MANUAL DE USUARIO CONTABILIDAD. Contabilidad Página 1 de 26

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1 MANUAL DE USUARIO CONTABILIDAD Contabilidad Página 1 de 26

2 ÍNDICE 1. Introducción 1.1. Generalidades 1.2. Flujo de movimientos 2. Configuración General 2.1. Tipo de cambio Salarios mínimos por zona Zonas de impuestos Tabla de INPC. 3. Configuración Nómina Propiedades de la nómina Nivel Empresa Nivel Empleado Nivel Categoría Puestos. 4. Nómina 4.1. Alta de empleado en catálogo Alta de empleado en Recursos Humanos Incidencias Evaluación de empleados Nómina. 5. Contabilidad Pólizas Generador de pólizas Cierre de mes Traspaso de acumulados. Contabilidad Página 2 de 26

3 INTRODUCCIÓN GENERALIDADES Los módulos administrados por el departamento de Contabilidad son Activo Fijo, Nómina, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Gastos. Dichos módulos engloban gran parte de la administración de la empresa volviéndose la base de la operación o bien llamado el backoffice. Por esta razón los usuarios deberán tener especial cuidado en las actividades involucradas ya que esto depende la información que se genera a la Dirección General para el apoyo a la toma de dediciones estratégicas. Contabilidad Página 3 de 26

4 ANTECESOR MÓDULO DE ACTIVO FIJO SUCESOR Anticipo Entrada Compra Asignación Depreciación Gasto por depreciación Devolución Factura Cobro CAPITAL Aumento Capital Solicitud de depósito Disminución de Capital Solicitud de Cheque Contabilidad Página 4 de 26

5 CONFIGURACIÓN Tipo de cambio Contabilidad Página 5 de 26

6 La pantalla de Tipo de Cambio maneja dos columnas que serán útiles para la configuración de los dos tipos de cambio utilizados por Harley-Davidson. El bancario para Ventas y Cuentas por Cobrar y el DOF para Compras y Cuentas por Pagar. Tipo de Cambio General: Tipo de cambio DOF Tipo de Cambio Venta: Tipo de cambio bancario. Salarios mínimos por zona El salario mínimo por zona económica se configura desde el siguiente menú, debiendo ponerse el salario por cada una de las zonas económicas A, B y C. Contabilidad Página 6 de 26

7 Configuración de Zonas de Impuestos La tasa por zona de impuestos se configure desde Configurar / Otros / Zonas de Impuestos, presentando la siguiente pantalla, donde el Impuesto Base es la base de la zona Normal. Contabilidad Página 7 de 26

8 Configuración de tabla de Impuestos (ISR, Crédito al Salario, Subsidio Acreditable) Contabilidad Página 8 de 26

9 De la lista de tablas, se selecciona la tabla a editar y se da clic en el botón Editar Tabla. Para editar la tabla existen 4 columnas: - Límite inferior. - Límite Superior. - Cuota Fija - Porcentaje. Al terminar de capturar los datos se da clic en el botón Guardar y Cerrar. Contabilidad Página 9 de 26

10 Configuración de la tabla de INPC Se selecciona la tabla de INPC y se da clic en el botón Editar Tabla. Contabilidad Página 10 de 26

11 La tabla de INPC está compuesta por los campos: - Período. - Mes - Importe. Si se requieren dar de alta los períodos de otro ejercicio se da clic en el botón Ejercicio y se selecciona el ejercicio correspondiente. CONFIGURACIÓN DE NÓMINA Propiedades de la nómina Nivel Empresa Contabilidad Página 11 de 26

12 Se selecciona la empresa que administra la nómina (ISAG). Se selecciona el menú Edición / Propiedades de Nómina Se busca la propiedad y se le da el valor correcto. Contabilidad Página 12 de 26

13 Nivel Categoría (Sucursal) Contabilidad Página 13 de 26

14 Se selecciona la categoría que será editada y se da clic en el botón Propiedades. Se realiza la búsqueda de la categoría a editar y posteriormente se ingresa el nuevo valor. Al finalizar se da clic en el botón Guardar. Contabilidad Página 14 de 26

15 Nivel Empleado Contabilidad Página 15 de 26

16 Puestos Para el alta de nuevos puestos se ingresa desde el registro de algún empleado en el menú Maestros / Puestos. Contabilidad Página 16 de 26

17 Alta de empleado en catálogo Para dar de alta a un nuevo empleado dentro del catálogo de empleados se debe ingresar de la siguiente forma: NOTA: EL EMPLEADO QUE SEA DADO DE ALTA DEBE ESTAR CON LA MISMA CLAVE EN LOS CATÁLOGOS: - Clientes - Proveedores. - Agentes - Personal. Para esto se recomienda que se de de alta en el catálogo de clientes y en la pestaña de perfiles se indique en qué otros catálogos se dará de alta. Contabilidad Página 17 de 26

18 Alta de empleado en módulo de Recursos Humanos. En el módulo de Recursos Humanos se debe genera un movimiento Nuevo llamado ALTAS. Contabilidad Página 18 de 26

19 El movimiento requiere que se llenen los siguientes datos: Movimiento: Altas Moneda: Pesos. Fecha Emisión: Día del registro de alta. Concepto: Contratación Persona: Clave del empleado (se da previamente en el catálogo de empleados). Departamento. Puesto. Categoría. Reporta a: Clave del empleado a quien reporta el empleado. Centro de Costos: Centro de Costos al que pertenece el empleado. Fecha de Antigüedad: Primer día de labores del empleado. Fecha Alta: Fecha de alta en el sistema. Tipo de contrato: Tiempo Definido, Tiempo Indefinido Vencimiento: Sólo en el caso de que se a tiempo definido. Tipo de Período: Quincenal. Jornada: Horario de labores del empleado. Sucursal Trabajo: Sucursal a l que pertenece el empleado, sin embargo si se trata de empleados de empresas distintas a BMC se selecciona la sucursal 6. Tipo de Sueldo: Fijo, Variable, Mixto. Sueldo Diario: Sueldo Diario del empleado. Una vez capturados los datos se da clic en el botón Concluido. afectar para que el movimiento quede en estatus Incidencias. Las incidencias se capturan empleado por empleado pudiendo seleccionar varios a la vez, dentro de las incidencias están: - Aumento de vacaciones (que se genera a partir de correr la nómina. - Comisiones. - Descuento Factura. - Descuento Préstamo. - Día Descanso Laborado. - Domingos laborados. - Faltas - Gratificación. - Horas extra - Incapacidades - Otras Deducciones - Otras Percepciones - Préstamo personal. Contabilidad Página 19 de 26

20 - Evaluaciones Para el cálculo de comisiones de vendedores es necesario que el gerente de la sucursal donde labora el cliente evalúe al empleado de acuerdo a las políticas de la empresa. Contabilidad Página 20 de 26

21 Nómina Al cierre de cada período es necesario correr un movimiento llamado nómina en el módulo de Nómina. a) A este movimiento es necesario darle click en el botón afectar para que abra la pantalla que se muestra en la parte superior. b) Se deben seleccionar a los empleados que se les correrá la nóimina. c) Seleccionar en el botón Fecha la fecha inicio del período a calcular. d) Seleccionar con el botón Todos a los empleados y posteriormente dar clic en el botón GENERAR. e) Al terminar se calcula un borrador. El movimiento en borrador debe ser revisado por el Contador General y posteriormente Afectar para concluir el movimiento. Contabilidad Página 21 de 26

22 CONTABILIDAD Pólizas Las pólizas generadas de los diferentes módulos se ven reflejadas en el módulo de Contabilidad. Las diferentes pólizas que se generan son: - Diario. - Ingreso. - Egreso. - Cierre. Una póliza está compuesta por los campos: Movimiento: Ingreso, Egreso, Diario y Cierre. Fecha Emisión. Fecha que el sistema envía desde el módulo correspondiente. Fecha Contable: Fecha en que afecta el saldo contable de las cuentas descritas en el detalle. Concepto: Concepto del movimiento en el módulo origen. Observaciones: Nombre y Consecutivo del movimiento. Cuenta: Clave de la cuenta contable. Concepto: Concepto del movimiento en el módulo origen. Debe: Cargo a la cuenta. Haber: Abono a la cuenta. Sucursal: Sucursal que originó el movimiento del que depende la póliza. El módulo de contabilidad por sí solo se utilizará en casos en que se requiera por cuestiones especiales como: - Cálculo de reexpresión. - Póliza de cierre de ejercicio. Contabilidad Página 22 de 26

23 Generador de pólizas Existe una herramienta que se utiliza normalmente debido a que el sistema requiere en casos especiales en los que se generan automáticamente movimientos destinos que se corra un proceso batch llamado Generador de Pólizas. Se muestra a continuación cómo tener acceso a esta herramienta. Una vez seleccionada la opción de Generar Pólizas abre la ventana anterior donde se indica el ejercicio y el mes del cual se requiere generar póliza. Al terminar de configurar estas opciones se da clic en el botón Generar Pólizas. Contabilidad Página 23 de 26

24 Cierre de mes. a) Para generar el cierre de mes es necesario ingrear a Configurar / Empresas. b) Seleccionar la empresa y después seleccionar la opción Edición / Opciones Módulos. c) Se abre una opción como la que sigue: Contabilidad Página 24 de 26

25 d) Se debe seleccionar el módulo a cerrar y posteriormente dar clic en el botón Cerrar. e) Al realizar esta acción se abre la siguiente ventana. f) En esta ventana se va indicando el ejercicio y período a cerrar mes con mes. Contabilidad Página 25 de 26

26 Traspaso de Acumulados. Para realizar el traspaso de acumulados contables de un ejercicio a otro es necesario ir a la siguiente opción Aparece una ventana donde debemos indicar cuál va a ser el siguiente ejercicio contable, indicamos el siguiente ejercicio y damos clic en el botón Aceptar. Contabilidad Página 26 de 26