INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS PROGRAMA DE COOPERACIÓN INTERUNIVERSITARIA E INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA (PCI) CONVOCATORIA 2010

Transcripción

1 INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS PROGRAMA DE COOPERACIÓN INTERUNIVERSITARIA E INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA (PCI) CONVOCATORIA PLAZO DE EJECUCIÓN Del 27/01/2011 al 27/01/2012 (un año a partir del día siguiente a su publicación en BOE que tuvo lugar el 26/01/2011). Si durante la ejecución del proyecto el profesor responsable del mismo considera imprescindible la ampliación del plazo previsto para su finalización, deberá solicitarlo mediante un escrito dirigido al Vicerrectorado de Relaciones Internacionales, indicando los motivos que justifican tal petición. Esta solicitud será trasladada a la AECID para su autorización, que sólo se concederá en casos muy excepcionales, como enfermedad grave o catástrofe natural. 2. MODIFICACIONES EN EL EQUIPO PARTICIPANTE. Asimismo, si fuera necesario realizar algún cambio en el equipo que integra el Proyecto o la inclusión de nuevos miembros, deberá atenerse a la normativa de la AECID disponible en su página web y utilizar el modelo establecido para ello (Anexo I): 3. GASTOS ELEGIBLES Con cargo a las ayudas concedidas en el Capítulo 4 podrán imputarse los siguientes gastos de los participantes, siempre que se hayan incluido en el proyecto: a) Gastos de desplazamiento de Centro país de origen a Centro de destino, excepto para el área geográfica Mediterránea, cuyos países financiarán los gastos de desplazamiento (ida y vuelta) a España de sus investigadores, en las modalidades A, B y C. b) Gastos de desplazamiento interno, tanto en el país de origen como en el país de destino, que deberán estar motivados por el Proyecto e irán acompañados por un cronograma explicativo del viaje. Si en el proyecto no se ha incluido el desplazamiento interno que se va a realizar, deberá solicitar su autorización mediante escrito dirigido al Vicerrectorado de Relaciones Internacionales, indicado el motivo y el cronograma de viaje, para tramitar su autorización a la AECID. c) Seguro médico, no farmacéutico de los miembros del equipo. d) Gastos derivados de la publicación y difusión de trabajos e informes. e) Gastos de acceso a bases de datos y derivados de la preparación de reuniones, seminarios, talleres, etc., necesarios para el cumplimiento final del objeto de la ayuda. f) Gastos de material fungible.

2 g) Gastos de personal y becas, para modalidad D. Podrá contratarse personal docente e investigador y, en su caso, de Administración y Servicios en la entidad del país contraparte. Deberán estar vinculados a los objetivos de la acción integrada y cuya estancia se llevará a cabo en España y/o en el país de origen, no pudiendo superar la cuantía de la beca los mensuales. h) Gastos de alojamiento y manutención: En tránsito de los miembros del equipo: de país de origen a país de destino y viceversa, sólo por el tiempo indispensable. En destino: No se aplicará a las modalidades A y B de Iberoamérica. En desplazamiento interno: gastos derivados de este concepto durante los desplazamientos internos de los miembros del equipo. i) Otros gastos especialmente aprobados por la Dirección de Relaciones Culturales y Científicas, que contribuyan a la mejor realización del proyecto. Con cargo a las ayudas concedidas en el Capítulo 7 deberán imputarse las ayudas para la adquisición de material inventariable: equipamiento de apoyo bibliográfico y científico destinados a la entidad contraparte. Estas ayudas se abonarán en los siguientes casos: o Iberoamérica: sólo en la modalidad D. o Mediterráneo: En modalidades A y B para Argelia, Egipto y Jordania y en modalidad D para todos los países. Habrán de tener en cuenta que sólo existe una institución contraparte, aquélla que se pretende fortalecer científica e institucionalmente. 4. DESPLAZAMIENTO DE LOS PARTICIPANTES Para la reserva de los billetes correspondientes a los desplazamientos podrán los interesados dirigirse a la Agencia de Viajes HALCÓN VIAJES (Avda. San Francisco Javier, 20 - Tlf /8359; Fax: ; us@halcon-viajes.es). A su regreso, los participantes habrán de presentar en la Unidad de Proyectos Internacionales e Información las correspondientes tarjetas de embarque. En el caso de que se opte por realizar la reserva de dichos billetes en otra Agencia de Viajes o por vía electrónica, sólo posible cuando el precio sea más económico, el importe de los mismos será reembolsado al responsable del proyecto previa presentación de: o Factura, en los términos indicados en el punto 8, o copia del correo electrónico de la reserva en el que aparezca el importe del desplazamiento. o Billetes originales, en su caso, y tarjetas de embarque. Los participantes del equipo del país contraparte que reserven los billetes en su país de origen deberán enviar por correo electrónico a la Unidad de Proyectos Internacionales e Información : relint6@us.es para que se le reembolse su importe, la siguiente documentación: o Factura, en los términos indicados en el punto 8, o copia del correo electrónico de la reserva en el que aparezca el importe del desplazamiento. o Copia de los billetes, en su caso, y tarjetas de embarque. En estos dos últimos casos, una vez concretado el itinerario y antes de ser emitido el billete, deberán remitir el plan de vuelo correspondiente a la Unidad de Proyectos Internacionales e Información para su autorización.

3 Previamente a su salida, los profesores participantes de la Universidad de Sevilla habrán de presentar la oportuna Solicitud de Comisión de Servicios (Anexo II) en la Unidad de Proyectos Internacionales e Información Es importante tener presente que, de acuerdo con las Normas de Gestión del Gasto de la Universidad de Sevilla, los billetes deberán emitirse en tarifa económica y ajustando el plan de vuelo al destino previsto en el proyecto, sin realizar escalas que no sean indispensables para el cumplimiento de los objetivos. Con tal fin, el interesado deberá realizar la reserva con suficiente antelación para conseguir los mejores precios en cada desplazamiento, ajustándose en todo caso al presupuesto concedido por la AECID. 5. ESTANCIA DE VISITANTES DE MODALIDADES A y B IBEROAMÉRICA Dado que la Universidad de Sevilla está obligada a hacerse cargo de los gastos de alojamiento y manutención de los participantes en estos proyectos durante su permanencia en Sevilla, es preciso que faciliten a la mayor brevedad posible a la Unidad de Proyectos Internacionales e Información la fecha de inicio y finalización de la estancia de los mismos. Dicha estancia no podrá superar los 30 días por proyecto. Es importante recordar que, salvo por causas debidamente justificadas, no podrán autorizarse estancias en el período comprendido desde el 17 y el 24 de abril (Semana Santa) ni desde el 2 al 8 de mayo (Feria de Sevilla), ya que no es posible asegurar el alojamiento en esas fechas a precios razonables. Por razones presupuestarias, el alojamiento será reservado en una de las Residencias o Colegios Mayores de las que dispone la Universidad de Sevilla (C.M. Hernando Colón o Residencia Estanislao del Campo) En cuanto a la manutención, los participantes podrán realizar las comidas en el mismo Colegio o Residencia en el que se alojen o bien disponer de bonos de comida para utilizar en alguno de los Restaurantes y Cafeterías concertados que aparecen en la relación que le será facilitara por la Unidad de Proyectos Internacionales e Información. En cualquier caso deberá comunicar a dicha Unidad la opción elegida. 6. ESTANCIAS PARA VISITANTES DE OTRAS MODALIDADES Si el responsable del proyecto así lo solicita, el Vicerrectorado de Relaciones Internacionales se encargará de realizar la reserva del alojamiento durante su permanencia en Sevilla. Para ello es preciso que faciliten a la mayor brevedad posible a la Unidad de Proyectos Internacionales e Información la fecha de inicio y finalización de la estancia en los mismos. En el caso de que reserve alojamiento directamente (tanto en España como en el país contraparte), el importe del mismo se abonará previa presentación de factura. También se le abonará el importe correspondiente a los gastos de manutención que serán los establecidos en la normativa en vigor sobre dietas (Orden de 11/07/2006) de la Consejería de Economía y Hacienda) que son los siguientes: o Manutención pernoctando: 40,82 euros/día o Manutención sin pernoctar: 26,67 euros/dia 7. COBERTURA SANITARIA PARA PARTICIPANTES Todas las movilidades realizadas en el marco de este Programa serán cubiertas con un seguro médico, concertado con la Compañía Mapfre Asistencia a través del Vicerrectorado de Relaciones Internacionales, cuyo importe será cargado al

4 proyecto correspondiente. La tramitación de la póliza para cada participante que se desplace se hará desde la Unidad de Proyectos Internacionales e Información, una vez que se haya autorizado el viaje. IMPORTANTE: Aquellos desplazamientos cuyos datos no hayan sido facilitados a dicha Unidad con una antelación mínima de 5 días no podrán contar con la póliza de seguro necesaria para tal fin, en cuyo caso deberá tener en cuenta las posibles consecuencias de realizar un viaje sin seguro. 8. DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA Todos los justificantes de los gastos efectuados con cargo al proyecto habrán de presentarse en la Unidad de Proyectos Internacionales e Información para su tramitación. Las facturas deben ser emitidas a nombre de la Universidad de Sevilla con los siguientes datos: Vicerrectorado de Relaciones Internacionales Universidad de Sevilla C/ San Fernando, Sevilla NIF: Q I Nº de referencia del Proyecto (indicar el asignado por la AECID) IVA: de acuerdo con el art l. de la Ley 37/92 del IVA, las prestaciones de servicios (no adquisición de bienes) para cooperación al desarrollo están exentas de IVA. (Indicar en la factura el artículo, anteriormente citado, por el que está exenta de IVA) En todas las facturas deberá figurar el recibí en forma de firma y sello del emisor de la misma cuando el cobro sea en metálico o cheque, así mismo también deberán indicar el conforme del beneficiario con la prestación recibida, que podrá manifestarse mediante sello al efecto en la propia factura, con firma del representante de la entidad beneficiaria o por certificado al efecto adjunto. La fecha de emisión de los documentos justificativos debe estar comprendida dentro del período de ejecución del proyecto (del 27/01/2011 al 27/01/2012), salvo que excepcionalmente haya sido ampliado. Cuando el importe del gasto sea inferior a 90,15 euros se admitirán como documentos justificativos recibos o tickets. Siguiendo instrucciones de la AECID la indemnización por alojamiento requerirá siempre justificación documental mediante factura del establecimiento hostelero o de la agencia de viajes con la que se haya contratado el servicio. El límite será el establecido en la Orden de 11 de julio de 2006, de la Consejería de Economía y Hacienda de la Junta de Andalucía, por la que se actualizan las cuantías de determinadas indemnizaciones por razón del servicio (Anexo III). Siempre que alguno de los participantes utilice durante su estancia en el país de origen o de destino algún transporte público deberá solicitar el justificante del gasto para su posterior abono, teniendo en cuenta que siempre deben elegir el medio de transporte más económico, siendo sólo admisible la utilización de taxis para el desplazamiento desde/hacia el aeropuerto. Para el reembolso de los gastos abonados por los participantes de países contraparte, es necesario que presenten copia de sus Pasaportes indicando el domicilio particular. También pueden remitirlo escaneado por correo electrónico (relint6@us.es). El abono de los gastos de personal y becas únicamente está autorizado para la Modalidad D (Acciones Integradas).

5 o Para la modalidad de gastos de personal deberá tener en cuenta que: El contrato ha de realizarse de acuerdo con la legislación vigente en el país de la Universidad o Centro contraparte y con el visto bueno del responsable del proyecto. Copia de este contrato será enviado a la Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de Sevilla. No se podrá contratar al personal de ninguna de las Universidades participantes en la acción integrada, ni del equipo participante en el proyecto, ni siquiera bajo la fórmula de complementos salariales. Deberá aportar copia del documento de identidad o pasaporte del candidato, indicando su domicilio particular. El importe del contrato será transferido a la cuenta indicada por la Universidad contraparte, que será la encargada de gestionar el contrato y de realizar los pagos correspondientes. o Para el nombramiento de becario deberá tener en cuenta que: La selección se llevará a cabo en el país contraparte mediante la correspondiente convocatoria. La cuantía de la beca no podrá superar los euros mensuales. Deberá aportar la siguiente documentación: 1. Copia del documento de identidad o pasaporte del candidato 2. indicando su domicilio particular. 3. Copia del documento en el que aparezca el número de cuenta 4. bancaria del candidato, su nombre y el número de documento 5. de identidad. 6. Copia de la Convocatoria 7. Copia el resultado de la selección. 9. JUSTIFICACIÓN DE LAS AYUDAS La Universidad de Sevilla deberá justificar ante la AECID la aplicación de los fondos concedidos en el plazo de tres meses a partir de la finalización de las actividades, para lo que habrá que tener en cuenta la Guía para la justificación de Proyectos y Acciones PCI 2010 de la AECID (Anexo IV) Dado que la Universidad de Sevilla ya cuenta en este momento con los justificantes de los gastos realizados con cargo al proyecto, el profesor responsable sólo deberá enviar en la Unidad de Gestión Económica de Relaciones Internacionales (relint8@us.es ), antes del 1 de abril de 2012, la siguiente documentación: - Memoria técnica de las actividades llevadas a cabo, según el modelo proporcionado por la AECID y que podrán obtener en: Las actividades deberán de coincidir con las planteadas en el proyecto aprobado. La Memoria Técnica será entregada en soporte electrónico (CD-ROM, DVD, dispositivo USB) Para justificar los cargos correspondientes al Capítulo 7, cantidad abonada este año al centro coordinador español, habrá que tener en cuenta que: - El material inventariable adquirido solamente podrá ser destinado a la Universidad o institución que aparece como contraparte, que es la que se pretende fortalecer científica e institucionalmente. Es decir, sólo habrá una institución receptora. - Las facturas siempre se emitirán a nombre de la Institución española, indicando el código del proyecto y el programa de ayudas.

6 - En caso de que la adquisición del material se realice en España, hay que solicitar al proveedor que el material se entregue en la universidad contraparte y el coste hasta destino. - En el caso que se adquiera en el país contraparte, la transferencia de los fondos se realizará directamente al proveedor y la factura siempre irá a nombre de la Institución española. - Podrán imputarse a este capítulo, tanto los materiales inventariables como todos los gastos que se produzcan hasta su puesta en funcionamiento (transporte, instalación, etc...) 10. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO Realizar la actividad objeto de la ayuda en el plazo establecido, de acuerdo con la memoria y el cronograma de ejecución previsto en el proyecto. Comunicar de forma inmediata la obtención de otras subvenciones o ayudas que financien la misma actividad subvencionada. Destacar con visibilidad suficiente el logotipo de la AECID en el material que se utilice para la difusión de las actividades, en cualquier soporte, de su condición de adjudicatarios de ayudas. 11. DIRECTORIO DE INTERÉS Estructura administrativa Teléfono Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación relint1@us.es Unidad de Proyectos Internacionales e Información relint6@us.es Unidad de Gestión Económica RR.II relint8@us.es