Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Metodología para preparar los planes anuales de compras y contrataciones

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1 I -IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: MA-PACC-01 Objetivo(s) : MANUAL SOBRE LA METODOLOGÍA PARA PREPARAR LOS PLANES ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Realizar los planes anuales compras y bienes, servicios y obras por parte las Entidas comprendidas en el ámbito aplicación la presente Ley. Alcance: Abarca todas las compras y bienes, servicios y obras que en un periodo no mayor 12 meses, realicen las Entidas Contratantes para concretar los proyectos y programas que formularon en su Plan Operativo Anual (POA). Referencia Normativa: Constitución la República Dominicana. RD-CAFTA. Ley No , sobre Compras y Contrataciones Públicas Bienes, Servicios Obras y Concesiones, y sus modificaciones contenidas en la Ley No Reglamento Aplicación la Ley, aprobado mediante Decreto No Ley No , Libre Acceso a la Información Pública. Por las normas emitidas por el Órgano Rector l Sistema Nacional Compras y Contrataciones Públicas. Ley Orgánica Presupuesto para el sector público No fecha diecisiete (17) noviembre dos mil seis. Plazos Involucrados: Plazo Legal: El Plazo finido por el Estado para la presentación l Presupuesto. Plazo para difusión l plan: 5 días spués aprobado el plan. Metodología PACC Página 1 9

2 II -ESPECIFICACIONES GENERALES: RESPONSABLE DEL PROCESO: AREA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO O SU EQUIVALENTE. Unidas Operacionales Involucradas: Máxima Autoridad Ejecutiva. Área Planificación y Desarrollo. Unidas Requirentes. Dirección Administrativa Financiera o su equivalente. Unidad Operativa Compras y Contrataciones. Oficina Acceso a la Información (OAI). Políticas y Otras Observaciones: Para iniciar con el proceso elaboración la planificación las compras y, es imprescindible que la Institución cuente con unos referentes estratégicos consensuados, misión, visión y Plan Estratégico. Todo el sistema planificación be estar orientado a lograr estos referentes estratégicos. El Plan Estratégico Institucional berá estar alineado con el Plan Operativo Anual. Las compras y serán las contempladas en el Plan Anual Compras y Contrataciones. Las compras y berán estar orientadas hacia la satisfacción las necesidas los clientes internos la Institución, la ciudadanía y los proveedores l Estado. El Plan Anual Compras y Contrataciones berá ser coherente con el Plan Operativo y Estratégico la Metodología PACC Página 2 9

3 III -DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Fecha máxima para la presentación l presupuesto la Entidad. Plan Estratégico la Plan Operativo la PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Máxima Autoridad Ejecutiva Dpto. Planificación y Desarrollo o su equivalente 01. Fase Inicio. El proceso se inicia con la cisión la Máxima Autoridad Ejecutiva, quien mediante Resolución administrativa, orna la elaboración l Plan Anual Compras y Contrataciones, signa como responsable lirar el proceso al Departamento Planificación y Desarrollo o si equivalente y asigna un equipo trabajo conformado por un representante cada Unidad Requirente la Resolución Administrativa la Máxima Autoridad Ejecutiva la Institución, ornando el inicio l proceso elaboración l PACC. Equipo signado. Fecha máxima para la presentación l presupuesto la Entidad. PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Dpto. Planificación y Desarrollo o su equivalente Equipo Trabajo Designado Cronograma Trabajo. Plan Estratégico la 02. Determinación un cronograma trabajo. Plan Operativo la En esta fase se va a terminar el cronograma trabajo, respecto al inicio y final la planificación las compras y la El Departamento Planificación y Desarrollo conjuntamente con el equipo trabajo signado, berá establecer los diferentes periodos tiempo que ben ser consirados para lograr tener éxito en la planificación. Deberán asignar el tiempo que crean necesario invertir en cada uno los periodos para lograr su cometido. Metodología PACC Página 3 9

4 Misión institucional. Visión institucional. Plan Estratégico la Plan Operativo la Cronograma Trabajo. PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Dpto. Planificación y Desarrollo Equipo Trabajo Designado 03. Análisis y diagnóstico l plan estratégico institucional y plan operativo anual. El Departamento Planificación y Desarrollo conjuntamente con el equipo trabajo signado berá realizar un análisis y diagnóstico l plan estratégico y operativo anual. Deberán intificar todos los referentes estratégicos y los compromisos asumidos en el plan operativo la Institución, intificando posibles incoherencias y errores que no permitan obtener los resultados esperados. Luego obtenida la coherencia entre el Plan Estratégico Institucional y el Plan Operativo, el equipo trabajo podrá obtener toda la información necesaria para obtener el Plan Anual Compras y Contrataciones y la asignación presupuestaria requerida. Análisis y diagnóstico l Plan Estratégico Institucional y Plan operativo anual. Plan Estratégico Institucional y Plan operativo anual actualizado. Plan Estratégico la Institución actualizado. Plan Operativo la Institución actualizado. Cronograma Trabajo. Historial gastos. PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Dpto. Planificación y Desarrollo Equipo trabajo Almacén y suministro 04. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES. Correspon al Departamento Planificación y Desarrollo, conjuntamente con el equipo trabajo asignado y almacén y suministro elaborar una lista bienes, servicios y obras que requiere la Institución para el cumplimiento las actividas plasmadas en el Plan Estratégico Institucional y el Plan Operativo Anual. Listado los requerimientos intificados para elaborar el PACC. Metodología PACC Página 4 9

5 Listado requerimientos intificados. Formulario estándar SNCC.F.053 Cronograma Trabajo. único No. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES. RESPONSABLE(S): Dpto. Planificación y Desarrollo Unidad Operativa Compras y Contrataciones Unidas requirentes 05. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES PRELIMINAR POR UNIDAD REQUIRIENTE. Los Planes Anuales Compras y Contrataciones preliminares todas las unidas Requirentes la Cada Unidad Requirente la Institución be confeccionar los Planes Anuales Compras y Contrataciones Preliminares, finiendo sus necesidas partamentales conforme sus actividas plasmadas en el Plan Operativo Anual. Para ello, el Encargado la Unidad Requirente, scargará el formulario No. SNCC.F.53 y completará los siguientes campos: Descripción la compra o contratación; Unidad Medida; Cantidad total las necesidas intificadas; y Las fechas necesidad El Área Planificación y Desarrollo o su equivalente, será el responsable darle seguimiento a las Unidas Requirentes para la entrega todos los Planes Anuales Compras y Contrataciones preliminares y a su vez custodiarlos hasta iniciar la fase codificación y consolidación requerimientos. El Encargado la Unidad Requirente, berá remitir al Área Planificación y Desarrollo sus Planes Anuales Compras y Contrataciones preliminares para su la codificación y consolidación todos los requerimientos. Catálogo bienes y servicios. Planes Anuales ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES. RESPONSABLE(S): Dpto. Planificación y Desarrollo Unidad Operativa Compras y Contrataciones PACC preliminar consolidado la Metodología PACC Página 5 9

6 Compras y Contrataciones preliminares elaborados por cada Unidad Requirente. Formulario estándar SNCC.F.053 único No. 06. CODIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Y CONSOLIDACIÓN DE NECESIDADES. El Área Planificación y Desarrollo o su equivalente, realizará una revisión formal coherencia los Planes Anuales Compras y Contrataciones preliminares entregados por cada Unidad Requirente la Institución, intificando si los mismos cuentan con toda la información mínima requerida a los fines evitar los problemas comunes que se puedan presentar: - Demora o imprecisión los usuarios en la entrega información. - Falta información. - Estimación en base a la compra v/s la manda. - Falta análisis oportunidas. - Falta mecanismos programación actividas. - Falta mecanismos seguimiento y evaluación. El Área Planificación y Desarrollo o su equivalente junto a la Unidad Operativa Compras y Contrataciones procerá a consolidar los Planes Anuales Preliminares cada Unidad Requirente por tipo bien, servicio u obra. Deberán completar toda la información restante en el Formulario Único Estándar No. SNCC.F.053 para obtener el Plan Anual Compras y Contrataciones finitivo. Y codificar en base al Catálogo Bienes y Servicios diseñado por la Dirección General Contrataciones Públicas. Previo a la aprobación por parte la Máxima Autoridad Ejecutivo, el Área Planificación y Desarrollo o su equivalente berá realizar la verificación final l documento l Plan Anual Compras y Contrataciones. Proyecto PACC. PACC preliminar consolidado la APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES RESPONSABLE(S): PACC aprobado por la Máxima Autoridad y alineado al Metodología PACC Página 6 9

7 PEI POA Sistema Nacional Compras y Contrataciones Públicas Máxima Autoridad Ejecutiva Área De Planificación Y Desarrollo Oficina De Libre Acceso a la Información (OAI) 07. APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Se presenta el PACC a la Máxima Autoridad Ejecutiva para su aprobación. Si hay necesidad realizar ajustes al Plan Anual Compras y Contrataciones, se procerá a la remisión l mismo al Área Planificación y Desarrollo o su equivalente para que conjuntamente con la Unidad Operativa Compras y Contrataciones realizar los ajustes correspondientes. Una vez aprobado el Plan Anual Compras y Contrataciones, la Máxima Autoridad Ejecutiva, remite a la Oficina Libre Acceso a la Información el mismo a los fines que proceda a su difusión a través l portal web administrado por el Órgano Rector, biendo ser obligatorio a su vez, su publicación a través los diferentes portales institucionales. Del mismo modo, la Máxima Autoridad Ejecutiva envía el Plan Anual Compras y Contrataciones, al Área Planificación y Desarrollo o su equivalente a los fines que pueda ejecutar la fase seguimiento y monitoreo y por último a la Dirección Administrativa y Financiera para su remisión a la Dirección General Presupuesto (DIGEPRES) y se inicien los trámites asignación presupuestaria. Es una práctica común que el presupuesto la Institución, se vea reducido al momento ser presentando ante la Dirección General Presupuesto (DIGEPRES) para su aprobación. Esta reducción en el presupuesto da como resultado que el Plan Operativo Anual la Entidad se vea afectado directamente, posiblemente en una reducción la cobertura los programas, proyectos y obras la Entidad como también pue llegar a ocurrir, en el peor los casos, la eliminación total alguno ellos. Si esto ocurre, el PACC be ser modificado y armonizado con las partidas presupuestarias aprobadas. Presupuesto otorgado por DIGEPRES Metodología PACC Página 7 9

8 PACC Definitivo SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES RESPONSABLE (S): Área De Planificación Y Desarrollo Método Sistemático seguimiento al Plan Anual Compras y Contrataciones. 08. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Correspon al Área Planificación y Desarrollo la institución, monitorear el fiel cumplimiento l Plan Anual Compras y Contrataciones. El Plan Anual Compras y Contrataciones be ir acompañado un método sistemático que explique cómo, cuándo y quién va a hacer el seguimiento l mismo. Conclusiones l seguimiento l Plan Anual Compras y Plan Anual Compras y Contrataciones revisado. FLUJOGRAMA DEL PROCESO: Indicadores Desempeño EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS PORCENTAJE DE AHORRO EN LAS COMPRAS GUBERNAMENTALES PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ADQUISICIONES REALIZADAS DESVIACIONES AL PLAN ANUAL DE COMPRAS PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN POR RUBRO PORCENTAJE DE TIPO DE DE SELECCIÓN UTILIZADO IV - CREACIÓN: Fecha Realizado por: Aprobada Por: 4 Septiembre Referencia: Dpto. Políticas, Normas y Procedimientos. Firma: DRA. YOKASTA GUZMÁN S. Directora General Contrataciones Públicas Nombre Cargo Metodología PACC Página 8 9

9 V - CONTROL DE CAMBIOS: No. Fecha Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias. 1 Realizada por: Dpto. Políticas, Normas y Procedimientos. Aprobada por: DRA. YOKASTA GUZMÁN S. Directora General Contrataciones Públicas No hay nada escrito spués esta línea Metodología PACC Página 9 9

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