MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN

Transcripción

1 C-1 Objetivo Describir las políticas y el procedimiento a seguir para el abastecimiento mensual de materiales y suministros que requieran las áreas del Tribunal, para atender las funciones encomendadas. Políticas de Operación - Las áreas del Tribunal deberán requisitar la Solicitud de Suministros, para que proceda el abastecimiento de materiales, presentándola en forma impresa y autorizada por el Servidor Público facultado para ello. - La Solicitud de Suministros deberá ser presentada en original y dos copias. Original Primer copia Segunda copia Almacén para su captura en el sistema Área Solicitante - Todo Solicitud de Suministros será requisitada por el área en su totalidad y deberá contener el nombre y firma del Servidor Público facultado para solicitar materiales de consumo, los espacios no ocupados deberán cancelarse para evitar adiciones al mismo. - El responsable del Almacén recibirá la Solicitud de Suministros dentro de los cinco primeros días hábiles de cada mes, para proceder a su entrega durante los siguientes cinco días hábiles. - Toda Solicitud de Suministros, deberá considerar las políticas de racionalidad y consumo responsable, que al efecto se encuentren vigentes. - El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales a través del responsable de Almacén atenderá los requerimientos, de carácter extraordinario que presenten las áreas debidamente justificadas.

2 C-2 - La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través del Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, deberá verificar el cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de entrega y registro de salida de materiales y suministros. - Es responsabilidad del Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales a través del responsable de Almacén mantener actualizado el sistema AT kardex, verificando que las salidas del Almacén se registren con oportunidad, a fin de entregar los reportes mensuales de existencias por artículo. - La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través del Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales será la responsable de supervisar que se mantenga los stocks mínimos de materiales. - Es responsabilidad de la Dirección Administrativa a través de la Subdirección de Recursos Humanos elaborar como el mantener actualizado el catálogo de firmas para el servicio de fotocopiado y suministros en el almacén, así como proporcionárselo a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para su aplicación. - Las modificaciones al registro de firmas autorizadas deberán notificarse a la Dirección Administrativa, para que procedan.

3 No DE PÁGINA C-3 IV. DESCRIPCIÓN NARRATIVA RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 1. REQUITA MENSUALMENTE EL FORMATO DE ACUERDO A SUS NECEDADES Y ENTREGA SOLICITUD A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS EN ORIGINAL Y DOS COPIAS. ORIGINAL Y 2 COPIA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS PERIODO DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES 2. RECIBE EN ORIGINAL Y 2 COPIAS, VERIFICA QUE ESTÉ DEBIDAMENTE REQUITADA DEBIDAMENTE REQUITADA? 3. ENTREGA AL ÁREA Y COMENTA INFORMACIÓN FALTANTE (COLOR, TAM). 4. SELLA DE RECIBIDO EN ORIGINAL Y COPIAS, ENTREGA COPIA AL Y CONSERVA ORIGINAL Y COPIA PARA SU ABASTECIMIENTO. PERIODO DE ABASTECIMIENTO DE SOLICITUDES. 5. EL RESPONSABLE DEL ALMACÉN VERIFICA LA EXISTENCIA DE LOS REQUERIDOS PARA PROVEER A LAS ÁREAS. ORIGINAL Y 2 COPIA ORIGINAL Y 2 COPIA ORIGINAL Y 2 COPIA

4 No DE PÁGINA C-4 IV. DESCRIPCIÓN NARRATIVA RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS BIENES O REQUERIDOS EN EXISTENCIA? CONTINUA ACTIVIDAD 6 CONTINUA ACTIVIDAD MARCA EN LA LÍNEA O COLUMNA LO QUE CORRESPONDA A) CANTIDAD QUE SE ENTREGA B) LA EXISTENCIA, SOLICITA AL ÁREA JUSTIFIQUE LA COMPRA DE SER NECESARIA. UNA VEZ JUSTIFICADA LA ADQUICIÓN POR EL ÁREA 7. SOLICITA A LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS Y EL ANÁLIS DE COMPRA Y LE PRESENTA LA JUSTIFICACIÓN Y DONDE SE MARCA LA - EXISTENCIA EN EL ALMACÉN. SE AUTORIZA LA COMPRA? 8. SE INFORMA AL ÁREA LA PROCEDENCIA. TERMINA PROCEDIMIENTO

5 No DE PÁGINA C-5 IV. DESCRIPCIÓN NARRATIVA RESPONSABLE ACTIVIDAD 9. SOLICITA EL VISTO BUE DE LA, SE EFECTÚA LA COMPRA DE ACUERDO A LA RMATIVIDAD QUE ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO DE ADQUICIONES Y EN SU CASO EL DE FONDO REVOLVENTE. TA: SOLICITA A LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS EL RECURSO PARA EFECTUAR LA COMPRA. CONTINÚA EN LA ACTIVIDAD 11. SÍ 10. SURTE LOS VALES DE ACUERDO A EXISTENCIAS Y NECEDADES. 11. ENTREGA AL ÁREA LOS, LLEVANDO CONGO EL ORIGINAL DE LA. 12. VERIFICA LAS CANTIDADES QUE RECIBE POR ARTICULO. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS COINCIDEN LAS CANTIDADES DE ENTREGA? 13. SOLICITA LA CORRECCIÓN EN ORIGINAL O SU COMPLEMENTO DEL MATERIAL FALTANTE. CONTINUA ACTIVIDAD 14

6 No DE PÁGINA C-6 IV. DESCRIPCIÓN NARRATIVA RESPONSABLE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS ACTIVIDAD 14. RECIBE MATERIAL Y FIRMA DE CONFORMIDAD EN ORIGINAL Y ENTREGA A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS Y ARCHIVA COPIA. 15. CODIFICA LOS ARTÍCULOS Y CAPTURA EN EL STEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS LAS CANTIDADES ENTREGADAS A LAS ÁREAS Y ARCHIVA. 16. EMITE REPORTES MENSUALES POR ÁREA Y CONSOLIDADO PARA SU ENTREGA A LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS Y. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS CONSOLIDADO GENERAL MENSUAL SUBDIRECCIÓN RECURSOS SERVICIOS GENERALES. DE Y 17. RECIBE REPORTES MENSUALES ANALIZA EXISTENCIAS PARA PREVENIR NECEDADES Y CONSERVA EN CARPETAS MENSUALES PARA ACLARACIONES POSTERIORES. CONSOLIDADO GENERAL MENSUAL FIN DE PROCEDIMIENTO

7 SERVICIOS GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO C-7 UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS I N I C I O PERIODO DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES REQUITA, ENTREGA SOLICITUD 1 0/2 RECIBE, VERIFICA QUE ESTÉ DEBIDAMENTE REQUITADO 2 0/2 DEBIDAMENTE REQUITADO? 3 ENTREGA PARA SU CORRECCIÓN AL ÁREA. 0/2 4 SELLA DE RECIBIDO CONSERVA ORIGINAL Y COPIA PARA SU ABASTECIMIENTO 0/1 A

8 SERVICIOS GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO C-8 UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS A PERIODO DE ABASTECIMIENTO DE SOLICITUDES 5 VERIFICA EXISTENCIA DE PARA PROVEER A LAS ÁREAS MATERIAL EN EXISTENCIA? 6 MARCA EN LA LÍNEA LO QUE CORRESPONDA (CANTIDAD ENTREGADA O LA EXISTENCIA) 1 B

9 SERVICIOS GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO C-9 UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS B UNA VEZ JUSTIFICADA LA ADQUICIÓN POR EL ÁREA SOLICITA A LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS GENERALES EL 7 SE AUTORIZA LA COMPRA? 8 INFORMA AL ÁREA LA PROCEDENCIA C FIN

10 SERVICIOS GENERALES C-10 DIAGRAMA DE FLUJO 12 UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS C VERIFICA CANTIDADES QUE COINCIDAN CON LAS QUE SE RECIBEN SOLICITA EL VISTO BUE DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y SE EFECTUA LA COMPRA 9 COINCIDEN LAS CANTIDADES DE ENTREGA? 13 2 VER PROCEDIMIENTO DE ADQUICIONES RECIBE MATERIAL Y FIRMA DE CONFORMIDAD EN ORIGINAL Y ARCHIVA COPIA SOLICITA LA CORRECCIÓN O SU COMPLEMENTO DEL MATERIAL FALTANTE 14 1 SURTE DE ACUERDO A EXISTENCIAS Y NECEDADES ENTREGA LOS, LLEVANDO CONGO EL ORIGINAL. 2 D

11 SERVICIOS GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO C-11 UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS D 15 CODIFICA Y CAPTURA EN EL STEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS Y ARCHIVA 16 EMITE REPORTES MENSUALES Y CONSOLIDADO ENTREGA A LA SUBD. DE R. M. Y S. G. 17 RECIBE CONSOLIDADO GENERAL MENSUAL PARA SU ANÁLIS ARCHIVA. CONSOLIDADO GENERAL MENSUAL 0 CONSOLIDADO GENERAL MENSUAL 0 FIN