PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA DE LOS EJERCICIOS 2016, 2017 Y 2018.

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA DE LOS EJERCICIOS 2016, 2017 Y DATOS GENERALES DE LA SOCIEDAD Calviá 2000, S.A., se constituyó por acuerdo de Pleno Municipal del Excmo. Ayuntamiento de Calviá el 2 de Junio de Sus actividades se centran en la prestación de diversos servicios municipales tales como la gestión de los servicios de alcantarillado y depuración, la recogida de basuras, la limpieza viaria, la limpieza de playas. La duración de la Sociedad es ilimitada, y su único accionista es el Excmo. Ayuntamiento de Calviá. 2. OBJETO El objeto del presente contrato es la realización de los informes de auditoría financiera de las Cuentas Anuales de Calvia 2000 S.A., tal y como establece el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas para los ejercicios terminados a 31 de diciembre de 2016,2017 y 2018; así como el asesoramiento continuo en los aspectos contables y fiscales que afectan al resultado y a la opinión de auditoría. El objetivo del trabajo de auditoría es determinar si a juicio del auditor la información rendida por la entidad en la Cuentas Anuales se presenta adecuadamente, de acuerdo con la normativa que le es aplicable, y expresan fielmente el resultado de la gestión y su realidad patrimonial. En el desarrollo del objeto de este contrato podrá ser necesaria la presencia del socio auditor en reuniones convocadas por la gerencia de Calvià 2000, S.A. Estas reuniones tendrán que celebrarse a la mayor brevedad posible y en cualquier caso, en el plazo máximo de 48 horas desde que fueren formalmente convocadas. Las reuniones tendrán lugar en el domicilio que señale Calvià 2000, S.A. A efectos de facilitar las ofertas de las empresas interesadas, en el enlace (http://www.calvia2000.es/export/sites/default/calvia2000_es/pdfserviciosytramites/ctas_anuales_2015.pdf se recogen las cuentas anuales referidas al ejercicio 2015 de la empresa CALVIA 2000, S.A. No obstante, si los licitadores considerasen que precisan más información para presentar su oferta, podrán dirigirse al responsable del contrato para recabarla. En ningún caso será admisible como causa que imposibilite la ejecución del objeto del presente contrato, la alegación por el contratista del desconocimiento del volumen de operaciones, o del tamaño de la entidad, o cualquier otro motivo de insuficiencia de información no facilitada a través del presente pliego. Pliego de Prescripciones Técnicas Página 1 de 5

2 3. DOCUMENTOS A EMITIR Como consecuencia de los trabajos realizados, los auditores habrán de elaborar necesariamente y en todo caso los siguientes informes para cada uno de los años auditados: a) Borrador de opinión de las Cuentas Anuales que deberá ser emitido con anterioridad a la fecha de convocatoria del Consejo de Administración responsable de su formulación. b) Informe de auditoría de las Cuentas Anuales a treinta y uno de diciembre del año auditado de Calvià 2000, S.A., se entregarán 3 ejemplares firmados en original de cada uno de los informes, adjuntando a cada uno las Cuentas Anuales firmadas en original. c) Carta de Recomendaciones, en la que se detallarán las deficiencias, sugerencias y conclusiones detectadas, que se deriven del trabajo efectuado en todas y cada una de las áreas de las Cuentas Anuales de la sociedad entregándose como mínimo 2 ejemplares. d) Informe sobre el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales. Se realizará un breve informe tras la revisión del borrador del impuesto de sociedades con anterioridad a la presentación del mismo. La emisión de todos y cada uno de estos informes en los términos que se indica en estos pliegos, será condición esencial de ejecución de este contrato. 4. NORMAS RELATIVAS AL EQUIPO TÉCNICO Y A LA EMPRESA AUDITORA Empresa auditora La firma presentará y describirá en su oferta, en los términos previstos en estos pliegos y como criterio de solvencia, su experiencia en la realización de auditorías en sociedades anónimas no cotizadas en bolsa y para ello, incluirá una relación de empresas auditadas en los últimos cinco (5) años, indicando el volumen de facturación de las mismas (no se solicita el importe de los honorarios). Presentará asimismo, memoria descriptiva detallada de sus procedimientos de auditoría y de los controles establecidos para la correcta realización del trabajo de campo. En dicha memoria, es imprescindible que se indiquen los procedimientos aplicables en cada una de las áreas de balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias actualmente activas en Calvià 2000, S.A., de tal modo que el técnico responsable del contrato pueda valorar el impacto que dichos procedimientos tendrán sobre el departamento de contabilidad. También se indicará el momento de la ejecución de cada uno de los procedimientos descritos anteriormente en un plan de trabajo detallado que permita concluir sobre la viabilidad de la interactuación entre el equipo de auditoría y el equipo de contabilidad y el cumplimento de las fechas de entrega de los diferentes informes Equipo de auditoría La firma contratada se compromete a aportar personal profesional con la experiencia y formación adecuada para realizar los trabajos bajo la responsabilidad de un socio de la firma que se halle inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Pliego de Prescripciones Técnicas Página 2 de 5

3 En cualquier caso, en la oferta deberá designarse con nombre y apellidos, los componentes del equipo de auditoría que se encargará de realizar el trabajo, siendo necesaria la presentación de los curricula vitarum de todos y cada uno de los miembros que componen los equipos de auditoría, así como un detalle, para cada uno de ellos de las auditorías que hubieran realizado en el ámbito de empresas municipales en las cuales han participado. El equipo inicial de trabajo no podrá ser modificado en el transcurso de la auditoría sin el conocimiento y autorización previa de la Dirección de CALVIA 2000 S.A. No obstante la Dirección de la empresa, si lo considerase necesario, podrá proponer a la firma de auditoría, una vez adjudicada la licitación, la sustitución de uno o más componentes del equipo de auditoría ofertado, por otros considerados más idóneos. El equipo de auditoría que interactúe con el departamento de contabilidad no podrá estar formado por más de dos (2) personas simultáneamente y aquella que ostente el cargo de jefe de equipo o responsable del trabajo de campo en las oficinas de Calvià 2000, S.A. tendrá como mínimo una experiencia previa de dos (2) años en empresas públicas. En cuanto a la dedicación a los trabajos de auditoría, será imprescindible el compromiso de una dedicación mínima presencial en nuestras dependencias (horario de 8h a 15h): Socios, reunión de planificación y cierre previa a la emisión de los informes Gerentes, 25% de las horas presupuestadas para esta categoría Jefes de equipo, 70% de las horas presupuestadas para esta categoría Ayudantes, 80% de las horas presupuestadas para esta categoría Asimismo la dedicación total del jefe de equipo en ningún caso podrá ser inferior al 80% del total de las horas asignadas a los ayudantes. La propuesta técnica deberá indicar con detalle las horas por cada categoría profesional, en cada una de las fases del trabajo de auditoría con indicación de las que se realizarán de forma presencial y las que no. La no inclusión de esta información será motivo de exclusión, asimismo como el nocumplimento de los tiempos mínimos de presenciales o las asistencias a las reuniones obligatorias del socio. Equipo técnico no auditor Así mismo, deberá presentarse curricula vitarum del resto de del equipo técnico no auditor que pueda participar en el contrato: técnico/s informático/s; técnicos en control de calidad, técnicos en fiscalidad y cualquier otro técnico propuesto por el licitante. 5. PLAZOS DE EJECUCIÓN El plazo máximo de ejecución será el establecido en el Cuadro II Apartado 3 del Pliego de Cláusulas Administrativas. El trabajo de auditoría anual se dividirá en dos etapas, que deberán ser claramente definidas: a) Una fase Preliminar entre el 1 de octubre y el 30 de noviembre (excepto en el primer año del contrato inicial) b) Una fase Final entre el 1 y el 15 de marzo, que permita la emisión del borrador del informe de cuentas anuales antes de la fecha fijada para la celebración del Consejo de Administración de formulación de las cuentas anuales. Pliego de Prescripciones Técnicas Página 3 de 5

4 Una vez finalizado el trabajo de campo de auditoría, y antes de la entrega de los informes provisionales a la empresa, el borrador del informe será estudiado conjuntamente con la Dirección de CALVIA 2000, S.A. A tal efecto la gerencia de la entidad convocará una reunión de cierre, para la revisión de los principales puntos que aparezcan en el borrador. Si en el plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición del borrador, no se ha celebrado la reunión, por causas imputables a Calvià 2000, S.A. la empresa auditora podrá entender que la gerencia renuncia a ello. Previa solicitud de la Dirección de CALVIA 2000 S.A. se entregará la declaración de las horas realizadas por cada uno de los miembros del equipo de trabajo, con indicación del tiempo presencial en las dependencias de la entidad. 6. DESCRIPCIÓN DE LOS CRITERIOS DE VALORACIÓN NO ECONÓMICOS. Para la valoración de las ofertas además del importe económico se tendrá en cuenta los siguientes aspectos: 1.- Equipo de trabajo de auditoría (hasta 10 puntos) según el siguiente detalle: a) Formación en auditoría: se otorgará hasta un máximo de 2 puntos si se acredita formación en auditoría de cuentas de los miembros del equipo que supere el mínimo de formación continua exigida por la normativa de auditoría de cuentas que s.e.u.o. está establecida en 30 horas anuales de las cuales 20 horas serán de auditoría y contabilidad. De modo que si se supera en un 25% (37,5h) 1 punto, si se supera en un 50% (45,0h) 2 puntos. b) Socios y/o gerentes no auditores financieros: Se valorará hasta 6 puntos la inclusión de un gerente o socio adicional en las áreas de auditoría no financiera, con la siguiente baremación: Legal/Fiscal Informática Gerente adicional 2 1 Socio adicional 2 1 c) Equipo de trabajo adicional: se asignará hasta 2 puntos la inclusión de otras personas en el equipo de trabajo de disciplinas no financieras siempre que estén dentro del ámbito del objeto del contrato y que no sean de la categoría de gerente o socio. (0,5 puntos por cada 4 horas de asignación). 2.- Plan de trabajo, dedicación, especialización y otros (máximo 10 puntos): a) Revisión documentos de trabajo: 4 puntos, de los cuales 2 si se incluye revisión independiente o, en determinadas áreas específicas, si se incluye revisión por expertos independientes y 2 puntos si existe revisión de opinión de auditoría por un segundo socio. Pliego de Prescripciones Técnicas Página 4 de 5

5 b) Concreción del plan de trabajo: hasta 6 puntos: Se valorará hasta un máximo de 3 puntos la concreción en el plan de trabajo en el cual se detalle una planificación específica de las tareas objeto del contrato de Calvià 2000, S.A. que permita evaluar la amplitud, profundidad y el valor añadido que suponga la oferta respecto al resto de ofertas. Se valorará hasta un máximo de 3 puntos la descripción detallada de las tareas a realizar por cada categoría profesional del equipo de auditoría, el tiempo de dedicación a cada una y el tiempo estimado de atención directa por las distintas categorías del departamento de contabilidad de Calvià 2000, S.A. (gerente, directores, contables y auxiliares) 7. OBSERVACIONES La empresa seleccionada ejercerá directamente la prestación del servicio, con prohibición absoluta de cederlo o subcontratarlo, total o parcialmente. El contrato se entenderá cumplido por el contratista cuando éste haya realizado, de acuerdo con los términos del mismo y a satisfacción de la entidad, la totalidad de su objeto, incluidas las mejoras ofertadas. 8. CONFIDENCIALIDAD El adjudicatario se compromete a no suministrar información ni revelar o ceder datos o documentos a terceros, o copia de los mismos, proporcionados por Calvià 2000 para cualquier otro uso no previsto como necesario en el presente Pliego, así como cumplir en todo momento la legislación existente en materia de protección de datos. Los licitantes no harán uso de la información que se suministra en la documentación de este concurso para otros fines que su utilización para la elaboración de las correspondientes ofertas, no pudiendo trasladar su contenido o copia de los mismos a terceros. El adjudicatario declara expresamente que conoce quedar obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Igualmente serán de aplicación las disposiciones de desarrollo de la norma anterior en materia de protección de datos que se encuentren en vigor a la adjudicación de este contrato o que puedan estarlo durante su vigencia. El adjudicatario se compromete explícitamente a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas se emanan, para lo cual realizará las acciones necesarias. 9. PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS Todos los estudios y documentos, así como los productos y subproductos elaborados por el contratista como consecuencia de la ejecución del presente contrato serán propiedad de Calvià 2000, quien podrá reproducirlos, publicarlos y divulgarlos, total o parcialmente, sin que pueda oponerse a ello el adjudicatario autor material de los trabajos. El adjudicatario renuncia expresamente a cualquier derecho que sobre los trabajos realizados como consecuencia de la ejecución del presente contrato pudiera corresponderle, y no podrá hacer ningún uso o divulgación de los estudios y documentos utilizados o elaborados en base a este Pliego de Condiciones, bien sea en forma total o parcial, directa o extractada, original o reproducida, sin autorización expresa de Calvià Pliego de Prescripciones Técnicas Página 5 de 5

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