Plan de Calidad Programa de Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico

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1 Dirección General de Artes y Humanidades Fecha de emisión: 27/09/2013 Versión N. 3 Página: 1 de 9 Plan de Calidad Programa de Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico Elaboró Lcda. Nora P. Camacho Cantero Coordinadora Estatal del Programa de Estimulo a la Creación y al Desarrollo Artístico Aprobó Lic. Rubén Pérez Anguiano Secretario de Cultura Revisó Ing. Rodrigo Ramírez Rodríguez Representante de la Dirección

2 Página 2 de 9 1. OBJETIVO Promover el desarrollo cultural del Estado, combinando esfuerzos y recursos que el estado, la sociedad civil y la comunidad artística dedican a estimular la creación artística y cultural de calidad. 2. ALCANCE Ampliar las oportunidades de desarrollo artístico mediante el Programa de Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico, dependiente de la Secretaría de Cultura del Estado de Colima a través de convocatoria pública para el apoyo a proyectos de creación en las diversas áreas artísticas y en distintas categorías con un mínimo de edad de 18 años. 3. POLÍTICAS 3.1 Los acuerdos bilaterales para el financiamiento y desarrollo del Programa, se asientan en un Acuerdo Específico de Ejecución y se concretan, a partir de la integración de una bolsa de recursos financieros cuyo origen primario son las aportaciones bipartitas proporcionales de por parte del Gobierno del Estado y de la Federación, misma que admite su incremento a través de donaciones de fuentes privadas y de la renovación anual de los compromisos de colaboración y coordinación. 3.2 La capacidad presupuestal que se determina para el programa por las entidades financieras, pueden ser aplicados a alguno o algunos de los lineamientos de trabajo que se establecen en los Lineamientos Generales del Programa de Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico (LGPECDA), y que se acotan en la Adenda del Acuerdo Específico de Ejecución (AAEE). 3.3 La Coordinación Estatal del Programa de Estimulo a la Creación y al Desarrollo Artístico (CEPEDCA), gestionará e instalará la Comisión de Planeación (CP), cuya estructura, composición y funciones, se encuentran establecidas en el LGPECDA. 3.4 La Comisión de Planeación, a través de la Coordinación Estatal del PECDA, distribuirá las convocatorias al interior del estado, así como la publicación de las convocatorias correspondientes a los estímulos por convocatoria pública. 3.5 La Comisión de Planeación, a través de la Coordinación Estatal del PECDA, gestionará las condiciones para que se brinde una o unas sesiones de orientación, para la presentación de los proyectos culturales que aspiren a los estímulos por convocatoria pública. 3.6 La Comisión de Planeación, a través de la Coordinación Estatal del PECDA, se encargará de la recepción y registro de los proyectos aspirantes a los estímulos, donde se ejecutará un primer filtro, relacionado al cumplimiento de los requisitos de la convocatoria y los lineamientos ofrecidos durante las sesiones de asesoría para le elaboración de proyectos culturales. 3.7 Se ejecutará la segunda reunión de la Comisión de Planeación para la integración de la Comisión Técnica (CT) y seguimiento programático y financiero de otras líneas de trabajo. 3.8 En la primera reunión de la Comisión Técnica, se elaborará el dictamen final y resolutivo de los proyectos aprobados con estímulos. 3.9 La Comisión de Planeación, a través de la Coordinación Estatal del PECDA, publicará los resultados del dictamen en prensa La Comisión de Planeación, a través de la Coordinación Estatal del PECDA, conformará y se firmará los convenios con los beneficiarios de los estímulos Al ser este un programa público, se establece que toda acción y todo material que difunda, publicite o promueva a través del Programa o sus productos; ya sea por conducto de la Coordinación Estatal del PECDA, o del responsable de proyecto, deberá manifestar textualmente la siguiente leyenda: "Este programa es público ajeno a cualquier partido político. Queda prohibido el uso para fines distintos a

3 Página 3 de 9 los establecidos en el programa. Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente La Coordinación Estatal del PECDA, será la responsable de evaluar la satisfacción del cliente; así como de sus requisitos, por medio de encuestas o cualquier otro medio por ella diseñado para tal fin La Coordinación Estatal del PECDA, es responsable de mantener a la vista del público en general, los elementos de retroalimentación y atención a sugerencias y/o quejas por parte del o los beneficiarios del programa y, conforme se ha establecido en las Reglas y Lineamientos de Operación del Programa. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima. 4.2 Ley de Adquisiciones, servicios y arrendamientos del sector público en el Estado de Colima. 4.3 Ley de Presupuesto, contabilidad y gasto público estatal. 4.4 Reglamento Interior de la Secretaría de Cultura. 4.5 Ley de transparencia y acceso a la información pública del Estado de Colima. 4.6 Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 4.7 Norma ISO-9001: Requisitos de la documentación. 4.8 Acuerdo específico de ejecución del fondo especial para la Cultura y las Artes de la Entidad Respectiva, signado entre la Federación y el Estado. 4.9 Lineamientos Generales del Programa de Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico. 5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES Acuerdo Específico de Ejecución (AEE): Forma que establece un compromiso entre del Gobierno Federal, la Secretaría de Educación y el CONACULTA, con el Gobierno del Estado de Colima; para que por medio de su Secretaría de Cultura, se encaucen recursos financieros que den apoyo y fomento al PECDA. Adenda al Acuerdo Específico de Ejecución (AAEE): Agregado que actualiza el AEE, y determina la reactivación de los compromisos establecidos por las entidades financieras del Programa, para un ejercicio fiscal en específico. Calendario General de Ministraciones (CGM): Documento programático en función al tiempo y los recursos que habrán de devengarse por concepto del otorgamiento de estímulos conforme la operación del Programa. CONACULTA: Consejo Estatal para la Cultura y las Artes. FECA: Fondo Estatal para la Cultura y las Artes. FONCA: Esquema financiero eficaz y flexible para la creación y operación de un sistema integral de estímulos: los fondos especiales o mixtos, a través de los cuales facilita a los gobiernos y a la sociedad civil organizada la procuración de los recursos necesarios para el desarrollo y la conducción de proyectos culturales específicos. LGPECDA: Lineamientos Generales del Programa de Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico. Comisión de Planeación (CP): Órgano colegiado conformado por representantes de las autoridades culturales locales y federales, así como de la sociedad civil, encargado de vigilar y validar los procesos de trabajo del Programa.

4 Página 4 de 9 Comisión Técnica (CT): Órgano cuya participación en la operación del Programa se da, básicamente, para la asignación de estímulos ofertados por la convocatoria pública, es decir, como jurados; pero pueden conformarse comisiones técnicas especiales para el dictamen de otros proyectos dentro del Programa como son convocatorias especiales en las diversas disciplinas o constituirse como Comités Editoriales en el caso de las publicaciones. Debe ser nombrada por la CP y estará integrada por intelectuales o artistas de las áreas de artes escénicas, artes visuales, letras y música. CEPECDA: Coordinadora Estatal del Programa de Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico. PECDA: Programa de Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico. DGAH: Dirección General de Artes y Humanidades. Secretaría de Cultura Colima. DCM: Desarrollo Cultural Municipal. CCS: Coordinación de Comunicación social. DA: Dirección Administrativa. Fiduciario: Figura administrativa, que asume ante las partes la responsabilidad de la adecuada ministración de los estímulos. Esta figura, está representada en la Secretaría, por la Unidad de Enlace Administrativo Fondos Mixtos (FM). Cliente: Persona y/o grupo de ellas, quienes aspiran y/o en su caso obtienen, un estímulo a través del Programa. CP: Comisión de Planeación. CFE. Coordinación de Formación Editorial. DPC: Promoción Cultural. DGA de CONACULTA: Dirección General de Administración. Estímulo: Recurso financiero otorgado a través del programa, para incentivar la creación y el desarrollo artístico. FONCA: Fondo Nacional para la Cultura y las Artes. CNC: Coordinación de Normatividad Cultural. CT: Comisión Técnica. DVE: Estados. Programa: Programa de Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico. Plan Anual de Trabajo (PAT): Instrumento de gestión a corto plazo, que viabiliza la ejecución del programa en el ejercicio fiscal correspondiente, a través de un conjunto de actividades y/o acciones así como una proyección de las erogaciones y el establecimiento de las responsabilidades. Secretaría: Secretaría de Cultura del Gobierno del Estado de Colima.

5 Página 5 de 9 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Inicio Convenio Instalación de la Comisión de Planeación CP DGAH Despacho Secretario DPC Establecimiento del Quorum legal con el 50% más uno de los integrantes de la CP Acta de aprobación y Propuesta de la CT Firma autógrafa de los integrantes de la CP Acta de aprobación y la convocatoria Oficio, Publicación y Difusión de CFE Editorial de Gob. Del Edo. CCS CONACULTA Oficio recibido para la Publicación y Difusión de la publicada Mil ejemplares impresos Publicada en la pagina de la Secretaria. Publicada Impartir curso-taller Elaboración de Proyectos y uso de la Plataforma DPC DGAH DCM PC Tallerista Se realice en tiempo y forma Lista de asistencia I4. convocatoria Requerimientos técnicos. humanos y de espacio. 2

6 Página 6 de 9 ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Solicitud de Participación 1 Recepción y clasificación de poyectos Participantes Solicitud de participación llena Registro del proyecto (base de datos) clasificados por disciplina y categoría. Datos Generales: Nombre artista y del proyecto, dirección, colonia, teléfono, celular, correo electrónico, y breve descripción del proyecto. Dictamen del proyecto Verificación y validación de Proyectos Comisión de planeación de la Secretaria de Cultura CT DPV Proyectos con acta de dictamen de Comisión Técnica Acta de dictamen Final Proyectos aprobados por categoría Nombre del artista y del proyecto, monto Firma de los integrantes de la CP. Dictamen final Dictamen Final Publicación del Dictamen Coord. Editorial Coor. De Comunicación Social CONACULTA Oficios firmados de recibido Anuncios y boletines de prensa Nombre de los ganadores por proyecto, categoría y monto. Invitación a ganadores (telefónica) Convocar a seleccionados Artistas seleccionados Convenio de ejecución Firma del: Secretario de Cultura DGAH DVE. Becario Tutor Asignado 3

7 Página 7 de 9 Nombre del documento: Programa Estímulo a la Creación y al Desarrollo Artístico Clave: ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados 2 Convenio de Ejecución Acto de entrega del primer estimulo Coordinación Administrativa Despacho del Secretario Fondos Mixtos Entrega con base en el calendario de ministración Póliza de cheque emitido Pólizas de estímulos firmadas Póliza de Cheque emitido Ejecución del proyecto Becario Tutor Agenda de reunión con tutores Informe trimestral y/o final Firma de revisado y recibido por Secretaria Técnica de la CP, Tutor y Artista. Nombre el proyecto y del artista. Objetivo Informe trimestral y/o final Termino del proyecto Becario Tutor Fondos Mixtos Cumplimiento de calendario de ministración Informe final Firma de revisado del Tutor y Secretaria Técnica de la CP. Informe final Finiquito de compromisos Becario Tutor Firma de recibido Carta Finiquito Establecimiento del fin de compromiso con firma de liberación. Fin

8 Página 8 de 9 7. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable IG1-PC: Tasa de Crecimiento de Apoyos IG2-PC: Tasa de Crecimiento de Acciones IG3-PC: Tasa de Crecimiento de la Población Beneficiada I1-PC: Seguimiento de proyectos Proyectos ejecutados año actual/proyectos ejecutados año anterior Número de acciones derivadas de los apoyos año actual/número de acciones derivadas de los apoyos año anterior Número de personas beneficiadas de las acciones realizadas año actual/número de personas beneficiadas de las acciones realizadas año anterior Total de actividades culturales derivadas de los proyectos aprobados por el programa Anual Semestral Semestral Anual CPECDA CPECDA CPECDA CPECDA 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo retención de Responsable de conservarlo NA Convenio 3 años CEPECDA FO Oficio de invitación 3 años CEPECDA FO Acta de aprobación y convocatoria 3 años CEPECDA FO Propuesta de la Comisión Técnica 1 Año CEPECDA NA Publicada 3 años CEPECDA FO NA Lista de Asistencia Taller de Elaboración de Proyecto Registro del Proyecto (Base de datos) 1 año CEPECDA 1 año CEPECDA FO Acta de Dictamen Final 3 años CEPECDA NA Anuncios y Boletines de Prensa 1 año CEPECDA FO Acta Convenio de Ejecución 3 años CEPECDA NA Póliza de Cheque Emitido 3 años FM FO Carta Finiquito 1 año CEPECDA FO Informe trimestral y/o final 1 año CEPECDA

9 Página 9 de 9 9. TRÁMITES Y/O SERVICIOS Clave (RETyS) Nombre del trámite y/o servicio Línea y/o ventanilla NA NA NA 10. SECCIÓN DE CAMBIOS No. versión de Fecha actualización 3 27/09/ /01/ /11/2011 de Descripción del cambio Se adecuó el documento a la versión 2 del FO-SG-01, Formato Plan de Calidad. Se cumplimentó el encabezado de la portada, con el nombre del área responsable del proceso. Se adecuaron las políticas, en referencia a las líneas de acción del Programa. Se instauran los indicadores generales de plan de calidad, y se mantiene uno relativo al seguimiento de los proyectos. Se modificaron las políticas de calidad haciéndolas coincidir en los lineamientos generales del PECDA. Se eliminó del diagrama de flujo la primer línea que correspondía al Oficio de renovación de convenio" Se modificó el nombre del indicador 1, quedando: De ampliación de cobertura Se modificó el indicador 2, quedando como: Indicador de impacto de la Capacitación para la Elaboración de proyectos culturales Se modificó la fórmula del indicador 3, quedando como: Total de actividades culturales derivadas de los proyectos aprobados por el programa Se modificó la fórmula del indicador 4, quedando como: Beneficiarios indirectos. Se cambió el nombre del registro: Oficio de celebración de compromisos de aportación al fondo, por Oficio de renovación del fondo Se especificó que el Registro del proyecto, se hace en una base de datos Al formato FO , se le antepuso: Acta Al formato FO Informe de actividades, se cambió por Informe trimestral y/o final Los cambios realizados a los nombres de los formatos se ven reflejados en el flujo 0 05/10/2011 Se emite documento e inicia su uso