Principales beneficios para una pyme del uso de la plataforma Microsoft Office 365

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1 Portal de la competitividad - Office 365. Escenario Necesito movilidad y colaboración: estar fuera de la oficina y tener acceso a la información Hoja de Producto Técnica (para Pymes). Todas las empresas y, entre ellas, las pymes, dependemos cada vez más de poder trabajar en movilidad. Esta necesidad se acentúa en los pequeños negocios, donde debido al reducido equipo de profesionales cada uno de los trabajadores tiene múltiples responsabilidades (gestión, ventas, ejecución, ) La capacidad de poder trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento (en la oficina, en casa teletrabajo- o donde estemos tercer lugar -), acceder a la información de la empresa, comunicarnos con nuestros colaboradores, proveedores y clientes, nos permite mejorar eficiencia y competitividad. Las tecnologías de la información (TI) en la nube ( cloud computing ) nos aportan funcionalidades para facilitar esta comunicación, colaboración y trabajo a distancia. Con Microsoft Office 365 dispondremos de un entorno de trabajo online (desde cualquier lugar) con acceso a nuestro correo electrónico (Exchange Online), herramientas de audio y videoconferencia (Lync Online), un repositorio de documentos e información y una web (SharePoint Online) para comunicarnos mejor, y más rápido, tanto con nuestros compañeros como con los clientes. Principales beneficios para una pyme del uso de la plataforma Microsoft Office 365 Unificación de las comunicaciones de la empresa en un entorno online, accesible desde cualquier PC y dispositivo móvil Correo Exchange, accesible desde cliente Outlook instalado, desde Outlook Web Access (en un navegador) o desde dispositivos móviles Compartir Calendarios y Contactos con los compañeros mejora la unificación de las fuentes de datos globales de la empresa y la capacidad de trabajo colaborativo, trabajando y colaborando en función de la disponibilidad (en el Calendario) y del estado (en las comunicaciones, con Lync). Página 1

2 Correo protegido ante el SPAM, que reduce costes en antivirus de correo y su mantenimiento en nuestros servidores La compartición remota del escritorio permite trabajar colaborativamente sobre documentos o sobre aplicaciones, evitando realizar desplazamientos poco productivos y ahorrando costes de los mismos La simplicidad de la videoconferencia o la audioconferencia permite que nos comuniquemos a un alto nivel evitando desplazamientos y viajes, especialmente los de bajo valor añadido. Esto reduce el esfuerzo de los equipos comerciales y todos los gastos y tiempos perdidos asociados Integración de Office 365 con el Office ya existente en la empresa (2207 ó 2010), lo que facilita usar el interfaz más adecuado en cada momento. Office cuando estoy en mi PC, Office Web Apps desde un navegador o bien Office Mobile desde los terminales Windows Phone La colaboración tiene un enorme potencial en nuestra empresa y nos permite ser más ágiles y competitivos. La publicación de documentos en entornos web privados con SharePoint Online nos permite trabajar de una forma coordinada y altamente productiva Página 2

3 La integración de las comunicaciones con Microsoft Lync (chat, audio y videoconferencia) en los mismos espacios web de compartición de documentos aporta un plus a la productividad, ya que nos permite comunicarnos en diferentes escenarios de trabajo y sin salir del mismo entorno Microsoft nos garantiza por contrato la disponibilidad de un 99,9% de la plataforma. Además de ello, el alojamiento de documentos y aplicaciones en sus datacenters distribuidos por todo el globo nos da la garantía y seguridad que necesitamos Qué ofrece Office 365 para mi Pyme? Una historia real (información detallada complementaria) Nuestra actividad Nuestra empresa es una Pyme de 5 trabajadores, creada hace 10 años y con sede en una población del área metropolitana de una gran capital. De los 5 trabajadores, dos de ellos realizan su actividad de forma fija en la oficina, aunque de vez en cuando algunos se conectan desde casa para ultimar algún trabajo, dar respuesta a algún correo, etc. El resto es personal representante y comercial de nuestros productos, de forma que habitualmente se encuentran dando servicio a nuestros clientes y captando nuevas oportunidades. Es decir, trabajan en un modelo de movilidad y con un horario muy flexible, ya que se adapta a las necesidades y horario de terceras personas y empresas. El personal de oficina dispone de PCs de sobremesa, conectados a Internet por ADSL. Los comerciales disponen de ordenadores portátiles con conexión 3G y terminales Blackberry con tarifa plana de voz y datos. También disponemos de un terminal iphone y estamos investigando sobre los terminales Windows Phone, aunque de momento no tenemos ninguno. Todo el equipamiento informático se ha ido comprando y actualizando a medida en que lo hemos ido necesitando y según las ofertas del mercado, de forma que hay grandes diferencias entre los ordenadores y los terminales de que disponemos. Cómo hemos funcionado hasta ahora? Hasta ahora nuestra infraestructura informática de soporte a nuestra actividad ha sido muy básica. Comenzamos utilizando cuentas de correo públicas de Hotmail y Yahoo y Microsoft Office como herramienta ofimática (básicamente Word, Excel y PowerPoint) con la que gestionar nuestra presentaciones de producto, ofertas a clientes, contabilidad, gestión de stocks, etc. Página 3

4 Como herramientas de comunicación solamente hemos usado telefonía fija y telefonía móvil (sólo voz), aunque desde hace unos años, los comerciales disponen de terminales Blackberry desde donde acceden a su correo. También ha habido algunos comerciales que comenzaron a usar Messenger y Skype para comunicarse con algunos clientes que se lo pedían y para abaratar en parte los costes de las llamadas telefónicas. Los comerciales tienen la obligación de realizar copias de seguridad del contenido de su disco duro en un disco duro externo, como mínimo una vez por semana. En la oficina, disponemos de un sistema de copias de seguridad del contenido de nuestros ordenadores en un servidor en nuestra propia oficina. Utilizamos un antivirus gratuito que instalamos en cada ordenador y que cada uno mantiene actualizado. En 2008 creamos nuestra página web, bajo un dominio propio, que alojamos en un proveedor externo. Con el dominio configuramos algunas cuentas de correo de empresa genéricas, a través de las que recibimos contactos externos que suelen provenir desde la web. A pesar de eso, no hemos dejado de usar las cuentas de correo públicas, ya que mantenemos ahí el histórico de correos de cada uno de nosotros. Nuestra necesidad En 2010 sufrimos una importante pérdida de datos muy relevantes motivada por un virus. En ese mismo año tuvimos dos bajas en la compañía y la posterior necesidad de incorporar a 3 empleados nuevos tras la firma de un importante contrato, de forma que nos planteamos re-planificar toda nuestra infraestructura informática y mejorar nuestras comunicaciones. A modo de resumen, estas eran nuestras necesidades: - unificar todos nuestros buzones de correo electrónico y comunicaciones - agilizar los procesos comerciales - mejorar la velocidad de las comunicaciones internas - gestionar mejor los calendarios del equipo comercial - mantener toda la documentación de la empresa en un lugar seguro y accesible - y por supuesto, reducir costes informáticos básicamente en dos aspectos eliminando infraestructuras que tengamos que mantener nosotros cambiando el sistema de licencias informáticas, que hasta ahora ha producido excesivos costes y gestión Dado que nuestra actividad poco tiene que ver con la informática, queríamos que el nuevo sistema integrado fuese familiar y fácil de usar, de forma que la decisión ha sido optar por Office 365 como plataforma de comunicaciones, movilidad y colaboración. Correo, Calendario y Contactos Las cuentas de correo de Office 365 nos proporcionan hasta 25GB de cuota para cada trabajador, y nos permite acceder desde el cliente Outlook 2007 o 2010, desde un navegador con Outlook Web Access (la versión web de Outlook) o bien desde cualquier dispositivo móvil, sea PC, Mac o smartphones como iphone, Blackberry, Android o Windows Phone, lo que nos ofrece también una capacidad de trabajo desde cualquier lugar. Con Outlook disponemos además del Calendario y Contactos, lo que ha hecho que podamos integrar información importantísima para agilizar nuestros procesos internos. Descubrir el potencial de los calendarios compartidos ha supuesto para nuestra empresa un avance importantísimo, ya que nos permite mejorar nuestra organización comercial conociendo la disponibilidad y ubicación de cada uno de los comerciales. Página 4

5 Al principio nos costó un poco cambiar el hábito de trabajo, pero ahora no lo cambiamos por nada! Un pequeño cambio ha supuesto un enorme beneficio. También hemos podido olvidarnos del peligro del SPAM de correo, ya que todo nuestro correo se encuentra protegido con Forefront Online para Exchange. La seguridad corre a cargo de Microsoft. Comunicaciones con Lync Como ya comentábamos, algunos de nuestros empleados ya utilizaban sistemas para mensajería instantánea (Messenger) o para comunicaciones de voz y video con Skype. Descubrir Lync Online dentro de Office 365 ha supuesto para nosotros dar un enorme paso adelante en agilidad y mejora de la colaboración interna. Con Lync podemos escoger entre diversos canales de comunicación según lo que necesitemos comunicar. Así que hemos comenzado a usar muy activamente la Mensajería instantánea (chat), las comunicaciones por voz y video entre empleados y también con personas externas (clientes y proveedores) y un potencial que acabamos de descubrir tal como la compartición remota de escritorio y aplicaciones, estemos dentro o fuera de nuestra empresa. Esta posibilidad de compartición remota ha modificado en parte nuestros métodos de trabajo, ya que ha posibilitado la reducción de un gran número de desplazamientos de nuestros comerciales, especialmente en visitas de bajo valor añadido. Esto lo hemos conseguido realizando conferencias en línea con voz, video y la posibilidad de compartir documentos como presentaciones, propuestas o presupuestos. Nuestros clientes y proveedores lo agradecen por su agilidad al no robarles más tiempo del imprescindible y sin que tengan que desplazarse de su oficina. Y para nuestro equipo comercial ha supuesto una enorme reducción de desplazamientos y la posibilidad de corregir presupuestos y otros documentos de forma inmediata. En cuanto tengamos un poco de tiempo queremos analizar con profundidad el ahorro de costes que nos ha supuesto. Además, los empleados que usaban Messenger no han perdido sus contactos gracias a que Lync también se sincroniza con usuarios de Windows Live y Messenger. Y en breve también dispondremos de Lync en nuestros smartphones con Windows Phone. Edición de documentos Con las Office Web Apps (la versión gratuita y online de Office), Office 365 nos permite seguir trabajando en nuestros documentos corporativos incluso sin disponer de Office instalado en el ordenador. Podemos crear, editar, revisar documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) desde un navegador y de forma totalmente segura disponiendo solamente de una conexión a Internet. Las Office Web Apps disponen de una interfaz prácticamente idéntica a la de Office, además de que los documentos conservan totalmente su aspecto, por lo que no supone ningún trauma para los empleados utilizar esta versión. De la misma forma, con nuestros nuevos terminales Windows Phone podemos acceder, crear o editar los mismos documentos con una experiencia similar Con este cambio hemos conseguido racionalizar la compra de licencias de Office, especialmente para aquellos trabajadores que lo usan de una forma menos intensiva, ofreciendo una experiencia casi idéntica aunque con funcionalidades más reducidas. Ah!, y además no tenemos que preocuparnos si editamos el mismo documento al mismo tiempo varias personas, porque Office 365 permite la edición simultánea de documentos, visualizando quién está haciendo los cambios en el documento, en tiempo real! Sitios web y colaboración Nuestra siguiente pregunta fue y dónde almacenamos los documentos de forma segura y accesible? Página 5

6 Microsoft Office 365 como solución en la nube, nos ofrece el almacenamiento como un servicio base, pero además lo hace a través de SharePoint Online, una de las plataformas de gestión del conocimiento mejor avaladas de la industria, y que hasta ahora por costes y dimensiones era inaccesible para empresas como la nuestra. Con SharePoint Online podemos crear espacios web de trabajo donde archivar todos los documentos que necesitemos, compartirlo con nuestros compañeros y proteger mediante permisos. A partir de ahora ya trabajaremos con un sistema en que los documentos se archivan en un repositorio único, donde podemos colaborar en la edición de documentos o aportando nuevos a un espacio ya creado, comunicarnos en estos espacios mediante Lync de forma integrada y muchas más funcionalidades. Y todo ello sin necesidad de instalar nada en mi ordenador, solamente con un navegador y una conexión a Internet. Sin duda alguna, SharePoint Online ha supuesto para nuestra Pyme un salto adelante en cuanto a metodologías de trabajo, acceso a la información (especialmente en movilidad), colaboración entre equipos y, muy importante, la seguridad de nuestra información. Página 6

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