Sistema Infomex Mexicali. Documentación de Diseño y Construcción. Versión 1.0

Transcripción

1 Sistema Infmex Mexicali Dcumentación de Diseñ y Cnstrucción Versión 1.0

2 Intrducción. INSTALACIÓN MEXICALI Este pryect cnsistió en la implementación del Sistema de gestión de slicitudes para el Ayuntamient de Mexicali, B.C., basads en la herramienta. El esquema general del diseñ y cnstrucción de esta instalación, la adecuación de ls frmats, plazs y prces que se manejan en el Sistema se detallan en este dcument. Sftware utilizad para el desarrll. Ls equips de cómput dnde se cnfiguró el Sistema /MEXICALI cntienen las siguientes características de sftware y hardware: SOFTWARE: Sistema Operativ: Windws XP Mdeladr: Micrsft Office Visi 2003 Base de dats: SQL Server Navegadr: Internet Explrer versión 6 Despliegue de acuses: Acrbat Reader HARDWARE: Prcesadr: Prcesadr Pentium 4 a 2.0 GHz Memria: 512 MHz RAM SINTESIS DE ACTIVIDADES GENERALES SOBRE LA INSTALACIÓN /MEXICALI. GENERACION DE MAPA DE PROCESOS LOCALES Inducción En el mes de may se realizarn las primeras reunines cn persnal de la Unidad Municipal de Acces a la Infrmación Publica Municipal de Mexicali, B.C., cn el fin de dar a cncer el pryect. A cntinuación se enlistan ls punts más imprtantes de las reunines realizadas en esta etapa: Identificación del cicl de vida de una slicitud de infrmación. Identificación de cada un de ls participantes en dich cicl y sus actividades. Gestión de las slicitudes de infrmación. Tips de respuesta al peticinari. Recpilación de infrmación del prces de slicitudes de infrmación. Identificación del frmat general para la elabración de la carta de prcess

3 Presentación del plan de trabaj. Presentación de la estructura de catálgs y frmats a utilizar. Generación de carta y mapa de prcess Fue así cm di inici la fase de generación de carta y mapa de prcess en dnde en base al Reglament de Transparencia y Acces a la Infrmación para el Gbiern Municipal de Mexicali, B.C. se identificarn ls prcess, cm sn: slicitud de infrmación, recurs de incnfrmidad, psitiva ficta etc., así cm ls plazs para cada un de est; cabe señalar que se realizarn cnstantes asesrías a través del crre electrónic, vía telefónica, así cm revisines técnicas de ls avances de la dcumentación de ls prcess, así cm de la generación de insums cm sn: catálgs, frmats, acuses. Es imprtante mencinar que ya cntaban cn un dcument previ dnde detallaban sus prcess, sin embarg faltaba detallar y determinar la infrmación requerida para el desarrll del sistema, incluyend el fundament legal. Durante la fase de la generación de la carta y mapa de prcess se trabajó de manera rdenada. CAPACITACION Taller sbre el us de la herramienta MEXICALI Psterirmente se realizó la siguiente fase del plan de trabaj: el taller sbre el us de la herramienta MEXICALI, dnde se capacitó sbre la cnfiguración y us de las herramientas de Visi e Infmex para la implementación de ls prcess. Cabe señalar que ls usuaris se presentarn antes de la fecha prgramada para la impartición de su taller. Estuviern presentes en el taller que se impartió al Distrit Federal, sin embarg asistiern nuevamente en su fecha prgramada. Se trabaj cn el usuari directamente en cada una de sus dudas, dándles una slución. En esta etapa n se presentarn cntratiemps. CONSTRUCCIÓN DEL MEXICALI Parametrización de Una vez cncluid el taller di inici la fase de Parametrización del sistema. Debid a que en esta fase se requiere de una cnstante asesría de parte del facilitadr, se tuv un seguimient diari vía electrónica cn ls usuaris, algunas veces sin btener respuesta y tras tantas sin dudas pr parte del usuari. En general las situacines que se presentarn en esta fase fuern las siguientes: - 3 -

4 -Lamentablemente ls usuaris estaban dedicads a tra actividad, dedicándle pc tiemp a. -N se recibían ls reprtes de avance del área usuaria a tiemp, pr l que era necesari estar en cntact telefónic para una prnta respuesta. -Ls tiemps del respnsable del desarrll del sistema y del respnsable de ls prcess n cincidían, pr l que era impsible que trabajarán en equip. -Se canceló la visita que se tenía planeada a las ficinas del área usuaria, cm parte de esta fase, para el seguimient; pr tal razón se replanteó la estrategia de seguimient. Debid a estas situacines presentadas n se cncluyó la parametrización de Infmex en el tiemp establecid en el plan de trabaj. Fue así cm se riginó la necesidad de extender ds semanas más el tiemp establecid para la parametrización. Generación de Insums y definicines de prces. El equip de trabaj de MEXICALI hiz entrega de ls siguientes insums antes y durante la cnstrucción: Tips de slicitudes: Infrmación pública, dats persnales, psitiva ficta y recurs de incnfrmidad. Cartas de prces. Definición de ls Medis de recepción de las slicitudes: manuales y electrónicas. Lista de sujets bligads. Catalg de leyes que se utilizan para justificar mtivar una respuesta negativa pr ser parcialmente reservada cnfidencial. Calendari labral. Medis de cntact para recibir infrmación ntificacines. Definición de Tips de respuesta. Definición de Medis de Entrega. Definición de Tips de enví. Sentid de la reslución de ls recurss de incnfrmidad. Justificación del tip de mensajería

5 Justificación para la slicitud de dats persnales. Frmats de registr de: acces a la infrmación, acces a dats persnales, psitiva ficta, recurs de incnfrmidad Acuses de: Slicitud de Infrmación, Slicitud de Psitiva Ficta, Slicitud de Recurs de Incnfrmidad. Recib de cbr. Reprte de avance de actividades semanal. PRUEBAS El Ayuntamient de Mexicali, slicitó la presencia del facilitadr respnsable para la realización de las pruebas a MEXICALI, en el perid del 13 al 16 de Nviembre del A cntinuación se enlistan las actividades más imprtantes realizadas en dich perid: Pruebas del fluj cmplet pr cada tip de respuesta. Mdificación al frmat de ls acuses. Definición del prces de pags. Mdificación del fundament legal de cada tip de respuesta de las slicitudes. Mdificación de cmbs, tablas de vistas (eliminación camp csts). Mdificación del fli en ls acuses. Definición final del prces. Persnal que realiz las pruebas: - Persnal de la UMAI - Lic. Jrge Luis Cervantes (Ayuntamient de Mexicali, Crdinación de Infrmática) - Lic. Manuel Barraza (UMAI) - Lic. Luis Guzmán (IFAI) Generación de Manuales. Realización pr parte del IFAI de ls siguientes manuales: Guía de Operación MEXICALI Guía de us - Prcess Guía de us - Administradr - 5 -

6 CAPACITACION A LOS SUJETOS OBLIGADOS El lunes 27 de septiembre del añ en curs y cn una duración de 2 hras, se llev a cab el III curs de capacitación para servidres públics habilitads cm enlaces del XVIII Ayuntamient de Mexicali, denminad "USO DEL SISTEMA PARA LA GESTIÓN DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN". Cn la presencia de 26 funcinaris públics representand a cada una de las dependencias municipales y paramunicipales, se prcedió cn la capacitación crrespndiente cn el siguiente rden temátic. 1.- Presentación en pwer pint de 34 diapsitivas, del prces de slicitud de infrmación en el sistema (Registr del peticinari - Elabración de una slicitud - Recepción pr parte de la UMAI y asignación de la misma al enlace crrespndiente - Recepción y cntestación de la slicitud pr parte del enlace, Recepción en la UMAI de la respuesta dada pr el enlace y envió al peticinari - Recepción de la respuesta pr parte del peticinari). 2.- El prces anterir fue explicad pas pr pas, mencinand alguns aspects que pudieran presentarse, así cm la explicación del us de ls diferentes usuaris de manera que cncieran el prces cmplet. 3.- Explicación de ls uss de ls menús y frmas de respuesta, así cm de la imprtancia de ls indicadres de tiemps (semáfrs) y la frma en que pueden agregar archivs a las respuestas, 4.- Se estableció el criteri de la frma y us de ls medis de entrega y frma de cbr así de la mecánica para el envió pr mensajería. 5.- Se llev a cab una practica de una slicitud de infrmación cn la intervención de ls tres actres invlucrads, Peticinari, UMAI y Enlace, haciend us del en línea. 6.- Y pr últim una sesión de preguntas y respuestas cn una buena participación, mstrand ls servidres públics el interés pr el us de esta herramienta. Cm material de apy, se entreg material impres para ls enlaces, que cnsistió en un pequeñ manual del, así cm también se les hiz llegar en frma digital a cada un de ells vía crre electrónic. Pr l anterir, se cnsideró muy satisfactri el curs en cuant a que ls enlaces cuentan ya cn el cncimient suficiente para gestinar las slicitudes que les sean asignadas, cntand siempre cn la rientación del persnal de la Unidad Municipal de Acces a la Infrmación Publica Municipal de Mexicali, B.C. MEXICALI estatus actual- El MEXICALI cuenta cn tdas las actualizacines realizadas pr el IFAI, al 7 de Diciembre Al día de hy se esta en espera de la cnfirmación de la fecha para la presentación ficial del MEXICALI