Enfoque de colaboración Efectividad de la Fuerza de Venta

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1 Enfoque de colaboración Efectividad de la Fuerza de Venta Axional CRM/SFA (Mobile Solutions) Marzo 2012 O&S Consultores CONSULTING - OUTSOURCING - APPLICATIONS

2 1.- Introducción 2.- Definición del proyecto 3.- Organización del proyecto 4.- Costes del proyecto Anexo I: Resumen Funciones presentadas Anexo II: Disponibilidad en Smartphone

3 1.- Introducción Antecentes

4 Introducción O&S Consultores Antecentes Ricardo Molina se plantea la re-implantación y migración del sistema CRM, para la mejora en la gestión y análisis de clientes y representadas, además de la actualización tecnológica. Para ello, O&S Consultores ha presentado el sistema de gestión comercial y de marketing (CRM /SFA de Deister), desarrollando una maqueta específica a las necesidades de la empresa. La dirección de Ricardo Molina nos ha solicitado un enfoque de colaboración y presupuesto para realizar una implantación del sistema. Este documento recoge las conversación y características del producto CRM/SFA y las necesidades de Ricardo Molina, así como: - Los objetivos y alcance del proyecto - La solución propuesta - Los requisitos técnicos necesarios - Y una estimación inicial de costes

5 2.- Definición del proyecto Objetivos del proyecto Solución propuesta Planteamiento Alcance del proyecto

6 Definición del proyecto O&S Consultores Objetivos El objetivo del proyecto es mejorar el ciclo comercial mediante, el apoyo a la red de ventas en su necesidades diarias, y disponer de información de gestión comercial Los indicadores de negocio que permiten medir el rendimiento de la fuerza de ventas son: Incremento de ventas y margen por cliente Ampliación de la gama de artículos por cliente Generación de nuevos clientes Calidad del reporting de las acciones comerciales Reducción en los ciclos de venta Optimización del coste operativo de las ventas Rapidez en la resolución de las incidencias con los clientes.. El reto del proyecto : optimizar el proceso de venta

7 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Principales funcionalidades a cubrir El alcance funcional del sistema AXIONAL CRM/SFA optimiza la gestión de los siguientes procesos de la fuerza de ventas : Gestión de Industrias/Productos Planificación de tareas Gestión de visitas Gestión de clientes Gestión de acciones Rapport de Visita Business intelligence Informes a Representadas

8 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Principales funcionalidades a cubrir Gestión de BU/Industrias/ Productos: Consultas y búsquedas de los productos, por familia / características (fotografías imágenes HD) especificaciones técnicas: fichas técnicas instrucciones de uso Resúmenes por Producto / Industria para rapport a representadas Información operativa de los artículos: niveles de stock, fechas de disponibilidad, etc, (a definir en la etapa de diseño).

9 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Planificación de tareas: Principales funcionalidades a cubrir Planificación y gestión de las tareas o actividades u objetivos a realizar por el equipo comercial, definidas por la central o por el propio técnico comercial. Diversos tipos de acciones, (a definir) como por ejemplo: Visita con Rapport Visita presentación producto Recogida de información Acciones de gestión de la calidad etc. El objetivo de esta planificación es optimizar el rendimiento del equipo de comercial y alinearlo con las directrices comerciales de la compañía.

10 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Gestión de visitas : Principales funcionalidades a cubrir Información clave del cliente para la preparación de la visita: Objetivos comerciales Historial de ventas del cliente Condiciones de precios, descuentos y promociones Situación de los pedidos recientes y fechas de entrega Situación del nivel de riesgo Consulta de las interacciones (llamadas, muestras, visitas,..) previas Consultar disponibilidad de los productos Información de encuestas y estudios de mercado (internos o externos)

11 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Gestión de visitas: Principales funcionalidades a cubrir Alertas automáticas de aspectos clave del cliente: Periodo de tiempo transcurrido desde el último pedido. Devolución de mercancía Incidencias: entrega, calidad, etc. Volumen de ventas para rappel Acciones pendientes o su avance Transacciones a realizar directamente desde el dispositivo móvil: Rapport de visita Recogida de información en el cliente (competencia, precios) Gestión de gastos del Equipo Adjuntar información adicional (fotografías, etc.) Gestión de pedidos (Opcional)

12 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Principales funcionalidades a cubrir Gestión de clientes: Gestión de la información del cliente o contacto Ubicación geográfica de los clientes Alta de un nuevo cliente o contacto (potencial) Llamada directa por teléfono desde el dispositivo Envío directo de correos electrónicos Alertas

13 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Rapport de Visita: Principales funcionalidades a cubrir Formularios pre-definidos (lista de preguntas y respuestas parametrizable), para la recogida de información de los clientes / productos: Lista de asistentes y funciones Objetivos de la visita Informe resumen y conclusiones de la visita Captura de fotografías, y videos Visibilidad de los artículos (adjuntar fotografías) Posicionamiento de la competencia / producto Emisión de acciones ligadas al Rapport de visita Adjuntar documentación

14 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Business intelligence Información estadística de la actividad comercial: visitas ventas Descuentos promociones Indicadores clave del rendimiento de la Actividad comercial Información del mercado y de la competencia Principales funcionalidades a cubrir

15 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Principales funcionalidades a cubrir Obtención de información para Informe a representada Información estadística de los rapports de visitas ligadas a Representada / producto: Detalle de visitas por cliente Ventas Competencias y precios Potencial Puntos fuertes y puntos débiles Acciones y resultado promociones Confección del Rapport para representada y adjuntarlo a las ficha del tercero de acuerdo a los perfiles de seguridad

16 Definición del proyecto O&S Consultores Planteamiento del proyecto De acuerdo con los conversaciones mantenidas hasta la fecha, ei planteamiento de proyecto se completará con las siguientes premisas: No será un proyecto de migración, más bien corresponde a una reimplantación, por tanto, será necesario planificar las tareas de diseño, prototipado y puesta en marcha. Será necesario revisar la integración con MOVEX, principalmente para simplificar la interfaces actuales, recopilando los datos necesarios para preparar la visita. El sistema nos permite realizar la sincronización con outlook, se revisará y diseñará la mejor opción práctica para el equipo comercial con respecto a acciones y contactos (en ambos sistemas).

17 Definición del proyecto O&S Consultores Planteamiento del proyecto..: Confirmamos utilizar el capitulo oportunidad del nuevo sistema, para dar soporte al introducción rapport y permitirnos tener un soporte para la conversión de los anteriores rapport, no obstante en este aparatado también se revisarán en la fase de diseño las diferentes entidades de información. El sistema permite movilizar funciones on-off line en cualquier dispositivo en Android, (google), pero hemos aplazado su diseño e implantación en este dispositivo para una segunda fase, no obstante no permite disponer de algunas utilidades que con poco esfuerzo podremos aplicar en el proyecto, (como por ejemplo: alertas, seguimientos), a definir en la fase de diseño.

18 Definición del proyecto O&S Consultores Planteamiento del proyecto..: También en las últimas presentaciones, hemos confirmado con dirección, la disponibilidad en la movilización del sistema sin conexión a Internet, para ello en esta primera fase, está previsto disponer de un sistema en local, en los ordenadores portátiles actuales con sincronización, semejante a las utilidad actual, pero únicamente con los siguientes apartados o funcionalidades: Maestro de Clientes. (permite dar de alta el cliente potenciales). Maestro de Contactos Maestro de Productos Rapports de visita, con sus diferentes apartados: Cabecera de Rapport Acciones Productos

19 Definición del proyecto O&S Consultores Alcance del proyecto Proponemos realizar el proyecto en dos fases: Fase de Diseño Fase de Instalación Dentro de esta fase se deberán realizar las tareas propias del diseño funcional y técnico (incluyendo la arquitectura técnica y de comunicaciones) que finalizarán con la aprobación del documento final y del prototipo del sistema

20 Definición del proyecto O&S Consultores Alcance del proyecto Proponemos realizar el proyecto en dos fases: Una vez finalizado el diseño, aprobado por ambas partes, será este documento el cual guiará la fase instalación,

21 3.- Organización del proyecto Equipo de Trabajo Calendario previsto Seguimiento del proyecto

22 4.- Costes del proyecto Costes del producto Honarios de Implantación Resumen de costes

23 Costes del proyecto O&S Consultores Resumen de costes

24 Anexo I : Resumen Presentación O&S Consultores ANEXO I: RESUMEN DEISTER CRM/SFA 1. CLIENTES Y CONTACTOS 2. PLANIFICACIÓN VISITA 3. MIS ACCIONES 4. RAPPORT 5. CUADRO DE MANDO / INFORMES 6. UTILIDADES

25 Anexo I : Resumen Presentación O&S Consultores INDICE PRESENTACIÓN DEL DEISTER 1. CLIENTES Y CONTACTOS 2. PLANIFICACIÓN VISITA 3. MIS ACCIONES 4. RAPPORT 5. CUADRO DE MANDO / INFORMES 6. UTILIDADES

26 1. TERCEROS Y CONTACTOS a. ALTA DE CLIENTE POTENCIAL Y CONTACTOS

27 1. TERCEROS Y CONTACTOS a. ALTA DE CLIENTE POTENCIAL Y CONTACTOS

28 1. CLIENTES Y CONTACTOS b. BUSCAR COMPAÑÍA POR CRITERIOS

29 1. CLIENTES Y CONTACTOS b. BUSCAR COMPAÑÍA POR CRITERIOS

30 1. CLIENTES Y CONTACTOS c. DETALLE DE LA INFORMACIÓN DE CLIENTES Pestaña General Pestaña Direcciones Pestaña de contactos

31 1. CLIENTES Y CONTACTOS c. DETALLE DE LA INFORMACIÓN DE CLIENTES Vista de acciones Pestaña Rapports

32 INDICE PRESENTACIÓN 1. CLIENTES Y CONTACTOS 2. PLANIFICACIÓN VISITA 3. MIS ACCIONES 4. RAPPORT 5. CUADRO DE MANDO / INFORMES 6. UTILIDADES a. WORK-FLOW Y DOCFLOW b. GESTIÓN DOCUMENTAL

33 PLANIFICACIÓN VISITAS a. NÚMERO DE VISITAS EN FUNCIÓN DE OBJETIVOS Objetivos de visitas

34 PLANIFICACIÓN VISITAS a. NÚMERO DE VISITAS EN FUNCIÓN DE OBJETIVOS Generar acciones de visita

35 PLANIFICACIÓN VISITAS a. SINCRONIZACION OUTLOOK Nos permite sincronizar contactos y agenda

36 PLANIFICACIÓN VISITAS b. DETALLAR POR FECHA DESDE EMPRESA O DESDE ORGANIZADOR Planificación semanal de acciones

37 PLANIFICACIÓN VISITAS c. PREPARAR LA VISITA Accedemos directamente al contenido de la acción

38 PLANIFICACIÓN VISITAS c. PREPARAR LA VISITA Detalle de rapports anteriores y situación de acciones

39 INDICE PRESENTACIÓN 1. CLIENTES Y CONTACTOS 2. PLANIFICACIÓN VISITA 3. MIS ACCIONES 4. RAPPORT 5. CUADRO DE MANDO / INFORMES 6. UTILIDADES a. WORK-FLOW Y DOCFLOW b. GESTIÓN DOCUMENTAL

40 MIS ACCIONES a. INTRODUCIR UNA NUEVA ACCIÓN Enlace automatico

41 MIS ACCIONES a. INTRODUCIR UNA NUEVA ACCIÓN (VISITA CON RAPPORT) Seleccionamos el día Seleccionamos el horario Objetivo de la acción Seleccionamos que realizaremos

42 MIS ACCIONES a. INTRODUCIR UNA NUEVA ACCIÓN Definimos la acción desde el asistente O directamente en el capítulo

43 MIS ACCIONES b. MIS ACCIONES / TAREAS PENDIENTES Acciones por día

44 MIS ACCIONES b. MIS ACCIONES / TAREAS PENDIENTES Acciones por semana Geo - posicionadas Canal de acciones pendientes ejemplo de Canal de avisos

45 INDICE PRESENTACIÓN 1. CLIENTES Y CONTACTOS 2. PLANIFICACIÓN VISITA 3. MIS ACCIONES 1. RAPPORT 2. CUADRO DE MANDO / INFORMES 3. UTILIDADES a. WORK-FLOW Y DOCFLOW b. GESTIÓN DOCUMENTAL

46 RAPPORT a. DATOS GENERALES Y CONCLUSIONES DE RAPPORT Incorporamos los datos del Rapport Incorporamos Asistentes o en detalle por (Funciones) Incorporamos las conclusiones

47 RAPPORT b. Generar ACCIONES Adjuntamos la acción necesaria

48 RAPPORT b. DETALLE DE ACCIONES Adjuntamos las acción generadas asignadas al Rapport

49 RAPPORT b. DETALLE DE ACCIONES Un ejemplo de la utilización de la Integración con Mail

50 RAPPORT c. DETALLE DE PRODUCTOS Adjuntamos Potencial y competencia Hemos Simplificado la información actual, pendiente de concretar en el Fase Diseño

51 RAPPORT c. DETALLE DE PRODUCTOS Seleccionamos el artículo asociado

52 RAPPORT c. Resumen de OTRAS Solapas del Rapport

53 INDICE PRESENTACIÓN 1. CLIENTES Y CONTACTOS 2. PLANIFICACIÓN VISITA 3. MIS ACCIONES 4. RAPPORT 5. CUADRO DE MANDO / INFORMES 6. UTILIDADES a. WORK-FLOW Y DOCFLOW b. GESTIÓN DOCUMENTAL

54 CUADRO DE MANDO a. Escritorios de trabajo

55 CUADRO DE MANDO a. Escritorios de trabajo

56 CUADRO DE MANDO a. Escritorios de trabajo

57 CUADRO DE MANDO a. Escritorios de trabajo

58 CUADRO DE MANDO a. INFORMES (CUADRO DE MANDO)

59 CUADRO DE MANDO a. INFORMES (INFORMES IMPRESOS)

60 CUADRO DE MANDO a. INFORMES (CUADRO DE MANDO)

61 UTILIDADES c. WORK FLOW

62 UTILIDADES c. WORK FLOW avisos y/o alertas pueden realizarse via mail

63 UTILIDADES c. WORK FLOW Ejemplo de work-flow complejo

64 UTILIDADES c. WORK FLOW Ejemplo de work-flow del rapport de visita

65 UTILIDADES c. GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión documental comun

66 UTILIDADES c. GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión documental integrado con Rapport, acciones, terceros

67 UTILIDADES c. GESTIÓN DOCUMENTAL

68 D.- ENFOQUE DE IMPLANTACION Para asegurar el éxito de la implantación del sistema AXIONAL SFA en la red de ventas, deben realizarse las siguientes fases: Diseño funcional y prototipo Adaptaciones e Integración ERP Puesta en marcha piloto Extensión a toda la red de ventas Procesos Información Parametrización Prototipo sistema Adaptaciones Interfases con el ERP Formación y arranque de un grupo seleccionado de vendedores Seguimiento y afinamiento Formación y arranque de toda la red de ventas Seguimiento y soporte El plazo de tiempo necesario para una implantación exitosa del sistema Axional SFA depende del tamaño de la Fuerza de Ventas, así como de las cambios o mejoras que se quieran incorporar al proceso de ventas.

69 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Corporate system ERP Clientes Productos Técnicos INTERFACE Visión Global Planificación Objetivos Planning visit/customer Campañas / Productos CRM/SFA On-line Axional CRM/SFA Agenda / acciones Rapports de visita Compencia / producto Reporting / KPI Integración Outlook Potenciales Agenda / Acciones Preparation de la visita Introducción del Rapport Clientes / Productos CRM/SFA On/Off-Line Tablet/Smart Offline data capture Integración dispositivo (Geo, foto, video, llamada, mail, ruta..) Reporting Replicación

70 Definición del proyecto O&S Consultores Solución propuesta Corporate system ERP Clientes Productos Técnicos INTERFACE Visión Global Planificación Objetivos Planning visit/customer Campañas / Productos CRM/SFA On-line Axional CRM/SFA Agenda / acciones Rapports de visita Compencia / producto Reporting / KPI Integración Outlook Potenciales Agenda / Acciones Preparation de la visita Introducción del Rapport Clientes / Productos CRM/SFA On/Off-Line Tablet/Smart Offline data capture Integración dispositivo (Geo, foto, video, llamada, mail, ruta..) Reporting Replicación

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