Guía de Intranet para la lectura automática del DocAC de Orange. Fecha Edición 10/06/16 Versión 0.0 Editado por Externalia S.L.

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1 Guía de Intranet para la lectura automática del DocAC de Orange Fecha Edición 10/06/16 Versión 0.0 Editado por Externalia S.L.

2 Qué es? Qué es? Qué es? En qué consiste el proceso automático? Desde la extranet, vía coordinación, se sube un excel con la información relativa a las empresas, trabajadores y sus acreditaciones, según la cadena de subcontratación de cada empresa en cada Centro. A través de un proceso automático de lectura el sistema comparará los CIF y DNI de las empresas y trabajadores. De tal manera que cuando el sistema esté haciendo la lectura, determinará si la empresa está asignada al Centro de Trabajo en el nivel de subcontratación y cadena de subcontratación adecuada. En caso afirmativo se comenzará el análisis por Trabajador, y después el análisis de las acreditaciones de éste En caso negativo, se activaran las empresas, los trabajadores o las acreditaciones en función de los instrucciones remitidas para la configuración de este proceso.

3 Qué es? Acceso Cómo accedo desde la Intranet de egestiona? 1 Accedemos en el Menú Coordinación de la Intranet: Informes Específicos 2 En la pantalla que nos aparece elegimos el icono Orange 3 Nos encontramos con la pantalla en la que podremos elegir la opción que nos interesa gestionar Consultar Informes: Consulta de los datos subidos desde la extranet. Se puede filtrar por empresa de grupo, centros o contratas. Informes: Automatización del informe del DocAc en base a los filtros pre configurados. Trazabilidad (Informes) Registros de todas las acciones realizadas sobre todos los informes del DocAc Trazabilidad (Proceso Carga DocAc). Resultado del DocAc cargado por cada contrata

4 Consulta y generación en tiempo real y automática los DocAc Qué es? Consultar Informes Aplicamos los filtros de búsqueda Con los resultados de la búsqueda, podemos Generación de un informe con la configuración de los filtros de búsqueda del informe Exportar a excel dinámico Generación del DocAc de Telefónica Generación del DocAc de Orange

5 Excel dinámico, la posibilidad de tener informes propios de gestión independiente Qué es? Consultar Informes Excel Excel dinámico dinámico En los gráficos de cada consulta, podemos especificar o filtrar de nuevo los resultados obtenidos. Teniendo en tiempo real el gráfico con el resultado de la nueva consulta Las pestañas predefinidas en el excel, son las siguientes: Datos Trabajadores: datos exportados desde el resultado de la consulta de informes en función de los filtros aplicados. Nº de trabajadores por centro por empresa: datos resultantes de la consulta del número de trabajadores por centro y por empresa Gráfico del nº de trabajadores por centro por empresa Acreditaciones por empresa de grupo: datos resultantes de la consulta de las acreditaciones por empresa de grupo Acreditaciones por Contrata Principal: datos resultantes de la consulta de las acreditaciones por contrata principal Gráfico Acreditaciones por Contrata Principal: datos resultantes de la consulta de las acreditaciones por contrata principal Acreditaciones 1º Nivel de Subcontratación: datos resultantes de la consulta de las acreditaciones por empresas del primer nivel de contratación Gráfico 1º Nivel de Subcontratación Acreditaciones 2º Nivel de Subcontratación: datos resultantes de la consulta de las acreditaciones por empresas de segundo nivel de contratación Gráfico 2º Nivel de Subcontratación Acreditaciones 3º Nivel de Subcontratación: datos resultantes de la consulta de las acreditaciones por empresas de tercer nivel de contratación Gráfico 3º Nivel de Subcontratación

6 Definición de los filtros que voy a aplicar para la generación automática de los informes Qué es? Al generar el informe, continuamos con los siguientes pasos 2 Ficha. Nombre del informe, descripción del informe (opcional) y elección de la plantilla del DocAc. Una vez introducidos todos los datos, pulsamos Informes 1 Pulsando configuramos la plantilla de generación automática en base a la configuración pre establecida en el informe Una vez generado el informe definiremos todos sus parámetros Pulsando el icono de la lupa obtendremos el resultado visual en la aplicación del informe 3 Parámetros. Definimos los filtros para los que se quiere generar el informe y pulsar guardar. Pulsando el icono del libro Vemos los parámetros que hemos configurado para ese informe.: Ficha: nombre, descripción del informe y elección de plantilla del DocAc Parámetros: filtros por empresa grupo, centros, contratas Notificaciones: personalización del correo de notificación Destinatarios: definición de los destinatarios de la notificación Configuración: definición del periodo de ejecución del informe Trazabilidad: de las acciones realizadas sobre ese informe Pulsando el icono de la papelera eliminamos el informe Los filtros son: Empresas de grupo de Orange Centros Orange Contratas (empresas de primer, segundo o tercer nivel de subcontratación)

7 Qué es? Informes Definición de los contenidos y destinatarios para la generación automática de los informes que se remitirán por correo electrónico 4 Notificaciones. 5 Destinatarios. Personalización del contenido del correo de notificación. Eligiendo idioma, asunto y cuerpo del mensaje. Una vez personalizado el contenido pulsamos en No copiar el contenido del mensaje desde word. En caso de querer copiar un texto debe ser un texto plano por ejemplo desde el block de notas. Definición de los receptores de las notificaciones. Podemos Asociar Usuarios como destinatarios de la notificación. Pinchando en el icono, podremos seleccionar del listado, los usuarios internos a los que queremos que les llegue la notificación Podemos designar Nuevos Destinatarios, no necesariamente registrados en la aplicación. Pinchando en el icono, nos aparece la pantalla de registro del Nuevo Destinatario. Incluimos los datos del nuevo destinatario y pulsamos

8 Qué es? Configuración para la generación automática del informe y trazabilidad de las acciones realizadas sobre el informe pre configurado. 6 Configuración. Se determina la fecha de inicio y la periodicidad de ejecución. Esta periodicidad se pude definir en meses, años e incluso días. Una vez definida la fecha de inicio y la ejecución según las preferencias del usuario damos al icono guardar. Informes 7 Trazabilidad. Informe que recoge las acciones realizadas sobre los informes. Debemos definir el origen de las acciones, siendo posible definir entre, el origen por: Ficha: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre la ficha del informe Parámetros: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los filtros pre configurados Notificaciones: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre las personalización de los correos de notificación Destinatarios: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los destinatarios de las notificaciones Configuración: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los la configuración del informe definido. Envío: recoge la trazabilidad de los envíos realizados (podemos consultar el informe que se envió, los destinatarios, notificaciones y el contenido del informe)

9 Qué es? Trazabilidad de las acciones realizadas sobre todos los informes pre configurados y generados automáticamente La trazabilidad de informes, recoge las acciones realizadas sobre todos los informes generados Trazabilidad (informes) (informe) Para obtener la trazabilidad de los informes, definimos la fecha de inicio y la de fin y el origen del mismo. El origen (campo obligatorio) puede ser: Ficha: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los cambios realizados en cada una de las fichas de TODOS los informes según las fechas indicadas. Parámetros: : recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los filtros pre configurados en cada uno de los informes en el rango de fechas definidos. Notificaciones: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre la personalización de los correos de notificación definidos en TODOS los informes según las fechas definidas Destinatarios: recoge la trazabilidad de las acciones referidas a los destinatarios de las notificaciones en todos los informes que se ajusten al rango de fechas establecidos Configuración: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los la configuración del informe definido por fechas. Envío: recoge la trazabilidad de todos los envíos realizados (podemos consultar el informe que se envió, los destinatarios, notificaciones y el contenido del informe) La información resultante es la trazabilidad de todas las acciones por cada uno de los informes. Así el resultado de la búsqueda nos como resultado la información: Fecha y Hora concreta en la que se ha llevado a cabo la acción sobre un determinado informe Informe: Sobre el que se ha realizado la acción Acción: La acción propia realizada Empresas de grupo: Definida en los parámetros del informe Centros: Definidos en los parámetros del informe Contratas: Definidas en los parámetros del informe Pulsando con el botón derecho sobre las columnas podremos exportar a excel los resultados de la búsqueda según las fechas y el origen del informe seleccionado.

10 Conocer la trazabilidad de las acciones sobre el documento de carga del DocAc por parte de las contratas Qué es? Trazabilidad (Carga DocAc) Filtros para el tipo de búsqueda: Por periodo: Búsqueda por un periodo de tiempo (seleccionamos año y mes) Fecha Concreta: Búsqueda por fecha concreta Otros filtros Intervalo: Búsqueda por un intervalo de fechas (fecha desde-fecha hasta) Emisor: Empresa que sube el documento a la aplicación. Empresas de Nivel de subcontratación 1 Empresas: Todas las empresas (las registradas en el DocAc y las generadas como resultado de la lectura automática Centros: Centros Orange definidos en la aplicación Acciones*: Acciones resultantes de la lectura del DocAc Acreditaciones: Definidas por Orange *Acciones. Las acciones definidas son las siguientes: No se ha podido identificar la empresa de grupo No se ha podido identificar el centro de trabajo No se ha podido identificar la contrata La empresa contrata del documento no se corresponde con la empresa que ha subido el documento El trabajador no pertenece a la misma empresa en el DocAC que en la aplicación Alta nueva empresa Alta nuevo trabajador *más acciones Asignar tipificación Eliminar tipificación Asignar nivel subcontratación Desasignar nivel subcontratación Asignar acreditación Desasignar acreditación No se ha podido realizar la asociación al centro Una vez definidos los filtros, le damos a la lupa de buscar y nos aparecen los resultados de la lectura automática, en función de los filtros aplicados

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