ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

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1 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

2 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 1 Sesión No. 10 Nombre: Administración del proyecto. Segunda parte. Objetivo de la sesión: Al final de la sesión, los estudiantes tendrán conocimiento sobre la programación de los proyectos y las técnicas de administración de los mismos. Contextualización Una vez que la planeación del proyecto se ha llevado a cabo hay que buscar dar el primer paso para la implementación. Se puede hablar de la programación propiamente, aunque la frontera de ésta con planeación podemos desaparecerla o marcarla a nuestra conveniencia. Los puristas dirán que planeación consiste en definir el alcance del proyecto y organizar a los equipos de trabajo, mientras que en la etapa de programación se asignan los recursos y se definen las rutas para llevar a cabo las actividades del mismo. En lo personal considero que podemos considerar la programación como parte del proceso de planeación. Programar es un pasito adelante de planeación, pero no lo suficientemente grande para considerar que la implementación en sí ha comenzado, por lo que una distinción tan marcada no sería necesaria. Lo importante a considerar es que durante esta etapa se deben responder a las siguientes preguntas: Qué actividades hay que hacer en el proyecto? Cuáles son los recursos y cómo se van a administrar? Cuáles son las técnicas para la administración de los proyectos?

3 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 2 Introducción al Tema El poder programar un proyecto depende de variables muy específicas: Cuáles son las actividades a llevar a cabo? Con qué contamos y con qué no contamos para llevarlas a cabo? Para poder contestar estas preguntas existen herramientas de la administración de proyectos y la administración de operaciones. Algunas ya vistas en la sesión anterior. Pero para estar listos a implementar, hay que dar un último paso: seleccionar la metodología a utilizar para la administración del mismo. Entonces, para ser claros, podemos establecer las etapas previas a la implementación: Planeación. Se establecen los objetivos, alcances y los equipos de trabajo. Programación. Se establecen las actividades a llevar a cabo y se consideran los recursos de tiempo, humanos y de activos con los que contamos. Aquí contamos básicamente con herramientas como PERT, Gráficas de Gantt, rutas críticas. A éstas es lo que se le conoce como técnicas de administración. Metodologías de administración. Veremos que existen básicamente dos tipos: rígidas y ágiles o flexibles. Una metodología es una serie de pasos o recetario para llevar a cabo algo. Para las gestiones de proyectos, se tienen identificados pasos dentro del Project Management Institute (PMI), en lo concerniente a su Project Management Body of Knowledge (PMBOK). La PMBOK es el clásico ejemplo de una metodología rígida.

4 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 3 Pero existen otras. De hecho, existen metodologías con puntos de vista contrapuestos sobre cómo se deben hacer las cosas. La metodología SCRUM es el ejemplo. La metodología es opuesta en su filosofía a la de PMBOK en PMI. Por qué se dice que son opuestas? De qué maneras las tecnologías, sobre todo la de cómputo, son usadas para apoyar estas metodologías?

5 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 4 Explicación Programación del proyecto En la sesión pasada vimos como parte de la planeación las metodologías más utilizadas para programar un proyecto. Es lógico debido a cómo algo se va a hacer, forma parte de cualquier proceso de planeación. A la vez, eso mismo conlleva el concepto de programación. Entonces, programar actividades y recursos forma parte de la planeación, ya que aún no pasamos a la ejecución. Las herramientas vistas para programar, recordemos, son: Listar las actividades, Utilizar PERT (Program Evaluation and Review Technique). El diagrama PERT es una representación gráfica de las distintas conexiones entre las diferentes actividades. Sirve para calcular tiempos de iniciación y terminación de cada actividad al identificar si alguna actividad es prerequisito para comenzar otra o no. También indica tiempos de holgura o colchón de tiempo que cada actividad pueda tener. Gráfica Gantt. En forma visual se representan las diferentes actividades siguiendo un calendario. Ahí se pueden visualizar retrasos, si los hay, o cumplimiento preciso de los tiempos.

6 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 5 Técnicas de administración de proyectos Administrar un proyecto cae, ahora sí, dentro del umbral de implementación y la misma implementación en sí. Las mismas técnicas vistas anteriormente para programar debe mantenerse, pero cuidadas dentro del seguimiento de una metodología. El Project Management Institute (PMI) es un organismo internacional que a través de su comité de estándares y colaboradores, obtuvieron los estándares de la Dirección de Proyectos del PMI. Esta compilación de estándares es el Project Management Body of Knowledge (PMBOK.) El PMI engloba los conocimientos en procesos dentro de un sistema total de administración de nueve áreas: alcance, tiempo, costo, calidad, comunicación, recursos humanos, riesgos, abastecimiento e integración. La PMBOK es la metodología más representativa de un concepto rígido o serio dentro de la administración de proyectos. Los métodos se caracterizan por tener una planeación muy cuidada y un seguimiento escrupuloso de la misma en cuanto a los logros de los entregables planeados. Pero cuando se está en la situación donde los proyectos requieren de resultados rápidos, donde los requerimientos cambian constantemente y donde la innovación y la competitividad son altas, entonces es recomendable voltear a métodos llamados ágiles.

7 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 6 El más representativo es el llamado Scrum. La metodología también es utilizada cuando no se está entregando al cliente lo que está necesitando en los tiempos marcados, cuando los costos se están elevando o cuando se tienen problemas de calidad. Se ejecuta en iteraciones que pueden durar en promedio dos semanas a un mes. Cada una de estas iteraciones tiene que proporcionar un resultado completo que pueda ser entregado a cliente (un entregable.) La iteración: 1. Planificación de la iteración. Consisten en selección y comunicación de requisitos por el cliente y planificación de las tareas acordes. 2. Ejecución de la iteración. Cada día el equipo se reúne para revisar el avance de acuerdo a lo planeado. Las reuniones son rápidas y tienen como objetivo resolver los problemas que impiden cerrar los requisitos puestos por el cliente. Se busca eliminar obstáculos y ayudarse dentro del equipo para obtener lo buscado. Se requiere que el administrador del proyecto sea capaz de cerrar gaps o diferencias entre lo que se

8 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 7 esperaba del proyecto contra lo que se está obteniendo. Esto debe suceder a diario. 3. Inspección y adaptación. El último día de la iteración se entregan resultados, se demuestra el entregable al cliente y se hace una retrospectiva para ver en qué se puede mejorar para la siguiente iteración. Como puedes observar, los dos extremos de las metodologías presentan por un lado, una planeación detallada con herramientas como PERT y Gantt para controlar los avances en forma minuciosa, mientras que por el otro lado, se busca rapidez en logros y mostrar avances a cliente en forma rápida y modular.

9 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 8 Conclusión Planeación, programación y metodología a utilizar. Son los pasos previos a la implementación de un proyecto, aunque en sí, todo lo que podamos abarcar en estos pasos será lo mismo que se pondrá en funcionamiento al momento de llevar a cabo el proyecto. La línea entre planeación e implementación es muy delgada porque el proyecto en sí es un sistema y tratar de separarlo estrictamente por fases solamente resta eficiencia en su administración. Al planear en sí, lo que se busca es definir objetivos, alcances y equipos de trabajo. También se comienzan a definir los presupuestos y tiempos. Éstos son importantes en la programación. Las actividades y su ruta crítica son establecidas con la ayuda de herramientas como la gráfica de Gantt y el PERT. Ahí se verán dependencias de actividades entre sí, recursos que se requieren para llevarlas a cabo, colchones de tiempo para cada actividad y los tiempos totales. Y entonces, a continuación se tendrá que acordar cómo se controlará o administrará lo ya establecido una vez que se proceda al desarrollo o implementación en sí. Existen metodologías rígidas y flexibles. Ambas presentan pros y contras entre sí. Pero, básicamente las rígidas se enfocan en honrar la planeación extensiva hecha con anterioridad, mientras que las ágiles o flexibles presentan ciclos más cortos de planeación y realización. Un método rígido clásico es el PMBOK de PMI, mientras que uno clásico de las metodologías ágiles es SCRUM.

10 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 9 Para aprender más Gray, C., Larson, E. (s/f). Administración de Proyectos. USA: McGraw Hill. Diseño de un Proyecto IV (s/f). Consultado el 7 de enero de 2016:

11 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 10 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de la sesión, elige una empresa para llevar a cabo la actividad. Ésta puede ser donde trabajas o alguna otra. Se te pide la siguiente información: Nombre de la empresa. Giro de la misma y productos que manufactura o comercializa. Datos varios: Dirección, número de empleados, fecha de establecimiento. Para el proyecto descrito en la sesión anterior: 1. Describe la programación del proyecto: a) Qué actividades se llevaron a cabo? b) Plantea un PERT y una gráfica de Gantt utilizada para programar dichas actividades. Puede ser las utilizadas o unas nuevas desarrolladas por ti. Asegura indicar fechas: de iniciación, de terminación y de holguras para cada actividad y para el proyecto total. 2. Indica la metodología utilizada para administrar el proyecto. Puede ser la utilizada o una nueva desarrollada. La actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Título Trabajo: Introducción Contenido Conclusiones Ortografía y calidad de redacción Contundencia en tus aseveraciones.

12 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 11 Cibergrafía El método PERT. (s/f). Consultado el 7 de enero de 2016: El Ring de PM. (2010). Las 9 ( 10!) áreas de conocimiento de PM. Consultado el 7 de noviembre de 2015: Proyectos ágiles. (s/f). Qué es SCRUM. Consultado el 7 de enero de 2016: