GLOBALIA. Sistemas y Comunicaciones PRESENTACIÓN DE LA NUEVA VERSIÓN DEL PORTAL. PROYECTO : Portal del Empleado

Transcripción

1 GLOBALIA Sistemas y Comunicaciones PRESENTACIÓN DE LA NUEVA VERSIÓN DEL PORTAL PROYECTO : Portal del Empleado DESCRIPCIÓN : Cambio de estilos e imagen en el portal del empleado DOCUMENTO : Manual de usuario v3. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 1/18

2 Índice Acceso al portal del empleado pág. 3 a 8 Acceso al portal del empleado.. pág. 3 Desbloqueo de una cuenta.... pág. 4 Cambio de contraseña.... pág. 5 Nuevo Empleado. pág. 6 Validación de usuario... pág. 8 Página principal del portal del empleado pág. 9 a 18 Elementos del portal. pág. 9 Las opciones de menú. pág. 10 Navegación por las opciones de menú... pág. 12 Opciones de acceso rápido.. pág. 14 Publicidad... pág. 18 Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 2/18

3 Acceso al portal del empleado: La ruta de acceso es: La pantalla de acceso sólo permite activación, cambio de contraseña o validación de una cuenta, y en caso de de una cuenta bloqueada, permite el desbloqueo (sólo se muestra la opción después de mostrar el mensaje de cuenta bloqueada). Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 3/18

4 Desbloqueo de una cuenta Antes de pulsar sobre la opción de desbloquear usuario hay que volver a informar del número de empleado, en caso contrario, se mostrará un mensaje advirtiendo de tal necesidad. El campo destinado para la contraseña será obviado en este proceso, por lo que es indiferente lo que haya en él. El formato para el DNI/NIF/NIE es de 8 dígitos más la letra, la letra también se comprueba y es obligatorio ponerla aunque una vez completado los 8 dígitos se vaya el mensaje de Formato Inválido, ya que en personal no se registra ningún usuario sin su letra correspondiente. En el caso de los NIE la letra inicial se comprueba que sea X. No se permiten ni espacios ni guiones ni ningún tipo de carácter especial. El formato de la fecha de nacimiento es dos dígitos para el día, dos dígitos para el mes y 4 dígitos para el año (DD/MM/YYYY). Las / son obligatorias y no se pueden omitir. Si en alguno de los campos, se especifica que el formato es inválido, la comprobación no se llevará a cabo, hay que ajustar la información. El formato (que no la información) es correcto cuando el aviso desaparece. Una vez que se envía la información a la base de datos, se devuelve un mensaje información de la operación, en caso de que el desbloqueo no sea correcto, se devuelve un mensaje genérico informando de que la información introducida no es válida para el número de empleado. Siguiendo los requerimientos de la LOPD, no se informa de que campo es el incorrecto. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 4/18

5 Cambio de contraseña Antes de pulsar sobre la opción de cambio de contraseña hay que informar del número de empleado, en caso contrario, se mostrará un mensaje advirtiendo de tal necesidad. El campo destinado para la contraseña será obviado en este proceso, por lo que es indiferente lo que haya en él. Todos los campos son obligatorios, primero hay que poner la contraseña que está en vigor (contraseña antigua) y posteriormente la que se quiere establecer como activa (contraseña nueva); la nueva contraseña debe de tener un mínimo de 6 caracteres y el primero de ellos debe de ser una letra. No se permitirá ningún caracter especial y no se distinguirá entre mayúsculas y minúsculas a la hora de hacer uso de la nueva contraseña. Por motivos de seguridad los campos de contraseña se muestran con los dígitos codificados y la nueva contraseña hay que escribirla correctamente dos veces, sin la posibilidad de hacer copiar / pegar. Al finalizar el proceso, se informa del resultado con el mensaje correspondiente. Recordar que el cambio de contraseña que se efectúe en el portal, afectará a todas las aplicaciones de la corporación. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 5/18

6 Nuevo Empleado Al pulsar sobre la opción nuevo empleado, no es necesario que se haya informado ninguno de los campos de la validación (número de empleado o contraseña). El proceso de activación de la cuenta, consta de dos partes: Identificación del usuario y Activación de la cuenta. El campo de número de empleado aparece siempre vacío, se rellena automáticamente después de la identificación de la cuenta. El formato de la fecha de nacimiento es dos dígitos para el día, dos dígitos para el mes y 4 dígitos para el año (DD/MM/YYYY). Las / son obligatorias y no se pueden omitir. En caso de errores en el formato, a la hora de Identificar al usuario se mostrará un error. El formato para el DNI/NIF/NIE es de 8 dígitos más la letra. En el caso de los NIE la letra inicial se comprueba que sea X o Y. No se permiten ni espacios ni guiones ni ningún tipo de carácter especial. La letra es obligatoria aunque no se considere un error del formato. En el caso en el que desde recursos humanos hayan registrado el DNI/NIF con ceros a la izquierda (números de 7 dígitos) habrá que introducir los ceros para garantizar la identificación del usuario. Con estos dos campos rellenos, se debe pulsar sobre el botón comprobar usuario, esta acción nos devolverá la información del número de empleado. Este proceso también comprueba si el usuario ya tiene creada una contraseña o no. En caso de que ya tenga una Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 6/18

7 contraseña creada, se le solicita que la introduzca, para validar el resto de la información, en caso de que la contraseña introducida sea incorrecta, se le comunica y se detiene el proceso. En caso de que el usuario no tenga creada ninguna cuenta en el directorio de contraseñas, se le informa al usuario de tal caso y se le solicita que establezca una contraseña, esta contraseña tiene que ponerla dos veces, tiene que tener un mínimo de 6 caracteres y tiene que empezar por una letra.. En caso de que el usuario ya se encuentre activo, se cierra la aplicación y nos devuelve a la pantalla de inicio. La información correspondiente a la dirección de correo electrónico y/o teléfonos, no es obligatoria y podrá ser rellenada por el usuario en cualquier momento desde dentro del portal del empleado. Antes de poder activar la cuenta (pulsando sobre el botón Aceptar ) se tiene que aceptar la política de privacidad, que es el check que se encuentra al final del documento, justo después del texto legal. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 7/18

8 Validación del usuario Para un usuario que ya se encuentre activo en el portal y que no tenga la contraseña bloqueada o caducada, el acceso es de la siguiente manera: Se informa el campo empleado con el código de empleado. Se informa el campo contraseña con la contraseña del empleado Y bien desde el mismo campo de contraseña se pulsa la tecla Enter o bien pulsando sobre el botón entrar, se procede a validar la información, que si es correcta nos da acceso al portal del empleado o en caso contrario nos informa de lo sucedido. En caso de que la información de usuario y contraseña sea válida, pero que el usuario aun no se encuentre activo en el portal, se muestra automáticamente la información de nuevo empleado. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 8/18

9 Pantalla principal del portal del empleado PRESENTACIÓN DEL NUEVO PORTAL DEL EMPLEADO Se distinguen tres zonas principales, Accesos al menú de opciones, Opciones de acceso rápido y Publicidad. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 9/18

10 Accesos al menú de opciones Dentro del menú de RRHH, encontraremos todas las opciones relacionadas con las gestiones de RRHH o cualquiera de los departamentos relacionados con RRHH, como pueden ser, las opciones destinadas a Formación o Prevención, que también se encuentran de este menú. Más adelante se detalla la navegación por las opciones de menú. Dentro del menú de Comunicación, encontraremos el listado completo de comunicados. Donde podremos buscar dentro del histórico de comunicados algún comunicado antiguo. Dentro del menú de Utilidades, encontraremos, en resumen, el resto de aplicaciones o accesos a información que no está relacionado con RRHH, como pueden ser accesos al tablón de anuncios o aplicaciones comola Gestión de Comisiones de Servicio e Invitas o Presupuestación. Más adelante se detalla la navegación por las opciones de menú. Dentro del menú Acción Social, encontraremos la información de las acciones solidarias en la que ha intervenido la corporación además de poder participar activamente de la sección dejando las experiencias personales de cada uno. Más adelante se detalla la navegación por las opciones de menú. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 10/18

11 Dentro del menú Favoritos, podremos establecer que opciones son las más usadas y tenerlas más a mano con una navegación más inmediata dentro de las opciones de menú. Más adelante se detalla la navegación por las opciones de menú. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 11/18

12 Navegación por las opciones de menú Cada una de las opciones de menú está clasificada dentro de ventanas clasificadas, cada una de estas ventanas, contiene los diferentes enlaces que abren las diferentes pantallas de una aplicación. En ocasiones, en lugar de ser un enlace a una pantalla, puede tratarse de un enlace que lleva a una nueva ventana de opciones de menú, al entrar a un subnivel del menú, el letrero Cerrar cambia a Menú anterior. Las opciones finales (las que llevan directamente a una pantalla de aplicación) se pueden reconocer por el cuadro de color que las precede y por la marca que indica, cuando es amarilla, que están marcadas como favorita (ver más abajo). Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 12/18

13 Favoritos En el nuevo portal, el usuario puede seleccionar las opciones que usa más a menudo para que aparezcan bajo el menú Favoritos. Al pulsar en la marca de una opción final (las que llevan a una aplicación) ésta se marca o desmarca, mandando o eliminando esa opción del menú Favoritos. Este marcaje/des marcaje sólo afecta a la presencia de la opción dentro del menú Favoritos, no afectando para nada a su presencia dentro del menú al que pertenece. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 13/18

14 Opciones de acceso rápido Está pensado para tener, a primera vista, lo más interesante del portal del empleado. Las noticias, pulsando sobre el título de la noticia se abre la noticia completa, al pie de la noticia (una vez abierta) hay un botón para volver a la home o ver más noticas. El botón ver noticias del sector abre, en una ventana nueva, el clip ping que Globalia tiene contratado como servicio externo. En comunicación, tenemos el listado de comunicaciones de RRHH hacia los empleados; los diferentes comunicados van perfilados hacia los diferentes colectivos de la corporación, por lo que es normal que no todos veamos los mismos comunicados. Pulsando sobre cada uno de los comunicados se abre el detalle. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 14/18

15 El listín telefónico, permite hacer una búsqueda rápida de la persona que buscamos, en caso de que se devuelva más de un resultado, se abre una ventana nueva, con todos los resultados obtenidos y filtros adicionales. En caso de que sólo se devuelva un resultado, este se muestra automáticamente en pantalla. En caso de que no haya ninguna coincidencia, se muestra un mensaje informando de que la consulta no ha obtenido resultados. Para acceder directamente a la pantalla de búsqueda del listín telefónico, se puede pulsar sobre el botón listín telefónico En los enlaces rápidos, encontramos accesos a pantallas directamente desde la pantalla principal y sin la necesidad de tener que acceder desde las opciones de menú. El listado que se muestra es de un máximo de 5 accesos, aunque esos 5 accesos son editables, a partir de una lista de posibles accesos rápidos que un administrador del portal ha predefinido previamente. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 15/18

16 La opciones de acceso rápido, al igual que las opciones de menú, se encuentran sujetas a perfiles y control de accesos, por lo que es posible que no todo el mundo tenga acceso a los mismos accesos rápidos. En caso de que una persona tenga definido un acceso rápido, y con el tiempo, deje de tener autorización para acceder a dicho acceso, automáticamente, esta opción quedará oculta para el usuario, y cuando acceda a la pantalla de gestión, se le notificará que tiene nuevas opciones disponibles. Desde el acceso a atención al empleado, se podrán insertar de forma rápida y cómoda las diferentes comunicaciones que se quieran tratar con RRHH o bien, mediante el botón ver acceder al listado de las comunicaciones que se han realizado. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 16/18

17 Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 17/18

18 Publicidad Elemento ornamental en la pantalla principal del portal del empleado disponible para la posibilidad de que diversas empresas del grupo o empresas colaboradoras se anuncien o publiciten. No se ha descrito funcionalidad adicional a estas funciones que no sea visual. Fecha de creación: 1 de septiembre de 2008 Pag: 18/18