INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO OPERATIVO USUARIOS DE REDESCUENTO EN PAQUETE

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1 ÍNDICE INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO REDESCUENTO EN PAQUETE - MONEDA NACIONAL 1. OBJETIVO Alcance POLÍTICAS DEFINICIONES Operación de redescuento en paquete Desembolso Intermediarios Financieros Beneficiarios DOCUMENTACIÓN Acceso a la modalidad de redescuento en paquete Desembolso de los recursos PROCEDIMIENTO Solicitud del desembolso Remisión información de los beneficiarios archivo plano Causales de devolución del archivo plano Obligaciones de la entidad redescontante Control pagarés en custodia Control Lavado de Activos Prepago de la operación Pagarés para levantamiento de endoso Bogotá y otras ciudades ANEXOS Anexo No.1.: Modelo del Contrato Maestro para la Utilización de Líneas de Crédito y Servicios Financieros Ofrecidos por Bancóldex Anexo No. 2: Modelo del Acuerdo para la Utilización de Servicios Bancarios por Internet Anexo No. 3: Modelo del Pagaré en blanco, con carta de instrucciones, Modalidad Redescuento en Paquete Anexo No. 4: Registro de firmas autorizadas Anexo No. 5: Registro de cuentas corrientes Anexo No. 6: Registro de mensajeros autorizados Anexo No. 7: Modelo del Contrato de Redescuento en Paquete, Custodia y Administración de Cartera Anexo No. 8: Tabla códigos de ciudades Anexo No. 9: Tabla código CIIU Anexo No. 10: Estructura archivo plano Anexo No. 11: Tabla clases de garantías...15 Página 1 de 15 INS - 002

2 INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO REDESCUENTO EN PAQUETE - MONEDA NACIONAL 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento operativo para instrumentar las operaciones de redescuento en paquete que efectúen los intermediarios financieros vigilados por la Superintendencia Bancaria con cupo vigente en Bancóldex Alcance Esta dado por la interrelación que se de entre los intermediarios financieros vigilados por la Superintendencia Bancaria y el Departamento de Cartera de Bancóldex, en desarrollo de operaciones de redescuento de créditos otorgados a micro, pequeñas y medianas empresas al amparo de la Línea Multipropósito, y operaciones de redescuento bajo líneas de crédito orientadas a financiar preferencialmente microempresas tales como: la Línea AECI. 2. POLÍTICAS Contar con cupo de crédito vigente con Bancóldex y disponible. El grupo de operaciones deberá contener como mínimo ocho (08) operaciones de crédito cuyos montos individuales no deben superar setenta y cinco (75) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SLMM) y que reúnan condiciones similares de plazo, tasa y línea de crédito. Página 2 de 15 INS - 002

3 Los pagarés que instrumentan las operaciones redescontadas y que quedan en custodia en las oficinas de los intermediarios, deben estar diligenciados en los formatos de pagarés de redescuento establecidos por Bancóldex para las operaciones individuales de la línea de crédito con cargo a la cual se tramita el desembolso. 2.1 DEFINICIONES Operación de redescuento en paquete Con el propósito de disminuir la operatividad que generan operaciones de bajo monto y numerosas se decidió establecer esta modalidad de redescuento mediante la cual Bancóldex a través de un desembolso fondea, a un intermediario vigilado por la Superintendencia Bancaria, varias operaciones, previa la suscripción del "Contrato de Redescuento en Paquete Custodia y Administración de Cartera", correspondiente a la línea de crédito con cargo a la cual se solicitan los recursos, donde se establecen las condiciones de la operación Desembolso Proceso mediante el cual se lleva a cabo por parte de Bancóldex, la recepción de documentos que sustentan la operación de crédito, su revisión y entrega de recursos al intermediario, en cumplimiento de las determinaciones de los entes de decisión de Bancóldex Intermediarios Financieros Son los INTERMEDIARIOS FINANCIEROS vigilados por la Superintendencia Bancaria con los cuales Bancóldex haya acordado el manejo de la modalidad de Redescuento en Paquete. Página 3 de 15 INS - 002

4 2.1.4 Beneficiarios Esta modalidad de redescuento podrá incluir desembolsos para Personas naturales o jurídicas consideradas micro, pequeñas, y medianas empresas de todos los sectores económicos (a excepción del agropecuario) no vinculados al comercio exterior colombiano, quienes reciben los recursos a través de los desembolsos que Bancóldex realiza a los intermediarios vigilados por la Superintendencia Bancaria. 2.2 DOCUMENTACIÓN Acceso a la modalidad de redescuento en paquete Para tener acceso a la modalidad de redescuento en paquete, el representante legal del Intermediario, deberá suscribir y entregar al Departamento de Cartera de Bancóldex los siguientes documentos originales: Contrato Maestro para la Utilización de Líneas de Crédito y Servicios Financieros Ofrecidos por Bancóldex, con reconocimiento de texto y firma, anexo No.1. Acuerdo para la Utilización de Servicios Bancarios por Internet (Contrato de Banca Virtual), anexo No. 2 (Opcional) Pagaré en blanco, con carta de instrucciones, modalidad redescuento en paquete, modelo anexo No. 3. Registro de firmas autorizadas, anexo No. 4 Registro de cuentas corrientes, anexo No. 5 Página 4 de 15 INS - 002

5 Registro de mensajeros autorizados (cuando proceda), anexo No. 6. Original del Certificado de Existencia y Representación Legal de la entidad no mayor a 60 días calendario Desembolso de los recursos Para el desembolso de los recursos se debe entregar al Departamento de Cartera de Bancóldex lo siguiente: Original y copia del Contrato de Redescuento en Paquete, Custodia y Administración de Cartera correspondiente a la línea con cargo a la cual se solicitan los recursos (Multipropósito, AECI) debidamente firmado por el representante legal de la entidad financiera. Anexo No. 7, 7A y 7B. El Contrato deberá venir acompañado del documento denominado Anexo No. 1 al Contrato de Redescuento en Paquete Custodia y Administración de Cartera, anexo este donde se detallan los pagarés redescontados, se certifica que los mismos se encuentran debidamente endosados en propiedad a favor del BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX, así como el lugar en que estos se encuentran a título de depósito en custodia. El anexo deberá estar debidamente suscrito por el representante legal y el revisor fiscal de la entidad, especificando sus nombres, numero del documento de identificación del representante legal y número de tarjeta profesional del revisor fiscal. (Ver modelo al final del Anexo No. 7). El valor de los pagares a redescontar que se relacionan en este anexo debe ser igual al valor del desembolso solicitado a Bancóldex. Original del certificado de existencia y representación legal de la entidad que firma el contrato con fecha de expedición no mayor a 60 días calendario al momento del desembolso. Página 5 de 15 INS - 002

6 3. PROCEDIMIENTO 3.1. Solicitud del desembolso Presentar original y copia del Contrato de Redescuento en Paquete, Custodia y Administración de Cartera (anexo No. 7), debidamente firmado, en la ventanilla de cartera de Bancóldex, ubicada en la calle 28 # 13 A 15 piso 39 del edificio Centro Comercio Internacional, los días lunes a viernes de 9:00 a.m. a 3:00 p.m. Al contrato de redescuento se deberán adjuntar los documentos requeridos por BANCÓLDEX para el trámite de una operación de redescuento, descritos en el numeral Remisión información de los beneficiarios archivo plano La entidad a quien se le otorgan los recursos, deberá enviar a Bancóldex dentro de los TREINTA (30) DÍAS POSTERIORES al desembolso del crédito, una relación en archivo magnético en la que informe los beneficiarios de los recursos asignados por Bancóldex. La remisión de la información detallada de los beneficiarios finales de los créditos se debe remitir en archivo plano, el archivo debe ser enviado por la entidad en formato de texto (txt), a través del correo electrónico, en el cual se deben diligenciar los siguientes campos: 1. Número obligación Bancóldex Debe ser el número asignado por Bancóldex. 2. Número obligación intermediario Referencia Externa Debe ser el número del pagaré interno asignado por el intermediario. Página 6 de 15 INS - 002

7 3. Tipo de identificación Tipo de identificación del beneficiario del crédito. 4. Número de Identificación Número de identificación del beneficiario del crédito según código Estructura Archivo Plano (anexo No. 10) 5. Nombre beneficiario Nombre del beneficiario final del crédito. 6. Tipo sociedad Identificación numérica del tipo de sociedad del beneficiario del crédito, ver código Estructura Archivo Plano (anexo No. 10). 7. Dirección Domicilio del beneficiario. 8. Ciudad Código identificador de ciudad (según anexo No. 8, Tabla código de ciudades). 9. CIIU Código CIIU según el sector económico que tenga el beneficiario (según anexo No. 9, Tabla código CIIU). 10. Empleos actuales Número de empleados actuales. 11. Empleos a generar Número de empleos a generar con el desarrollo del proyecto. Página 7 de 15 INS - 002

8 12. Total activos Valor de los activos del beneficiario de acuerdo a la última declaración de renta. 13. Fecha de corte total activos Digite el año del corte de activos totales del beneficiario del crédito (AAAA). 14. Valor del crédito Monto del crédito desembolsado por el Intermediario. 15. Destino 1 Destino del crédito, para los casos en que una misma operación cuente con más de un destino puede utilizar los destinos Monto destino 1 Monto del crédito, para los casos en que una misma operación este desagregado por destinos utilice los montos Destino 2 Destino del crédito, para los casos en que una misma operación cuente con más de un destino puede utilizar los destino Monto destino 2 Monto del crédito, para los casos en que una misma operación este desagregado por destinos utilice los montos 2. Página 8 de 15 INS - 002

9 19. Destino 3 Destino del crédito, para los casos en que una misma operación cuente con más de un destino puede utilizar los destino Monto destino 3 Monto del crédito, para los casos en que una misma operación este desagregado por destinos utilice los montos Fecha de desembolso Digite la fecha del desembolso de la obligación con el beneficiario del crédito (AAAAMMDD). 22. Fecha vencimiento Digite la fecha de vencimiento de la obligación con el beneficiario del crédito (AAAAMMDD). 23. Clase crédito Los créditos deben ser Individuales. 24. Período de gracia Digite período de gracia si lo tiene la obligación con el beneficiario del crédito. 25. Forma de amortización Identifique la forma de amortización del crédito del beneficiario del crédito. Ver código anexo No. 10, Estructura del archivo. Página 9 de 15 INS - 002

10 26. Margen de intermediación Digite los puntos de la diferencia entre la tasa dada por Bancóldex y la tasa de Interés final con el beneficiario del crédito en términos efectivos anuales. Importante la separación de decimales con PUNTO. 27. Tasa interés E. A. Digite la tasa de interés final con el beneficiario del crédito en términos efectivos anuales. Importante la separación de decimales con PUNTO. 28. Saldo crédito Identifique el saldo de la obligación al momento del desembolso con el beneficiario del crédito. 29. Clase garantía 1 Identifique con el código clase de garantía de acuerdo al anexo No. 11, adjunto; la opción permite marcar hasta tres clases de garantía para un mismo crédito. 30. Valor garantía 1 Identifique el valor de la garantía, tiene la opción para marcar hasta tres montos de garantía para un mismo crédito. 31. Clase garantía 2 Identifique con el código clase de garantía de acuerdo al anexo No. 11, adjunto; la opción permite marcar hasta tres clases de garantía para un mismo crédito. 32. Valor garantía 2 Identifique el valor de la garantía, tiene la opción para marcar hasta tres montos de garantía para un mismo crédito. Página 10 de 15 INS - 002

11 33. Clase garantía 3 Identifique con el código clase de garantía de acuerdo al anexo No. 11, adjunto; la opción permite marcar hasta tres clases de garantía para un mismo crédito. 34. Valor garantía 3 Identifique el valor de la garantía, tiene la opción para marcar hasta tres montos de garantía para un mismo crédito. 35. Género (Sexo) Marque 1 si el beneficiario del crédito es masculino o 2 si el beneficiario del crédito es femenino. 36. NIT Intermediario Financiero Número de Identificación del intermediario financiero. 37. Línea Código de la línea de crédito a la cual corresponde el número de la obligación con Bancóldex. 38. Teléfono Número telefónico del beneficiario, con espacios a la derecha hasta completar la longitud Causales de devolución del archivo plano Al momento de recibo del archivo plano, el Departamento de Cartera realizará el cargue en el sistema de Bancóldex;; si el archivo no presenta ninguna causal de error se procederá a justificar la operación; en caso contrario, el Departamento de Cartera enviará a través de correo electrónico el mensaje de error y las posibles inconsistencias presentadas en el archivo plano. Página 11 de 15 INS - 002

12 Dado que la información del archivo plano es indispensable para Bancóldex, la entidad solicitante debe cumplir diligentemente con el envío del mismo, en las condiciones atrás establecidas. En caso de incumplimiento de está obligación y hasta que el archivo plano sea validado correctamente, Bancóldex no atenderá solicitudes de redescuento de nuevas operaciones al intermediario Obligaciones de la entidad redescontante Además de las obligaciones que legalmente le competen en desarrollo del mencionado acuerdo de custodia, EL INTERMEDIARIO se obliga especialmente a: 1) Ejercer debidamente la guarda y custodia de los documentos que instrumentan las obligaciones redescontadas, empleando para ello toda la diligencia y cuidado necesario de acuerdo a la naturaleza de los mismos. 2) No entregar los documentos legales de los créditos bajo ninguna calidad a otra persona natural o jurídica, salvo autorización escrita de BANCÓLDEX. 3) No disponer de dichos documentos a cualquier título de manera tal que se comprometan los derechos de crédito redescontados a favor de BANCÓLDEX. 4) Devolver a los clientes o a los deudores los pagarés debidamente cancelados cuando se hayan pagado totalmente las obligaciones instrumentadas, acreditándose previamente el pago a BANCÓLDEX. 5) Solicitar a los deudores la actualización de su información comercial y financiera con la periodicidad exigida para el efecto por la Superintendencia Bancaria. Página 12 de 15 INS - 002

13 6) Remitir a BANCÓLDEX de ser necesario, copias o fotocopias de los documentos a los que se refiere este convenio y de los documentos que sean actualizados de acuerdo a las solicitudes efectuadas por BANCÓLDEX. 7) Hacer entrega inmediata a BANCÓLDEX de los títulos valores redescontados y que se encuentran a título de depósito en custodia, en el momento en que éste así se lo requiera y, particularmente, en el evento de que EL INTERMEDIARIO FINANCIERO sea objeto de toma de posesión para liquidar por parte de la Superintendencia Bancaria. 8) Remitir mensualmente a BANCÓLDEX una certificación expedida conjuntamente por el Representante Legal y por el Revisor Fiscal de EL INTERMEDIARIO, en la cual se relacionen el(los) deudor(es) finales, condiciones financieras y saldo de capital de la cartera de crédito transferida, y en la cual, adicionalmente, se haga constar que los títulos valores representativos de esa cartera se encuentran debidamente endosados en propiedad a favor de BANCÓLDEX. 9) Permitir a BANCÓLDEX la verificación material de la existencia y conservación de los títulos valores en cualquier momento Control pagarés en custodia Con base en la certificación actualizada, que mensualmente debe enviar la entidad, de los pagarés redescontados que se encuentran en custodia, el Departamento de Cartera efectuará un control operativo y a su vez la Contraloría Interna del Banco realizará una prueba selectiva y periódica de inspección física a dichos pagarés. Para el efecto el intermediario financiero deberá mantener físicamente organizados los pagarés debidamente agrupados y relacionados con cada contrato de redescuento en paquete. Página 13 de 15 INS - 002

14 3.6. Control Lavado de Activos Cada entidad será responsable de aplicar los mecanismos de prevención y control del lavado de activos, a los beneficiarios finales de los créditos que se financien con recursos Bancóldex Prepago de la operación Para este caso, el intermediario deberá enviar con diez (10) días de anticipación a la fecha del prepago, una comunicación dirigida al Departamento de Cartera vía fax o por otro medio, en la que solicite su aprobación. Con base en dicha solicitud, Bancóldex en comunicación informa el monto a pagar por concepto de capital, intereses y gastos administrativos. Lo anterior teniendo en cuenta que si hubiere incumplimiento por parte de alguno del(os) deudor(es) final(es) de los créditos instrumentados en alguno de los pagaré(s) objeto de custodia en los términos del contrato de redescuento en paquete, EL INTERMEDIARIO deberá dar aviso inmediato por escrito a BANCÓLDEX para efectos de coordinar y formalizar la devolución del respectivo pagaré, teniéndose que la devolución de éste estará condicionada al prepago de la obligación Pagarés para levantamiento de endoso Bogotá y otras ciudades El levantamiento de los endosos de los pagarés redescontados en paquete debe cumplir el mismo trámite implementado por el banco para el levantamiento del endoso de cualquier operación redescontada. Página 14 de 15 INS - 002

15 4. ANEXOS 4.1. Anexo No.1.: Modelo del Contrato Maestro para la Utilización de Líneas de Crédito y Servicios Financieros Ofrecidos por Bancóldex Anexo No. 2: Modelo del Acuerdo para la Utilización de Servicios Bancarios por Internet 4.3. Anexo No. 3: Modelo del Pagaré en blanco, con carta de instrucciones, Modalidad Redescuento en Paquete Anexo No. 4: Registro de firmas autorizadas Anexo No. 5: Registro de cuentas corrientes Anexo No. 6: Registro de mensajeros autorizados Anexo No. 7: Modelo del Contrato de Redescuento en Paquete, Custodia y Administración de Cartera (Anexo 7 A y 7B) 4.8. Anexo No. 8: Tabla códigos de ciudades Anexo No. 9: Tabla código CIIU Anexo No. 10: Estructura archivo plano Anexo No. 11: Tabla clases de garantías. Página 15 de 15 INS - 002