POLITICA INSTITUCIONAL DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

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1 POLITICA INSTITUCIONAL DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES 1. MARCO NORMATIVO.: Sentencia C-1011 de Definición del dato registrado en los Registro Públicos de las Cámara s de comercio, como dato público. Ley 1266 de 2009, Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Decreto 1377 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de OBJETO.: Señalar las pautas generales que garantizan la protección de datos personales y sensibles, por parte de la cámara de comercio del sur y oriente del Tolima, dentro de los lineamientos señalados por la ley 1581 de ALCANCE.: Las políticas de tratamiento de datos personales, adoptado por la cámara de comercio del sur y oriente del Tolima aplica a todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deba ser ejecutado por directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la cámara. La Cámara de comercio del su r y oriente del Tolima, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que los usuarios suministran a través de diversos canales y estamos comprometidos con la protección y manejo adecuado de los mismos, conforme el régimen legal de protección de datos personales aplicable en Colombia. 4. DESARROLLO DE LA POLITICA.: La Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y sus normas reglamentarias y complementarias, incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o

2 encargada de su tratamiento, así mismo garantizará en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas físicas. La Cámara de comercio del sur y oriente del Tolima dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales. 4.1 DERECHOS DE LOS TITULARES Conocer, actualizar, y rectificar sus datos personales. Reclamar Suprimir datos Revocar la autorización Ser informado respecto del uso dado a sus datos Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. 4.2 PRINCIPIOS RECTORES Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, se debe tener en cuenta lo siguiente. El manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores, dentro de la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima está enmarcado bajo los siguientes principios: Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos operados por las Cámaras de Comercio en el cumplimiento de sus funciones registrales, están destinados a cumplir una función de publicidad y por lo tanto se garantizará su acceso, de conformidad con lo establecido en la Ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley. Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales. Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones públicas otorgadas legalmente a las Cámaras de Comercio. Asimismo, la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus funciones de carácter privado. Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de Libertad: La Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

3 Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Transparencia: La Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada con forme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de Veracidad o Calidad: Información veráz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Principio de acceso y circulación restringida El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima será de medio y no de resultado. Principio de confidencialidad Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. Principio de finalidad El Tratamiento de datos personales que la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política,

4 la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, y el Decreto 898 de Principio de legalidad El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen. Principio de libertad La Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales. Principio de seguridad La Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Principio de transparencia La Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la Cámara, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de Este principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley. Principio de veracidad o calidad La Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima frente a su calidad.

5 5. CALIDAD DE DATOS. Para el diligenciamiento de cualquiera de los formatos establecidos, ningún usuario podrá utilizar la identidad o los datos de otra persona. En todo momento el usuario deberá tener en cuenta que sólo puede incluir datos correspondientes a su propia identidad los cuales deben ser adecuados, pertinentes, actuales y verdaderos. El usuario será el único responsable frente a cualquier perjuicio que llegare a causar a terceros o a la Cámara de comercio del sur y oriente del Tolima por el uso de datos personales de otra persona o, cuando haciendo referencia a sus propios datos, incluya información errónea, falsa, desactualizada, inadecuada o impertinente. 6. ENVIO DE INFORMACION COMERCIAL, PROMOCIONAL O DE SERVICIOS. Si el usuario no desea recibir información comercial vía correo electrónico o por cualquier otro medio similar o equivalente, podrá comunicarlo, enviando un mensaje en tal sentido, al correo electrónico Cualquier observación o inquietud relacionada con la presente política de privacidad de datos podrá ser comunicada al correo 7. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACION AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. La CCT informa al usuario que ha adoptado las medidas de índole técnica, jurídica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. 8. AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. El titular de datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización ante el área Administrativa y Financiera Control Interno de la Cámara de comercio del sur y oriente del Tolima. Correo electrónico: Teléfonos: exte VIGENCIA Las políticas de Tratamiento de la información entrarán en vigencia a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva de la Cámara de comercio del sur y oriente del Tolima y su documentación dentro del S.G.C. y publicación en la página web institucional. Las bases de datos recolectados por la Cámara de comercio del sur y oriente del Tolima estarán vigentes siempre y cuando la necesidad, actualidad y pertinencia de los mismos se mantenga para el cumplimiento de las funciones delegadas por mandato legal y no se vulnere ningún derecho constitucional, legal y demás normas aplicables a la protección de datos personales.

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