CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE FONATUR OPERADORA PORTUARIA, S.A. DE C.V Actividades ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Transcripción

1 Programa: Consolidación del Sistema Integral de Archivo OBJETIVO: Establecer los procesos archivísticos para el uso, control, organización y conservación de los documentos de FONATUR Operadora Portuaria mediante la operación del Sistema Institucional de Archivos. Actividades Elaboración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2016 (PADA) Adecuación y reacomodo del lugar destinado para la Unidad de Archivo de Trámite Adecuación y reacomodo del lugar destinado para la Unidad de Archivo de Concentración Cambio de cajas de las Unidades de Archivo de Tramite y Concentración Elaboración de instrumentos archivísticos. Guía Simple de Archivo Mapa de ordenación topográfica Implantación y difusión del Cuadro y Catálogo de Disposición Documental Elaboración del programa de ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

2 transferencias primarias Proyecto para el escaneo de la documentación Escaneo de la documentación Asesoría Archivística (Cursos) Elaboración del Manual Específico de Operación Archivística

3 Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2015

4 INDICE CONTENIDO OBJETIVO 3 I.- PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA. 4 PAGINA A) CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA. 4 B) CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL. 5 C) INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE. 6 D) INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. 7 E) INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 8 F) MANUAL ESPECIFICO DE OPERACIÓN ARCHIVISTICA. 9 G) GUIA SIMPLE. 10 H) VALES DE PRESTAMO. 11 I) CARÁTULA DE EXPEDIENTE. 12 II.- PROYECTOS DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL 13 ARCHIVISTICO. III.- PROYECTO PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, EN BASE 14 A LAS CONDICIONES PRESUPUESTALES DE FONATUR OPERADORA PORTUARIA. IV.- ESTUDIOS E INVESTIGACIÓN PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE 15 INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS. V.- ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACION ARCHIVISTICA PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA 16 CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA.

5 OBJETIVO Se labora el presente documento denominado Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) en cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 fracción VI de la Ley Federal de Archivos, con la finalidad de orientar la labor archivística en FONATUR Operadora Portuaria; conteniendo las acciones a desarrollar y cuyos alcances se presentarán en las Sesión del Consejo de Administración. La ejecución del PADA a través de la actualización e implementación de los Instrumentos de control archivístico garantizarán la operación del sistema Institucional de Archivos, lo cual permitirá la conservación de los acervos documentales de Fonatur Operadora Portuaria.

6 I.- PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA a) CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Periodo de Ejecución Contar con un instrumento técnico que refleje la estructura del archivo con base en las atribuciones y funciones de cada uno de los sujetos obligados. Unidades de Archivo de Trámite Unidad de Archivo de Concentración Se mantendrá comunicación constante con cada una de las Unidades Administrativas que Integran FONATUR Operadora Portuaria, con la finalidad de dar asesoría referente al Cuadro general de clasificación archivística. Permanente Avances: Se elaboró el Cuadro General de Clasificación Archivística, estamos en espera de que el Archivo General de la Nación nos dictamine el instrumento archivístico para difundirlo a todas áreas.

7 b) CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Periodo de Ejecución Identificar de manera precisa las series documentales, los valores del documento, así como su vigencia. Unidades de Archivo de Trámite Unidad de Archivo de Concentración Se mantendrá comunicación constante con cada una de las Unidades Administrativas que Integran FONATUR Operadora Portuaria, con la finalidad de dar asesoría referente a la integración de los expedientes generados por cada una de las áreas. Permanente Avances: Se elaboró el Catálogo de Disposición Documental, estamos en espera de que el Archivo General de la Nación nos dictamine el instrumento archivístico para difundirlo a todas áreas.

8 c) INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE Periodo de Ejecución Actualizar los inventarios de cada una de las Unidades Administrativas, a través de caratulas estandarizadas, con la finalidad de identificar cada uno de los expedientes con cada uno de sus datos correspondientes. Unidades de Archivo de Trámite Unidad de Archivo de Concentración Se mantendrá comunicación constante con cada una de las Unidades Administrativas que Integran FONATUR Operadora Portuaria, con la finalidad de dar asesoría referente a la integración de los expedientes generados por cada una de las áreas. Permanente Avances: Se elaboraron los inventarios del Archivo de Trámite.

9 d) INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Coordinar las transferencias primarias de cada una de las Unidades Administrativas al Archivo de Concentración, verificando se lleven a cabo conforme a los lineamientos de transferencia. Unidades de Archivos de Trámite Unidad de Archivo de Concentración Atender lo establecido en los Lineamientos de Transferencia Primaria autorizados por el Consejo de Administración, él envió de la información respetando los formatos correspondientes para tal efecto. Periodo de Ejecución Junio 2015 Avances: Se recibieron Transferencias Primarias de 50 cajas de Contabilidad al Archivo de Concentración, con el objeto de abrir espacios para resguardo.

10 e) INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Periodo de Ejecución Contar con un instrumento de consulta que describa cada uno de las series y/o expedientes del archivo de la institución, con el objeto de tener el control de los mismos y brindar un mejor servicio de préstamo y consulta. Unidad de Archivo de Concentración. Elaboración de un formato especifico que permita la identificación clara y precisa del expediente. Permanente Avances: Se realizó el inventario de toda la documentación que se encuentra en el Archivo de Concentración.

11 f) MANUAL ESPECIFÍCO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA Integrar los procedimientos y funciones en materia de Archivo, así como registrar cada una de ellas. Unidad de Archivo de Concentración. Elaboración del Manual Especifico de operación archivística, incorporando cada uno de los procedimientos. Periodo de Ejecución Oct. Nov Avances: Se tiene un 30% del Manual Específico de Operación Archivística.

12 g) GUIA SIMPLE Contar con un instrumento de consulta que describa de manera general cada una de las series documentales del archivo, indicando sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales de la dependencia. Unidad de Archivo de Tramite. Unidad de Archivo de Concentración. Elaborar la descripción detallada de todas las series documentales del archivo. Periodo de Ejecución Feb. Mar. Abr Avances: Se tiene un avance de un 70% de la Guía Simple.

13 h) VALE DE PRÉSTAMO Incorporar un instrumento de registro y control de préstamo en la que debe existir firma cuando se facilite un expediente. Unidad de Archivo de Concentración. Elaboración e implementación de un vale para préstamo de expedientes Periodo de Ejecución Feb. Mar. Abr Avances: Se elaboró el Formato de Vale de Préstamo con el fin de contar con información referente a la documentación solicitada en préstamo, lo que permitirá el control en relación al tiempo de devolución e integración al Archivo correspondiente.

14 i) CARATULA DE EXPEDIENTE Obtener un instrumento que cuente con los datos necesarios para identificar los expedientes de manera clara y sencilla. Unidad de Archivo de Tramite Unidad de Archivo de Concentración. Elaboración de un formato que permita la identificación clara y precisa del expediente. Periodo de Ejecución Feb. Mar. Abr Avances: Se elaboró el Formato de la Carátula del Expediente el cual nos servirá para identificar el expediente periodos de vigencia, tipología documental, etc.

15 II.- PROYECTO DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL ARCHIVÍSTICO Periodo de Ejecución Establecer mecanismos para el desarrollo profesional del personal que realiza actividades conjuntas, de acuerdo a la importancia de los archivos que den como resultado el conocimiento de la Administración de Documentos de manera profesional. Unidad de Archivos de Tramite Unidad de Archivo de Concentración Se brindará asesoría a cada una de las unidades administrativas en materia de archivos. Permanente Avances: Los día 10 y 11 de marzo se impartieron dos cursos, uno sobre Sensibilización de los servidores públicos en materia de organización, administración y conservación de archivos y Expedientación.

16 III.- PROYECTO PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, EN BASE A LAS CONDICIONES PRESUPUESTALES DE FONATUR OPERADORA PORTUARIA Periodo de Ejecución Programar y solicitar la adquisición de los recursos para establecer el Archivo de Concentración, con el propósito de tener un local adecuado que nos ayude a evitar el deterioro y pérdidas de los expedientes así como conservarlos en las mejores condiciones. Subdirección de Recursos Materiales Subdirección de Recursos Financieros Unidad de Archivo de Concentración Programar la adquisición de material y equipo necesario para el establecimiento del Archivo de Concentración. Anual Avances: Se identificó el espacio que se le asignó a FONATUR OPERADORA PORTUARIA para la instalación de su Archivo de Concentración, se recibieron cajas para archivo.

17 IV.- ESTUDIOS E INVESTIGACION PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS Periodo de Ejecución Incorporar herramientas tecnológicas a los procesos de la administración de documentos, con el propósito de generar mayor control de la información y resguardo en el Archivo. Unidad de Archivo de Trámite Unidad de Archivo de Concentración Subdirección de Recursos Materiales Dirección de Tecnología de la Información Implantar controles que permitan eficientar los controles de registros de los préstamos de los expedientes. Permanente Avances: Se elaboró una base de datos en Excel para el registro y control de los expedientes en préstamo de las series documentales.

18 V.- ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA Periodo de Ejecución Realizar la difusión de los instrumentos de control archivísticos e impartición de cursos, con la finalidad de fomentar la organización adecuada de los archivos. Unidad de Archivo de trámite Unidad de Archivo de Concentración Difundir los Lineamientos de Préstamo y Transferencia Primaria, asimismo difundir el Catálogo de Disposición Documental y el Cuadro General de Clasificación Archivística. Permanente Avances: Durante todo el año 2015 hubo difusión sobre los instrumentos de Control Archivístico, principalmente el de Transferencia Primaria.

19 PLAN DE TRABAJO Elaboración del Catálogo de disposición documental. Elaboración de las fichas técnicas. Entrega de producto final al Archivo General de la Nación. Elaboración de instrumentos archivísticos. Inventario de Archivo de Trámite, Inventario de Transferencia primaria, Inventario de Archivo de Concentración, Guía simple, Vales de préstamo de expedientes, Carátula de expediente. Elaboración de cursos. Elaboración de carátula del expediente. Organización de expedientes y expedientación. Transferencia primaria. Elaboración de inventario. Elaboración del programa de transferencias primaria. Proyecto para escaneo de documentación. Impartición de cursos a mediados del mes de febrero