Tipo de Documento: INSTRUCTIVO Nombre del documento: REGISTRO DE ÓRDENES DE PAGO. Revisado por: GAF

Transcripción

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2 /GCG IT-CNEL-CORP--0 Página 1 de 5 1 Objetivo Establecer las actividades a ejecutar para el registro de órdenes de pago utilizando el sistema informático financiero (CG-WEB). 2 Alcance Este instructivo aplica a los técnicos, auxiliares y/o personal del área de Contabilidad responsables del registro de órdenes de pago en la Oficina Central y Unidades de Negocio de la Empresa Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad CNEL EP. 3 Definiciones CG-WEB: Sistema Informático Financiero que sirve para procesar la información financiera de la Oficina Central y Unidades de Negocio. ORDEN DE PAGO: Documentos generados para dar trámite al pago de la obligación contraída. DOCUMENTOS SOPORTE: Es la documentación física que sirve de sustento para registrar las operaciones comerciales contraídas por CNEL EP. 4 Responsabilidades Para la correcta ejecución es imprescindible delimitar el campo de acción de cada de una de las partes que intervienen en el instructivo. GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO Aprobar el presente instructivo. GERENCIA DE CONTROL DE GESTIÓN Difundir el presente instructivo. DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EN LA OFICINA CENTRAL Y UNIDADES DE NEGOCIO Velar por el cumplimiento del presente instructivo. RESPONSABLE LA EMISIÓN DE ÓRDENES DE PAGO: TÉCNICOS / ASISTENTES / AUXILIARES CONTABLES Cumplir con lo establecido en el presente instructivo.

3 /GCG IT-CNEL-CORP--0 Página 2 de 5 5 Desarrollo EMISIÓN DE ORDEN DE PAGO CON COMPROMISO PRESUPUESTARIO 5.1 Generado el compromiso presupuestario, el responsable de emitir las órdenes de pago recibe los documentos soporte, analiza sustentos, valida información y registra el asiento contable al CG-WEB, módulo cuentas por pagar. 5.2 En el menú gestión de cuentas por pagar escoge la opción Ingreso cuentas por pagar. 5.3 Selecciona la compañía, año, mes y fecha del comprobante, escoge la opción seguir, llena el campo comentario con la descripción del pago y graba la información. 5.4 Registra el año, número de compromiso presupuestario, selecciona la opción 3 cuentas por pagar, en la columna de acciones registra el número 3 y presiona enter. 5.5 En la pantalla cabecera de cuentas por pagar, selecciona la cuenta pre-asignada (cuenta por pagar) e ingresa el número de la cuenta auxiliar; de no existir la misma, crea la cuenta auxiliar(proveedor con sustento de información reportada de la página web del SRI) y en el campo descripción ingresa un detalle breve correspondiente al pedido de pago. Modelo a aplicar: CNT-F/ MEMO M, GTO OFICINA CENTRAL. 5.6 Registra correctamente los siguientes datos del documento: tipo de documento, número del documento, fecha de emisión y vencimiento y graba la información. 5.7 Selecciona en la lista de partidas para las cuentas por pagar, la partida presupuestaria a afectar. 5.8 Ingresa en la opción cuenta de gasto la(s) cuenta(s) contables deudora y auxiliares contables a utilizar. 5.9 Registra valores del importe, escoge el tipo de movimiento (debe), escoge la opción seguir y graba la información. Si el comprobante presenta descuentos o retenciones realiza la actividad 5.10, caso contrario realiza la actividad Realiza los descuentos o retenciones, ingresando en la columna opción el número 3 (impuesto) y presiona enter Selecciona correctamente el sustento tributario, registra el tipo y número de factura, fecha de emisión, número de autorización, fecha de caducidad, tipo de pago, base imponible, forma de pago y escoge la opción seguir Selecciona el código de retención (IVA y Renta). De existir descuentos a proveedores, selecciona los códigos necesarios para efectuar los descuentos.

4 /GCG IT-CNEL-CORP--0 Página 3 de Escoge la opción seguir, verifica que los valores estén correctamente ingresados y graba la información Escoge la opción listar encabezado. En caso de que los descuentos generan comprobantes de retención ingresa en la columna opción el número 5 (generar comprobante de retención) para imprimir el comprobante de retención Ingresa en la columna opción el número 4 (Contabilizar). De existir retenciones se ingresa el número de autorización del SRI, las series y número del comprobante de retención y escoge la opción grabar. Es responsabilidad del funcionario que realiza el asiento contable verificar que la información tributaria y contable que se carga en cada transacción sea correcta, así como verificar que se cuente con todos los documentos habilitantes de acuerdo al procedimiento de registro contable El funcionario que realiza el asiento contables Imprime y firma el comprobante de pago generado, adjunta los documentos de soporte y solicita aprobación al Contador General de la Oficina Central o sus similares en las Unidades de Negocio Finalmente el Contador / Director de Contabilidad firma los comprobantes de retención y de pago emitido y envía a Tesorería para el desembolso. Todo registro que tenga como sustentos un comprobante de venta válido debe ser ingresado bajo esta modalidad. EMISIÓN DE ORDEN DE PAGO SIN COMPROMISO PRESUPUESTARIO 5.18 Recibido el requerimiento de pago, el responsable de generación de la orden de pago ingresa al CG-WEB, y selecciona en el módulo Contabilidad la opción entrada de datos Selecciona la opción entrada interactiva y la compañía En la opción es sesión de aprobación selecciona no, de igual forma en la adición de nuevos comprobantes señala la opción no Selecciona año, mes y tipo de comprobante y escoge la opción seguir Ingresa la fecha y comentario (descripción de la transacción) y graba la información registrada Selecciona la cuenta contable deudora, los auxiliares contables y detalla descripción e importe Señala el tipo de movimiento (debe) e ingresa número de documento y fecha de vencimiento en caso de requerirlo y presiona enter Selecciona la cuenta contable acreedora, los auxiliares contables y detalla descripción e importe con signo negativo.

5 /GCG IT-CNEL-CORP--0 Página 4 de Señala el tipo de movimiento (haber) e ingresa número de documento y fecha de vencimiento en caso de requerirlo. De existir más movimientos contables dentro del comprobante de pago, selecciona en el menú superior Nuevo movimiento y realiza la actividad 5.23 caso contrario realiza la actividad Posterior al ingreso de todos los movimientos contables, en el menú Cuadre de comprobante escoge las opciones aprobar comprobante contabilizar comprobantes y se reflejará automáticamente en la pantalla el siguiente mensaje comprobante se ha generado y enviado a la cola de contabilización. Es responsabilidad del funcionario que realiza el asiento contable verificar que la información tributaria y contable que se carga en cada transacción es correcta El funcionario que realiza el asiento contables Imprime y firma el comprobante de pago generado, adjunta los documentos de soporte y solicita aprobación al Contador General de la Oficina Central o sus similares en las Unidades de Negocio Finalmente el Contador / Director de Contabilidad firma los comprobantes de retención y de pago y envía a Tesorería para el desembolso. 6 Seguimiento y Medición 6.1 Porcentaje de requerimientos de órdenes de pago procesadas Dónde: Porcentaje de órdenes de pago procesadas = Top: Total de órdenes de pagos registradas en el sistema. Tsop: Total de solicitudes de órdenes de pago solicitadas. 7 Documentos de referencia Top Tsop * 100 CÓDIGO DEL DOCUMENTO O NORMA NOMBRE DEL DOCUMENTO O NORMA Constitución de la República Código Tributario Código de Planificación y Finanzas Públicas Código de Trabajo Ley Orgánica de Contratación Pública Ley de Seguridad Social Ley de Régimen Tributario Interno Reglamento de Comprobantes de venta Ley Orgánica de Empresas Públicas Normas Internacionales de Información Financiera Normas Internacionales de Contabilidad

6 /GCG IT-CNEL-CORP--0 Página 5 de 5 CÓDIGO DEL DOCUMENTO O NORMA NOMBRE DEL DOCUMENTO O NORMA Normas Ecuatorianas de Contabilidad Principios de Contabilidad generalmente aceptados Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado 8 Registros y archivos Código Nombre o Descripción 9 Anexos