 de Noviembre de 2005 Nos interesaría asistir pero para poder reaccionar y conseguir que nos inviten necesitamos conocer la fecha en que se realiza en evento En el documento aparece una tabla que parece ser la planificación de la preparación del acto pero no es inmediato averiguar la fecha en que se producirá. QUÉ DÍA TENDRÁ LUGAR EL ACTO?? 295 ProMa BdCMM MEC Ejercicio 11: El acto secreto (II) Nombre de la tarea Duracion Predecesoras 1 INICIO 0dí días 2 Tarea 01 6 días 1 3 Tarea 02 3 días 2 4 Tarea 10 3 días 1 5 Tarea 11 5 días 4CC+2 días 6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;5 7 Tarea A01 3 días 6 8 Tarea B01 4 días 6FC+1 día 9 Tarea AB02 3 días 7FF;8 10 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días 11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días 12 Lista de terminacion 1 día 11;10 13 Ejecucion de flecos 3 días Ensayo general 1 día FINAL 0 días ProMa BdCMM MEC

19 Ejercicio 11: El acto secreto (III) Dad de alta las actividades del cuadro de tareas en la columna Nombre de tareas ; comprobaremos que al dar de alta a cada tarea el programa le da una duración de un día ( 1 día? ) y le asigna una barra de color azul Corregid la fecha de inicio del proyecto y poned la fecha correcta. Ir al menú Proyecto e introducir en el menú Información del proyecto la fecha de inicio de 8 de noviembre de 2005 Introducid las ligaduras entre las tareas: Ir a la ficha de información de la tarea y, una vez allí, en el apartado Precedentes introducid los datos del cuadro o Cuando sólo aparece el numero de la línea de la tarea precedente significa que tenemos una ligadura FC (final comienzo) con una posposición de 0 días o Cuando aparece la codificación 4CC+2 días significa que la actividad de la línea 4 es precedente con la ligadura comienzo comienzo y una posposición de 2 días Y ya tenemos el diagrama de flujo del proyecto!. 297 ProMa BdCMM MEC Ejercicio 11: El acto secreto (IV) Diagrama de flujo Id Nombre de tarea Duración nov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05 M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J 1 INICIO 1 día? 2 Tarea 01 1 día? 3 Tarea 02 1 día? 4 Tarea 10 1 día? 5 Tarea 11 1 día? 6 PLAZO PARCIAL 1 día? 7 Tarea A01 1 día? 8 Tarea B01 1 día? 9 Tarea AB02 1 día? 10 Tarea AB03 1 día? 11 Tarea AB04 1 día? 12 Lista de terminacion 1 día? 13 Ejecucion de flecos 1 día? 14 Ensayo general 1 día? 15 FINAL 1 día? 298 ProMa BdCMM MEC

20 Ejercicio 11: El acto secreto (V) Introducid la duración de cada tarea en la columna Duración : Cuando la tarea dura 0 días (hito), el programa convierte la barra en un rombo negro y pone la correspondiente flecha Cuando la tarea tiene una duración diferente de 0, la barra se alarga en función de la duración Una vez introducido el factor tiempo nuestro diagrama de flujo se ha convertido en un cronograma. Debería terminar el 9 de diciembre. 299 ProMa BdCMM MEC Ejercicio 11: El acto secreto (VI) Cronograma Id Nombre de tarea Duración Predecesoras nov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05 26 dic '05 M X J L M X J L M X J L M X J L M X L M X L M X L M X V S D V S D V S D V S D J V S D J V S D J V S D 08/11 1 INICIO 0 días 2 Tarea 01 6 días 1 3 Tarea 02 3 días 2 4 Tarea 10 3 días 1 5 Tarea 11 5 días 4CC+2 días 6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;5 18/11 7 Tarea A01 3 días 6 8 Tarea B01 4 días 6FC+1 día 9 Tarea AB02 3 días 7FF;8 10 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días 11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días 12 Lista de terminacion i 1dí día 11; Ejecucion flecos días 12 de 3 14 Ensayo general 1 día FINAL 0 días 14 09/ ProMa BdCMM MEC

21 Ejercicio 11: El acto secreto (VII) Cuál es el camino crítico? Id al menú Formato y al submenú Estilos de barra ;dad de alta una nueva barra En el campo Nombre escribiremos Camino Crítico En el campo Aspecto definiremos el color rojo En el campo Mostrar para tareas elegiremos que lo haga para las tareas críticas Finalmente aceptaremos. 301 ProMa BdCMM MEC Ejercicio 11: El acto secreto (VIII) Camino crítico Id Nombre de tarea Duración Predecesoras nov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05 26 dic '05 M X J L M X J L M X J L M X J L M X L M X L M X L M X V S D V S D V S D V S D J V S D J V S D J V S D 08/11 1 INICIO 0 días 2 Tarea 01 6 días 1 3 Tarea 02 3 días 2 4 Tarea 10 3 días 1 5 Tarea 11 5 días 4CC+2 días 6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;5 18/11 7 Tarea A01 3 días 6 8 Tarea B01 4 días 6FC+1 día 9 Tarea AB02 3 días 7FF;8 10 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días 11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días 12 Lista de terminacion i 1dí día 11; Ejecucion flecos días 12 de 3 14 Ensayo general 1 día FINAL 0 días 14 09/ ProMa BdCMM MEC

22 Ejercicio 11: El acto secreto (IX) Estamos seguros que el acto se celebrará el 9 de diciembre? Id al menú Herramientas yalsubmenú Cambiar el calendario laboral Situémonos en el mes de Diciembre Recordemos que el 6 y el 8 de diciembre son festivos Marquemos los dos días como Periodo no laborable Finalmente aceptaremos. Todo sigue igual? 303 ProMa BdCMM MEC Ejercicio 11: El acto secreto (X) Cronograma con la fecha correcta Id Nombre de tarea Duración Predecesoras nov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05 26 dic '05 M X J L M X J L M X J L M X J L M X L M X L M X L M X V S D V S D V S D V S D J V S D J V S D J V S D 08/11 1 INICIO 0 días 2 Tarea 01 6 días 1 3 Tarea 02 3 días 2 4 Tarea 10 3 días 1 5 Tarea 11 5 días 4CC+2 días 6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;5 18/11 7 Tarea A01 3 días 6 8 Tarea B01 4 días 6FC+1 día 9 Tarea AB02 3 días 7FF;8 10 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días 11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días 12 Lista de terminacion 1 día 11;10 13 Ejecucion de flecos 3 días Ensayo general 1 día FINAL 0 días 14 13/ ProMa BdCMM MEC

23 Ejercicio 11: El acto secreto (XI) Ahora vamos a dar un nuevo look a nuestro diagrama Como no nos gusta que aparezca en la escala principal la semana con la fecha de los lunes y la escala secundaria con los días de la semana, iremos al menú Formato yalsubmenú Escala temporal Cambiaremos el nivel intermedio de semanas a meses Cambiaremos la etiqueta del nivel inferior de letras (L,M,X, ) a números (1,2,3, ) El diagrama es un poco pobre y nos resulta difícil identificar la correspondenciaentrelastareasylasbarra.iremosalmenú Formato y al submenú Cuadrícula Añadiremos líneas a las Filas de Gantt Añadiremos líneas punteadas a las Líneas de nivel inferior. Está mejor? 305 ProMa BdCMM MEC Ejercicio 11: El acto secreto (XII) Imagen final Id Nombre de tarea Duración Predecesoras diciembre /11 1 INICIO 0 días 2 Tarea 01 6 días 1 3 Tarea 02 3 días 2 4 Tarea 10 3 días 1 5 Tarea 11 5 días 4CC+2 días 6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;5 18/11 7 Tarea A01 3 días 6 8 Tarea B01 4 días 6FC+1 día 9 Tarea AB02 3 días 7FF;8 10 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días 11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días 12 Lista de terminacion 1 día 11;10 13 Ejecucion de flecos 3 días Ensayo general 1 día FINAL 0 días 14 13/ ProMa BdCMM MEC

24 Ejercicio 11: El acto secreto (XIII) Como en todo proyecto (que se precie) han surgidos imprevistos; así, nos llega la información ió quela Tarea 11 lleva un retraso de 2 días Cómo afecta eso a nuestro cronograma? Qué retraso nos ha provocado el alargar la Tarea 11 2 días? Que pasará si en esta tarea se produce otro retraso? Qué tareas nos podemos permitir que se retrasen? Cuánta holgura podemos permitir en la Tarea A01?. 307 ProMa BdCMM MEC EL CASO ÁLVARO Cronograma de trabajos 308 ProMa BdCMM MEC

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