En esta lección vamos a seguir viendo más características que

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1 1. FILTRAR DATOS En esta lección vamos a seguir viendo más características que tiene Excel para ayudarnos a trabajar con listas de datos. Recuerda que utilizamos las listas para almacenar datos de una forma estructurada en una hoja de cálculo. Las distintas filas de la hoja de cálculo son los registros de la lista, mientras que las distintas columnas son los campos de información. Si trabajas con listas de datos largas, puede ser muy útil el tener algún método que permite seleccionar un conjunto de datos dentro de la lista, para verlo o hacer operaciones con estos datos. Para extraer un cierto subconjunto de registros de una lista, estableciendo criterios que permitan seleccionar los registros que queremos, Excel dispone del filtrado de datos. Para activar el filtrado de datos, selecciona la opción Filtro en el menú del botón, que está en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Este comando Filtro permite filtrar los elementos de una lista de una manera rápida. Cuando seleccionas esta opción, Excel busca en la lista activa de la hoja la fila que contiene los títulos de las columnas y coloca flechas desplegables en cada uno de estos títulos o rótulos de los campos de la lista. Copyright Computer Aided Education, S.A. 1

2 Al pulsar sobre estas flechas, se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen en una misma columna. Puedes activar o desactivar las casillas que aparecen en los elementos de esta lista, para mostrar u ocultar, respectivamente, las filas que tengan dicho valor en esa misma columna. Desde el menú de los filtros también puedes ordenar de manera ascendente o descendente la lista según los valores de la columna de que se trate, así como ordenar por color de celda, de fuente o por el icono (en caso de que hayas aplicado un formato condicional). Observa las casillas en los distintos elementos. La opción (Seleccionar todo) permite seleccionar o deseleccionar las casillas de todos los valores, para, a continuación, poder elegir los adecuados. Al pulsar el botón Aceptar, se cerrará el menú y se aplicará el filtro. De esta forma, al seleccionar un determinado valor o varios, se ocultarán las filas de la lista que en la columna correspondiente no tengan dicho valor o valores. La lista puede filtrarse aún más eligiendo otro criterio de una columna diferente. Es decir, los filtros son aditivos: cada filtro se basa en el filtro actual, reduciendo el subconjunto de datos que se muestran. 2

3 Cuando pasas el ratón por encima de la flecha de una columna filtrada aparece una etiqueta con información del filtro que se ha aplicada a la columna (por ejemplo, "Igual a 15" o "Mayor que 21"). Si quieres filtrar una lista utilizando sólo algunas de las columnas, selecciona los títulos de las columnas antes de elegir el comando Filtro. Entonces, las flechas de los campos sólo aparecerán en aquellas columnas seleccionadas. Cuando se trabaja con listas filtradas, Excel indica el modo en el que se está trabajando cambiando de color los títulos de las filas y las flechas de aquellas columnas que se han utilizado como criterios de filtrado. Además, en la barra de estado, se indica la cantidad de filas que cumplen los criterios elegidos. Para eliminar los criterios de filtrado de una columna, selecciona la opción Borrar filtro en el menú de esa columna. Para visualizar la lista completa, quitando los filtros aplicados a todas las columnas, elige la opción Borrar en el menú del botón. Para quitar las flechas de filtrado (quitando también los filtros aplicados), desactiva la opción Filtro de este mismo menú. Para encontrar filas con celdas vacías, activa la opción (Vacías) en la lista desplegable de la columna elegida. Si lo que quieres es encontrar filas que contengan datos en una columna en concreto, activa (Seleccionar todo) y, a continuación, desactiva la casilla de (Vacías). Estas dos opciones sólo aparecerán cuando la columna por la que vayas a filtrar tenga celdas vacías. Al utilizar el filtro, también es posible indicar que el filtrado se haga en base a unos criterios personalizados. En el menú del filtro que se muestra al pulsar el botón, desde las opciones del submenú Filtros de texto, puedes crear filtros para encontrar los registros cuyo valor en esta columna sea igual o sea distinto de uno dado, comience o termine de una determinada manera o contenga o no contenga lo que indiques. Dependiendo del tipo de dato de la columna, este submenú se denominará de manera diferente (por ejemplo, Filtros de número o Filtros de fecha) y sus opciones cambiarán. Copyright Computer Aided Education, S.A. 3

4 Por ejemplo, para números puedes indicar que el valor sea mayor o menor que otro dado, que esté entre dos valores, que esté en los valores superiores o inferiores, por encima o por debajo del promedio; para fechas, antes o después de una fecha, en esta semana o mes, en la anterior o siguiente semana o mes, etc. Con la opción Filtros de número - Diez mejores podrás filtrar la lista de forma que seleccione aquellas entradas superiores o inferiores (numéricamente) sin tener que ordenarla. Desde esta ventana que se muestra con esta opción podrás indicar el número de filas que quieres mostrar y si quieres mostrar las que tengan un valor más alto o más bajo. Con la opción Filtro personalizado de estos submenús se mostrará un cuadro donde podrás indicar las características del filtro a aplicar. Incluso podemos introducir dos criterios de selección, para ajustar más el filtro (por ejemplo, que un campo sea mayor que un valor y menor que otro). Si indicas dos criterios en el campo, tendrás que seleccionar la opción Y o la opción O, según quieras que los dos criterios se cumplan o que lo haga al menos uno de ellos. Fíjate cómo, a través de este cuadro de diálogo, no es posible establecer más de dos condiciones para un campo. También puedes utilizar caracteres comodín para indicar los criterios de comparación en los filtros personalizados. Recuerda que un carácter comodín es un símbolo que indica que puede ser cualquier letra o conjunto de letras: 4

5 El signo? representa un único carácter individual que esté en la posición donde pongamos este signo. Por ejemplo?alencia encontraría Valencia y Palencia. El signo * representa cualquier grupo o serie de caracteres. Por ejemplo, N*este encontraría Nordeste, Noroeste y Neste. Para introducir alguno de estos caracteres como parte del texto por el que queremos filtrar, pon una tilde (~) delante del signo: ~?, ~*. Si quieres indicar una tilde en el texto a filtrar, escribe ~~. 2. FILTRO AVANZADO Hemos visto cómo, con la opción Filtro, podemos poner criterios personalizados. Sin embargo, no puedes introducir criterios demasiado complejos. El Filtro avanzado permite introducir filtros más complejos. En este caso, no se muestran las listas desplegables en las columnas, sino que tenemos que introducir los criterios en un rango de criterios en la hoja de cálculo; este rango estará fuera de la lista a filtrar. Existen dos tipos de criterios complejos: Se recomienda que el rango de celdas donde introduces los criterios esté situado por encima o por debajo de la lista, para que estos criterios no queden ocultos cuando se filtre la lista. Criterios de comparación: hacemos una comparación con valores concretos o comprobamos que el valor está dentro de unos límites determinados. Criterios calculados: comparan el resultado de una columna de la lista con datos que no están en la lista. Se introducen mediante una fórmula y, si su resultado es VERDADERO, se muestra la fila correspondiente. Para introducir los criterios de comparación en un rango de criterios, tienes que introducir una fila con los títulos de los criterios y, al menos, una fila de criterios. Los títulos de los criterios deben coincidir con los títulos de las columnas de la lista. Copyright Computer Aided Education, S.A. 5

6 Por ejemplo, en la imagen anterior, el rango de criterios de la hoja indica que se seleccionen sólo aquellas filas que contienen el valor Murcia en el campo Ciudad. Para ejecutar el comando Filtro avanzado tenemos que situarnos en una celda que pertenezca a la lista. A continuación, pulsa el botón, que está en el grupo de comandos Ordenar y filtrar de la ficha Datos de la Cinta de opciones. Como ves, desde este grupo también puedes ordenar una lista o filtrarla de la forma que hemos visto antes. Aparece un cuadro de diálogo en el que debes indicar el rango de la lista a filtrar (Excel lo introduce automáticamente, pero puedes cambiarlo si quieres) y dónde están los criterios de filtrado, es decir, las celdas del rango de criterios (acuérdate de incluir los títulos de los criterios en este rango de criterios). Si no sabes con exactitud la referencia del rango de criterios, pulsa el botón Minimizar diálogo y señala las celdas con el ratón. También podría ser una buena idea crear un nombre para el rango de criterios y utilizarlo en lugar de las referencias a las celdas. Tras aceptar el cuadro se realiza el filtrado, con lo únicamente se muestran en la lista las filas que cumplan los criterios indicados. Para eliminar un filtro avanzado, al igual que con Filtro, selecciona la opción Borrar (a través del botón de la ficha Inicio o pulsando el botón en esta ficha Datos). También podemos introducir más de un criterio en la misma fila. En este caso, estaremos indicando que se tiene que cumplir cada uno de los criterios. 6

7 En el ejemplo que puedes ver en la imagen anterior, estamos indicando que queremos seleccionar las filas de la lista cuya columna Ciudad sea igual a Murcia y cuyo valor de Días sea mayor que 15. Si ponemos los criterios en filas distintas, se indica que el filtrado se debe llevar a cabo de forma que sólo es necesario que se cumpla una de las filas. En este caso, el filtrado se llevaría a cabo tanto si se cumple uno o más de un criterio. Fíjate cómo, en la imagen anterior, vemos las filas cuya Ciudad sea Murcia o cuyo valor de Días sea mayor que 15. Por último, en el ejemplo que ves a continuación, al poner los criterios en distintas filas, indicaremos que se seleccionen las filas cuya Ciudad sea Murcia o Madrid. Copyright Computer Aided Education, S.A. 7

8 Para introducir criterios calculados en un rango de criterios, tienes que seguir estas normas: Introducir una fórmula que dé como resultado valores lógicos (es decir, VERDADERO o FALSO). La fórmula introducida se debe referir por lo menos a una columna de la lista. El título del criterio calculado, en caso de existir, debe ser un texto que no coincida con el de una columna existente. Cuando utilizas el filtro avanzado, tienes la posibilidad de ocultar las filas con datos duplicados. Para ello, después de introducir los criterios y el rango en el cuadro de diálogo Filtro avanzado, activa la casilla de verificación Sólo registros únicos. Tendrías que hacerlo igual que antes: introducir los criterios en el rango de criterios, seleccionar una celda de la lista y pulsar el botón. En el cuadro de diálogo, indica el rango donde está situada la lista y el rango donde se encuentran los criterios. Por ejemplo, en el siguiente caso hemos introducido la fórmula =$A$2<Días en la celda B2 (la referencia Días de esta fórmula corresponderá al rango de celdas F5..F13). Como en la celda A2 hemos introducido el valor de 15, al hacer el filtro avanzado se mostrarán las filas cuyo número de Días sea mayor que el valor que hay en la celda A2 (es decir, las filas que cumplan la fórmula escrita en B2): Observa que, aunque la fórmula de la celda E2 produce un error, el filtrado se lleva a cabo correctamente. Por otra parte, ten en cuenta que, si cambias los criterios en el rango de criterios y haces de nuevo el filtrado, éste se realizará sobre todas las filas, y no sólo sobre las que ves ahora, tras haber hecho el anterior filtrado. 8

9 Ten en cuenta estos aspectos al crear la fórmula para utilizar el Filtro avanzado: No pongas el título o rótulo de una columna de la lista como rótulo en el rango de criterios: no pongas ningún rótulo en los criterios o utiliza un rótulo distinto al que utilizas en la lista. Por ejemplo, en este caso los rótulos de los criterios son Límite y Duración, que no son iguales a ningún rótulo de la lista. La fórmula que hay en el rango de criterios tiene que utilizar una referencia relativa para hacer referencia al campo correspondiente del primer registro o utilizar el rótulo de la columna. Las demás referencias de la fórmula deben ser referencias absolutas. En nuestro ejemplo, hemos utilizado el rótulo de columna Días para hacer referencia a las celdas de la lista que están situadas en esta columna. También hubiéramos podido utilizar la referencia relativa F5, para hacer referencia al campo correspondiente del primer registro de la lista (en este caso, la fórmula sería =$A$2<F5). El resultado de la fórmula debe ser VERDADERO o FALSO. Para cada elemento de la lista, si se cumple la fórmula (es decir, si la fórmula devuelve VERDADERO), la fila se mostrará, mientras que si no se cumple la fórmula (su resultado es FALSO), esta fila de la lista no se mostrará al hacer el filtro. Te recomiendo que utilices el Filtro avanzado si vas a establecer criterios en dos o más columnas, con tres o más condiciones en alguna columna o si quieres introducir valores calculados en los criterios. En caso contrario, es más sencillo y rápido utilizar el Filtro. 3. COPIAR DATOS FILTRADOS Utilizando la opción Filtro avanzado, también puedes copiar automáticamente las filas que cumplen los criterios introducidos en otro lugar de la hoja de cálculo. Si has filtrado una lista con el Filtro, la lista resultado se puede copiar y pegar mediante estos comandos. El comando Copiar sólo copiará los datos de la lista que se ven como resultado del filtrado. En el cuadro del diálogo del Filtro avanzado, en el apartado Acción, podemos indicar que el resultado del filtrado se copie en otro lugar. Al seleccionar esta opción, se activa el campo Copiar a, donde se indica el rango destino de la lista filtrada. Copyright Computer Aided Education, S.A. 9

10 Ten cuidado al indicar una sola celda como destino, ya que, si no hay espacio suficiente, las celdas que existen serán reemplazadas con los nuevos valores sin ningún tipo de aviso. Al indicar el rango destino en Copiar a, si especificas una sola celda, las filas que cumplan los criterios se copiarán a partir de esa celda, incluyendo los títulos de las columnas. Si introduces un rango en el campo Copiar a, se copian todas las celdas que quepan en ese rango y, si no hay espacio suficiente, Excel pregunta si se desea pegar las filas restantes. Si el rango que indicas en el campo Copiar a del cuadro del Filtro avanzado tiene algunos de los títulos de columna de la lista, Excel copiará sólo aquellas columnas que coincidan con esos títulos. Si quieres copiar datos en otra hoja de cálculo, la forma más fácil es filtrar la lista en el mismo lugar y después copiar los datos filtrados utilizando el comando Copiar. Para copiar datos en otra hoja distinta en la que está la lista mediante el Filtro avanzado, primero debemos ponernos en la hoja donde queremos que se copien los datos y elegir la orden Filtro avanzado; después indicaremos en el cuadro de diálogo el rango donde está situada la lista y el rango de los criterios, incluyendo la referencia a la hoja origen. Recuerda que, en el cuadro de diálogo del Filtro Avanzado, puedes indicar los distintos rangos de celdas a través del botón Minimizar diálogo ; tras pulsar este botón, puedes ponerte en otra hoja e indicar el rango de celdas adecuado. De esta forma, seleccionando directamente los rangos de celdas con el ratón, es más sencillo establecer estos rangos. 4. TRABAJAR CON LISTAS FILTRADAS Cuando estás trabajando con listas filtradas, algunas de las operaciones de Excel trabajan sólo con las filas visibles. Por ejemplo, al imprimir una lista desde la opción Imprimir del Botón de Office, se imprimen sólo los datos visibles de la lista. 10

11 Las operaciones que están afectadas por el modo filtrar son: La asignación de un formato a las celdas (mediante los controles de la ficha Inicio de la Cinta de opciones o desde el cuadro del Formato de celdas) sólo afecta a las celdas visibles. Operaciones de Borrar, Eliminar y Copiar : sólo actúan sobre las celdas visibles. Al insertar celdas copiadas, sólo se pueden insertar filas enteras. Otra operación que se modifica es la suma automática (Suma o Autosuma ), ya que cuando se está trabajando sobre una lista filtrada, se calcula el total de las filas que se ven. Si luego cambias el criterio de filtrado y, como resultado de esto, cambian las filas visibles, Excel vuelve a calcular el total para ajustarse a la nueva situación. Al trabajar con listas filtradas, puede resultar interesante ordenar la lista (por ejemplo, para insertar subtotales automáticos). Si la lista está filtrada, sólo se ordenan las filas visibles, mientras que las filas que no se muestran no se mueven de su posición inicial. Para ordenar una lista, como ya sabes, únicamente hay que seleccionar la columna y elegir la opción adecuada del botón (en la ficha Inicio) o el comando correspondiente en el grupo de comandos Ordenar y filtrar de la ficha Datos. 5. TRABAJAR CON TABLAS Otra posibilidad es convertir un rango de celdas con datos relacionados en una tabla, que no es más que un conjunto de filas y columnas con datos dispuestos en forma de lista. Hay varias ventajas y que obtenemos al crear una tabla, que hacen más fácil el trabajo con los datos, entre las que destacan: En la fila de encabezado se añaden automáticamente las listas para filtrar u ordenar los datos. Puedes aplicar un estilo de tabla predefinido, para cambiar el formato de la lista rápidamente. Se puede añadir una fila de totales al final de la tabla, Copyright Computer Aided Education, S.A. 11

12 Para designar un rango de celdas como una tabla, ponte en una celda de la lista y pulsa el botón la Cinta de opciones., que está en la ficha Insertar de En el cuadro de diálogo que se muestra puedes indicar el rango de celdas que forman la tabla, y si esta lista tiene una fila con los títulos o rótulos de las columnas. Al seleccionar una tabla, aparece en la Cinta de opciones la ficha contextual Diseño, que tiene varios comandos para trabajar con esta tabla. Lo primero que nos puede llamar la atención al indicar a Excel que este rango es una tabla, es que activa automáticamente el Filtro para las distintas columnas de la tabla. Para añadir una nueva fila o columna a la celda, simplemente tienes que introducir un valor o un texto en una celda que esté situada debajo o a la derecha de la tabla. Al pulsar en la última celda de la tabla se añade una nueva fila en blanco al final de la tabla; si te pones en cualquier celda de la última fila y pulsas, también se añadirá una fila a la tabla. Si la tabla tiene fila de totales, puedes añadir una nueva fila utilizando la tecla. 12

13 Para cambiar el tamaño de una tabla también puedes utilizar el botón de la ficha Diseño de la Cinta de opciones, desde el que se abrirá un cuadro de diálogo donde indicar el nuevo rango de celdas que utilizarás en la tabla. Para cambiar el tamaño de la tabla puedes arrastrar el controlador de tamaño, que está en la esquina inferior derecha de la tabla, hacia arriba, abajo, derecha o izquierda, con lo que podrías incluir o excluir filas y columnas de la tabla. El cursor del ratón te indicará cuando cambiarás de tamaño al arrastrar este controlador de tamaño, cambiado a. Otra característica de las tablas es que disponen de opciones adicionales para seleccionar filas y columnas, aparte de la selección de celdas que ya conoces (arrastrando con el ratón o pulsando en los nombres de filas y columnas de la hoja, por ejemplo): Si pulsas en el borde superior de una columna de la tabla (cuando el cursor del ratón te lo indique cambiando a ), seleccionarás todos los datos de dicha columna de la tabla. Si vuelves a hacer clic, seleccionarás, además de los datos de la columna, el encabezado de la misma. Si pulsas en el borde izquierdo de una fila de la tabla (cuando el cursor del ratón cambie a ), se seleccionará toda la fila de la tabla. Si haces clic en la esquina superior izquierda de la tabla (en este caso, cuando el cursor cambie a ), seleccionarás todas las celdas de datos de la tabla. Si haces clic otra vez, se añadirá a la selección la fila de encabezados de la tabla. También puedes seleccionar toda la tabla (incluida la fila de encabezados), pulsando en cualquier borde externo de la misma (cuando el cursor del ratón te lo indique cambiando a ). En el grupo de comandos Opciones de estilo de tabla de esta ficha Diseño dispones de varias opciones que puedes activar o no, según quieras que se muestre la tabla. Con la casilla Fila de totales puedes mostrar u ocultar la fila Total. Esta fila te permite mostrar el total (u otras funciones) en las columnas de la lista. Para indicar la función que se mostrará en cada columna de la fila Total, ponte en la celda adecuada de esta fila Total, despliega la lista que aparece (pulsando la flecha de la derecha de la celda ) y selecciona la función que quieras. La opción Ninguno no muestra ninguna función, mientras que con Más funciones puedes elegir la función que quieras mostrar en la fila Total. Copyright Computer Aided Education, S.A. 13

14 La opción Fila de encabezado de la ficha Diseño de la Cinta de opciones permite mostrar u ocultar la fila de encabezado de la tabla. Las opciones Primera columna y Última columna muestran estas columnas con un formato especial, para diferenciarlas del resto, mientras que Filas con bandas y Columnas con bandas muestran bandas en las filas o columnas, para que sea más fácil de leer la tabla. Desde el botón (que está en la ficha Inicio de la Cinta de opciones) puedes crear una tabla a partir de un rango de celdas de una hoja de cálculo, aplicando al mismo tiempo el estilo de tabla que selecciones. Desde el botón puedes seleccionar un estilo visual predefinido para la tabla, cambiando el formato de las celdas de la misma (colores, bordes, etc.). El botón permite quitar filas duplicadas de la tabla; en este caso, deberás indicar la columna o columnas en los que se buscará información duplicada. Finalmente, para que Excel deje de tratar al conjunto de celdas como una tabla, pulsa el botón, con lo que se convertirá la tabla en un rango de datos. Como has visto, al crear tablas a partir de rangos de celdas, Excel facilita el trabajar con estos datos, ya que proporciona acceso rápido a varias herramientas y comandos que se suelen utilizar. 14