Página 1 de 25 BERKLEY D&O PYME SEGURO DE ADMINISTRADORES Y DIRECTIVOS MANUAL OPERATIVO DE COTIZACIÓN

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1 Página 1 de 25 BERKLEY D&O PYME SEGURO DE ADMINISTRADORES Y DIRECTIVOS MANUAL OPERATIVO DE COTIZACIÓN BE - Net Última actualización: Mayo 2012

2 Página 2 de 25 INDICE 1. Acceso a BE_Net: Pantalla inicial de acceso a la herramienta: Nueva cotización: Identificación de asegurado y selección del producto a cotizar: Paso 1 - Cuestionario: Paso 2 - Opciones de contratación: Paso 3 - Ajuste de condiciones: Paso 4 - Cotización y emisión: Gestión de referencias enviadas a Berkley España: Alta de una referencia: Consulta de referencias pendientes: Gestión de referencias: Buscar cotización: Administración Cambio de contraseña: Anexo 1: Ficha técnica del producto:... 23

3 Página 3 de Acceso a BE_Net: El acceso a la intranet de mediadores de Berkley España (BE_Net) se realiza a través de nuestra web corporativa ( y dentro de la misma accediendo a través del apartado Be_Net: El primer paso consiste en introducir el usuario y la contraseña que le habrá sido facilitada por Berkley España una vez finalizado el proceso de solicitud de alta. En el caso de tener algún problema, la dirección de correo electrónico BE_Net@wrberkley.com está a disposición del mediador como soporte.

4 Página 4 de Pantalla inicial de acceso a la herramienta: Una vez introducida la contraseña, accedemos a la pantalla inicial del aplicativo, el cual permite al usuario realizar las siguientes funciones: 1 COTIZACIONES Y EMISIONES ON - LINE 3 CONTROL DE CLAVES Y CONTRASEÑAS 2 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OPERACIONES QUE ESTAN BAJO ANALISIS DE LA COMPAÑÍA A. Cotizaciones y emisiones on-line: A través de esta funcionalidad el corredor podrá realizar: Nuevas cotizaciones de clientes interesados (Nueva cotización) Buscar cotizaciones que tenga en gestión B. Control y Seguimiento de operaciones que están bajo análisis de la compañía: En el supuesto de que, algunas de las respuestas indicadas por el cliente implique la revisión de la operación por parte de la compañía, desde la consola central podrá acceder directamente a las mismas, conocer su situación actual y enviar notas a los suscriptores. C. Control de claves y contraseñas: Finalmente, el corredor podrá modificar de manera autónoma el usuario y la clave de acceso a la herramienta.

5 Página 5 de Nueva cotización: La cotización de un cliente potencial se estructura en los siguientes pasos: Identificación de asegurado y producto Cumplimentación de cuestionario Selección de coberturas opcionales Ajuste de condiciones Emisión de cotización y póliza A continuación se describen los pasos a realizar en cada uno de ellos. 3.1 Identificación de asegurado y selección del producto a cotizar: Para realizar una nueva cotización se pincha en la opción Nueva Cotización de la pantalla inicial y nos dirige a la primera pantalla de cotización, que tiene la siguiente estructura: 1 IDENTIFICACION DEL ASEGURADO SELECCIÓN DEL PRODUCTO Identificación del asegurado: El primer paso consiste en identificar al asegurado y conocer si ya está dado de alta en Berkley España. Para ello, el corredor puede introducir el NIF/CIF del cliente o el código postal y pinchar la opción Buscar Cliente.

6 Página 6 de 25 Cliente ya existente: En el supuesto de que el cliente ya esté dado de alta como asegurado en Berkley España el sistema informa de los datos del cliente para su selección. Nuevo cliente: En el supuesto de que sea la primera vez que se cotiza a un cliente en Berkley España, el corredor pinchará la opción Nuevo Cliente para darlo de alta:

7 Página 7 de 25 La forma de cumplimentar la información del cliente para que salga de manera adecuada en la documentación es la siguiente: Ejemplo 1: Asegurado: PYME 2 CIF: J Dirección: Francisco Silvela 53 1ª Izda Madrid La forma de cumplimentar sería la siguiente: Asegurado: PYME 2 CIF: J Número del Edificio: 53 1ª Izda Nombre del edificio:. (este campo es obligatorio pero no se utiliza para la documentación) Nombre de la calle: Francisco Silvela Localidad: Madrid Provincia: Madrid Otra información: (Vacío, no es obligatorio) Código postal: País: España Selección del producto: Una vez identificado el asegurado, el siguiente producto a cotizar: 1 COMBO DE SELECCIÓN DE PRODUCTO 2 REFERENCIAS PARA BUSQUEDA RAPIDA 3 FACTURACION DEL ULTIMO EJERCICIO 4 HISTORICO DE GESTIONES CON ESTE CLIENTE

8 Página 8 de 25 Combo de selección de producto: A través de las opciones producto, profesión y condicionado se selecciona el producto de todos los disponibles en BE_Net que se desea cotizar. En este caso: Producto: Profesión: Condicionado: Directores y Ejecutivos Consejeros y Ejecutivos Automáticamente aparece seleccionado el condicionado aplicable Referencias para búsqueda rápida: El sistema permite al mediador, a través del campo Ref Anterior poner una referencia propia, de manera que la búsqueda de solicitudes, cotizaciones y referencias le sea lo más ágil posible. Adicionalmente, si el mediador dispone de colaboradores y quiere identificar de qué colaborador proviene la cotización, puede hacerlo a través de la opción SubAgentes del Corredor (Si bien es necesario que con anterioridad le facilite a la compañía el listado de los colaboradores para que se vuelque en el sistema). Facturación del último ejercicio: Antes comenzar a cumplimentar el cuestionario se ha de indicar la facturación del último ejercicio. El producto Berkley D&O PYME permite la cotización y contratación hasta 50 millones de euros de facturación, a partir de esa cifra, la solicitud debe ser analizada por el departamento de suscripción. Histórico de gestiones del cliente: Finalmente, y para hacernos una foto completa de la situación con el cliente, el sistema nos relaciona el listado de gestiones que hemos realizado con el mismo, indicando: La línea de negocio (responsabilidad civil médica, responsabilidad civil profesional, etc..) La fecha de la última transacción, El estado en el que se encuentra (en progreso, cotizada, emitida, referida, etc..) El número referencia. Continuar: Con toda la información cumplimentada y analizada, se pincha a continuar para comenzar el proceso de cotización.

9 Página 9 de Paso 1 - Cuestionario: El primer paso a la hora de cotizar consiste en cumplimentar el cuestionario de aplicación para, el cual consta de 9 preguntas por defecto. Berkley D&O Pyme no exige el envío de las cuentas anuales de la entidad salvo en aquellos casos en los que, tanto el patrimonio neto como la cuenta de resultados de la entidad en los dos últimos años ha sido negativo. En el supuesto de que la cuenta de resultados haya sido negativa pero el patrimonio neto sea positivo, el sistema permite la cotización pero aplica un recargo sobre la prima estándar.

10 Página 10 de Paso 2 - Opciones de contratación: Berkley D&O Pyme contratar 2 coberturas opcionales con prima adicional: Cobertura a la entidad por práctica de empleo indebida Constitución de fianzas penales Cobertura a la entidad por prácticas de empleo indebidas: En el caso de que el cliente desee contratar esta cobertura deberá responder a un cuestionario adicional sobre la gestión de RRHH en la compañía:

11 Página 11 de 25 Gestión de cobro: El sistema permite la gestión de cobro por el corredor o directamente por domiciliación bancaria. En el caso de domiciliación bancaria, se deberá informar la cuenta bancaria introduciendo todos los números de la cuenta sin espacios y sin ningún símbolo o delimitador. 3.4 Paso 3 - Ajuste de condiciones: Si no se ha generado ninguna referencia: Antes de generar la cotización, Be_Net permite que el mediador ajuste las siguientes condiciones: Comisión (sin superar la establecida a priori) Precio Si no se desean modificar las condiciones actuales simplemente se pincha en la opción Continuar situada en la esquina superior derecha de la página. Los pasos para realizar los cambios son los siguientes: Módulo de cambio de condiciones: Los campos de comisión y de prima neta se pueden modificar escribiendo directamente en los mismos. Actualización de condiciones: Para registrar los cambios y actualizar valores (por ejemplo, si se modifica el precio a la baja, como impacta en la comisión) es necesario pinchar el botón Actualizar. Continuar: Una vez fijadas las condiciones y actualizadas, se pincha al botón continuar para pasar a obtener la cotización.

12 Página 12 de 25 Si el sistema ha generado una referencia en función de las respuestas del cuestionario o las opciones de contratación: El sistema no informa de las primas a ofertar al cliente y es necesario continuar al paso 4 para enviar la referencia a los suscriptores. 3.5 Paso 4 - Cotización y emisión: Cotización: 2 FUNCIONES DE COTIZACION Y EMISION 3 CUADRO DE CONDICIONES 1 GUARDAR INFORMACION 4 NOTAS A SUSCRIPCION Cuadro de condiciones:

13 Página 13 de 25 El sistema muestra una tabla con las sumas aseguradas, con un botón para seleccionar el límite deseado en caso de emitir la póliza (Importante: para la emisión de la cotización no es necesario seleccionar límite, en el documento se le presentarán todas las opciones al cliente). Guardar información: En el supuesto de que todavía no quiera generar la cotización para entregarla al cliente, puedo guardar la información y luego buscar la misma a través de la función Buscar Cotización. Emitir cotización: Si queremos generar el documento de cotización para su entrega al cliente en las condiciones presentadas, simplemente hay que pinchar el botón Emitir Cotización. En ese momento y en el correo electrónico asociado al usuario de Be_Net se recibirá la cotización en PdF para que pueda descargarse y entregarse al cliente. Adicionalmente esta cotización se queda anexada en el apartado de documentos situado en la parte inferior de esta página: También esta cotización se puede buscar a través de la opción Buscar Cotización del menú de la izquierda. Cambiar cotización: Las solicitudes y cotizaciones se pueden modificar de 3 maneras a lo largo del aplicativo:

14 Página 14 de Volver: Te devuelve a la página anterior dentro de la misma cotización. Ir a página: El sistema también permite acceder directamente a la página que deseamos modificar. Cambiar cotización: Esta fórmula permite modificar una cotización, si bien creando una nueva versión de la misma (si miramos el número de referencia del riesgo la versión es el número situado tras el guión). No aceptada: Si el mediador no acepta las condiciones ofertadas por Berkley España y no va a continuar con la gestión de la cotización procede a rechazar y selecciona el botón No aceptada. En este caso le aparece un desplegable solicitando las causas por las que el mediador ha decidido rechazar esta cotización.

15 Página 15 de Emisión de póliza: Si una vez presentada la cotización por el mediador el cliente decide contratar con Berkley España, los pasos a realizar son los siguientes. 1 INDICAR FECHA DE EFECTO 2 INDICAR FECHA EN LA QUE EL CLIENTE FIRMA EL CUESTIONARIO 3 ANEXAR EL CUESTIONARIO FIRMADO POR EL CLIENTE Fecha de efecto:

16 Página 16 de 25 El mediador indica la fecha de efecto y automáticamente dado que es una póliza anual se rellena la fecha de vencimiento de la póliza. Fecha de aceptación del cuestionario: Es la fecha en la que el cliente ha aceptadola propuesta de póliza y debe coincidir con la fecha en la que se firma el cuestionario. Esta fecha no puede ser 15 días anterior a la fecha de efecto para que de esta manera la propuesta siga teniendo validez. Anexado del cuestionario firmado por el cliente: Antes de emitir la póliza se debe escanear la propuesta remitida a cliente y esta debe ir firmada y con la opción que desea contratar. Importante: El incumplimiento de este procedimiento puede dar lugar a la cancelación de la clave de acceso a Be_Net Emisión de la póliza: Una vez cumplimentada toda la información y anexado el cuestionario firmado por el cliente, el mediador pincha el botón Emitir Póliza. Envío por de la póliza:

17 Página 17 de 25 El mediador recibe por correo electrónico la póliza para su impresión y entrega al cliente. 4. Gestión de referencias enviadas a Berkley España: 4.1 Alta de una referencia: Una referencia se puede generar mediante 2 circunstancias: Porque una de las respuestas del cuestionario o de las opciones seleccionadas implican que la solicitud ha de ser revisada por suscripción o se ha de aportar documentación adicional. Porque, aunque se cumplan los criterios para la emisión de la póliza, el mediador desea realizar algún ajuste o comentario. Por necesidad de revisión por parte del equipo de suscripción: En el supuesto de que la respuesta a una pregunta implique una referencia para revisión por parte de suscripción, el sistema informa mediante un mensaje (p.e. si el centro tiene camas para ingreso médicoquirúrgico) y no ofrece primas: Para generar la referencia en el sistema hay que continuar el proceso de cotización hasta la pantalla de Cotización y Emisión en el que está la opción Referencia : Adicionalmente, antes de generar la referencia, en el apartado Notas de esta misma pantalla, el mediador podrá indicarle al suscriptor la información necesaria para que este valore la operación.

18 Página 18 de 25 Una vez escrito el comentario, se pincha la opción Referencia de manera que se genera la misma y se envía a suscripción. 4.2 Consulta de referencias pendientes: Las operaciones que tienen referencias pendientes se pueden consultar de 2 maneras: Directamente desde la pantalla inicial del sistema A través de la opción Buscar Cotización (ver apartado 5) Directamente desde la pantalla incial del sistema: La tabla que se muestra en la pantalla inicial del sistema muestra el inventario de operaciones que tienen referencias pendientes para un control por parte del mediador: El panel presenta la siguiente información: Fecha: Fecha en la que se creó la referencia o la última anotación. Asegurado: Nombre del asegurado. Mensaje: Descripción del mensaje que aparece. Referencia: Número de referencia asignado por el sistema o descripción de la referencia introducida por el corredor

19 Página 19 de 25 Situación: Se pueden dar 2 situaciones: o o Activo: No ha sido gestionado hasta el momento WIP: Está en gestión por parte del suscriptor 4.3 Gestión de referencias: El sistema permite gestionar una referencia de 2 maneras: El suscriptor informará al mediador sobre cualquier cambio o modificación mediante un automático de Be_Net, que contendrá un link a la cotización para que pueda realizar las gestiones que considere convenientes. El mediador podrá realizar comentarios adicionales o aportar documentación a una referencia acciendo directamente a la misma pinchando en la referencia. Cada comentario o anotación generará un nueva línea en la tabla de referencias. En el momento en el que se cierre definitivamente una referencia (de manera positiva o negativa) desaparece del listado y para conocer lo que ha sucedido se deberá buscar la cotización (ver apartado 5). 5. Buscar cotización: El sistema permite la búsqueda de una solicitud, de una cotización y, en breve plazo de tiempo de las pólizas que actualmente esta gestionando un mediador. Este sistema permite la búsqueda por diferentes parámetros: 1 BUSCAR POR REFERENCIA 2 3 BUSCAR POR NOMBRE DE ASEGURADO BUSCAR POR PRODUCTO 4 BUSCAR POR FECHAS 5 BUSCAR POR OTROS CRITERIOS

20 Página 20 de 25 Por identificadores o referencias: Referencia del sistema: Es el código que proporciona el sistema a una solicitud o cotización y que se refleja en todos los documentos y correos electrrónicos. Referencia propia: Es la referencia que le ha dado el mediador en el campo Referencia propia al iniciar la cotización (ver apartado 3.1 Identificación de asegurado y selección del producto a cotizar) Por asegurado: Permite la búsqueda por el nombre del asegurado. Por producto: Permite la búsqueda sólo por un producto - profesión en concreto. Por fechas: Permite buscar entre 2 rangos de fechas por los siguientes criterios: Fecha de creación: Es la fecha en la que se comenzó a crear una solicitud o cotización, independientemente de si finalmente fue grabada o no. Fecha de vencimiento: Permitirá, a corto plazo, la búsqueda de las pólizas en vigor de un mediador en función de las fechas de vencimiento de las mismas. Por otros criterios: Cotizaciones con referencia: Permite listar directamente las cotizaciones que han generado referencia a suscripción. No renovado todavía: Permite listar todas las pólizas en vigor que todavía no han sido renovadas. Una vez introducido el criterio de selección, se pincha Buscar para que el sistema genere la selección buscada. El sistema muestra los resultados en función de las siguientes variables: Nombre del asegurado Referencia del sistema Indicador de si póliza ya ha sido renovada o no. Estado en el que se encuentra la solicitud, la cotización, etc El día en que se realizó esta modificación

21 Página 21 de 25 Sobre esta pantalla se puede realizar un filtro adicional en función del estado pinchando sobre el desplegable de Estado : Los diferentes estados en los que se puede encontrar una cotización y por los que se puede filtrar son los siguientes: En progreso: Cualquier solicitud o gestión que se ha realizado pero para la que todavía no se ha emitido la cotización. Es importante recordar que sobre un mismo riesgo se pueden aperturar varias versiones y el sistema enseña todas las versiones y se puede acceder a cualquier de ellas hasta que no se emita una póliza o expiren por plazo. Cotizada: Cuando se ha emitido la cotización pero no se ha realizado ningún movimiento adicional. Emitida: Cuando se ha emitido la póliza. Expirada: Se produce en 2 situaciones: o o Cuando acaba el periodo de 15 días de validez de una cotización. Cuando una cotización tiene varias versiones y al final se emite una póliza. Rechazada: Se produce en 2 situaciones: o Cuando la referencia es rechazada por el suscriptor. o Cuando el corredor no acepta las condiciones. Pendiente de aprobación: Se trata de cotizaciones que se han referido a suscripción y que están pendientes de su aprobación. Pendiente de emitir documentación: Se trata de cotizaciones que se han referido a suscripción y que el suscriptor todavía no ha generado la documentación necesaria. Pendiente de subjetividades: Pendiente de valoración del suscriptor (es un paso interno y no es de aplicación para el mediador).

22 Página 22 de 25 Finalmente, para acceder a una referencia simplemente hay que pinchar sobre el campo Referencia del riesgo en la que desee trabajar y accede a la pantalla de cotización y emisión. 6. Administración Cambio de contraseña: Si bien en el primer acceso el sistema te solicita que se cambie la contraseña, en cualquier momento puede cambiarse la misma seleccionando la opción cambio de contraseña e introduciendo los nuevos valores:

23 Página 23 de 25 Anexo 1: Ficha técnica del producto: GARANTÍAS OBJETO DEL SEGURO 1. Responsabilidad civil de los administradores y directivos o Definición amplia de Asegurado o Anticipo de los gastos de defensa 2. Reembolso a la Sociedad 3. Gastos de defensa 4. Gastos de investigación en diligencias administrativas 5. Gastos de emergencia EXTENSIONES DE COBERTURA 1. Nuevas Sociedades filiales 2. Responsabilidad de los administradores en entidades externas o participadas 3. Multas Administrativas 4. Reclamaciones en materia laboral o prácticas de empleo indebidas 5. Gastos de publicidad, restitución de imagen o relaciones públicas 6. Gastos derivados de un procedimiento de extradición 7. Reclamaciones derivadas de contaminación 8. Daños a expedientes/documentos 9. Fianzas Para asegurar responsabilidades civiles Para eludir la prisión preventiva 10. Periodo informativo o de descubrimiento -12 meses: gratis -24 meses: 75 % de la ultima prima total anual -36 meses: 125 % de la ultima prima total anual 11. Administradores retirados 12. Inhabilitación profesional 13. Límite especial en exceso para consejeros no ejecutivos 14. Accionista de control 15. Responsabilidad tributaria subsidiaria 16. Responsabilidad civil concursal GASTOS COMPLEMENTARIOS 1. Gastos de gestión de crisis 2. Gastos de constitución de aval concursal 3. Gastos derivados de asesoramiento legal concursal 4. Gastos de constitución de val en evitación de embargo preventivo 5. Gastos en respuesta a una autoridad reguladora 6. Gastos de asistencia psicológica 7. Gastos de Defensa por daños personales COBERTURAS DE CONTRATACION AUTOMATICA o Constitución de fianzas penales o Cobertura a la Entidad por prácticas de empleo.

24 Página 24 de 25 COBERTURAS Gastos de investigación/diligencias Administrativas LIMITES DE INDEMNIZACION POR RECLAMACION Y ANUALIDAD Gastos de emergencia Gastos de publicidad: 1-Gastos de publicidad 2- Protección de reputación Gastos de procedimientos de extradición: 1-Gastos de defensa 2-Gastos de comunicación 3-Gastos de crisis Sin Sublímite Sin Sublímite Sin Sublímite Sin Sublímite Sin Sublímite Multas Administrativas Administradores Retirados 72 meses 72 meses 72 meses 72 meses 72 meses Daños a expedientes / Documentos Inhabilitación Profesional /mes max /mes max /mes max /mes max /mes max Gastos de asistencia psicológica Limite en exceso para consejeros no ejecutivos Gastos de gestión de crisis Gastos de constitución aval concursal Gastos derivados de Asesoramiento legal concursal Gastos de constitución de aval en evitación de embargo preventivo Gastos de defensa por daños personales Gastos en respuesta a una Autoridad reguladora Cobertura al Fundador de la Sociedad Gastos derivados de contaminación 1-Gastos de defensa 2-Reclamaciones derivadas de una acción social de responsabilidad Sin Sublímite Sin Sublímite Sin Sublímite Sin Sublímite Sin Sublímite

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