Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías

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1 Proceso MAPM-Administrar Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Materiales MAPM-Administrar MAPM-020 Atender solicitudes de (A) = Automatizable a través de SIPAR 1

2 Proceso MAPM-Administrar Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAPM-020 Atender solicitudes de Generar orden de trabajo (A) Avisar a proveedor de requerimiento de servicio (A) Analizar recursos necesarios para ejecutar el (A) Recibir insumos Coordinar con el usuario la ejecución del trabajo Ejecutar el trabajo Recibir y verificar la ejecución del trabajo Analizar las razones de la falla en el y actualizar la bitácora (A) Entregar al usuario el bien y realizar encuesta de satisfacción Cerrar orden de (A) Diagrama del subproceso Anexo de formatos Solicitud de Orden de servicio o trabajo de Encuesta de satisfacción del usuario Documentos anexos Vale de salida de almacén (A) = Automatizable a través de SIPAR 2

3 Proceso MAPM-Administrar 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso MAPM-020 Atender solicitudes de. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso MAPM-020 Atender solicitudes de forma parte del proceso MAPM-Administrar Mantenimiento dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Materiales Recursos Materiales Adquirir bienes y servicios MABS Administrar bienes MAB Administrar MAPM Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones MABS-010 Administrar Legalidad de Contratos MABS-050 Administrar Inventarios MAB-010 Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros MAB-030 Planear y Calendarizar el Mantenimiento MAPM-010 Atender solicitudes de adquisición MABS-020 Recibir, Revisar y Aceptar Bienes y Servicios MABS-060 Administrar la Flota Vehicular MAB-020 Disponer y Dar de Baja Bienes MAB-040 Atender Solicitudes de Mantenimiento MAPM-020 Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos MABS-030 Administrar Proveedores MABS-070 Administrar y Controlar las Actividades de Mantenimiento MAPM-030 Comprar bienes y servicios MABS-040 (A) = Automatizable a través de SIPAR 3

4 Proceso MAPM-Administrar (A) = Automatizable a través de SIPAR 4

5 Proceso MAPM-Administrar 2 Descripción del Subproceso MAPM-020 Atender solicitudes de 2.1 Descripción general del subproceso Contempla ejecutar la agenda de preventivo, predictivo y correctivo, de acuerdo a las necesidades especificadas en el plan de, las órdenes de servicio recibidas y los recursos disponibles para ejecutarlos. También incluye el manejo y la supervisión de contratos con terceros y el seguimiento a los s y documentos como órdenes de trabajo. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAPM-020 Atender solicitudes de Generar orden de trabajo (A) ID (1) Evento(s) de inicio: MAB-030 Actualizar pólizas y administrar siniestros Reparación requerida MAPM-010 Planear y calendarizar el Programa de aprobado(información de referencia) Orden de solicitada, viene de actividad #8 Solicitud de recibida Descripción: Generar orden de en el Sistema Integral de Procesos de Administración de Recursos (SIPAR) ya sea para un preventivo, predictivo o correctivo. (ver formato 4.1) 1.- Generar orden de programado Revisar el programa, y especificaciones con el equipo asignado al trabajo, asegurando un entendimiento claro del trabajo requerido y los parámetros a tomar en cuenta. Posteriormente, generar la orden de trabajo a través del SIPAR para realizar las actividades con los recursos asignados y en la fecha (A) = Automatizable a través de SIPAR 5

6 Proceso MAPM-Administrar calendarizada. 2.- Generar orden de correctivo Recibir solicitudes a través del SIPAR, observaciones acerca de los bienes o requisiciones de correctivo por parte de los usuarios y validar la procedencia y viabilidad de la ejecución del trabajo. Posteriormente, generar la orden de trabajo a través del SIPAR. Evento(s) de salida: Orden de trabajo solicitada, continua con actividad #3 Orden de servicio solicitada Documento físico o información generada: Solicitud de Rol: Operador de Avisar a proveedor de requerimiento de servicio (A) ID (2) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Revisar las garantías y acuerdos previos con los proveedores para recibir el servicio de de acuerdo con el contrato preestablecido y acordar con ellos la programación y los calendarios a seguir con base a lo planeado en el Programa de Mantenimiento Preventivo y las solicitudes de correctivo. Posteriormente, enviar la orden de servicio al proveedor mediante el SIPAR después de ser evaluada y aprobada por el área de. (ver formato 4.2) (A) = Automatizable a través de SIPAR 6

7 Proceso MAPM-Administrar 1.- Notificar correctivo Notificar al proveedor la necesidad de algún trabajo de emergencia para que éste sea programado y atendido en la brevedad posible. 2.- Coordinar ejecución de programado Coordinar con el proveedor el servicio ya programado en los contratos de servicio como preventivo. Evento(s) de salida: Requerimiento de servicio notificado, continua con actividad # 5 Documento físico o información generada: Orden de servicio de Rol: Supervisor de Analizar recursos necesarios para ejecutar el (A) ID (3) Evento(s) de inicio: Orden de trabajo solicitada, viene de actividad #1 Descripción: Evaluar la capacidad disponible de la fuerza de trabajo a través del SIPAR y asignar al personal capacitado para la ejecución de actividades de, dando prioridad al operador de menor carga que cuente con la experiencia para ejecutar el trabajo. 1.- Adquisición requerida Si se requieren adquisiciones de materiales, herramientas, o contratar algún servicio de externo, se remite la solicitud de adquisición. Evento(s) de salida: (A) = Automatizable a través de SIPAR 7

8 Proceso MAPM-Administrar Recursos no existentes MABS-020 Atender solicitudes de adquisición Recursos existentes Documento físico o información generada: Solicitud de adquisición Rol: Supervisor de Recibir insumos ID (4) Evento(s) de inicio: MAB-010 Administrar inventarios Recursos a utilizar enviados Descripción: Recibir los recursos del almacén que se encuentren disponibles, o de los proveedores en caso de manejar un esquema de almacén virtual, que hayan sido autorizados para realizar los trabajos. Estos insumos podrán ser tales como materiales, herramientas, partes y otros elementos necesarios para realizar el. Así mismo, se debe de registrar todo los insumos en la orden de mediante el SIPAR para tener el control del costo incurrido. No aplica Evento(s) de salida: Insumos recibidos Documento físico o información generada: No aplica (A) = Automatizable a través de SIPAR 8

9 Proceso MAPM-Administrar Rol: Operador de Coordinar con el usuario la ejecución del trabajo ID (5) Evento(s) de inicio: Requerimiento de servicio notificado, viene de actividad #2 Descripción: Coordinar a los usuarios sobre los trabajos programados o solicitados, comunicando su duración y fecha. Con el fin de evitar paros o tiempos muertos innecesarios, interrupciones de la operación o retrasos en sus labores. En caso de ser necesario, reprogramar las operaciones o realizar cualquier cambio en la secuencia de las actividades. 1.- Coordinar con usuarios el Programa de Mantenimiento Notificar al usuario la fecha y duración de los trabajos a realizar de acuerdo con el programa de preventivo y avisar cualquier cambio o actualización en éste. 2.- Coordinar con usuarios la ejecución de Mantenimiento Correctivo Notificar a los usuarios sobre la realización de trabajos de correctivo y coordinar con ellos su realización, determinando duración y fecha de los mismos para minimizar el impacto de los trabajos en su labor. Evento(s) de salida: Trabajo agendado Documento físico o información generada: No aplica Rol: (A) = Automatizable a través de SIPAR 9

10 Proceso MAPM-Administrar Supervisor de Ejecutar el trabajo ID (6) Evento(s) de inicio: Mantenimiento no satisfactorio, viene de la actividad #7 Descripción: Realizar los trabajos de preventivo y correctivo de los bienes, ya sea por parte de un proveedor de servicios o con recursos internos, con base en la orden de servicio o trabajo. 1.- Realización del trabajo en sitio Revisar en la orden de trabajo, que los recursos necesarios estén disponibles, que los programas sean cumplidos. 2.- Realización del trabajo fuera de las instalaciones Revisar los bienes contra la orden de trabajo para verificar su estado antes de ser entregado al proveedor. Expedir un vale de salida (Vale de salida de almacén, documento anexo 5.1) para llevar control de los bienes que están fuera de las instalaciones y mantener comunicación con el proveedor para verificar el estatus de la orden de servicio. No aplica Evento(s) de salida: Trabajo ejecutado Documento físico o información generada: Vale de salida de almacén (A) = Automatizable a través de SIPAR 10

11 Proceso MAPM-Administrar Rol: Operador de Recibir y verificar la ejecución del trabajo ID (7) Evento(s) de inicio: No Aplica Descripción: Recibir el bien con la orden de trabajo o servicio y verificar que las tareas que se ejecutaron concuerdan con lo especificado en dicha orden. En su caso, registrar en el SIPAR que el bien ha sido entregado por el proveedor de servicios. Al finalizar, hacer revisiones de calidad para determinar la situación del bien. 1.- Bien en condiciones satisfactorias para desempeñar sus funciones Dar por recibido el servicio 2.- Trabajo realizado insatisfactoriamente Solicitar al proveedor de servicios que el trabajo se realice adecuadamente conforme a la orden de servicio. 3.-Trabajo realizado satisfactoriamente y el bien no está en condiciones para desempeñar sus funciones Proceder al análisis de las causas raíz de la situación del bien Evento(s) de salida: Mantenimiento satisfactorio, continua con actividad # 9 Mantenimiento no satisfactorio, regresa actividad # 6 Mantenimiento adicional requerido Documento físico o información generada: No aplica (A) = Automatizable a través de SIPAR 11

12 Proceso MAPM-Administrar Rol: Supervisor de Analizar las razones de la falla en el y actualizar la bitácora (A) ID (8) Evento(s) de inicio: No Aplica Descripción: Realizar un análisis para determinar las razones por las cuales el no solucionó el problema. 1.- Nuevo requerido Recopilar los documentos referentes al bien como anexo técnico, órdenes de trabajo, histórico, memoria fotográfica, reportes, la información de la bitácora y documentos adicionales para formar el expediente del nuevo servicio requerido. 2.- Dictamen de no utilidad Emitir un dictamen de no utilidad, en caso que el bien no pueda ser reparado y/o el costo de la reparación sea mayor que el de sustituir el bien notificar al usuario. Evento(s) de salida: Orden de solicitada, regresa a actividad # 1 Dictamen de no utilidad generado: MAB-040 Disponer y dar de baja bienes Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 12

13 Proceso MAPM-Administrar Entregar al usuario el bien y realizar encuesta de satisfacción ID (9) Evento(s) de inicio: Mantenimiento satisfactorio, viene de actividad #7 Descripción: Enviar al usuario la orden de trabajo y la encuesta de satisfacción para que éste revise y acepte el bien. El usuario autoriza la orden y contesta la encuesta de satisfacción en el SIPAR. (ver formato 4.3) No aplica Evento(s) de salida: Bien entregado y encuesta de satisfacción realizada Documento físico o información generada: Encuesta de satisfacción Rol: Supervisor de Cerrar orden de (A) ID (10) Evento(s) de inicio: No Aplica Descripción: Cerrar la orden de servicio o trabajo en el SIPAR actualizando la entregarecepción del servicio de realizado. Documentar la bitácora de los trabajos realizados en el SIPAR: Información técnica Tiempo destinado al trabajo (hrs/hombre) Insumos o materiales utilizados en la orden (A) = Automatizable a través de SIPAR 13

14 Proceso MAPM-Administrar Observaciones No aplica Evento(s) de salida: Orden de cerrada: MAPM-030 Administrar y controlar las actividades de Orden de externo cerrada: MAB-040 Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Documento físico o información generada: Orden cerrada Rol: Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 14

15 Proceso MAPM-Administrar 3 Diagrama del subproceso Planear y calendarizar el Actualizar pólizas y administrar siniestros Programa de aprobado Solicitud de recibida Reparación requerida Solicitud de Generar orden de trabajo Operador de Orden de servicio solicitada Orden de trabajo Solicitud de aduisición Analizar recursos necesarios para ejecutar el... Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 15

16 Proceso MAPM-Administrar Orden de servicio Avisar a proveedor de requerimiento de servicio Supervisor de Recursos existentes Recursos no existentes Requerimiento de servicio notificado Administrar solicitudes de adquisición Administrar inventarios Recursos a utilizar enviados Recibir insumos Operador de Insumos recibidos Coordinar con el usuario la ejecución del trabajo Supervisor de Trabajo agendado (A) = Automatizable a través de SIPAR 16

17 Proceso MAPM-Administrar Vele de salida Ejecutar el trabajo Operador de Trabajo ejecutado Recibir y verificar la ejecución del trabajo Supervisor de Mantenimiento saisfactorio Mantenimiento adicional requerido Mantenimiento no satisfactorio Encuesta de satisfacción Entregar al usuario el bien y realizar encuesta de... Supervisor de Analizar las razones de la falla en el... Autorizador de Bien entregado y encuesta de satisfacción realizada Orden cerrada Cerrar orden de Supervisor de Dictamen de no utilidad generado Orden de solicitada Orden de cerrada Orden de servicio de externo cerrada Disponer y dar de baja bienes Administrar y controlar las actividades de Recibir,revisar y aceptar bienes y servicios (A) = Automatizable a través de SIPAR 17

18 Proceso MAPM-Administrar 4 Anexo de formatos 4.1 Solicitud de Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Genera la información con respecto a la necesidad de requerida Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Datos del usuario - Categoría de - Descripción del servicio - Clave de inventario (en su caso) - Prioridad del servicio - Fecha y folio 4.2 Orden de servicio o trabajo de Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Genera la información necesaria para que el proveedor o el personal interno realice el servicio de Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Datos del usuario - Categoría de - Descripción del servicio - Clave de inventario (en su caso) - Prioridad del servicio - Fecha y folio - Autorizaciones requeridas - Responsable de la orden (interno o proveedor) - Datos del proveedor (en su caso) (A) = Automatizable a través de SIPAR 18

19 Proceso MAPM-Administrar 4.3 Encuesta de satisfacción del usuario Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Indicar la satisfacción del usuario con respecto al servicio realizado, para posteriormente evaluar el desempeño interno y externo Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Puntualidad - Tiempo de respuesta - Conocimientos técnicos - Calidad y eficiencia del servicio (A) = Automatizable a través de SIPAR 19

20 Proceso MAPM-Administrar 5 Documentos anexos 5.1 Vale de salida de almacén (A) = Automatizable a través de SIPAR 20

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