PROYECTO BASES DE COTIZACIÓN No.

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1 PROYECTO BASES DE COTIZACIÓN No. SERVICIO DE CINCO MIL QUINIENTOS (5,500) TURNOS DE SEGURIDAD, DE LA SIGUIENTE FORMA: 1000 TURNOS DE 8 HORAS, 2800 TURNOS DE 12 HORAS Y 1700 TURNOS DE 15 HORAS, EN DIFERENTES HORARIOS, SOLO PERSONAL DE SEGURIDAD PARA SER UTILIZADOS DE ACUERDO A LA PROGRAMACION DE LOS DIFERENTES EVENTOS QUE SE DESARROLLARAN EN EL PARQUE DE LA INDUSTRIA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2013, Ubicado en la octava calle dos guión treinta y tres de la zona nueve (8ª. Calle 2-33 zona 9) de la ciudad capital de Guatemala. GUATEMALA OCTUBRE 2,012. 1

2 1. OBJETO DE LA COTIZACIÓN El Comité Permanente de Exposiciones, que en el presente documento se identificará como COPEREX, somete a cotización EL SERVICIO DE CINCO MIL QUINIENTOS (5,500) TURNOS DE SEGURIDAD, DE LA SIGUIENTE FORMA: 1000 TURNOS DE 8 HORAS, 2800 TURNOS DE 12 HORAS Y 1700 TURNOS DE 15 HORAS, EN DIFERENTES HORARIOS, SOLO PERSONAL DE SEGURIDAD PARA SER UTILIZADOS DE ACUERDO A LA PROGRAMACIONDELOSDIFERENTES EVENTOS QUE SE DESARROLLARAN EN EL PARQUE DE LA INDUSTRIA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE Ubicado en la octava calle dos guión treinta y tres de la zona nueve (8ª. Calle 2-33 zona 9) de la ciudad capital de Guatemala. El oferente previo a cotizar, debe presentarse a la Oficina de Seguridad de COPEREX para recibir indicaciones relacionadas con los trabajos que se realizarán. 2. CONDICIONES QUE DEBEN REUNIR LOS OFERENTES Los oferentes que estén interesados en participar podrán leer las bases de cotización en la siguiente página de Internet consultando el Número de Operación Guatecompras Los oferentes interesados podrán gestionar el derecho de participación, abocándose al departamento de compras de COPEREX, donde se les hará entrega de la invitación a cotizar (traer sello de empresa) o bajando directamente las bases publicadas en la página dichos formularios. Podrán participar en este evento las personas individuales o jurídicas legalmente autorizadas, en suministrar los Servicio de Seguridad los cuales se utilizaran en el desarrollan en los diferentes eventos que se llevaran a cabo en las Instalaciones del Parque de la Industria durante el año 2013, y deberán demostrar su experiencia de haber cubierto eventos masivos de más de treinta mil personas en adelante y deberán reunir los siguientes requisitos: a) No estar comprendidos en las prohibiciones enumeradas en el Artículo 80 el Decreto del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado. b) No ser deudor moroso del Estado ni de las Entidades a que se refiere el Artículo 1 del Decreto del Congreso de la República Ley de 2

3 Contrataciones del Estado. c) Tener Acuerdo Gubernativo del Ministerio de Gobernación donde se indica que están autorizados para prestar servicios de seguridad. 3. LUGAR Y PLAZO a) Lugar: Los Cuatro mil quinientos (4,500) turnos de Seguridad deberán ser prestados en las Instalaciones del Parque de la Industria Ubicado en la octava calle dos guión treinta y tres de la zona nueve (8va. Calle 2-33 Zona 9), de la Ciudad Capital de Guatemala. De acuerdo a la programación realizada y que sea necesario cubrir las áreas importantes del parque de la industria durante el año 2013 y tomando en cuenta las solicitudes del Departamento de Seguridad. b) Plazo: El plazo para prestar los servicios es del uno (1) de enero al treinta y uno (31) de diciembre REQUISITOS FUNDAMENTALES Son los requisitos que debe cumplir la documentación que ampara la oferta: Los oferentes deberán presentar a la Junta de Cotización por escrito, en sobre cerrado y sellado, ORIGINAL Y UNA COPIA, debidamente archivados y foliados, los siguientes documentos: La Junta de Cotización rechazará sin responsabilidad de su parte, las ofertas que no cumplan con estos requisitos o cuando los precios, calidades y otras condiciones ofrecidas sean inconvenientes para los intereses de COPEREX. La Junta de Cotización podrá requerir a los oferentes el cumplimiento de cualquier requisito formal o no fundamental. a. La oferta debidamente firmada y sellada por el propietario o representante legal de la empresa, debiendo contener: el precio expresado en quetzales, tanto en números como en letras. b. Cuadro de desglose de valores de la oferta. c. Declaración jurada en acta notarial, en la que se haga constar que el oferente no es deudor moroso del Estado ni de las Entidades a que se refiere el Artículo 1 del Decreto del Congreso de la República. 3

4 d. Declaración jurada en acta notarial, en la que se haga constar que el oferente no se encuentra comprendido en las prohibiciones enumeradas en el Artículo 80 del Decreto del Congreso de la República. e. Declaración Jurada en la cual acepta las condiciones de las presentes bases de cotización. f. Garantía de sostenimiento de oferta, mediante fianza, equivalente al cinco (5%) por ciento del valor total de la oferta presentada, incluyendo el impuesto al valor agregado IVA, de conformidad con lo que preceptúa el Artículo 64 del Decreto del Congreso de la República. g. Fotocopia de la patente de comercio de empresa en el caso de ser persona individual, debidamente autenticada por un Notario. h. Fotocopia del patente com ercio de empresa y de sociedad para el caso de ser persona jurídica, debidamente autenticada por un Notario. i. Fotocopia del Formulario de inscripción ante la Superintendencia de la Administración Tributaria (SAT). j. Fotocopia del último recibo de pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA). k. Fotocopia del último recibo de pago del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Que ampara pago Anual, Trimestral o Mensual. l. Constancia de inscripción en el registro de proveedores de la pagina de Internet en la cual conste que se encuentra habilitado para cotizar. m. El Oferente deberá presentar dentro de su expediente de cotización, la constancia de visita a las Instalaciones al Parque, de las áreas y conocer la necesidad del Departamento de Seguridad. n. Documentos que acrediten: Las personería Jurídica del oferente en caso de ser Sociedad Anónima (Escritura Constitutiva, Nombramiento de Representante Legal, Fotocopia completa de la Cedula de Vecindad, los estados financieros que integran el ultimo cierre fiscal, debidamente autenticadas y legalizadas) 4

5 o. Las empresas individuales deben presentar: Fotocopia completa de la Cedula de Vecindad debidamente autenticada. p. Presentar constancias de empresas que acrediten haber cubierto eventos mayores a 30,000 personas en un solo lugar. q. Fotocopia autenticada del Acuerdo Gubernativo de Gobernación donde demuestre la autorización de operar como empresa de seguridad. r. Las empresas interesadas deberán presentar: 1. Documentos que acrediten pago de Fianza de Fidelidad. 2. Documentos que acrediten pago de seguro por responsabilidad civil. 3. Carne del IGSS de cada elemento de seguridad. 4. Otra documentación solicitada por COPEREX. s. Certificación que enumera e identifica a los accionistas, directivos o socios que conforman la entidad, según corresponda. En el caso de las sociedades mercantiles, únicamente podrán participar las que emitan acciones nominativas t. Certificación Bancaria que acredite la titularidad de las cuentas y operaciones bancarias que posee. Para el efecto deberá contener la información siguiente: 1) Identificación del cuentahabiente; 2) Tipo de cuentas que posee en la entidad bancaria; 3) Promedio de cifras antes del punto decimal de los saldos que posee; 4) Tiempo de manejo de la cuenta; 5) Clase de cuentahabientes; 6) Determinación si posee créditos; 7) Saldo del deudor; y 8) Clasificación o categoría del deudor de conformidad con la normativa correspondiente; El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de Normativa de Contrataciones y Adquisiciones emitirá el formulario respectivo que contenga la información detallada. u. Declaración Jurada sobre la inexistencia de conflicto de interés entre el oferente y el Banco que acredite la titularidad de sus cuentas bancarias. 5. REQUISITOS FORMALES Se consideran requisitos formales del presente proceso de Cotización: 5

6 a. Las ofertas deberán presentarse con índice, todas las hojas debidamente numeradas (En letras o en Números) y archivadas, deberán estar cuidadosamente redactados, escritos a máquina, en español, sin errores, omisiones, borrones, raspaduras, enmiendas o adiciones, excepto los que estén debidamente salvados. b. Podrá presentarse una sola oferta. En ningún caso se permitirá a un compareciente la representación de más de un oferente. Quien actúe por si, no puede participar representando a un tercero. Si se determinare la existencia de colusión entre oferentes, serán rechazadas las ofertas involucradas. c. No se aceptarán ofertas que contengan condiciones que modifiquen o tergiversen los documentos de cotización. d. Los oferentes, previo a presentar su oferta, deberán haber examinado y estudiado cuidadosamente los documentos de cotización, además podrán efectuar inspecciones oculares a las instalaciones de COPEREX, e. Si existiera discrepancia entres las cantidades escritas en letras y en números, prevalecerá la cantidad escrita en letras. f. La documentación establecida como requisitos fundamentales, deberá presentarse ordenada y archivada en forma horizontal o vertical para su fácil lectura, respetando el orden indicado en las presentes bases. La Junta de Cotización rechazará sin responsabilidad de su parte, las ofertas que no cumplan con los requisitos o cuando los precios, calidades y otras condiciones ofrecidas sean inconvenientes a los intereses de COPEREX, quien podrá requerir a los oferentes el cumplimiento de cualquier requisito formal o fundamental. 6. FORMA DE PAGO El Pago se hará en quetzales, por medio de cheque, a través de la Tesorería de COPEREX, ubicada en la 8a. Calle 2-33 Zona 9 Parque de La Industria, previo a adjuntar al informe los documentos que amparan los turnos solicitados y prestados, adjuntando el informe enviado al Asesor de Riesgos y Seguridad con su respectiva factura. El pago de los turnos se hará de acuerdo al consumo de los mismos por mes vencido, adjuntando los 6

7 informes correspondientes. 7. LUGAR Y FECHA DE PRESENTACIÓN Y RECEPCIÓN DE OFERTAS Los oferentes deberán presentar directamente a la Junta de Cotización la oferta y demás documentación requerida en original y copia, en sobre cerrado y sellado, haciendo referencia al número de cotización, en Parque de La Industria, ubicado en la 8a. Calle 2-33 zona 9, de la Ciudad de Guatemala. Transcurridos treinta minutos después de la hora señalada para la presentación y recepción de ofertas, no se aceptará ninguna otra oferta y se procederá a la apertura de los sobres que contienen las mismas. Una vez abiertos los sobres que contienen las ofertas se suscribirá el acta correspondiente, en la que se identificarán las ofertas recibidas sin transcribirlas ni consignar en detalle sus precios unitarios, siendo suficiente anotar el monto total de la oferta y el nombre de la empresa. Los miembros de la Junta de Cotización que tendrán a su cargo la recepción y calificación de ofertas, así como la adjudicación de la negociación, numerarán y rubricarán las hojas que contengan las ofertas propiamente dichas. 8. CRITERIOS PARA LA CALIFICACIÓN DE OFERTAS La Junta de Cotización para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable a los intereses de COPEREX, utilizará los criterios indicados en el Artículo 28 del Decreto del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado y demás condiciones que se fijan en los documentos del presente proceso de cotización. Las ofertas serán evaluadas de acuerdo con el siguiente procedimiento: a. Primera Fase: Revisión documental de carácter excluyente, en la cual se comprobará que esté completa la documentación exigida. La falta de alguno de los documentos indicados en el numeral cuatro documentos que debe contener la plica", será causa justificada para rechazar la oferta. b. Segunda Fase: A las ofertas aceptadas en la primera fase les serán aplicados los criterios de calificación siguiente: 7

8 Precio total de la oferta / mejor precio Presentar fotos que demuestren Experiencia De la empresa Aspectos Generales (uniformes, Presentación etc.) Servicios Prestados Total 30 puntos 30 puntos 20 puntos 20 puntos 100 puntos Experiencia de la Empresa: Al Oferente que acredite y demuestre fehacientemente, la mejor experiencia por años de servicio, se le asignarán los puntos correspondientes y deberá presentar el historial de los servicios prestados, del más antiguo al más reciente, el oferente que no cumpla no tendrá calificación, la cual será calificada de la forma siguiente: Más de 20 años 30 puntos De 15 a 20 años 20 puntos De 10 a 15 años 15 puntos De 3 a 10 años 10 puntos Menores de 3 años no aplican Referencia de los Servicios de la Empresa: Para comprobar las referencias de los Oferentes, deberán de adjuntar como mínimo diez cartas de recomendación de empresas a las que hayan prestado sus servicios, con el nombre y número de teléfono de la persona contacto dentro de dicha empresa. En caso de empate: La Comisión de Cotizaciones podrá asignar igual cantidad de puntos a una o varias ofertas si de conformidad con los documentos presentados los oferentes se encuentran en igualdad de condiciones, si es el caso que dos o más oferentes tengan puntuaciones idénticas, la Comisión de Cotizaciones determinará la oferta más conveniente y favorable para los intereses de COPEREX, a través de votación, para lo cual los miembros de la Comisión de Cotización no podrán abstenerse de votar. 9. MODIFICACIONES Previo a la recepción de ofertas, COPEREX en caso fuere necesario, podrá efectuar las modificaciones o adiciones que considere pertinentes a los 8

9 documentos del proceso de cotización, los que se publicarán por medio del Sistema de Guatecompras, tres días antes de la recepción de las plicas. 10. DICTAMENES La Ley de Contrataciones contempla en el Artículo 20 Especificaciones Generales, Técnicas, Disposiciones Especiales y Plano de Construcción, El artículo 21 la Aprobación de los documentos de Licitación, aprobados por la Autoridad Administrativa previo a los Dictámenes Técnicos. El Reglamento en el articulo 5 prevalencia de documentos. Y el artículo 6 Dictámenes. Estos serán emitidos por Personal Especializado que designe la Autoridad Superior, quien aprobara lo actuado. 11. CONSULTAS Cualquier consulta o aclaración relativa al presente proceso de cotización, debe formularse y presentarse por medio del Sistema Guatecompras, dentro del período comprendido entre la publicación hasta tres días calendario antes de la fecha fijada para la recepción de las ofertas; donde se colocarán todas aquellas aclaraciones a los documentos de cotización que se generen en el proceso. Sin embargo, será responsabilidad de los interesados consultar los últimos cambios en dicha página. COPEREX no se hace responsable por fallas en las conexiones o deficiencia de los equipos de cómputo que impidan acceder a los documentos del presente proceso de cotización. 12. JUNTA DE COTIZACION La Junta de Cotización será el único órgano competente para recibir las ofertas, calificarlas y adjudicar la Cotización, tal y como lo establece el artículo 16 de la Ley de Contrataciones del Estado. La Junta de Cotización tomara sus decisiones por mayoría de votos del total de sus miembros, quienes no podrán abstenerse de votar, dejando constancia en acta de lo actuado. 13. ADJUDICACION La Junta de Cotización podrá decidir la adjudicación total o parcial de la compra de bienes y suministros, construcción de obras, de acuerdo a los intereses de COPEREX, tal como lo estipula el artículo 34 de la Ley de Contrataciones del Estado, Dentro del plazo de diez días siguientes a la fecha de recepción de las 9

10 ofertas, la Comisión de Cotizaciones efectuará la adjudicación al oferente que ajustándose a los requisitos y condiciones estipuladas en los documentos del presente proceso de cotización, haya hecho la proposición más conveniente a los intereses de COPEREX. En caso contrario, la Junta de Cotización está facultada para abstenerse de adjudicar. La Comisión también proporcionará una calificación de los oferentes que clasifiquen sucesivamente. En el caso de que el adjudicatario no suscribiere el contrato, la negociación podrá llevarse a cabo con el subsiguiente clasificado en su orden. 14. DERECHO DE PRESCINDIR COPEREX podrá por intermedio de la Autoridad que determina el Artículo 9 del Decreto del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado, prescindir de la negociación en cualquier fase en que esta se encuentre, siempre que lo hagan antes de la suscripción del contrato respectivo. 15. CONTRATO ADMINISTRATIVO Se celebrará el contrato administrativo, de conformidad con el siguiente mecanismo: aprobada la adjudicación por la Autoridad correspondiente de COPEREX, se notificará la resolución al adjudicatario, con el propósito de suscribir el contrato de conformidad con el Artículo 47 del Decreto del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado y 26 del Acuerdo Gubernativo Reglamento del la Ley de Contrataciones del Estado. COPEREX se reserva el derecho de insertar en el contrato todas aquellas cláusulas que considere necesarias para garantizar sus intereses. 16. CONTROVERSIAS Queda entendido que toda controversia relativa al incumplimiento, interpretación, aplicación y efectos del contrato, fianzas, relacionadas con el presente proceso de cotización y la aplicación de la Ley, se someterán a la jurisdicción del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, después de agotada la fase conciliatoria entre las partes y el procedimiento administrativo. 17. CESION DE DERECHOS El Contratista no podrá ceder, vender, gravar, traspasar a terceros, ni disponer en cualquier otra forma de los derechos derivados del contrato o de 10

11 cualquier parte del mismo, títulos o intereses consignados en él. 18. CLAUSULA RELATIVA AL COHECHO: Yo el contratista manifestó que conozco las penas relativas al delito de cohecho así como las disposiciones contenidas en el Capítulo III del Titulo XIII del Decreto del Congreso de la República, Código Penal. Adicionalmente, conozco las normas jurídicas que facultan la Autoridad Superior de la entidad afectada para aplicar las sanciones administrativas que pudieren corresponderme, incluyendo la inhabilitación en el sistema de GUATECOMPRAS. 19. RESCISION DEL CONTRATO COPEREX podrá rescindir el contrato unilateralmente y sin responsabilidad alguna de su parte, y hacer efectiva la fianza correspondiente, si el contratista incurriere en: a) Si el oferente sufriere embargo de bienes o se entablare algún proceso de ejecución en su contra, y otros que a juicio de COPEREX puedan afectar el buen servicio. b) En el caso que el oferente sea declarado en quiebra 11

12 SOLICITUD DE COTIZACIÓN No. CONCEPTO 12

13 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SERVICIO CUATRO MIL QUINIENTOS (5,500) TURNOS DE SEGURIDAD DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2013, DE LA SIGUIENTE FORMA: 1000 TURNOS DE 8 HORAS; 2800 TURNOS DE 12 HORAS Y 1700 TURNOS DE 15 HORAS, EN DIFERENTES HORARIOS; SOLO PERSONAL DE SEGURIDAD. PARA SER UTILIZADOS DE ACUERDO A LA PROGRAMACION DE LOS DIFERENTES EVENTOS QUE SE DESARROLLARAN EN EL PARQUE DE LA INDUSTRIA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS LOS AGENTES QUE CUBRAN LOS TURNOS PORTARAN ARMAS (CORTAS Y LARGAS) CUANDO COPEREX EXPRESAMENTE LO REQUIERA 1. Cada elemento de seguridad deberá de portar como mínimo: linterna, gorgorito, bastón, gas pimienta industrial, radio, capas, botas, sombrillas para cada oficial y chalecos reflectivos por parqueo para tráfico de noche, así como un botiquín de primeros auxilios. 2. Deberá existir comunicación efectiva entre las áreas del parque, por lo que se solicita se incluyan unidades de radio comunicación, dependiendo de la cantidad de elementos así sería la unidades de radio. 3. La empresa Adjudicada deberá nombrar supervisor del evento y coordinar con la Unidad de Seguridad de COPEREX. 4. Estatura mínima del oficial es de 1.60 mts. 5. Utilización de chalecos blindados cuando sea requerido por COPEREX. 6. Utilización de equipo antidisturbios (Gas pimienta, Pistolas Gotcha, Batones eléctricos u otro equipo) cuando sea requerido por COPEREX. Para cualquier duda o información favor de comunicarse a DEPTO. COMPRAS: , Ext. 105 en Horas hábiles. Fax ª. CALLE 2-33 ZONA 9, PARQUE DE LA INDUSTRIA PUERTA No. 2 TOTAL 13

14 SOLICITUD DE COTIZACIÓN No. DATOS DEL OFERENTE CONCEPTO 7. Los turnos se deberán ofertar en forma individual y COPEREX requerirá su cumplimiento según las necesidades que se presenten, por lo tanto, se solicitará el número exacto previo a la realización de cada evento. 8. El oferente debe de considerar horarios hábiles e inhábiles en el cumplimiento del contrato. 9. La cantidad final de turnos puede variar según las necesidades de COPEREX. 10. Si COPEREX, no utiliza todos los turnos, hará efectivo los realmente utilizados. 11. El oferente tiene que considerar la inclusión de un supervisor por cada cinco turnos y elementos solicitados durante cada evento cuando se usen los turnos contratados. 12. COPEREX coordinará el desarrollo de los eventos con el supervisor asignado por la empresa contratada. 13. El personal de la empresa contratada deberá estar perfectamente uniformado y deberá observar normas de buena conducta durante sus horarios de trabajo dentro del Parque de la Industria. 14. El oferente debe de considerar la utilización de personal femenino, el cual será coordinado con la unidad de seguridad de COPEREX, de acuerdo a sus necesidades. 15. Los elementos deben de presentarse alimentados y media hora antes de empezar el turno asignado. 16. Si no se cumpliera con los requisitos mínimos mencionados en los inciso 1, 13, 15, se solicitara el retiro del elemento(s), no se procederá al pago y se realizara un reporte del incidente al Coordinador Administrativo Financiero de COPEREX. 16. Los servicios requeridos se prestaran únicamente dentro de las instalaciones del Parque de la Industria. Para cualquier duda o información favor de comunicarse a DEPTO. COMPRAS: Ext. 105 en Horas hábiles. Fax ª. CALLE 2-33 ZONA 9, PARQUE DE LA INDUSTRIA PUERTA No. 2 14

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