PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

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1 Revisó: Directora de Control Interno y Evaluación de Gestión Vicerrector Administrativo Aprobó Vicerrector Administrativo Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007 Resolución N 1736 OBJETIVO Asegurar que los productos o servicios no conformes presentados, se identifiquen y controlen para prevenir su uso o entrega no intencional, así como establecer las responsabilidades y autoridades relacionadas con su tratamiento. ALCANCE Este procedimiento aplica a los procesos y/o subprocesos misionales del Sistema de Gestión en la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 9001:2008 Norma NTC ISO 14001:2004 Norma NTC OHSAS 18001:2007 DEFINICIONES - Producto/ Servicio No Conforme: Corresponde a un producto o servicio que no cumple con los requisitos del beneficiario y permite dar tratamiento inmediato, que puede ser: Reproceso, reparación, corrección, reclasificación, concesión, desecho o permiso de desviación. - Reproceso: Volverlo a hacer. - Reparación/Corrección: Cambio de una parte del producto o servicio para que funcione o cumpla con su propósito. - Reclasificación: Cambiar la tipología de un producto o servicio - Concesión: Acuerdo con el cliente para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto después de su realización. - Desecharlo: Eliminación del producto o servicio. - Permiso de Desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización. -Tratamiento de una No conformidad: La acción emprendida respecto a una no conformidad. - Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que ha cumplido los requisitos especificados. CONSIDERACIONES Formas de dar tratamiento al producto o servicio no conforme: Reproceso, Reparación, Concesión, Desecharlo, Permiso de Desviación y/o Reclasificación. La actualización del anexo que hace parte integral de este documento no implica cambio de versión ni descripción de los cambios realizados del documento dado que su contenido son ejemplos que no son restrictivos en su selección. Si el producto o servicio no conforme identificado, corresponde a otro proceso/subproceso/área, quien lo identifica debe informarlo oportunamente al líder para que proceda a dar el tratamiento correspondiente.

2 Página 2 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica el producto o servicio no conforme e informa al Líder. 1. Identifica el producto o servicio no conforme tomando como referente inicial los ejemplos del Listado de Productos o Servicios No conformes (Anexo 1), e informa al Líder para que evalúe su pertinencia. Nota: Si el producto o servicio no conforme es repetitivo se requiere aplicar una acción correctiva, empleando el Procedimiento Acciones Preventivas/Correctivas PSE.02. Personal involucrado en el Sistema de Gestión, Beneficiarios o partes interesadas 2. Registra el producto o Servicio no conforme. 2. Registra el producto o servicio no conforme en el respectivo formato. Personal asignado FSE.09 Producto o servicio no conforme. 3. Define tratamiento a seguir. 3. De acuerdo a las características del producto o servicio no conforme, define el tratamiento a seguir: Reproceso, Reclasificación, Reparación, Concesión, Desecho, Permiso de Desviación. asignando responsable y fecha límite. Líder del proceso/ subproceso FSE.09 Producto o servicio no conforme. 4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al producto o servicio no conforme. 4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al producto o servicio no conforme Personal asignado FSE.09 Producto o servicio no conforme. 5. Verifica el resultado obtenido. 5. Verifica el resultado obtenido de las actividades ejecutadas. Líder del proceso/ subproceso. FSE.09 Producto o servicio no conforme. 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 6. Reporta periódicamente el estado de los productos o servicios no conformes. 6. Reporta periódicamente el estado de los productos o servicios no conformes a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. Líder del proceso/ subproceso. FSE.10 Informe de Desempeño de los Procesos. 7. Consolida y presenta informe a la Alta Direccion. 7. Consolida el Informe de Desempeño y lo presenta a la Alta Dirección. Líder del Proceso Seguimiento Institucional. FIN

4 Página 4 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Noviembre 19 de 2007 Creación del Documento 02 Octubre 03 de 2008 Cambio de la Norma de Referencia NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander 03 Marzo 11 de 2009 Modificación de las consideraciones, cambio del nombre del procedimiento 04 Mayo 29 de 2013 Inclusión de las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, actualización de la Norma NTC GP 1000:2009. Ajuste del alcance con la inclusión de los subprocesos. Ajustes en las Actividades No. 1, 3, 4, 5,6 y 7. En las Actividades No. 1, 2, 3, 5 y 6 inclusión como responsable del líder de subproceso. 05 Abril 13 de 2015 Se modificó el alcance del procedimiento

5 Página 5 de 9 PROCESO EXTENSIÓN PNC Control Tratamiento Publicación de información errónea en el portafolio de programas de apoyo para Investigación y Extensión. Revisión y socialización con el equipo de la VIE. Reproceso El incumplimiento parcial o total de los contratos o convenios para desarrollo de proyectos de Investigación y Extensión. Revisión de los informes parciales y finales antes de ser enviados al ente financiador. Concesión La ejecución de los recursos sin contar con la aprobación del ente financiador. Revisión del presupuesto aprobado previo a la compra o servicio a contratar. Reparación/ Concesión

6 Página 6 de 9 PROCESO FORMACIÓN PNC Control Tratamiento No publicación o entrega del programa de las asignaturas. Entrega de los programas de las asignaturas en la Dirección de la Unidad Académica por parte de los profesores antes de iniciar las clases. El Director de la Unidad Académica debe solicitar al profesor la elaboración y publicación del programa de la asignatura que va a ofrecer (página web, cartelera, etc.). Sensibilización a los profesores que incumplieron la planeación para evitar que esta situación se repita. No programación en el período académico de las asignaturas obligatorias de un plan de estudios. No disponibilidad de recursos necesarios para el adecuado desarrollo de las asignaturas. Sensibilización a los Directores de las Unidades Académicas sobre la importancia de la programación de las asignaturas obligatorias del PEP en los tiempos previstos en el calendario. Programación de las asignaturas. Planeación de matrícula. El Director de Admisiones y Registro Académico informa a la Unidades Académicas las asignaturas no programadas. La Unidad Académica debe programar o justificar la no programación de las asignaturas. Reparación/concesión: El tratamiento depende del recurso con el cual se tuvo el inconveniente, se estudia la necesidad y se informa a las dependencias responsables para dar respuesta. Equivocaciones en la información registrada o inconvenientes con la ejecución de las actividades en los plazos establecidos por la UIS para la presentación del examen SABER-PRO. Los detalles del proceso son publicados en la página web de los estudiantes y durante el proceso se brinda asesoría a las personas que lo requieran. Capacitación periódica a los encargados del proceso en las unidades académicas. Para equivocaciones en el registro de la información en el sistema dentro del período de registro establecido por ésta Institución, se debe ingresar al sistema y realizar la corrección de la información. En el caso que el sistema del ICFES no lo permita, la Vicerrectoría Académica enviará el reporte por escrito al ICFES, solicitando el cambio en la información. Para inconvenientes con la ejecución de las actividades en los plazos establecidos, se debe dar el acompañamiento necesario para solucionarlos, antes de finalizar el período de registro dado por ICFES.

7 Página 7 de 9 PROCESO INVESTIGACIÓN PNC Control Tratamiento Publicación de información errónea en el portafolio de programas de apoyo para Investigación y Extensión. Revisión y socialización con el equipo de la VIE. Reproceso El incumplimiento parcial o total de los contratos o convenios para desarrollo de proyectos de Investigación y Extensión. Revisión de los informes parciales y finales antes de ser enviados al ente financiador. Concesión La ejecución de los recursos sin contar con la aprobación del ente financiador. Revisión del presupuesto aprobado previo a la compra o servicio a contratar. Reparación/ Concesión

8 Página 8 de 9 PROCESO CONSULTORIO JURÍDICO Y SUBPROCESO CENTRO DE CONCILIACIÓN PNC CONTROL TRATAMIENTO Incumplimiento en el desarrollo de un convenio con una entidad externa. Incumplimiento de una cita o reunión con el beneficiario. Entrega de documento(s) fuera del tiempo establecido. * Se realiza memorando al estudiante * Se estudia la causa por la cual el estudiante incumple en el desarrollo del convenio. * Se decide si el estudiante continua en el convenio o se reasigna a otra entidad. * Se realiza memorando al estudiante * Se analiza las consecuencias de dicho incumplimiento por parte del asesor del área correspondiente y se tiene en cuenta para la evaluación. * El asesor del área formula las instrucciones sobre el caso. * Se comunica con el estudiante para indagar la situación, se realiza el memorando. * Aspecto que se tiene en cuenta para la evaluación correspondiente. Reproceso/Concesión/Desecharlo Reproceso/concesión Reproceso/Concesión No acompañamiento en la realización de una audiencia de conciliación o trámite. * Se envia comunicación al estudiante realizando el llamado de atención. * Aspecto que se tiene en cuenta para la evaluación correspondiente. *Se presenta excusa por parte del estudiante ante el usuario. *Se programa nueva fecha de audiencia o se asigna a otro estudiante, dependiendo de la situación. Reproceso/Concesión/Desecharlo/P ermiso de Desviación

9 Página 9 de 9 PROCESO DE EXTENSIÓN - SUBPROCESO INSTITUTO DE LENGUAS PNC CONTROL TRATAMIENTO Inconsistencias en la matricula Ajustes en el sistema para minimizar error humano Reproceso Incumplimiento en el protocolo Metodológico para la clase con mas del 40% Incumplimiento del Mantenimiento preventivo de equipos Obsevaciones de clase Encuestas de satisfacción Revisión y seguimiento al cronograma del mantenimiento preventivo Corrección Reproceso