Las observaciones se refieren a los hallazgos determinados como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría.

Transcripción

1 COMUNICACIÓN DE PRUEBAS DE CARGO La comunicación de Pruebas de Cargo de auditoría es el proceso por el cual, el auditor jefe (o encargado) hace conocer a los funcionarios responsables de la entidad auditada a fin de que en un plazo previamente fijado, presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluación oportuna y consideración en el informe. Su propósito es proporcionar información útil y oportuna, en torno a asuntos importantes que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las operaciones y en el sistema de control interno de la entidad. La comunicación de Pruebas de Cargo también es conocida como Comunicación de Observaciones. Es la que el auditor encargado, durante el proceso de auditoría debe comunicar oportunamente indicando las observaciones a los funcionarios y servidores de la entidad examinada comprendidos en los hechos observados, a fin de que en un plazo perentorio establecido presenten sus descargos sustentados documentariamente, para su oportuna evaluación y consideración en el informe correspondiente. Las observaciones se refieren a los hallazgos determinados como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Las observaciones fundamentan las conclusiones y recomendaciones del informe, y deben cumplir los requisitos siguientes: - Estar basadas en hechos y respalda - das con evidencias. - Ser objetivas. - Estar fundamentadas en una labor suficiente que sirva de soporte para las conclusiones y recomendaciones. El auditor debe desarrollar sus Observaciones que constarán en los papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados. Las Observaciones en la auditoría financiera se definen como asuntos que llaman la atención del auditor y que, en su opinión, deben comunicarse a la entidad ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera confiable y consistente, en relación con las aseveraciones efectuadas por la administración en los estados financieros. Las Observaciones de auditoría pueden referirse a diversos aspectos de la estructura del control interno, entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad o procedimientos de control. Los atributos de la Observación a tenerse en cuenta en el Informe de Auditoría son cuatro: 1. Condición.- Está constituida por la situación actual."lo que es". 2. Criterio.- Está representada por la norma o la unidad de medida que se compara con la Condición. "Lo que debe ser".

2 3. Causa.- Es la razón o razones por la que ocurrió la Condición. " Por qué ocurrió?. " Cuál es el origen?". 4. Efecto.- Es la consecuencia o el impacto posible, pasado, presente o futuro (cuando sea aplicable). " Qué ocasiona?". " Cuál es el efecto?". COMUNICACIÓN DE DESCARGO Este documento tiene por objeto hacer de conocimiento a la entidad de las observaciones subsistentes que dan lugar a los Descargos, después de haber comunicado las Observaciones y haberlos validado con los cargos y comentarios de los funcionarios de la entidad. El Descargo tiene connotación de dar repuesta a lo cuestionado, debido al mal uso dado a los recursos de la entidad. Dan lugar a los Descargos, en las cuentas, la circunstancia de omitirse el cumplimiento de cualquier disposición legal o reglamentaria que consulte contribución, aportes o impuestos a favor del fisco u otras instituciones; o que ordene alguna modalidad en la forma de recaudar las rentas, efectuar los egresos o rendir las cuentas, así como en la administración de la empresa Para enviar a los Funcionarios y empleados las pruebas de cargo el auditor tiene que revisar lo siguiente: DOCUMENTOS LEGALES: Escritura constitutiva. Actas de asambleas de accionistas y consejo de administración. Contratos celebrados. Contratos colectivos de trabajo. Leyes que afectan a la empresa. Situación fiscal. Informes dirigidos a dependencias gubernamentales. Informes dirigidos a Cámaras. ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS: Manuales de organización. Políticas. Análisis de puestos. Descripción escrita y graficas de sistemas, procedimientos y métodos. Catálogos de formas con sus instructivos. Registro de firmas y autorizaciones. REGISTROS CONTABLES:

3 Manual del sistema de contabilidad general y costos. Descripción del sistema. Catalogo de cuentas e instructivo para su aplicación. Guía de contabilización. Formas, registros e informes. Presupuestos. Balance general. Estado de origen y aplicación de recursos. Estado de resultados. Estado de costo y de producción. Informe comparativo mensual y anual de ventas. Informe mensual y anual de ventas y costo por producto. Análisis comparativo mensual y anual de gastos de administración, de ventas e indirectos. DE GRAFICAS: Punto de equilibrio. Ventas. Producción. Compras. GENERAL: Folletos de antecedentes históricos. Locales para oficinas, almacén, plantas, sucursales. Atención a clientes, empleados y proveedores. Forma de ejecutar una operación. A.- INFORMACION DOCUMENTAL: Por ejemplo reglamentos internos, informes, estadísticas, estados contables, presupuestos, contratos, etc. B.- INFORMACION SOBRE EL CAMPO DE TRABAJO: Presentación del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de la auditoria administrativa dependerá en gran parte de la comprensión que se logre respecto del propósito de la misma, y de la colaboración que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio. La información que podemos obtener es organigramas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc. También

4 se aconseja visitar cada uno de los departamentos, conocer los productos de la empresa, sus procesos productivos, sus principales mercados, etc. C.- ENTREVISTAS: Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las que deben ser seleccionadas. En ocasiones estas reuniones dan la posibilidad de plantear problemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones o departamentos que están originando algunas dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparación de cuestionarios. El estudio deberá extenderse más allá de una revisión de las políticas de la empresa y de los procedimientos operativos que rigen la función que va a auditarse. Deben analizarse los efectos de una nueva tecnología, sus metas y objetivos, y la relación que tiene la función que se va a auditar en relación con todas las operaciones de la empresa. D.- DEFINICION DEL AREA POR INVESTIGAR. Cual será la materia objeto de nuestro estudio; puede ser toda la empresa o bien, concretarse a la revisión de una función especifica, un departamento o sección. Lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea más clara d los problemas desde su origen. Hay vario criterios para determinar el área : existen casos en los cuales se toma como base para la auditoria el proceso administrativo ; en otras, la revisión se hace a base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerárquicos, y por ultimo, combinaciones de los anteriores. Entre otras preguntas que conviene se formule el auditor están: Cuales son los elementos de mayor importancia que hay que examinar? Por que es necesario estudiar cada uno de los mismos? Cuando habrá de efectuarse el estudio para que rinda resultados óptimos? Por donde empezar? E.- TRABAJO A DESARROLLAR. El auditor administrativo necesita: Cuestionarios ( Quien lo hace?, Que esta haciendo?, Donde se hace?, Como se hace?, Cuando se hace?, Por que se hace? Comentarios y sugerencias. Hojas de análisis y papelería necesaria.

5 F.- METODOS DE ANALISIS: TECNICA APLICACIÓN Organigramas Representar la estructura de un organismo social, se clasifican: contenido-ámbito de aplicación-presentación. Cuadro de distribución del trabajo Estudiar la posibilidad de reestructurar la organización con el fin de lograr mas fácilmente los objetivos Graficas de flujo Representar el flujo de las operaciones, por ejemplo: operaciones-formas-hombres-productos, etc. Graficas de distribución Representar el bosquejo del área física de trabajo, puede ser para: maquinaria-equipo-área de trabajo. Graficas estadísticas Resumir las relaciones numéricas y cronológicas. Graficas de programación Planear y controlar un conjunto complejo de actividades-funciones y relaciones, por ejemplo: grafica de Gantt, PERT-CPM. Arboles de decisiones Preparar una matriz de resultados con valores esperados. Implica la asignación de probabilidades a eventos en un futuro incierto. Muestreo Inferencias acerca de las características de población con grados específicos de uniformidad, se usa en: investigación de mercados-muestreo de trabajo-control de inventarios auditorias. Números índice Medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones en volumen de operaciones, errores, costos, ausencias, y otras variables, en un periodo determinado con fines de control de operacionesauditoria administrativa, comprobar validez y confiabilidad de la información. Punto de equilibrio Proveer información que ayude al control de los costos y subraye la importancia del volumen de ventas.