BI y Logística. Por Óscar Alongo Jefe de Proyecto de Lantares. Abstract

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1 BI y Logística Por Óscar Alongo Jefe de Proyecto de Lantares Abstract En el actual entorno económico internacional, marcado para la globalización de los mercados, la concentración y una altísima competitividad, el rol de la logística se ha reconocido como un aspecto extremadamente importante en la estrategia de negocio, esto ha conducido a muchas compañías a externalizar sus actividades logísticas a proveedores de estos servicios, los conocidos como Third Party Logistics (3PL). La gestión de la cadena de suministro (Suply Chain Management) se ha convertido en un arma competitiva básica, en este sentido las 3PLs juegan un papel crítico siendo vistos como aliados estratégicos que proveen de una sustanciosa ventaja competitiva. Para gestionar con efectividad la cadena de suministro de sus clientes, las 3PLs necesitan analizar constantemente los datos recogidos de diferentes fuentes y convertirlos en información. Herramientas de BI como el datawarehousing, OLAP y los cuadros de mando pueden ayudar significativamente a alcanzar este objetivo ofreciendo una vista unificada de la cadena de suministro completa. La evolución de la logística como una función estratégica La logística ha llegado a ser reconocida como una función distintiva con el surgimiento de sistemas masivos de producción. La cadena de suministro era vista como una cadena secuencial de actividades extremadamente especializadas siendo el papel de la logística asegurar la disponibilidad de todos los materiales necesarios en cada paso del proceso. Hasta la llegada de la filosofía japonesa de fabricación y distribución (lean manufacturing, just-in-time y kaizen) el ambiente de trabajo era relativamente estable, con la adopción de estas técnicas la SCM se ha convertido en un papel clave en la diferenciación de la compañía y la creación de valor añadido. Figura 1: prioridades competitivas a lo largo del tiempo Página 1

2 La creciente importancia de la velocidad y flexibilidad muestra una sucesión de prioridades competitivas a lo largo del último cuarto de siglo, si bien durante los 70 la prioridad era el coste, durante los 80 fue la calidad, en los 90 fue la velocidad en la entrega, actualmente la flexibilidad es uno de los valores más importantes (incluso el principal) de una cadena de suministro competitiva. Para lograr esta flexibilidad, la información tiene que fluir libremente a través de la cadena de suministro, ya que el rendimiento de la cadena de suministro necesita ser analizado y mejorado constantemente para asegurar su supervivencia. El ímpetu de la competencia y la creciente complejidad de la función logística ha llevado a numerosas compañías a externalizar las actividades logísticas tales como el transporte y la gestión de los inventarios a proveedores externos, pero todavía existen compañías que creen que la logística es demasiado crítica como para dejarla en manos de terceras partes. Para ganarse la confianza de estos clientes, las 3PL se constituyen como partners claves del cliente y su cadena de suministro y tienen que compartir de manera efectiva la información y el conocimiento con estos. En este sentido el concepto de trazabilidad es cada vez más importante, por ejemplo en el caso de la industria alimenticia, se hace primordial la capacidad de reconstruir el camino de un determinado producto a lo largo de la cadena de suministro para detectar donde se han producido incidencias y lotes problemáticos, no sólo por razones éticas o de mercado sino desde el 1 de enero de 2005 por imperativo legal (reglamento (CE) nº 178/2002). Business Intelligence y la industria logística El entorno cambiante de la logística provoca que las 3PL se encuentren en un estado de transición en donde deben añadir más y más servicios a su cartera a medida que los clientes demandan soluciones más integradas llevando nuevos paradigmas a la SCM. Hoy día se está camino de una optimización de flotas y de recorridos, que permita ajustar la oferta a la demanda. Máxime cuando los nuevos parámetros obligan a prestar servicios puerta a puerta, rápidos, regulares, fiables y seguros. Las nuevas oportunidades aparecidas han conducido al mercado a una transformación de los conceptos logísticos tradicionales y lo están dirigiendo hacía una nueva era de logística digital. Para ellos las 3PL deben utilizar los nuevos sistemas de información que permiten aumentar la productividad, reducir los costes y una mejor coordinación de las actividades, ofreciendo trazabilidad y seguimiento a sus clientes. Sin embargo esta ventaja competitiva es difícil de mantener a los largo del tiempo, y obliga a una mejora continua de los procesos, pasando a ser vital la capacidad de analizar todas las actividades de la función logística de una manera integrada. Las compañías que adopten procesos logísticos con sistemas de BI experimentarán una evolución continuada desde la mejora de las funciones de soporte a la organización (tales como la gestión de los recursos humanos y financieros) pasando por la mejora de sus servicios, a través de un análisis en profundidad con informes de las diversas funciones implicadas en los mismos, hasta la oferta de información basada en servicios tecnológicos basados en Reports Análisis específicos y Cuadros de Mando, de su cadena de suministro. Para ayudar a sus clientes a incrementar su capacidad de respuesta y conocimiento de sus actividades, que permitan la toma de decisiones para conseguir los objetivos propuestos. Página 2

3 La mejora del servicio reúne procesos clave en la función logística tales como: Gestión del almacenaje, uno de los servicios básicos ofrecidos por las 3PL incluyendo la gestión del inventario, cross-docking, picking, etc. En este sentido los sistemas de BI pueden ayudar ofreciendo: Análisis del inventario: incluyendo inventarios por suministrador, por tipo de material, etc. para un período de tiempo o en un punto determinado del tiempo. Análisis del rendimiento del almacén: comparando el rendimiento de varios almacenes utilizando Key Performance Indicators (KPI) como la precisión del picking, el porcentaje de cargas a tiempo. Determinar los costes de almacenaje: dependiente de las dimensiones de los productos y de sus requisitos de manipulación. Análisis del picking: permitiendo mejorar significativamente la eficiencia del almacén determinando los productos que tienden a tener picking juntos para agrupar estos productos durante su ubicación. Gestión del transporte, este es un complejo proceso que necesita de la optimización de rutas y entregas que utiliza varios modos de transporte y pagos de servicios para reducir los costes totales de transporte significativamente. Posibles aplicaciones de los sistemas de BI en esta área son: Evaluación del rendimiento de los transportistas: utilizando factores tales como las entregas a tiempo, el coste, la utilización de estándares, etc. utilizándose estos análisis para la elección en futuros proyectos. Análisis de los costes de los modos de transporte: pudiendo ayudar a seleccionar modos de transporte efectivos respecto al coste y compañías externas para los proyectos. Planificación de la capacidad: como por ejemplo detectando a los transportistas que vuelven vacíos después de la entrega. Análisis del rendimiento de camiones y conductores: monitorizar el rendimiento de conductores, camiones y otros vehículos a lo largo del tiempo ayuda a mantener los vehículos y mejora el rendimiento de los conducto- Las compañías que han alcanzado la mejora en los procesos anteriores pueden ofrecer más y mejor información basada en los sistemas transaccionales ya existentes, los sistemas de BI pueden aprovechar los datos creados por esta infraestructura para ofrecer valiosos servicios adicionales a los clientes tales como la visibilidad de la cadena de suministro, forecasting, análisis ad-hoc, y Cuadros de Mando: Visibilidad de la cadena de suministro, un gran número de compañías han hecho de la visibilidad de la cadena de suministro un prioridad básica, típicamente la fecha de pedido y la fecha de carga están disponibles en diferentes sistemas transaccionales ambos datos se pueden recoger en un datawarehouse con lo que la trazabilidad y el seguimiento puede ser ofrecido. Estos sistemas de visibilidad deben incluir capacidades de gestión de eventos que puedan notificar a los individuos adecuados cuando ocurran determinadas situaciones que afecten a sus procesos de toma de decisiones. Forecasting: sofisticados modelos de predicción de la demanda y la entrega pueden ser generados utilizando los datos disponibles de los movimientos del inventario ayudando significativamente a optimizar la red logística. Análisis ad-hoc: para poder ser socios estratégicos de negocio, las 3PL deberían ofrecer a los clientes conocimiento perteneciente a su cadena de suministro, este conocimiento puede ser mostrado en forma de reports o análisis creados a partir de los datos capturados. Página 3

4 Cuadros de mando: la gestión corporativa involucra varias actividades realizadas por la dirección media y alta de la compañía y el papel que juegan los sistemas de BI es ofrecer a estos los reports y análisis necesarios para su toma de decisiones siendo una posible aplicación la creación de un Cuadro de Mando logístico, uno de los planteamientos de gestión más extendidos postulado por Kaplan y Norton en el cuadro de mando integral. Cuadro de mando de la cadena logística Mientras que la visibilidad en tiempo real y la gestión de los eventos es esencial en la SCM, la capacidad de generar métricas y sistemas de soporte a la toma de decisiones son necesarios para una mejora continua. El control de la cadena de suministro se debe llevar a cabo recopilando una serie de indicadores y metas alineados con la estrategia y los objetivos estratégicos, reunidos de forma sencilla para poder obtener la información necesaria, tanto cuantitativa como cualitativa, y de esa manera mantener el control de las operaciones. La pregunta a responder es: se gestiona correctamente la cadena en cuanto a almacenes, transporte y distribución?, como resultado las compañías pueden encontrar fallos en alcanzar los objetivos de rendimiento, lentitud en las reacciones a problemas, incapacidad en realizar análisis rápidos a la raíz de los problemas y errores en la colaboración interna a lo largo de la organización. Para la construcción del cuadro de mando logístico, se describen a continuación un conjunto de medidas a título de ejemplo que permiten identificar las ineficiencias para cada una de las diferentes áreas en que se divide la cadena logística: Coste del almacén sobre ventas: esta medida nos indica el coste de gestión almacén/almacenes y su impacto en la cifra de negocio. Productividad del almacén medido: como volumen movido por persona o por unidad de tiempo y que permite conocer la utilización y la rentabilidad de recursos en el almacén. Rotación del inventario de producto acabado: esta medida permite detectar una ineficiente coordinación de las áreas de distribución y producción. Coste de gestión de pedido: que apoya a la gestión de costes basados en actividad y sirve para tomar decisiones como el tamaño mínimo de pedido, por ejemplo. Desviación entre inventario real y teórico: permite medir la calidad de la gestión de la información relacionada con el inventario. Porcentaje de mermas: como elemento para valorar efectos de stocks excesivos. Calidad de servicio de proveedores: mide la calidad de nuestros proveedores, evaluada con los parámetros concretos para cada caso en función de los elementos críticos. Cumplimiento de entregas de proveedor: sirve para analizar el cumplimiento de fechas de los proveedores así como el impacto de esos cumplimientos / incumplimientos en el servicio al cliente. Valoración de la calidad en el transporte: valorado en función de los parámetros críticos de cada caso concreto. Coste frente a coste presupuestado del transporte (sobrecoste): esta medida nos permite conocer la correcta gestión desde el punto de vista económico de transporte. Coste frente a coste presupuestado de distribución (sobrecoste): esta medida nos permite conocer la correcta gestión desde el punto de vista económico de la distribución. Página 4

5 Cumplimiento de entregas al cliente (delivery performance): sirve para analizar la calidad de servicio al cliente. Igualmente, en cualquier proyecto de cuadro de mando resulta interesante realizar un estudio de benchmarking con empresas del mismo sector de los que se puedan extraer conclusiones interesantes. Estos sistemas de scorecarding mejorarán espectacularmente la capacidad de las compañías en alcanzar sus objetivos de rendimiento, las métricas de rendimiento serán ampliamente distribuidas a lo largo de la organización facilitando la colaboración entre los equipos logísticos, serán accesibles vía web pudiendo compartir las métricas claves con suministradores ó clientes, permitirán a los usuarios ganar en conocimiento adicional y determinar las causas de los problemas facilitando las reacciones rápidas a los problemas y el análisis de la información en los distintos niveles de la compañía para la toma de decisiones. Casos Paul Hoy, director del sector de la fabricación en Cognos, señala que el acceso inmediato y flexible la información es crucial para operar en una cadena de suministros logísticos eficiente. Cognos BI mejora la visibilidad en toda la organización, lo que a su vez ayuda a mejorar la rentabilidad y maximizar la atención al cliente. Y añade: todas las firmas de logística saben cuán importante es ser capaz de transportar bienes de forma eficiente para conservar la ventaja competitiva. Para conseguirlo, hay que poseer la inteligencia de negocio necesaria para tomar decisiones documentadas y la posibilidad de identificar con certeza las tendencias. Conclusión La adopción de sistemas de BI en los procesos logísticos permiten reducir significativamente los costes, aumentan la velocidad en la cadena de suministro y aumentan el beneficio orientando la logística a los clientes. Para poder competir en este mercado, estas compañías se ven obligadas a mejorar continuamente sus servicios existentes, añadir nuevos servicios basados en las tecnologías de la información y hacer sus funciones organizativas internas más efectivas. Sistemas de BI como el datawarehousing pueden ayudar significativamente a alcanzar estos objetivos. Reconocer la necesidad de una solución de BI y Cuadros de Mando, es sólo el primer paso. El verdadero reto es hacerlo parte integral del proceso de toma de decisiones, es de vital importancia tener unos objetivos de negocio claros para el proyecto con un soporte total por parte de la dirección de la compañía. Página 5

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