SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES

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1 INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS A LA DIRECCIÓN DE PATROCINIO DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA COORDINACIÓN GENERAL JURÍDICA PERÍODO 1RO. DE AGOSTO 2006 Y 31 DE DICIEMBRE DE 2011 INF. No. AI Planificación de las actividades de la Dirección Jurídica de Patrocinio La Dirección Jurídica de Patrocinio no cuenta con un plan Estratégico y Operativo específico, que facilite el cumplimiento de su misión, debido a que el Ministerio no cuenta con un sistema integral de Planificación, lo que impide evaluar la gestión, cumplida en términos de eficiencia, eficacia y logro de sus objetivos. Al Coordinador General Jurídico 1. Vigilará el cumplimiento de las exigencias requeridas por el sistema GPR, Gobierno por Resultados, a fin de incluir en su planificación las estrategias, objetivos y actividades que faciliten el cumplimiento de su misión. Organización de la Dirección Jurídica de Patrocinio La Dirección Jurídica de Patrocinio no dispone de un registro para el control de la asignación y seguimiento de las acciones judiciales, tampoco se ha realizado la designación escrita de las funciones a cada uno de los servidores que conforman la Dirección, originando que las actividades se realicen a criterio y experiencia de las servidoras y los servidores.

2 Al Director Jurídico de Patrocinio 2. Hasta que se concluya con la estructura del Ministerio de Finanzas y se elabore el Manual de Organización, dispondrá por escrito a un servidor, desarrolle e implemente un registro para el control histórico de los juicios, que entre otros aspectos contenga: número del juicio, fecha de inicio, demandado, demandante, descripción del objeto de la demanda, servidor responsable de la defensa, fecha y descripción de cada acción judicial, estado y cuantía, a fin de que permita conocer en forma inmediata el desarrollo de cada proceso, las acciones presentadas y los servidores responsables, desde el inicio hasta la conclusión y archivo. 3. Vigilará que los servidores de la Unidad a su cargo, cumplan con la designación escrita de funciones dispuestas en memorandos MINFIN-DJP y 0037 de 28 y 29 de junio de 2012 y presenten de manera periódica el avance de las actividades asignadas, con las novedades encontradas. No se emitieron procedimientos escritos de supervisión No se han definido por escrito procedimientos a ser aplicados en la supervisión de las actividades que se desarrollan en la Dirección, la supervisión de los trabajos asignados se realiza con el apoyo al analista en reuniones de trabajo, al momento de su ejecución, lo que ocasiona que el control se cumpla a base de la experiencia y conocimiento de los servidores. Al Coordinador General Jurídico 4. Conjuntamente con el Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, prepare un documento que contenga los procedimientos para la supervisión de

3 los procesos y control de juicios, lo que facilitará el cumplimiento de esta actividad. 5. Una vez aprobados los procedimientos de supervisión, por el Coordinador General Jurídico en el campo técnico y el Coordinador General de Gestión Estratégica en el área de procesos, procederá a implementarlos y vigilará su aplicación. Debe normarse la entrega-recepción de los documentos La entrega de documentos por parte de los funcionarios que se ausentan de manera definitiva o temporal, en su mayoría no se realizan dejando constancia escrita de la diligencia con un inventario pormenorizado, lo que originó que se desconozca la conformidad de los documentos entregados y recibidos. Al Coordinador General Jurídico 6. Cuando el personal a su cargo ha sido removido de sus funciones de manera temporal o definitiva o exista cambio de los custodios de los archivos, exigirá el cumplimiento inmediato del proceso de entrega- recepción de los documentos y registros, dejando constancia en el acta las novedades encontradas, la que deberá ser suscrita por parte de los funcionarios entrante, saliente y jefe inmediato, quienes participaran en esta diligencia. A la Coordinadora General Administrativa Financiera 7. Disponga al Director de Administración del Talento Humano, exija al funcionario que sale de la Institución, que previo a la liquidación de sus haberes, presente el acta de entrega recepción de documentos y registros que estuvieron a su cargo, debidamente legalizada. Expedientes de procesos judiciales deben ser numerados y foliados

4 Algunos expedientes que conforman los procesos judiciales conservan documentos que no están relacionados con un mismo asunto o trámite, además en la Coordinación Regional se observó que los expedientes se encuentran sin identificar, numerar y foliar sus páginas, ni mantienen un orden cronológico y secuencial, lo que dificulta la localización inmediata de los documentos e impide contar con información oportuna para la toma de decisiones y control posterior. Al Coordinador General Jurídico 8. Disponga al Director Jurídico de Patrocinio elabore un Reglamento Interno que guíe, regule el manejo del archivo y entrega recepción de los expedientes, cuidando que entre otros aspectos contenga lo siguiente: a. Cada abogado organizará y mantendrá bajo su responsabilidad, los expedientes que contengan los documentos generados y recopilados en el trámite del juicio asignado. b. Cuando haya concluido el proceso, el responsable deberá numerar y foliar el expediente y entregar por escrito al Archivo de la Dirección. c. Si por cualquier razón un abogado deba ausentarse temporal o definitivamente de la función, entregará mediante inventario suscrito por las partes, al funcionario que designe su jefe inmediato para reemplazarlo en la continuación del trámite. 9. Analice las funciones y actividades que se desarrolla en la Dirección Jurídica de Patrocinio y establezca el número de servidores necesarios para el cumplimiento de sus funciones, a fin de solicitar a la Coordinadora General Administrativa Financiera, asigne el recurso humano requerido.

5 INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR EL MINISTERIO DE FINANZAS DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA PERÍODO Y EL INF. No. AI Plan Anual de Contratación debe contener todas las necesidades de la entidad Planes de Contratación de los años 2010 y 2011, no contienen todos los requerimientos de bienes, por falta de una planificación integral de las necesidades del Portafolio, cambio continuo de autoridades y ausencia de procedimientos que guíen la elaboración del PAC, ocasionando que se realice un elevado número de resoluciones modificatorias al Plan Anual de Contratación. A la Directora de Logística Institucional 1. Conjuntamente con el Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional y Coordinadora General de Planificación, elaborarán los procedimientos para la preparación del Plan Anual de Contratación. Adquisiciones publicadas fuera del plazo, contienen errores y no son finalizadas Adquisiciones efectuadas a través del mecanismo de ínfima cuantía fueron publicadas fuera de los plazos, varios procesos de contratación se subieron al

6 Portal de Compras Públicas con errores y en ciertos casos no se encuentra actualizada la información registrada en el Sistema Nacional de Contratación Pública, por cuanto los servidores de la Dirección de Logística Institucional encargados de los procesos de contratación no fueron capacitados en su funcionamiento; el INCOP no emitió un manual de gestión y transparencia de la información pública que norme el procedimiento de ínfima cuantía; el sistema permitía registrar únicamente el nombre de la máxima autoridad del Portafolio y las autoridades de turno no establecieron procedimientos escritos de supervisión, ocasionando que la información no refleje el estado real de los procesos de contratación para conocimiento de la colectividad. A la Directora de Logística Institucional 2. Dispondrá al servidor encargado de realizar la publicación de los procesos de contratación de Ínfima Cuantía, efectúe mediante la herramienta Publicaciones de Ínfima Cuantía del portal de Compras Públicas, durante el transcurso del mes en el cual se realizan las contrataciones. 3. Solicitará a la Coordinadora General Administrativa Financiera incluya en el Plan Anual de Capacitación del Portafolio cursos de capacitación relacionado con el manejo del Sistema Nacional de Compras Públicas. 4. Designará por escrito, a un funcionario para que efectúe actividades de supervisión y control de los procesos de contratación, verificando que ingresen la información completa y oportuna al portal de compras públicas, durante el proceso de contratación y se registre su finalización a la conclusión del mismo, para lo cual establecerá por escrito los procedimientos a ejecutarse. Proceso de Contratación de Subasta Inversa Electrónica declarado desierto por dos ocasiones

7 El Proceso de Contratación de Subasta Inversa se declaró desierto por dos ocasiones, por cuanto la servidora encargada del mismo desatendió sus funciones al manejar inadecuadamente el portal de compras públicas y el Director Administrativo no realizó la supervisión, ocasionando demora en el proceso de contratación y atención de los requerimientos institucionales. A la Directora de Logística Institucional 5. Supervisará las actividades que cumplen los servidores encargados de los procesos de contratación, a fin de asegurar que su actuación sea eficiente y competente, cuidando se reporte por escrito cualquier novedad, para la toma oportuna de medidas correctivas. Contratos de adquisición de bienes legalizados fuera del plazo establecido Contratos de adquisición de bienes efectuados por el Ministerio no fueron legalizados oportunamente, por cuanto los servidores encargados de recabar la firma del contratista procedieron a notificarlos verbalmente y no por escrito, ocasionando demora en la conclusión de los procesos de contratación y atención a los requerimientos institucionales. A la Coordinadora General Administrativa Financiera 6. Dispondrá a la Directora de Logística Institucional, efectúe el requerimiento de suscripción del contrato al adjudicatario de manera escrita y supervisará que se legalice dentro de los plazos establecidos.

8 Acta de entrega recepción debe contener las características de los bienes realmente recibidos En el acta de entrega recepción, no se registró las características técnicas de los bienes realmente recibidos pues estos son diferentes a los descritos en los pliegos, ni se requirió la firma del proveedor, ocasionando que el inventario de bienes del Ministerio presente diferencias en más y en menos, no obstante los equipos son de mejor tecnología. A la Directora de Logística Institucional 7. Emitirá instrucciones por escrito a los funcionarios encargados de la recepción de bienes, a fin de que se registre en las actas de entrega recepción, las características técnicas de los bienes recibidos y las novedades determinadas las hará constar en este documento. INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LAS REFORMAS Y MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DEL GOBIERNO CENTRAL DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA SUBSECRETARIA DE PRESUPUESTOS PERÍODO Y INF. No. AI Informes de sustento de las reformas presupuestarias no contienen la justificación de la necesidad y su impacto

9 Los Informes de sustento de las reformas presupuestarias no contienen la justificación de la necesidad y su impacto, debido a que los servidores de la Subsecretaría de Presupuestos no disponen de la información necesaria para ello, lo cual impide conocer si las decisiones fueron adecuadas y necesarias. Al Subsecretario de Presupuesto: 1. Solicite a la Subsecretaria de Innovación de las Finanzas Públicas, desarrolle en el sistema e-sigef, una opción que permita incluir los documentos que las instituciones disponen como sustento de las solicitudes de reformas presupuestarias. 2. Solicite a las autoridades de las instituciones públicas, que entre los documentos que sustentan las solicitudes de reformas presupuestarias, se incluya uno que contengan los justificativos de la necesidad debidamente motivada y autorizada por la autoridad competente. 3. Disponga a los Directores Nacionales de Ingresos, Egresos Permanentes y No Permanentes que previo a la validación de las resoluciones en el sistema e- Sigef, verifiquen que los informes, contengan el análisis justificativo de la reforma y su impacto en la ejecución de los programas que se afectan y a la programación financiera cuatrimestral vigente. Elevado número de resoluciones de reformas presupuestarias Elevado número de resoluciones presupuestarias, así como de solicitudes rechazadas o descartadas, originadas en la planificación y gestión de cada entidad, ocasionan una excesiva carga operativa a los analistas y a las autoridades de la Subsecretaría de Presupuestos, limitando el tiempo para el cumplimiento de sus funciones.

10 Al Subsecretario de Presupuestos: 4. Emita estrategias, políticas y procedimientos que limiten la presentación de las solicitudes de modificaciones presupuestarias por parte de las entidades públicas. 5. Disponga a los Directores Nacionales de Ingresos, Egresos Permanentes y No Permanentes, que con el asesoramiento de la SENPLADES, analicen el comportamiento de las instituciones en la gestión de planificación y presupuesto a fin de elaborar y difundir un plan de capacitación para las Instituciones que conforman el Presupuesto General del Estado, que les permita reforzar los conocimientos en estas áreas. 6. Solicite al Coordinador General de Gestión Estratégica que conjuntamente con los Directores Nacionales de Ingresos, Egresos Permanentes y No Permanentes, elaboren los procedimientos que faciliten a las entidades presentar las solicitudes de modificaciones presupuestarias, acorde con las estrategias y políticas emitidas por el Subsecretario de Presupuesto. Ausencia de control en la emisión de resoluciones presupuestarias del año 2009 De las 198 resoluciones pendientes de revisión en el examen especial a las fases presupuestarias del Presupuesto General del Estado, ejecutado en el 2009, 32 no se emitieron y de 7 no se localizó la documentación en el Archivo de la Subsecretaría. Tampoco se localizó un registro que indique las razones de la ausencia de los documentos y la no utilización de los números restantes, debido a ausencia de control de un sistema de archivos, hechos que dificultan la verificación posterior. El Subsecretario de Presupuestos:

11 7. Dispondrá a los Directores Nacionales de Ingresos, Egresos Permanentes y No Permanentes, según corresponda, recaben la documentación que sustentan las resoluciones detalladas en Anexo 3, conformen los expedientes, numeren y entreguen por escrito al Archivo de la Subsecretaría. 8. Dispondrá al responsable del Archivo, efectúe el control numérico de las resoluciones presupuestarias, verifique los documentos recibidos y comunique periódicamente por escrito las novedades encontradas, a fin de adoptar los correctivos oportunos. 9. Vigile que la empresa consultora que está implantado el Sistema Integral de Archivos, considere las necesidades de la Subsecretaría de Presupuestos.

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