ANEXO 9 LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC. Revisión: 1 Referencia a la norma ISO 9001:

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1 Referencia a la norma ISO 9001: Página 1 14 No Nombre l Registro Código Manejo 1. Formato para el Control Instalación Documentos s 513-PG-01-R01 Listado Carpeta y gaveta 2. Tabla Control Cambios 513-PG-01-A Tabla asignación códigos para documentos l SGC Tabla aprobación y autorización documentos Formato para calificación Auditores 513-PG-01-A PG-01-A PG-03-R01 anual / 6. Formato para Plan Auditoria 513-PG-03-R02 Por fecha Permanent e Hasta nueva revisión Hasta nueva revisión Hasta nueva revisión Hasta nueva revisión Un año Histórico Sustitución por nueva versión Sustitución por nueva versión Sustitución por nueva versión Sustitución por nueva versión Desecho y/o reutilización Responsable Controlador Documentos Controlador Documentos Controlador Documentos Controlador Documentos Jefe Área SGC/auditor lír Jefe Área SGC/Secretaria Dirección 7. Formato para Reunión Apertura 513-PG-03-R03 Por fecha archivo Un año Desecho y/o reutilización Jefe Área SGC 8. Formato para informe auditoria 513-PG-03-R04 Por fecha Carpeta y Gaveta Un año Desecho y/o reutilización Jefe Área SGC 9. Formato para reunión cierre 513-PG-03-R05 Por fecha Carpeta y Gaveta Un año Desecho y/o reutilización Jefe Área SGC Formato para Intificación, Registro y Control Producto No Conforme Formato para Requisición Acciones Correctivas y/o Correcciones 513-PG-04-R01 Anual Carpeta y gaveta 513-PG-05-R01 Por Folio Carpeta y gaveta o archivero Un año Un año histórico Desecho y/o reutilización Jefe Área SGC Jefe Área y RD 12. Formato para Requisición Acción Preventiva 513-PG-06-R01 Por Folio Carpeta y gaveta o archivero Un año Desecho y/o reutilización Jefe Área y RD 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

2 Referencia a la norma ISO 9001: Página 2 14 No Nombre l Registro Código Manejo Responsable Formato electrónico para Revisión indicadores l Plan Rector. (pantalla captura) 513-PG-07-R01 Por fecha 2 años electrónico l SGC Formato electrónico para Resultados la Revisión por la 513-PG-07-R02 Por fecha 2 años electrónico l SGC Dirección (pantalla captura) Formato electrónico para Acciones Preventivas y Correctivas (pantalla 513-PG-07-R03 Por fecha 2 años electrónico l SGC captura) Formato electrónico para el concentrado informe 513-PG-07-R04 Por fecha Resultado Auditoria 2 años electrónico l SGC Servicio (pantalla captura) Formato electrónico para auditoria calidad (pantalla 513-PG-07-R05 Por fecha 2 años electrónico l SGC captura) Formato electrónico para intificación, registro y control 513-PG-07-R06 Por fecha producto no conforme 2 años electrónico l SGC (pantalla captura) Formato para la medición l cumplimiento las 513-PG-07-R07 Por fecha 2 años electrónico Jefe Área y RD características calidad. Formato electrónico para atención quejas y 513-PG-07-R08 Por fecha sugerencias (pantalla 2 años electrónico l SGC captura) Formato electrónico para captura resultados l informe para la terminación y 513-PG-07-R09 Por fecha 2 años electrónico l SGC gestión l ambiente trabajo pantalla captura 22. Plan l Proceso Curricular N/A histórico 5 años Dirección docencia 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

3 Referencia a la norma ISO 9001: Página 3 14 No Nombre l Registro Código Manejo Cedula Inscripción a la Reunión Capacitación Registro Encuesta Opinión la reunión capacitación Registro Control Propuestas Lista asistencia para la Reunión Diseño Curricular Formato Retícula Oficial Plan Estudios Formato para Registro Plan Estudio Ante Dirección General Profesiones Oficios Autorización apertura programas posgrado 711-DP-PO histórico 2 años 711-DP-PO histórico 513-PR-01-R01 histórico 513-PR-01-R02 histórico N/A histórico N/A histórico 5 años 5 años N/A muerto / 5 años 30. Acuerdo adición registros N/A muerto / 5 años Formato concentrador solicitud apoyo Formato protocolo investigación Formato currículum vitae profesores participantes en proyectos investigación. 513-PR-03-R01 muerto / 18 meses 513-PR-03-R02 muerto / 18 meses N/A muerto / 18 meses y electrónico / / / / Responsable Área sarrollo académico Área sarrollo académico Área ciencias la ingeniería y /o económicoadministrativas Área ciencias la ingeniería y /o económicoadministrativas Área ciencias la ingeniería y /o económicoadministrativas Área ciencias la ingeniería y /o económicoadministrativas Posgrado Posgrado investigación investigación investigación 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

4 Referencia a la norma ISO 9001: Página 4 14 No Nombre l Registro Código Manejo 34. Solicitud l interesado (formato PS-01) 35. Proyecto académico calendarizado (formato PS-02) 513-PR-04-R01 Muerto 2 años 513-PR-04-R02 Muerto 2 años Responsable Sabático Sabático 36. Carta compromiso informes y participación (formato PS-03) 513-PR-04-R03 Muerto 2 años Sabático 37. Dictamen la acamia (formato PS-04) 513-PR-04-R04 Muerto 2 años Sabático 38. Dictamen la comisión dictaminadora (formato PS-05) 513-PR-04-R05 Muerto 2 años Sabático 39. Informe las funciones docentes (formato PS-06) 513-PR-04-R06 Muerto 2 años Sabático 40. Constancia antigüedad (formato PS-07) 513-PR-04-R07 Muerto 2 años Sabático 41. Oficio solicitud 513-PR-05-R01 Muerto Gaveta 1 Año Jefe l Área Mi Relación Interesados en la Transferencia Base datos para la transferencia 513-PR-05-R02 Muerto Gaveta 3 Año Jefe l Área Mi 513-PR-05-R03 Histórico electrónico 3 Año electrónico Jefe l Área Mi 44. Constancia transferencia 513-PR-05-R04 Muerto Gaveta 5 Año /electrónico Jefe l Área Mi 45. Patente N/A Se conserva Gaveta 20 años 46. Molos utilidad N/A Se conserva Gaveta 10 años Propiedad intelectual Propiedad intelectual 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

5 Referencia a la norma ISO 9001: Página 5 14 No Nombre l Registro Código Manejo 47. Marcas N/A Se conserva Gaveta Subpresupuesto partidas restringidas Subpresupuesto bienes inversión 50. Oficio liberación N/A Oficio asignación recursos gasto Directo al instituto tecnológico o centro Relación gastos efectuados requisitada 513-PR-07 R PR-07 R02 N/A 513-PR-09-R Recibo Institucional 513-PR-09-R Control rangos y distribución cheques y comprobantes pago RECIBO DE DISTRIBUCION DE NOMINA Relación cheques y /o comprobantes pago cancelados Informe cheques en validación Relación tramite prestaciones que se entregan a la DGP 513-PR-11R01 Concentración Concentración Concentración Concentración Concentración Concentración Durante su vigencia Responsable 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1 5 años 12 años 5 años Propiedad intelectual Jefe área contabilidad e ingresos propios Jefe área contabilidad e ingresos propios Director Recursos Financieros Instituto Tecnológico o Centro Instituto Tecnológico o Centro Director Recursos Financieros General 5 años Jefe área pagos 513-PR-11R02 General 5 años Jefe área pagos 513-PR-11-R03 General 5 años Jefe área pagos 711-EM-PO General 5 años 513-PR-12-R Constancia Servicios 513-PR-12-R02 muerto Expediente Personal Jefe área prestaciones Jefe área prestaciones Jefe área prestaciones

6 Referencia a la norma ISO 9001: Página 6 14 No Nombre l Registro Código Manejo 60. Base datos para seguimiento la autorización l POA N/A Borrado electrónico 3 años 61. Oficio autorización l POA N/A muerto 62. Propuesta l POA N/A muerto Responsable Área Programación y Evaluación Presupuestal Área Programación y Evaluación Presupuestal Área Programación y Evaluación Presupuestal 63. Informe rendición cuentas los institutos tecnológicos N/A electrónico 6 años Director Desarrollo l Sistema Informe gestión los Institutos Tecnológicos y la DGEST Programa Institucional Innovación y Desarrollo l SNEST Programa Institucional Innovación y Desarrollo los Institutos Tecnológicos Base datos la información l avance las metas l PIID. Formato para la integración l Programa trabajo anual (PTA) los institutos tecnológicos y Centros Formato para el seguimiento y evaluación l programa trabajo anual (PTA) los institutos tecnológicos. Formato para la elaboración l programa trabajo anual (PTA) para la DGEST. N/A electrónico 6 años N/A electrónico 6 años N/A electrónico 6 años y y N/A electrónico 6 años 513-PR-18-R01 electrónico s y 513-PR-18-R02 electrónico 6 años 513-PR-18-R03 electrónico 6 años Director Desarrollo l Sistema Director Desarrollo l Sistema Director Desarrollo l Sistema Dirección Telecomunicaciones Director Desarrollo l Sistema Director Desarrollo l Sistema Director Desarrollo l Sistema 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

7 Referencia a la norma ISO 9001: Página 7 14 No Nombre l Registro Código Manejo Formato para el seguimiento y Evaluación l programa trabajo anual (PTA) las Direcciones Área la DGEST Formato para el seguimiento documentos Documento alumnos inscritos en el semestre actual (DAISA) 513-PR-18-R03 electrónico 6 años 513-PR-18-R05 electrónico 6 años 513-PR-19-R Tarjetón Deportivo 513-PR-19-R02 y 2 años Responsable Director Desarrollo l Sistema Director Desarrollo l Sistema Coordinadores Deportivos Nacionales Coordinadores Deportivos Nacionales Cedula Inscripción al nacional portivo Formato para la solicitud soporte técnico y apoyo informático Formato para el registro solicitus soporte técnico y apoyo informático Solicitud servicios seguridad Internet Externo Solicitud autorización para aplicar cambios en o para hacer uso aplicaciones software Solicitud excepcional para el servicio larga distancia y/o telefonía celular. Formato para Quejas y sugerencias Formato para programa anual Auditorias Servicio. 513-PR-19-R03 Anual Directo Área 513-PR-20-R PR-20-R02 GTI-DES-PO-030/01 N/A N/A 513-PR-21-R PR-22-R01 físico Área Soporte Técnico electrónico físico físico físico Área Soporte Técnico Área Soporte Técnico Área Soporte Técnico Área Soporte Técnico Jefe área l SGC Jefe área l SGC 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

8 Referencia a la norma ISO 9001: Página 8 14 No Nombre l Registro Código Manejo Formato para Auditoria Servicio Formato para el Informe resultados lãs auditorias servicio Formato observaciones para elaboración informes evaluación Programa anual capacitación 513-PR-22-R PR-22-R PR-23-R Solicitud registro curso 513-PR-24-R02 Responsable Jefe área l SGC Jefe área l SGC 7 dias archivo 3 años 513-PR-24-R01 Anual Carpetas Carpetas Encargado Supervisión Jefe área Capacitación y Desarrollo personal apoyo a la educacion Archivista 88. Lista asistencia 711-DP-PO Cedula Inscripción 711-DP-PO Encuesta Opinión 91. Estadística encuesta opinión 711-DP-PO PR-24-R03 Carpetas Archivista Carpetas Archivista Carpetas Archivista Carpetas Archivista 92. Constancia participación 711-DP-PO Permanent e 93. Criterios para seleccionar instructor 513-PR-24-R04 Carpetas Archivista 94. Evaluación seguimiento por el participante 513-PR-24-R05 Carpetas Archivista 95. Evaluación seguimiento por el jefe inmediato 513-PR-24-R06 Carpetas Archivista 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

9 Referencia a la norma ISO 9001: Página 9 14 No Nombre l Registro Código Manejo 96. Estadística evaluación seguimiento 513-PR-24-R07 Responsable Carpetas Archivista 97. Informe tallado curso 513-PR-24-R08 Carpetas Archivista 98. Gafete N/A 99. Personificador N/A 100. Contrato Aprendizaje N/A 101. Carta Compromiso N/A 102. Listado requerimientos N/A Coordinador l 103. Base datos N/A Permanente 104. Oficio Solicitud para tramite registro títulos l. Instituto Tecnologico disco Director Servicios Escolares y Estudiantiles N/A Anual Carpeta y gaveta Dictaminadores 105. Relación títulos 513-PR-25-R01 Anual Carpeta y gaveta Oficio Entrega Títulos, Cedulas Profesionales y timbres con holograma al Instituto Tecnologico Programa anual capacitación 513-PR-25-R02 Anual 513-PR-34-R01 Anual Carpetas Dictaminadores y gestoría. Carpeta y gaveta Dictaminadores Jefe área Capacitación y Desarrollo personal apoyo a la educación 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

10 Referencia a la norma ISO 9001: Página No Nombre l Registro Código Manejo 108. Solicitud registro curso 513-PR-34-R02 Responsable Carpetas Archivista 109. Lista asistencia 711-DP-PO Cedula Inscripción 711-DP-PO Encuesta Opinión 112. Estadística encuesta opinión 711-DP-PO PR-34-R03 Carpetas Archivista Carpetas Archivista Carpetas Archivista Carpetas Archivista 113. Constancia participación 711-DP-PO Permanent e 114. Criterios para seleccionar instructor 513-PR-34-R04 Carpetas Archivista 115. Evaluación seguimiento por el participante 513-PR-34-R05 Carpetas Archivista 116. Evaluación seguimiento por el jefe inmediato 513-PR-34-R06 Carpetas Archivista 117. Estadística evaluación seguimiento 513-PR-34-R07 Carpetas Archivista 118. Informe tallado curso 513-PR-34-R08 Carpetas Archivista 119. Gafete N/A 120. Personificador N/A 513-MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

11 Referencia a la norma ISO 9001: Página No Nombre l Registro Código Manejo Responsable 121. Contrato Aprendizaje N/A 122. Carta Compromiso N/A 123. Listado requerimientos N/A Coordinador l MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

12 Referencia a la norma ISO 9001: Página No Nombre l Registro Código Manejo Responsable MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

13 Referencia a la norma ISO 9001: Página No Nombre l Registro Código Manejo Responsable MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1

14 Referencia a la norma ISO 9001: Página No Nombre l Registro Código Manejo Responsable MC-01-A09 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original. Rev. 1