SUBPROCESO: ADQUISICION Y PRESTACION DE SERVICIOS. Bogotá D. C., Junio 28 de RADICADO: F 015

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA CÓDIGO: ARF-APS-R06 PROCESO: ADMINISTRACIÓN RECURSOS FISICOS DE SUBPROCESO: ADQUISICION Y PRESTACION DE SERVICIOS PROCEDIMIENTO: Bogotá D. C., Junio 28 de RADICADO: F ASPECTOS GENERALES DE LA INVITACIÓN 1.1 OBJETO DE LA INVITACIÓN DIRECTA Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de la planta telefónica marca Lucent Technologies modelo Definity G3-Is con todos sus componentes y a las redes telefónicas, así como prestar el servicio de mantenimiento al sistema tarificador marca Sacet y a los teléfonos en general del DANE - FONDANE. 1.2 PRESUPUESTO OFICIAL ASIGNADO: El presupuesto oficial estimado para la presente contratación asciende a la suma de ONCE MILLONES DOSCIENTOS TREINTA MIL SETECIENTOS PESOS ($ ,00) M/CTE., incluido IVA. El valor del 4*1000 corresponde a la suma de CUARENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS VEINTIDÓS PESOS CON OCHENTA CENTAVOS ($ ) M/CTE. Rubro a afectar: FONDANE Mantenimiento de bienes muebles, equipos y enseres. 1.3 PARTICIPANTES Persona natural o jurídica legalmente constituida, que dentro de su actividad comercial u objeto social se halle comprendido el objeto de la presente invitación directa. 1.4 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS Los servicio objeto de la presente invitación deberán brindarse como mínimo con los requerimientos técnicos que se indican a continuación: Descripción Unidad de medida CUBS Cantidad Planta Telefónica Lucent Technologies UND. 1 Definity G3-Is Sistema tarificador UND Redes Telefónicas Extensiones Teléfonos en General UND

2 1.5 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Realizar todos los actos necesarios y que se deriven en el cumplimiento del objeto del contrato. Disponer de todas las herramientas necesarias para el desarrollo de sus actividades. Mantener actualizada la información de la programación en la planta telefónica (directivos, extensiones, grupos, etc) Realizar los mantenimientos preventivos, revisiones y arreglos requeridos por la Central Telefónica DEFINITY G 3 - Is, con todos sus componentes, así como a los aparatos telefónicos instalados en el DANE - FONDANE. Realizar los cambios y programación de nuevas extensiones. Garantizar la permanencia de un técnico en las instalaciones del DANE FONDANE, en el horario de 8:00 a.m. a 2:00 p.m., a fin de atender los requerimientos que se presenten diariamente en lo referente al servicio telefónico. Realizar todos los traslados de extensiones, líneas directas y fax a nivel interno que se requieran. Efectuar el mantenimiento y manejo general del strip principal y los diez centros de cableado para los diferentes traslados de extensiones, líneas, fax, etc., en el DANE FONDANE. Realizar la reprogramación mensual de los anuncios de la operadora automática para información estadística al público. Efectuar el manejo y reprogramaciones al sistema tarificador de llamadas SACET, y efectuar reportes semanales o mensuales de todo tipo de llamadas que se requieran para el control de larga distancia. Mantener la reserva y no divulgar la información que conozca con causa o con ocasión de la ejecución del contrato. Realizar las actividades que le sean encomendadas por el encargado del control y vigilancia del contrato, en la oportunidad y tiempos requeridos. Elaborar y rendir dentro del término de ejecución del contrato, los informes y trabajos que le sean solicitados por el encargado del control y vigilancia del contrato. Presentar el informe final de las actividades desarrolladas durante el término de ejecución del contrato. Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA, ICBF ), según lo establecido en el artículo 1º. de la Ley 828 de Las demás que establezca el encargado de ejercer el control y vigilancia del contrato. 1.6 PLAZO DE EJECUCIÓN Término contado a partir de la aprobación de la garantía única y hasta el 31 de diciembre de FORMA DE PAGO Se efectuaran pagos mensuales de acuerdo a las facturas presentadas por el contratista con respecto al servicio prestado y previa certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por quien ejerce el control y vigilancia del contrato. 2

3 En todo caso los pagos estarán sujetos a la existencia y disponibilidad del PAC. Cuando aplique, el contratista deberá acreditar estar al día en el pago de aportes parafiscales y aportes a la Seguridad Social Integral (Ley 789 de 2002). 1.8 CONTROL Y VIGILANCIA El control y vigilancia del contrato lo ejercerá el Coordinador del Grupo de Servicios Generales de la Coordinación del Área Administrativa o quien delegue el ordenador del gasto. 1.9 CONSULTA DE TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de referencia no tienen ningún costo y se podrán consultar en el Área Administrativa del DANE-FONDANE ubicada en la Transversal 45 No interior 1 CAN. Edificio DANE, en el horario comprendido entre las 8:00 a.m y las 5:00 p.m Igualmente podrán ser consultados en la pagina Web del DANE - FONDANE Cualquier consulta sobre el contenido y alcance de los términos de referencia deberá presentarse por escrito al correo electrónico (por este medio se debe hacer referencia expresa al numero de proceso: F- 015) o remitirse vía fax al antes de la fecha limite para la presentación de las ofertas FORMAS DE PRESENTAR LA PROPUESTA La oferta debe dirigirse a FONDANE haciendo referencia al radicado proceso No. F-015 y debe ser presentada en la Coordinación del Área Administrativa en original y una copia (ambas deben estar foliadas), la cual debe tener el mismo contenido y folios que la propuesta original, en sobres debidamente cerrados y rotulados con el nombre del proponente, dirección, teléfono y el objeto de la invitación. En caso de presentarse inconsistencias entre el original y la copia prevalecerá la información consignada en el original de la propuesta VALIDEZ DE LA PROPUESTA La propuesta deberá tener una validez mínima de 90 días calendario a partir de la fecha limite para presentar propuestas. 2. DOCUMENTOS Y CONTENIDO DE LA OFERTA 2.1. DOCUMENTOS JURÍDICOS A) CARTA DE PRESENTACIÓN: Esta carta deberá estar firmada por el REPRESENTANTE LEGAL o PERSONA NATURAL cuando de ello se trate, para lo cual el proponente deberá diligenciar en forma completa y siguiendo el modelo que se presenta en el anexo No. 1 de los presentes términos de referencia. B) GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA: El proponente deberá otorgar una garantía de seriedad de la oferta, por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de 3

4 la propuesta y por un término de tres (3) meses contados a partir de la fecha limite para presentar ofertas. Dicha garantía deberá ser otorgada por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, con póliza matriz aprobada por la Superintendencia Financiera y constituirse a favor de FONDANE, estar referida a la presente invitación y encontrarse firmada por el tomador. El proponente debe anexar, el correspondiente recibo de pago o su equivalente de la prima por concepto del seguro de la respectiva póliza. Si la garantía de seriedad no se constituye por el monto requerido o su vigencia resulta insuficiente, de presentarse incorrección en el nombre del beneficiario o tomador, FONDANE, dentro del plazo de evaluación de ofertas requerirá en un término perentorio, la presentación del documento aclarado o para que se firme. Si el oferente no lo presenta oportunamente y en la forma debida o no suscribe la póliza respectiva, la entidad se abstendrá de estudiar la oferta. C) CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL CUANDO SE TRATE DE PERSONAS JURÍDICAS Y CERTIFICADO DE REGISTRO MERCANTIL DE LAS PERSONAS NATURALES: Si la propuesta la presenta una persona jurídica, deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio con fecha no superior a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha limite para presentar ofertas, donde conste quien ejerce la representación legal, las facultades del mismo, el objeto social dentro del cual se debe hallar comprendido el objeto de la presente invitación y la duración de la sociedad. La sociedad deber tener una duración no inferior al plazo del contrato y un año más. Cuando haya limitaciones en las facultades del representante legal de la persona jurídica este deberá presentar autorización respectiva, para intervenir en la contratación directa o comprometer el nombre de la sociedad. Si es persona natural debe presentar el correspondiente registro mercantil, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha no superior a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha limite para presentar ofertas, en donde conste la determinación de la actividad relacionada con el objeto del presente proceso de selección. Cuando no se allegue el certificado expedido por la Cámara de Comercio, la fecha de expedición de este no se encuentre dentro de la requerida por la entidad o no se anexe la correspondiente autorización, la entidad solicitará al proponente el respectivo documento o las aclaraciones pertinentes. El proponente contará con un término perentorio señalado por la Entidad para allegar el documento o hacer las aclaraciones que se le soliciten. D) CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR EL REVISOR FISCAL O EL REPRESENTANTE LEGAL O CONTADOR PUBLICO SOBRE EL PAGO DE APORTES DE SUS EMPLEADOS: Acreditar con la certificación respectiva el cumplimiento del pago a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales (artículo 50 de la Ley 789 de 2002). Dicha certificación deberá ser expedida cuando se trate de persona jurídica por el representante legal o el revisor fiscal o por el contador público en el caso de personas naturales; con fecha no superior a sesenta (60) días calendario, anteriores a la fecha limite para presentar ofertas. 4

5 E) REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO: El oferente debe anexar copia del Registro Único Tributario RUT Cuando no se allegue este documento FONDANE solicitará al proponente el respectivo documento o las aclaraciones pertinentes. El proponente contará con un término perentorio señalado por la Entidad para allegar el documento o hacer las aclaraciones que se le soliciten. 2.2 DOCUMENTOS FINANCIEROS A) Presentar Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Resultados) con corte al 31 de diciembre de 2005, estos documentos deberán ser suscritos por el representante legal y el contador público; y en caso que así se requiera, por el revisor fiscal. Adjuntar copia del dictamen respectivo. Nota: los estados financieros no deben presentar un endeudamiento superior al 70% medido como la relación entre pasivo total y activo total en el balance general. En el evento que los proponentes estén obligados por ley a tener Revisor Fiscal deberán presentar dichos estados financieros debidamente suscritos por el Revisor Fiscal adjuntando el dictamen para el periodo. B) Certificado de antecedentes disciplinarios del Contador Publico y Revisor Fiscal, expedidos por la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses anteriores a la fecha limite para presentar ofertas. El análisis de los documentos financieros solicitados no da lugar a la asignación de puntaje, pero serán objeto de verificación y cumplimiento. Cuando no se allegue alguno o ninguno de los documentos financieros mencionados anteriormente o cuando estos no cumplan con los requisitos señalados por la entidad, o se requiera aclaración sobre los mismos, la Entidad solicitará al proponente los documentos o las aclaraciones pertinentes. El proponente contará con un término perentorio señalado por la Entidad, para allegar los documentos o hacer las aclaraciones que se le soliciten. 2.3 DOCUMENTOS TÉCNICOS A) Descripción de las características técnicas requeridas. B) Mínimo una (1) y máximo dos (2) certificaciones de contratos ejecutados, con una evaluación o calificación global del servicio o producto que implique cumplimiento a satisfacción, expedidas por el representante legal o funcionario competente de firma contratante cuya fecha de suscripción del contrato sea igual o posterior al 31 de enero de 2001 y el objeto sea igual o similar al de los presentes términos de referencia. 2.4 OFERTA ECONÓMICA Las ofertas deben ser presentadas en pesos colombianos incluido el IVA 5

6 En caso que se ofrezcan descuentos los precios deberán presentarse con o sin aplicación de los mismos e indicar separadamente el descuento aplicable a los diferentes conceptos. No se aceptan enmendaduras en los precios excepto cuando estos sean confirmados en la carta de presentación de la oferta. En caso de discrepancia entre lo expresado en letras y números, prevalecerá lo expresado en letras. 3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN: La entidad tendrá en cuenta para la selección objetiva los siguientes aspectos: PRECIO: 65 PUNTOS Al menor precio se le asignará el mayor puntaje y a los demás proporcionalmente. EXPERIENCIA: 30 PUNTOS Se deben anexar mínimo una (1) y máximo dos (2) certificaciones de contratos ejecutados, con una evaluación o calificación global del servicio o producto que implique cumplimiento a satisfacción, expedidas por el representante legal o funcionario competente de firma contratante cuya fecha de suscripción del contrato sea igual o posterior al 31 de enero de 2001 y el objeto sea igual o similar al de los presentes términos de referencia. El monto mínimo de cada certificación de contrato debe ser de $ , no se tendrán en cuenta mas de dos (2) certificaciones de contratos. Las certificaciones se calificarán así: Valor sumatoria de las certificaciones Desde $ ,00 Hasta $ ,00 Desde $ ,00 Hasta $ ,00 Más de $ ,00 Puntaje Otorgado 10 puntos 20 puntos 30 puntos Nota: Las certificaciones se evaluarán en el orden que se adjunten a la propuesta. VALORES AGREGADOS ADICIONALES: 5 PUNTOS Se otorgará al proponente que ofrezca: adicionalmente la permanencia de un técnico en el horario de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. 4. CAUSALES DE RECHAZO: Las propuestas pueden ser rechazadas en cualquiera de los siguientes eventos: a. Cuando no se suscriba la carta de presentación de la oferta por la persona legalmente facultada para ello. b. Cuando se compruebe que el proponente se encuentre incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la Constitución y la Ley. c. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial asignado. d. Cuando el oferente no presente la garantía de seriedad de la oferta. e. Cuando no se anexen los documentos solicitados que sean indispensables para la comparación de ofertas. 6

7 f. Cuando no se acredite el cumplimiento de los requisitos que se exigen para participar y que son verificables o no se subsanen dentro del término perentorio señalado por la entidad. g. Por no ofrecer las características técnicas mínimas señaladas en los presentes términos de referencia. h. Tener un nivel de endeudamiento (pasivo total/ activo total) superior al 70%. i. Por no presentar los documentos técnicos solicitados en los presentes términos de referencia j. Por no presentar la certificación expedida por el revisor fiscal o el representante legal o contador público exigida en estos términos de referencia, sobre el pago de aportes parafiscales y de seguridad social integral. k. Por no estar inscrito en el Registro Único Tributario en el momento de presentar la oferta. 5. CRITERIOS DE DESEMPATE. En caso de presentarse empate entre dos o más ofertas FONDANE actuará así: 1. Optará por la de mayor puntaje en el ítem general de precio. 2. Si persiste el empate se efectuará un sorteo público entre los participantes empatados mediante el sistema de balotas. 6. GARANTÍAS DEL CONTRATO. El contratista deberá constituir garantía única, que ampare los siguientes riesgos: a) De cumplimiento, equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por el término de once (11) meses contados a partir de la fecha de su expedición; b) De calidad del servicio, por una suma asegurada equivalente al quince por ciento (15%) del valor del contrato, por el término de once (11) meses, contados a partir de la fecha de su expedición; c) De Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, la cual deberá constituirse por el termino de once (11) meses y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de su expedición. 7. MODELO DE LA CARTA DE PRESENTACIÓN Anexo No.1 8. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE INVITACIÓN Anexo No. 2 Vo.Bo. EFRAÍN COLMENARES REYES Coordinador de Servicios Generales Elaboró: Jennifer Bermúdez Dussán Abogado Compras Revisó: Myriam Gallego Rendón Coordinadora Grupo de Compras 7

8 7. MODELO DE LA CARTA DE PRESENTACIÓN Anexo No.1 Ciudad y Fecha Señores FONDANE Transversal 45 No Interior 1 CAN. Bogotá D.C. El suscrito, obrando en representación de o en nombre propio ofrezco contratar con FONDANE, la actualización objeto de la presente invitación de acuerdo con los términos y condiciones establecidas en la misma y de conformidad con lo establecido en este documento así : 1) Que esta propuesta y el contrato, que llegare impartirse solo compromete a los aquí firmantes 2) Que ninguna otra persona fuera del proponente tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato que en ella se derive. 3) Que manifiesto expresamente haber leído y conocido los TÉRMINOS DE REFERENCIA, y en consecuencia me someto a las condiciones en ellos establecidos. 4) Que no nos hallamos incursos en causal de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la Ley y en la Constitución Política y no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. 5) Que si resultamos seleccionados, nos comprometemos aceptar el contrato que se llegare a suscribir y a constituir y a presentar las garantías del caso. 6) Que entendemos que ustedes no están obligados a adjudicar la propuesta más baja ni cualquiera de las ofertas que reciban si estas no cumplen con los requisitos exigidos en los presentes términos o no son consideradas de conveniencia para la entidad. 7) Que el valor de la propuesta es por la suma de incluido el IVA y demás impuestos a que haya lugar. 8) Que la propuesta consta de folios debidamente numerados. Atentamente, Nombre y firma del Representante Legal o la persona natural C.C. o NIT. Dirección Teléfono: Fax: Ciudad: 8

9 8. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE INVITACIÓN Anexo No. 2 PUBLICACIÓN PROYECTO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA: del 30 de junio al 4 de julio de 2006 PUBLICACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS: 5 de julio de 2006 LUGAR, FECHA Y HORA LÍMITE PARA LA ENTREGA DE OFERTAS DANE CENTRAL Oficina: Coordinación del Área Administrativa - Transv. 45 No Int. 1 CAN Fecha: 12 de julio de 2006 Hora: hasta las 11:00 A.M. EVALUACIÓN DE OFERTAS: del 12 al 17 de julio de 2006 PUBLICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: 19 de julio de 2006 PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN Los proponentes podrán presentar observaciones a la evaluación de las propuestas hasta las 3:00 p.m. del 21 de julio de FECHA DE ADJUDICACIÓN: 24 de julio de

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