Digital Ware State Of Art On Technologies I N S T R U C T I V O U S U A R I O F I N A L S E L F S E R V I C E

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1 Digital Ware State Of Art On Technologies I N S T R U C T I V O U S U A R I O F I N A L S E L F S E R V I C E S I S T E M A M O D U L A R K A C T U S - H R D I G I T A L W A R E S. A

2 Contenido INTRODUCCIÓN CAJERO WEB QUE ES EL CAJERO? INGRESO AL WEBKACTUS: PERFIL DE COLABORADOR MI INFORMACION PERSONAL MI PUESTO DE TRABAJO MIS SOLICITUDES EVALUACION DE DESEMPEÑO SERVICIO CLIENTE INTERNO CONVOCATORIAS INTERNAS CAMBIAR CLAVE...17 Digital Ware S.A. Página 2 de 18

3 INTRODUCCIÓN Las herramientas tecnológicas juegan un factor importante en la modernización de una compañía; El cliente interno es uno de los principales activos de cualquier Empresa, por lo tanto es necesario mantener altos índices de satisfacción en la relación empresa empleado. KACTUS-PE ò SELF SERVICE ha sido diseñado con dos objetivos primordiales: El primero le brinda al departamento de Recursos Humanos una herramienta que les permita mejorar los niveles de satisfacción de los empleados, y para ello que mejor que contar con una solución que funcione con la filosofía de un cajero electrónico (en sitos estratégicos de la empresa), en la intranet o en Internet y que les permita a los empleados contar con información precisa y oportuna como: generación de comprobantes de nómina, reportes de nivel de endeudamiento vacaciones pendientes, generación de certificaciones laborales, certificados de ingresos y retenciones y entidades vigentes (EPS, AFP, ARP, corporación o caja de compensación). Adicionalmente poder consultar y actualizar información básica como dirección, teléfono, estudios realizados, datos de los familiares, entre otros. Así como conocer mensajes institucionales de la compañía. El segundo objetivo pero no menos importante es liberar la carga operativa a la que se ven obligadas las diversas áreas del departamento de Recursos Humanos por no contar con una solución que les permita a los empleados disponer de su propia información de manera directa. KACTUS-PE es un sistema en ambiente WEB, y es por eso que puede ser actualizado y consultado desde cualquier parte. El presente MANUAL busca presentar El aplicativo de Self Service, el cual forma parte de un conjunto de programas del sistema de Recurso Humano de Kactus-HR. Digital Ware S.A. Página 3 de 18

4 1. SELF SERVICE - CAJERO WEB El sistema de Recursos Humanos Kactus-HR ha diseñado una herramienta por medio de la cual, cualquier empleado puede ingresar vía intranet o Internet a una aplicación Web denominada Self Service. 1.1 Que es el Self Service cajero web? Es una herramienta Web donde los funcionarios o empleados de la Corporación Universitaria Remington S.A. pueden realizar consultas sobre información relacionada con: Datos básicos de la hoja de vida. Datos de los familiares. Formación académica (formal y no formal). Información de cuentas. Vacaciones pendientes. Cesantías consignadas Reportes: ingresos y retenciones, desprendibles de nómina, etc. Además de lo anterior y de acuerdo al rol que desempeñe cada funcionario al interior de la Corporación Universitaria Remington S.A., podrá realizar solicitudes de., autorizaciones a.., inscripciones a, sugerencias sobre.., entre otros. Nota: Tenga en cuenta tener habilitadas la ejecución de ventanas emergentes. Digital Ware S.A. Página 4 de 18

5 1.2 Ingreso al Webkactus: Ingrese a la siguiente dirección: Lo primero que se observa al ingresar al sistema es la pantalla de acceso, aquí se debe digitar el usuario y la contraseña que ha sido otorgada por el administrador. En donde el usuario es el numero de la cedula y la contraseña es sistemas. Luego de digitar éstos datos debemos oprimir el botón ingresar que se encuentran en la parte inferior de la pantalla. Cuando se ingresa por primera vez y por seguridad el sistema solicita el cambio de clave de igual manera y en forma periódica pedirá cambio de clave Digital Ware S.A. Página 5 de 18

6 Al ingresar le pedirá cambio de clave la cual será personalizada con máximo 8 caracteres, alfanumérica. 2. PERFIL DE COLABORADOR Una vez cambiada la clave y en cada ingreso la primera pantalla que aparece del WEBKACTUS se encuentra el menú general con todas las opciones relacionadas al perfil del. El WEBKACTUS cuenta con varias opciones donde los funcionarios podrán actualizar algunos datos o consultar información relacionada con el mismo, mediante las opciones que se encuentran al lado izquierdo de la pantalla y cada vez que despliegan cada una de las pestañas Mi Información Personal Al desplegar la pestaña nos dará la opción de actualizar y/o consultar datos sobre: El funcionario podrá ingresar, consultar o modificar los Digital Ware S.A. Página 6 de 18

7 Datos Básicos datos relacionados a sus datos personales Hoja de Vida, datos de ubicación entre otros. Recuerde oprimir Guardar cada vez que se modifique un registro. El funcionario podrá consultar la información relacionada Ed.Formal con sus estudios formales que se encuentran relacionados en la hoja de vida. Además se podrá actualizar aquellos estudios que no se encuentren registrados. Los funcionarios encargados de la hojas de vida podrán revisar aquellos registros que hayan sido ingresados vía Web y después de verificados los datos serán oficiales en la hoja de vida. Recuerde oprimir Guardar cada vez que se modifique un registro. Digital Ware S.A. Página 7 de 18

8 El funcionario podrá consultar la información relacionada Ed.No Formal con sus estudios No formales que se encuentran relacionados en la hoja de vida. Además se podrá actualizar aquellos estudios que no se encuentren registrados. Los funcionarios encargados de la hojas de vida podrán revisar aquellos registros que hayan sido ingresados vía Web y después de verificados los datos serán oficiales en la hoja de vida. Recuerde oprimir Guardar cada vez que se modifique un registro. Digital Ware S.A. Página 8 de 18

9 Familiares En la opción de familiares el usuario de kactus WEBKACTUS, podrá consultar la información relacionada con su grupo familiar. Podrá actualizar los datos o incluir un miembro cuando sea necesario. Recuerde oprimir Guardar cada vez que se modifique un registro. Experiencia laboral Permite ingresar la información de las empresas en las que ha estado vinculado. Recuerde oprimir Guardar cada vez que se modifique un registro. Digital Ware S.A. Página 9 de 18

10 M is Documentos Esta pestaña le permite ver al colaborador la relación de los documentos que se encuentran en su hoja de vida, y el estado de vencimiento que tienen. Al hacer cualquier modificación o inclusión de documentos debe oprimir Actualizar. Cabe anotar que los documentos a cargar son: 1) Hoja de vida reciente con foto 2) Pasado Judicial Digital Ware S.A. Página 10 de 18

11 3) Antecedentes disciplinarios 4) Cedula de ciudadanía. 5) Visa de extranjería 6) Tarjeta Profesional 7) Rut 8) Libreta Militar 9) Certificado del fondo de pensión y eps 10) Registro Civil de nacimiento de menores de edad Si aplica Y en lo relacionado con la Experiencia Laboral: Deben anexar la experiencia laboral de las tres últimas Entidades en las que haya laborado ( Si dentro de las tres últimas experiencias laborales esta la institución no la deben anexar). Datos Adicionales Despliega una pestaña de la información de datos adicionales relacionados con salud, vivienda, otros datos, datos complementarios; con el fin de tener una información mas detallada del colaborador. Recuerde oprimir Guardar cada vez que se modifique un registro. Cabe anotar que los documentos a cargar son los siguientes: 2.2 Mi Puesto de Trabajo Reportes Generación de reportes según las necesidades del Funcionario. Por medio de esta opción se podrán generar reportes del desprendible de nómina, tiempo de vacaciones pendientes, certificados de ingresos y retenciones, certificados laborales; seleccione la opción y oprima Generar. Digital Ware S.A. Página 11 de 18

12 Inf.cuentas El usuario podrá consultar la información de sus cuentas (número y fechas de afiliación) de AFP Administradora Fondo de Pensiones, EPS-Empresa Promotora de Salud, CCF- Caja de Compensación Familiar, ARP- Administradora de Riesgos Profesionales y bancos, entre otros. 2.3 Mis Solicitudes Las solicitudes de cesantías, Gastos de Viaje, Permisos y Vacaciones utilizan un ciclo de aprobaciones para ser controladas. Dicho ciclo esta acorde a los procesos actuales previamente definidos por la Corporación Universitaria Remington S.A. para cada uno de los casos. Cada vez que se ingresa una solicitud, esta automáticamente genera un aviso mediante correo electrónico al empleado que tenga dentro de su rol la aprobación de alguna de estas solicitudes y se generara en el perfil de líder una actividad pendiente por revisar. Digital Ware S.A. Página 12 de 18

13 Una vez el empleado con perfil de líder y que dentro de su rol tenga la función de a p r o b a c i ó n, r e v i s e Vacacione s pendiente y lo apruebe o rechace, automáticamente se generara una novedad en el perfil del colaborador solicitante, según sea la novedad solicitada, con el estado de la solicitud realizada y la decisión dada por cada aprobador con la observación registrada a la misma, ejemplo: e l Permisos Permite ingresar y gestionar la solicitud de permisos. El colaborador ingresar la fecha en la cual se va a generar el ausentismo, la fecha de entrada, la forma compensatoria y además deberá registrar la justificación de la solicitud. Recuerde oprimir Guardar cada vez que ingrese una solicitud. Permite ingresar y gestionar la solicitud de vacaciones. El colaborador puede ingresar y gestionar la solicitud de vacaciones, la fecha y tiempo de disfrute y las observaciones a las que haya lugar. Recuerde oprimir Guardar cada vez que ingrese una solicitud. Digital Ware S.A. Página 13 de 18

14 Cesantías Permite ingresar y gestionar la solicitud de cesantías. Por medio de esta opción, los usuarios podrán realizar la solicitud parcial de cesantías. Recuerde oprimir Guardar cada vez que ingrese una solicitud. Gastos de Viaje Permite ingresar y gestionar la solicitud de gastos de viaje por comisión laboral. Recuerde oprimir Guardar cada vez que ingrese una solicitud. Digital Ware S.A. Página 14 de 18

15 2.4 Evaluación de Desempeño Una vez el Jefe Inmediato y/o Dueño del Proceso lleve a cabo la calificación de Evaluación de desempeño y el área de Gestión Humana haya consolidado la información, el colaborador podrá ingresar a la pestaña Reporte Evaluacion Automáticamente se desplegara una pantalla donde debera ingresar la fecha al periodo correspondiente de consulta Fecha Inicial Fecha Final al dar Aceptar traerá la relación de las evaluaciones efectuadas durante el periodo; para hacer la consulta y generar el reporte de evaluación dar clic en. 2.5 Servicio Cliente Interno Digital Ware S.A. Página 15 de 18

16 Al dar clic en esta pestaña se despliegan las siguientes opciones: Solicitudes Por esta pestaña el colaborador podrá registrar vía Web las conformidades, inconformidades y solicitudes, según sea el caso, excepto las relacionadas en la pestaña Mis Solicitudes. Recuerde oprimir Guardar cada vez que ingrese una solicitud. Una sugerencia de parte del colaborador Ej.: a algún Buzón De Sugerencias proceso, puede ingresar por el self service, e insertara informando a la persona encargada de administrar el buzón de sugerencias, quien finalmente decide si aplica, no aplica o la remite a otra dependencia. Recuerde oprimir Guardar cada vez que ingrese una sugerencia. 2.6 Convocatorias Internas Al presentarse determinada vacante, la corporación universitaria Remington S.A. intenta llenarla mediante la reubicación de los empleados, los cuales pueden ser ascendidos o transferidos con promoción, a este proceso se le conoce como convocatorias Internas. Dicha convocatoria puede ser publicada en el cajero. Digital Ware S.A. Página 16 de 18

17 Cargos Vacantes Dando clic en la pestaña, automáticamente se desplegara la lista de cargos vacantes y a los que el colaborador podrá ingresar, consultar perfil y requerimientos para el cargo vacante y hacer inscripción al mismo dando clic en Inscripción. 2.7 Cambiar Clave El sistema cuenta con la opción de cambiar de contraseñas cuando el usuario lo considere necesario. Cambiar Clave Al dar clic en esta pestaña el colaborador podrá efectuar el cambio de clave de acceso al self service. Para realizar este cambio ingrese la contraseña anterior, digite la nueva contraseña y de clic en Aceptar. Digital Ware S.A. Página 17 de 18

18 Digital Ware S.A. Página 18 de 18 Instructivo Usuario Cajero