DESPLIEGUE DE MACROPROCESO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)

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1 GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELE Y GESTIÓN DOCUMENTAL) DESPLIEGUE DE MACROPROCESO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELE Y GESTIÓN DOCUMENTAL) MACROPROCESO CÓD DESCRIPCIÓN U-11 PROCESO PLANEACION ESTRATÉGICA DE TECNOLÓGIA DE INFORMÁTICA Y GESTIÓN DE SOPORTE A S E INCIDENTES DE INFORMÁTICA Y GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN DE INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA Y DE GESTIÓN DE CONTINUIDAD Y RECUPERACIÓN DE LOS SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y GESTION DOCUMENTAL Definición de Políticas de Informática y Planeacion tactica y operativa de informatica y Gestión organizacional Gestión de Proyectos de informatica y Gestión de Solicitudes Evaluación y seguimiento de la calidad del servicio Administración, monitoreo y evaluación de los elementos de Gestión de seguridad por Dominio tecnológico Gestión de cambios de la infraestructura informatica y Gestión de Capacidad Gestión de Continuidad y Disponibilidad Planeacion estrategica de la gestion documental Asesoría y orientación para la implementación de políticas y procesos de la Gestión Documental Implementación de la gestión documental Gestión de Oficiales Contrucción y definición de políticas de informática y Gestión, interventoría, consultoría y asesoría al desarrollo de proyectos Conceptos tecnicos para equipos de computo Atención de solicitudes Aseguramiento de calidad de los servicios Planificación de los elementos de Registro de los elementos de Monitoreo y revisión de los elementos de Definición de la seguridad Gestión de cambios Planificación y Definición de planes de crecimiento Gestión de recursos Gestión de la demanda Análisis de causas y definición de acciones Diseño, construccion y aprobación de las políticas de la Gestión documental Planeación de la Gestión Documental Seguimiento de la Gestión Documental Evaluación de la Gestión Documental Coordinación de las Relaciones con entes externos de la gestion documental. Capacitación a productores documentales UN Asesoría en gestión documental Diagnóstico de Documentos y Archivos Elaboración/Actualización de Tablas de Retencion Documental Clasificación y ordenación Documental Inventario Documental Transferencias Documentales Eliminación Documental Selección Documental Consulta Documental Reprografía documental Catalogación Documental PROCEDIMIENTOS Conservación Preventiva de documentos y Archivos oficiales internas y externas

2 CÓDIGO: U-CP MACRO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE TECNOLOGÍA DE INFORMÁTICA Y Evaluar y planificar todo proceso de modificación de los ítems de informática con el fin de asegurar la continuidad y menor impacto sobre el servicio, manteniendo actualizada la infraestructura informática y y preveer los recursos según la demanda. Inicia con la definición de políticas de informática y y finaliza con la implementación de proyectos de informática para satisfacer las necesidades de informática de las dependencias de la Universidad Nacional. Director Dirección Nacional de Informática y Jefe de Centro de Cómputo de Sede Entidades nacionales e internacionales Oficina Nacional de Planeación Normatividad, referentes y reglamentación en relación a informática y Plan General de Desarrollo DEFINICIÓN DE POLÍTICAS DE INFORMÁTICA Y Políticas de informática y Comunidad Universitaria Planeación táctica y operativa de informática y Gestión de Proyectos de informática y Continuidad y Recuperación Proyectos de informática y Entidades externas Subproceso Definición de políticas de informática y Cacpacidad Planes de crecimiento Informe de análisis de Propuestas para generación de nuevos proyectos Políticas de informática aprobadas Requerimientos de soporte informático cambios tecnológicos Planificación y definición de planes de crecimiento PLANEACIÓN TÁCTICA Y OPERATIVA DE INFORMÁTICA Y plan táctico de informática y plan operativo de informática y Proyectos de informática y Subproceso de Continuidad y recuperación Proceso de Continuidad y recuperación - Subproceso de Gestión de capacidad Proceso de Continuidad y recuperación - Subproceso de Gestión de cambios Requerimientos de los usuarios Plan de contingencia de los servicios informáticos y de Requerimientos de recursos GESTIÓN DE PROYECTOS DE INFORMÁTICA Y Proyectos para la adquisición y administración de recursos informáticos Propuestas para generación de nuevos proyectos procesos de informatica y RESOLUCIÓN 334 DEL 10 DE ABRIL DE RECTORÍA RESOLUCIONES 040 Y 364 DEL RECTORÍA Documento con politicas de informatica y Documento que contiene el plan tactico y operativo de informatica y FECHA VERSION No. APROBÓ: Direcciòn Nacional de Informatica y

3 CÓDIGO: U-CP MACRO GESTIÓN DE SOPORTE A S E INCIDENTES Dar respuesta a los requerimientos de la comunidad universitaria relacionados con la infraestructura y servicios de informática y de acuerdo a los niveles de servicio establecidos por la DNIC. El proceso inicia con la recepcion de solicitud de servicio y finaliza con la respuesta,evaluación y seguimiento al servicio prestado. Coordinador Mesa de Servicios Sede Bogotá y Jefe Centro de Cómputo por Sede Director de Unidad de informatica Proceso Gestión de Continuidad y Disponibilidad continuidad y disponilidad Requerimientos del usuario e Incidentes Necesidades de soporte informático Reporte de Incidentes Servicios informáticos y de comunicación disponibles GESTIÓN DE SOLICITUDES Registro y clasificación de la Llamada de Servicio asignado Servicio solucionado Desarrollo de un producto Mejora del servicio capacidad Servicio Solucionado Quejas y reclamos Desatenciones Reporte de rendimiento de los servicios actuales y sugerencias de mejoramiento EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SERVICIO INFORMÁTICO Servicio evaluado y cerrado Manuales de usuario Informe de relación de costos Vs soporte ofrecido por servicio Analisis de servicios registrados Proceso de Gestion de Definición de niveles de servicio Continuidad y recuperacion y acuerdos de los mismos entre Proceso de Planeacion Tactica el usuario y el proveedor de Tecnologia de Informatica y Análisis de cumplimiento de los niveles de servicio y propuesta de mejoramiento Indicadores de cumplimiento de los niveles de servicio RESOLUCIÓN 334 DEL 10 DE ABRIL DE RECTORÍA Cantidad de Requerimientos a los que se les dio respuesta por mes Cantidad de requerimiento recibidos por mes Cantidad de Requerimientos a los que se les dio respuesta por mes *100%/ Cantidad de requerimiento recibidos por mes Servicios que cumplieron su nivel de servicio / Servicios resueltos Manuales de usuario Informe de relación de costos Vs soporte ofrecido por servicio PARA ARCHIVO FECHA VERSION No. APROBÓ: Direcciòn Nacional de Informatica y DNIC

4 CÓDIGO: U-CP MACRO GESTION DE CONFIGURACION E INFRAESTRUCTURA Gestionar y administrar los elementos informáticos, su seguridad y su interrelación funcional, que conforman la infraestructura de informática y de la Universidad Nacional de Colombia. Inicia con la administración, evaluación y monitoreo de seguridad de los elementos de informática y a nivel Nacional y Sedes, a nivel físico, de redes, de servidores, de servicios y de aplicaciones, el respectivo soporte a su ciclo de vida y finaliza con el concepto de emisión de baja de los mismos. N/A Jefe Centro de Cómputo de Sede N/A Proceso Gestión de Continuidad y recuperación Actualización de elementos de ADMINISTRACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE CONFIGURACIÓN Caracterización de elementos y relación entre estos y los ya registrados Base de datos de los elementos de informática Definición del ciclo de vida de cada elemento Requerimientos de capacidad de los servicios informáticos Informe de Revisión del estado de la actualización del registro de los elementos de Seguridad por dominio tecnológico Proceso de Continuidad y Recuperación Plan de contingencia de los servicios informáticos y de Proceso Gestión de Continuidad y recuperación Adquisición de nuevas Dependencias de la Universidad versiones Subproceso Administración, Base de datos de los monitoreo y evaluación de los elementos de elementos de Solicitud de implementación de mecanismos de seguridad GESTIÓN DE SEGURIDAD POR DOMINIO TECNOLÓGICO Definición de responsables de cada dominio de Vulnerabilidades de los servicios y elementos de Propuesta de políticas de seguridad Implementación de permisos de accesibilidad por usuario Procesos de Informática y Subproceso de continuidad y disponibilidad RESOLUCIÓN 334 DEL 10 DE ABRIL DE RECTORÍA RESOLUCIÓN 364 DEL 7 DE JULIO DE RECTORÍA RESOLUCIÓN 229 DEL 13 DE MARZO DE 2007 Cantidad de elementos creados Cantidad de elementos modificados / incluidos por mes Cantidad de elementos que terminan su ciclo de vida Base de datos de los elementos de informática FECHA VERSION No. APROBÓ: Direcciòn Nacional de Informatica y

5 CÓDIGO: U-CP MACRO GESTIÓN DE CONTINUIDAD Y RECUPERACIÓN Asegurar el oportuno reestablecimiento y la disponibilidad de los servicios informáticos en la Universidad Nacional. Inicia con la revisión del estado de los servicios informáticos y finaliza con el aseguramiento de su disponibilidad. Jefe Centro de Cómputo de Sede Comunidad Universitaria Entidades estatales Continuidad y recuperación y gestión de capacidad Continuidad y Disponibilidad Petición de nuevos servicios y elementos de o mejoramiento de los mismos Informe de Análisis de GESTIÓN DE CAMBIOS DE LA INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA Y Petición de nuevos servicios y elementos de o mejoramiento de los mismos Informe de Análisis de Evaluación y preparación del cambio Informe de la realización del cambio Definición de cambios en caso de emergencia Actualización de elementos de Archivo de manuales, licencias y medios Creación y administración de un entorno de pruebas Procesos de Informática y Proceso de e infraestructura Gestión de e infraestructura informática Proceso de soporte a usuarios e incidentes Proceso Gestión de Configuración e infraestructura Requerimientos de capacidad de los servicios informáticos Definición de niveles de servicio y acuerdos de los mismos entre el usuario y el proveedor Informe de Revisión del estado de la actualización del registro de los elementos de GESTIÓN DE CAPACIDAD Planificación y definición de planes de crecimiento Reporte de rendimiento de los servicios actuales y sugerencias de mejoramiento Subproceso de Planeación táctica y operativa de informática y Proceso de Planeación estratégica de tecnología de informática y Subproceso de Evaluación y seguimiento del servicio informático Comunidad universitaria Otras organizaciones seguridad por dominio tecnológico Proceso soporte a usuarios en incidentes Registro de solicitudes y Requerimientos de continuidad Experiencias de fallas e incidentes de otras organizaciones Vulnerabilidades de los servicios y elementos de Análisis de servicios registrados GESTIÓN DE CONTINUIDAD Y DISPONIBILIDAD Plan de contingencia de los servicios informáticos y de Planes de backup Servicios informáticos y de comunicación disponibles Informe de análisis de Reporte de Incidentes Procesos de Informática y solicitudes cambios de la infraestructura informática y Solicitudes RESOLUCION 334 DEL 10 DE ABRIL DE RECTORIA RESOLUCIÓN 364 DEL 7 DE JULIO DE RECTORIA Problemas identificados Problemas controlados Tiempo realizado por cambio / tiempo planeado para el cambio cambios realizados/cambios planeados FECHA VERSION No. Informe de Análisis de Informe de la realización del cambio Reporte de rendimiento de los servicios actuales y sugerencias de mejoramiento Reporte de Incidentes APROBÓ: Direcciòn Nacional de Informatica y

6 CÓDIGO: U-CP Página 1 de 2 MACRO GESTION DOCUMENTAL Garantizar la correcta y oportuna dirección, planeación, manejo, control, organización y funcionamiento de la gestión documental y la administración de archivos de la Universidad Nacional, de forma armónica y homogénea de acuerdo con la naturaleza y fines de la UN, los estándares para el tratamiento de los documentos y la legislación vigente, para protejer el patrimonio documental, preservar los archivos en las mejores condiciones de acceso y seguridad, y asegurar la disponibilidad a la academia, la comunidad en general y del mejoramiento institucional. El proceso inicia con la planeación estrategica de la gestion documental y finaliza con el seguimiento y evaluación de la implementación de las directrices y procesos técnicos de la misma. Aplica a todas y cada una de las dependencias de la Universidad. SECRETARÍA GENERAL Y UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO SECRETARÍAS DE SEDE Y UNIDADES DE ARCHIVO DE SEDE Secretaría General Unidad Nacional de Archivo Archivo General de la Nación Congreso de la República Oficina Nacional de Planeación y Planeación Sede Oficina Nacional de Control Interno Organismos de control internos Dependencias de la Universidad Nacional Entidades externas Archivo General de la Nación Dependencias de la Universidad Nacional (Archivos de Gestión) Unidades de Archivo de Sede (Archivo Central y Archivo Histórico) Dependencias de la Universidad Entidades Externas Propuestas de políticas y directrices de la gestión documental y de la administración de los archivos de la UN Directrices, lineamientos y normatividad sobre gestion documental. Directrices de evaluación Plan Institucional de Desarrollo. Planes de Acción de Sedes Plan de mejoramiento de la UN Acciones correctivas de la gestión documental Solicitudes de asesoría y capacitación en gestión documental Convenios interinstitucionales Convocatorias internacionales y nacionales para salvaguardar el patrimonio documental oficiales para trámite PLANEACION ESTRATEGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL ASESORÍA Y ORIENTACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Solicitudes sobre lineamientos sobre: organización disponibilidad de espacios gestión documental en IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN general LA UN Requerimientos de búsqueda de documentos por parte de investigadores y de la comunidad académica. GESTIÓN DE OFICIALES Secretaria General Directrices y Políticas de Unidad Nacional de Archivo Archivo Comités de Archivo de la UN Plan de Desarrollo del Archivo Unidades de Archivo de Sede de la UN Secretarías de Sede Proyectos de Archivo Archivo de Gestión Programas de transferencias Archivo Central documentales Archivo Histórico Plan de conservación de Directivas de la UN archivos Dependencias de la UN Mapa de riesgos de los Oficinas productoras de archivos de la UN documentos Informes de seguimiento y Organismos de control evaluación del Archivo de la UN externos Informes de Gestión archivo, Archivo General de la Nación acciones correctivas Comités de Archivo Diagnóstico del estado del Oficina Nacional de Control patrimonio cultural Interno Rectoria General Asesorías y conceptos sobre gestión documental Plan/programa de capacitación de servidores públicos de la UN Servidores públicos capacitados en gestión documental Guías técnicas para la administración y gestión de archivos Convenios Difusión del Patrimonio documental Archivos organizados y conservados técnicamente Copias de seguridad del patrimonio documental Gestión eficiente de los espacios y muebles de archivo Identificación y control de los documentos de la UN Eliminación de documentos sin valor Implementación de las fases del ciclo vital del documento (Archivo central, histórico y Gestrión) Inventarios, catálogos, guías, índices, listados Almacenamiento electrónico de documentos oficiales controladas y entregadas a sus Dependencias de la destinatarios. Universidad. Planillas de radicación, entrega y envío de oficiales. Dependencias Universidad Nacional Secretarias de Sede Unidad Nacional de Archivo y Unidades de Archivo Sede Entidades externas Investigadores Dependencias de la UN Unidades de Archivo de Sede Archivo Central y Archivo Histórico Oficina Nacional de Control Interno Comunidad Académica e Investigadores Entidades externas.

7 Acuerdo 11 de 2005 (Estatuto General de la Universidad Naiconal) Decreto 1210 de 1993 (Régimen Orgánico Especial de la UN) Resolución 334 de 2007 de la Rectoría General (Funciones del Nivel Nacional) Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) Resolución 385 de 2003 de la Rectoría General (Sistema de Archivos de la UN) Acuerdo 07 de 1994 (Reglamento de Archivos de Colombia) Resolución 386 de 2003 de la Rectoría General (Reglamento de Archivos de la UN) Decreto 1385 de 1995 (Obligación de las Tablas de Retención Documental) Ley General de Cultura Acuerdos del Archivo General de la Nación aplicables a la UN CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS No. de Planes, Programas y Proyectos que desarrollan la política de administración y gestión de archivos Metros lineales de archivo organizado, eliminado, depurado, inventariado. No. de Tablas de Retención Documental = No. de Oficinas con Tablas de Retención Documental NO conformidades vrs Acciones correctivas No. de Transferencias documentales primarias y secundarias oficiales enviadas y recibidas Informes de seguimiento y evaluación del Archivo de la UN Informes de Gestión archivo, acciones correctivas Guías técnicas para la administración y gestión de archivos oficiales controladas y entregadas a sus destinatarios Planillas de radicación, entrega y envío de oficiales CÓDIGO: U-CP Página 2 de 2 FECHA VERSION No. ELABORÓ: Unidad Nacional de Archivo CARGO: Jefe de Unidad Nacional de Archivo APROBÓ: Unidades de Archivo de Nivel Nacional y Sedes y Secretarías de sede para Sedes de presencia Nacional CARGO: Jefe de Unidad Nacional de Archivo