Manual pago Cesantías

Transcripción

1 Manual pago Cesantías Contenido Elaboración de planilla en línea Cargue de archivos de texto o Excel Recuperación de planillas guardadas Consultas de Cesantías

2 Elaboración de planilla en línea Ingresa a Haz clic en la opción Pila. 1 2 Haz clic en la opción Pagar Cesantías. Diligenca los datos solicitados: tipo y número de documento del aportante y del usuario. Haz clic en la opción Enviar. 3 4 Haz clic en Pago Integrado de Cesantías y luego en Elaborar Planilla. Esto despliega la información general del aportante.

3 Elaboración de planilla en línea Año causado de Cesantías: Elije el periodo vigente a liquidar. En la opción, Desea generar la planilla de Cesantías con los datos reportados en su última autoliquidación de Pila del año seleccionado? Selecciona la opción deseada, en el caso de elegir SI ten en cuenta la información del punto 7. En el campo Desea que las Cesantías de todos los empleados incluidos en esta planilla sean enviadas a un solo fondo de Cesantías?, elije la opción que te corresponde. Ten en cuenta que, si la planilla tiene diferentes fondos, debes elegir la opción NO. En caso de seleccionar la opción SI, elije el respectivo fondo de Cesantías. Por último, en la opción Desea realizar el reemplazo de los nombres y apellidos de los cotizantes conforme a lo registrado en la base de datos de ASOFONDOS? podrás elegir si deseas o no que se validen los datos de nombres y apellidos de los cotizantes contra la base de datos de Asofondos. Para registrar los cotizantes, haz clic en Siguiente o en la pestaña Cotizantes. 5 6 Si eligiste Datos del cotizante, diligencie los siguientes campos: Tipo de documento Número de documento Primer nombre Segundo nombre Primer apellido Segundo apellido Salario básico Número de días trabajados - Valor de las Cesantías (si el campo se deja en blanco, el sistema realizará el cálculo automático del valor de las Cesantías). Fondo de Cesantías Haz clic en Agregar, así el cotizante quedará registrado en la planilla. Para registrar otro cotizante, repite el proceso anterior. No olvides guardar los cambios. 7 Elaboración de planillas con la última autoliquidación de PILA. Si tu empresa realiza los aportes a la seguridad social y parafiscal a través de ARUS, puedes utilizar la última planilla pagada para la liquidación de las Cesantías. Para ello, efectúa el siguiente procedimiento: Haz clic en la opción Pago Integrado de Cesantías / Elaborar planilla

4 Elaboración de planilla en línea En el módulo Datos de la planilla, opción, Desea generar la planilla de Cesantías con los datos reportados en su última autoliquidación de Pila del año seleccionado? Elije SI 8 9 Luego haz clic en Guardar, inmediatamente mostrará el siguiente mensaje de alerta. Haga clic en Aceptar En el campo Desea que las Cesantías de todos los empleados incluidos en esta planilla sean enviadas a un solo fondo de Cesantías?, elije la opción que desee. Ten en cuenta que si tu planilla tiene diferentes fondos, deberás elegir la opción NO. En caso de seleccionar SI, escoja el respectivo fondo de Cesantías. Finalmente haga clic en Guardar. Nota: Si tu empresa paga bajo la forma de presentación Sucursal, al momento de elaborar la planilla con base en la última autoliquidación Pila, nuestro sistema arrojará como resultado una única planilla que contendrá el consolidado de todos los empleados cancelados en las diferentes sucursales para el último período cancelado. Si tu última liquidación cancelada fue una planilla de corrección, nuestro sistema no tomará la planilla tipo M o N, en su lugar traerá la información de los pagos totales realizados en planillas tipo E, Y, S o I. Para la revisión de cotizantes: Haz clic en Siguiente o en la pestaña Cotizantes. 10

5 Elaboración de planilla en línea En la parte inferior observarás la información de los cotizantes. 11 El campo Valor corresponde al aporte de las Cesantías. Si no se ingresa valor, será calculado por el sistema con base en el salario reportado en la última planilla de autoliquidación cancelada a través de ARUS, asumiendo que el empleado laboró 360 días. 12 Si al verificar la información observas que el valor de las Cesantías no es correcto, debes cambiar los campos Salario base y Número de días trabajados. De esta forma, el sistema realizará automáticamente el cálculo del valor de las Cesantías o simplemente cambiará el valor. Para cambiar los datos de un cotizante, deberás seleccionar (sombrear) el cotizante. Haz clic en el ícono Editar (con forma de lápiz). Podrás visualizar y editar la información en la pestaña Cotizante. Para eliminar el registro de un cotizante, selecciónalo y luego haz clic en el botón Borrar (Papelera), inmediatamente mostrará un mensaje para garantizar que se está seguro de la acción a realizar. 13 Haz clic en Aceptar o Cancelar, según sea el caso

6 Elaboración de planilla en línea 14 Tenemos una opción de búsqueda que utiliza como parámetros: Tipo de documento # Documento Nombres Apellidos Fondo Días Trabajados Valor Al digitar los datos del cotizante que se quiere buscar y hacer clic, aparecerá este cotizante. Se procede a cerrar la ventana de búsqueda. Para ver de nuevo todos los cotizantes de la planilla. Haz clic en Buscar, luego en Limpiar y cierra la ventana de búsqueda. 15 Guarda los cambios 16 Paga la planilla Haz clic en Enviar para proceder con el pago de la planilla, después de haber verificado los datos. Haz clic en el botón de pagos PSE, seleccione la entidad bancaria y realiza el pago de la planilla.

7 Cargue de archivos de texto o Excel 1 Con esta opción no necesitas digitar uno a uno tus empleados, simplemente requerirás cargar un archivo con la información de cotizantes. Éste puede ser generado desde un archivo de texto (txt) o Excel. La estructura del archivo es explicada en el Manual de Usuario Estructura Planilla Entrada Cesantías disponible en la aplicación. Para cargar el archivo, sigue este procedimiento: Haz clic en la opción Pago Integrado de Cesantías / Envío de Archivo Unificado de Cesantías. Haz clic en el botón Seleccionar archivo, luego Cargar. 2 Para la revisión de Cotizantes Haz clic en Siguiente o en la pestaña Cotizantes. Allí podrás visualizar los cotizantes incluidos en el archivo. Haz clic en la opción que desees llevar a cabo. Paga la planilla Haz clic en Pagar para realizar el pago de la planilla, verificando los datos previamente, completando la operación al hacer clic en el botón de pagos PSE. Ten en cuenta que el sistema liquida el valor a pagar por fondo de Cesantías y lo totaliza. 3 4 Después de hacer clic en el botón de PSE selecciona la entidad financiera donde se encuentra la cuenta desde la que hará el desembolso y haz clic nuevamente en el botón PSE. Allí debes digitar tu documento y clave(s) para finalizar la transacción.

8 Recuperación de planillas guardadas 1 Si deseas consultar las planillas que tienes guardadas con el fin de editarlas o pagarlas, realiza el siguiente procedimiento: En el menú lateral izquierdo, haz clic en la opción Pago Integrado de Cesantías / Recuperar Planilla guardada. Si deseas ver el detalle de la planilla, haz clic en el ícono ARUS ofrece las siguientes opciones como valor agregado, para facilitarte la realización de modificaciones y validaciones pertinentes. Para acceder a éstas, selecciona la planilla y elige la opción que desees. Esta opción permite validar si los cotizantes reportados en la planilla seleccionada, se encuentran en otra de las planillas guardadas o pagadas. Editar Planilla Borrar planilla 2 Validar afiliados Exportar a Excel: Marcar como asistida Buscar planilla guardada Al exportar a Excel, podrás ver la planilla seleccionada en formato Excel, para realizar las validaciones o modificaciones que requiera. Si realizaste algún cambio a la información reportada, puedes cargar este archivo en la opción Pago Integrado de Cesantías / Envío de archivo unificado de Cesantías. 3 Diligencia en el espacio en blanco el número de planilla que desees buscar.

9 Consulta de Cesantías Consulta de Cesantías pagadas Una vez efectuado el pago de las Cesantías a través de ARUS, podrás generar informes filtrados por fondo de Cesantías, por afiliado o con la información consolidada. 1 Informe de cesantías por fondo. En el menú del lado izquierdo, haz clic en la opción Consulta de Cesantías pagadas/informe de pago de cesantías por fondo. Selecciona el fondo de Cesantías para el que deseas generar el informe. Selecciona la planilla pagada para la que deseas generar el comprobante. Selecciona el formato con el cual deseas generar la información: Excel o PDF. Informe de cesantías por afiliado En el menú del lado izquierdo, haz clic en la opción Consulta de Cesantías pagadas/informe de pago de cesantías por afiliado. En la parte superior, digita el documento de identificación del cotizante para el que deseas generar el informe. También puedes adicionar más cotizantes para generar el informe para varios afiliados, haciendo clic en la opción Agregar afiliado. Si deseas eliminar alguno de los documentos, presiona Borrar Fila. Selecciona la planilla pagada para la que deseas generar el comprobante. Haz clic en Consultar. 2 3 Informe de pago de Cesantías completo Genera este informe si requieres visualizar de forma consolidada la información de todas las planillas canceladas a través de ARUS: En el menú del lado izquierdo haz clic en la opción Consulta de Cesantías pagadas/informe de pago de Cesantías completo. Selecciona la planilla para la que deseas generar el informe Genera el informe en formato Excel o PDF según la necesidad.

10 Consulta de Cesantías Consulta de Cesantías pendientes de pago Antes de efectuar el pago de las cesantías a través de ARUS, podrás generar informes filtrados por fondo de Cesantías, por afiliado o con la información consolidada. 1 Informe de cesantías por fondo En el menú del lado izquierdo, haz clic en la opción Consulta de Cesantías pagadas/informe de pago de cesantías por fondo. Selecciona el fondo de Cesantías para el que deseas generar el informe. Selecciona la planilla pagada para la que deseas generar el comprobante. Selecciona el formato con el cual deseas generar la información: Excel o PDF. 2 Informe de cesantías por afiliado En el menú lateral izquierdo, haz clic en la opción Consulta de Cesantías pagadas/informe de pago de Cesantías por afiliado. En la parte superior digita el documento de identificación del cotizante para el que deseas generar el informe. También puedes adicionar más cotizantes para generar el informe para varios afiliados, haciendo clic en la opción Agregar afiliado. Si deseas eliminar alguno de los documentos presiona Borrar Fila. Selecciona la planilla pagada para la que deseas generar el comprobante. Haz clic en Consultar. El informe se generará en formato PDF.

11 Consulta de Cesantías Informe de Cesantías completo Genera este informe si requieres visualizar de forma consolidada la información de todas las planillas canceladas a través de ARUS: En el menú lateral izquierdo, haz clic en la opción Consulta de Cesantías pagadas/informe de pago de Cesantías completo. Selecciona la planilla para la que deseas generar el informe. Genera el informe haciendo clic en el botón Consultar. El informe se generará en un documento PDF. 3 4 Para finalizar, el sistema cuenta con la opción Salida Segura, ubicado al final del panel izquierdo. Bogotá: Barranquilla: Bucaramanga: Cali: Cartagena: Pereira: Manizales: Medellín: Desde otras ciudades: soportededucciones@arus.com.co arus.com.co