Características Generales del Objetivo Evaluado

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1 Características Generales del Objetivo Evaluado La Dirección de Finanzas, de conformidad con el Decreto Nº 667, publicado en Gaceta Oficial Número Extraordinario 1934 de fecha , sobre la nueva estructura organizativa de la Administración Pública Central del Ejecutivo Regional y el Manual de Organización, Normas y Procedimientos, aprobado mediante Resolución Nº 225 de fecha 29 de noviembre de 2012, tiene por objeto y misión planificar, coordinar, dirigir, ejecutar y controlar las políticas financieras del estado Táchira, con el fin de optimizar los recursos a través de su correcta adecuación y racionalización mediante la utilización de mecanismos que conduzcan a una gerencia participativa, basándose en los lineamientos estratégicos nacionales y regionales, fundamentados en el marco legal vigente, y su Visión ser el ente rector de las políticas financieras y tributarias con el fin de administrar eficientemente los fondos públicos del Tesoro Estadal, bajo los principios de equidad, honestidad y racionalidad, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, a fin de lograr la distribución justa y equitativa de los mismos, en pro del beneficio de la colectividad habitante en el Estado Táchira y del desarrollo social y económico de la Región. Entre sus atribuciones principales, son de su competencia la coordinación y centralización del sistema contable de conformidad con lo pautado por la Contraloría General de la República, a través de la Publicación Nº 20 INSTRUCCIONES Y MODELOS PARA LA CONTABILIDAD FISCAL DE LOS ESTADOS DE LA REPÚBLICA, dictada mediante Resolución cg-05 de fecha 16 de mayo de 1980, publicada en Gaceta Oficial de la República de Venezuela, Nº Extraordinario de fecha Alcance y Objetivo Específico La presente actuación fiscal se efectuó conforme a las Normas Generales de Auditoría de Estado, dictadas por la Contraloría General de la República, y la misma se orientó hacia la revisión de los saldos de las cuentas que conforman el Balance General de la Hacienda Pública Estadal, correspondiente al ejercicio fiscal 2013; examinándose los registros a través de los libros contables principales (Diario y Mayor) y libros auxiliares de Bancos (movimientos de tesorería), que sirven de base para su elaboración, siendo objeto de 1

2 evaluación y verificación mediante muestra selectiva, la conformación de los saldos de las siguientes cuentas: Cuentas del Tesoro: ACTIVO: 102 Tesorería del Estado. Asimismo lo concerniente a la verificación de los pagos realizados durante el tercer y cuarto trimestre del año objeto de análisis por concepto de Aportes Patronales y retenciones sobre Seguro Social Obligatorio (S.S.O), Fondo de Contingencia de Régimen Prestacional de Empleo (R.P.E), Fondo Especial de Jubilaciones y Pensiones y Ley de Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat del personal Administrativo de la Gobernación del estado Táchira; 110 Fondos del Situado Coordinado, conformada por doce (12) cuentas bancarias y cheques en custodia, verificándose mediante muestra selectiva los registros y movimientos financieros, 126 Fondos en Avance, la cual fue examinada en un 100%; 132 Fondos de Terceros, seleccionándose muestra examinada la totalidad de las doce (12) cuentas bancarias que la integran, PASIVO: 103 Gastos por Pagar, representado por los gastos causados y no pagados al cierre del ejercicio. De igual forma, se realizó la verificación y cotejo de los saldos reflejados en el Balance General, de las cuentas del Tesoro y de la Hacienda, con los presentados y mostrados en el Arqueo de Fondos, Obligaciones y Demás Valores Existentes en la División de Tesorería, al cierre del Ejercicio Fiscal y el análisis comparativo de los saldos de las cuentas objeto de evaluación en la presente actuación fiscal, contenidas en el Balance General de la Hacienda Pública Estadal, correspondiente a los ejercicios económicos financieros Se estableció como objetivos específicos: verificar el cumplimiento de la normativa legal y sublegal aplicable sobre los registros contables; así como la uniformidad y oportunidad de las operaciones financieras y presupuestarias y determinar la sinceridad y exactitud de los saldos reflejados sobre las cuentas del Balance General de la Hacienda Pública Estadal, examinadas al cierre del ejercicio económico financiero 2013, que forman parte del estado financiero. Observaciones Relevantes 1.- Se evidenció que el Manual vigente de la División de Contabilidad Fiscal, aprobado mediante Resolución Nº 839 de fecha , no contiene normas y procedimientos para el registro contable y control de la cuenta del tesoro 103 Gastos por Pagar. Situación contraria a lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control Fiscal, en su artículo 37. Igualmente, con lo previsto, en la Resolución Nº 2

3 sobre las Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República; en su artículo 6, Situación motivada a debilidades por parte de la División de Contabilidad Fiscal, en cuanto a los pasos y condiciones que deben cumplirse para el registro de las operaciones sobre esta cuenta del pasivo, ocasionando que las actividades realizadas por los funcionarios se ejecuten sin un procedimiento formalmente establecido para su contabilización. 2.- Se evidencio que la retención y aporte patronal mensual, sobre el Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (F.A.O.V) del personal de la Gobernación del Estado Táchira, correspondiente al ejercicio fiscal 2013, y pertenecientes a Fondos de Terceros por un monto de Bs ,64 no fueron pagados dentro del lapso legal establecido ante el ente recaudador, es decir, Banco Nacional de Vivienda y Hábitat. Situación contraria con lo establecido en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat, en el TÍTULO III DEL FONDO DE AHORRO OBLIGATORIO PARA LA VIVIENDA, artículo 31, Recaudación de los Aportes del Ahorro Obligatorio, situación motivada por debilidades de control, en cuanto al manejo de los recursos que corresponden a los trabajadores lo que trae como consecuencia que no se garanticen los derechos laborales, al no estar los trabajadores amparados por los beneficios de la seguridad social consagrados en la carta magna. Conclusiones Sobre la verificación del cumplimiento de la normativa legal y sublegal, aplicable sobre los registros contables; así como la uniformidad y oportunidad de las operaciones financieras y presupuestarias sobre las cuentas examinadas, se determinó en la muestra selectiva, que las mismas se ajustan a la Publicación Nº 20, sobre las Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República, dictada por la Contraloría General de la República; así como a las Normas Generales de Contabilidad del Sector Público. No obstante en la evaluación de sus sistemas contables, se evidenciaron debilidades de control interno, en lo concerniente, a la no existencia de normas y procedimientos en el Manual de la División de Contabilidad Fiscal, que incluyan los pasos y condiciones que deben ser aprobados para el registro contable de la cuenta 103 Gastos por Pagar. 3

4 Asimismo, examinada la cuenta contable 102 Tesorería del Estado, se evidenció en lo relativo al control de la retención y aporte mensual del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (F.A.O.V) del personal de la Gobernación del Estado, debilidades de control, al determinarse que no son realizados los pagos ante el BANAVIH, dentro de los lapsos legales establecidos, toda vez que lo correspondiente al ejercicio fiscal 2013, fueron efectuados en el año 2014, según la información suministrada a la comisión auditora. Igualmente se determinó que aún persiste la debilidad de control sobre la cuenta contable 126 Fondos en Avance, al encontrarse saldos de órdenes de pago aun pendientes de su rendición y/o reintegro de los sobrantes no gastados por parte de sus cuentadantes, situación esta contraria a lo establecido en las Disposiciones Generales de la Ley de Presupuesto, así como del Reglamento N 3 de la Ley de la Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira, sobre el Manejo de los Fondos en Avance, Fondos en Anticipos y Cajas Chicas. En cuanto a la sinceridad y exactitud de los saldos reflejados sobre las cuentas del Tesoro examinadas al cierre del ejercicio fiscal 2013, y contenidas en el estado financiero del Balance General de la Hacienda Pública Estadal, luego de analizadas mediante muestra selectiva, las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras, se determinó que los saldos presentados por la Dirección de Finanzas y la División de Contabilidad Fiscal, se corresponden con los soportes y documentos que justifican las mismas Recomendaciones 1.La División de Contabilidad Fiscal, deberá elaborar e implementar normas y procedimientos para el establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento de sus sistemas de control interno administrativo y contables, en lo concerniente a la inclusión de los pasos y condiciones que deben cumplirse en el registro contable de la cuenta 103 Gastos por Pagar ; con el firme propósito de que las actividades inherentes a la misma sean realizadas por los funcionarios responsables con apego al marco legal establecido en la Ley de la Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira y sus Reglamentos; así como acordes a las instrucciones y modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República y las Normas Generales de Control Interno y de Contabilidad del Sector Público, dictadas por la Contraloría General de la República. 4

5 2. La Dirección de Finanzas en coordinación con la División de Contabilidad Fiscal deberá implementar los mecanismos de control interno, con la finalidad de que se realice el debido control, seguimiento y pago de la deuda pendiente y en los lapsos establecidos, del aporte patronal y retención mensual del funcionario, ante el Fondo Obligatorio para la Vivienda (F.A.O.V.); de tal forma que se logre actualizar los mismos, a los fines de que los funcionarios puedan disfrutar de este beneficio indispensable y necesario para la adquisición de vivienda principal y créditos de mejoras a vivienda, garantizando de esta forma una gestión eficaz y eficiente de los recursos. 5

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