Informática I ACI-191

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1 ACI-983 Informática I ACI-191 Taller de Informática Escuela de Ingeniería Unidad IV : Software de Planilla de Cálculo

2 TEMA 1: Técnicas de desplazamiento y selección 1 Desplazamiento y selección Ya te hemos comentado que la utilidad principal de Excel es permitirte realizar todo tipo de cálculos numéricos. No obstante, si ésta es tu primera aproximación a un programa de este tipo, éstas todavía son palabras mayores. Antes, necesitas una primera toma de contacto con el programa, para que sepas como puedes desplazarte por el libro y cómo puedes seleccionar los distintos objetos de los que se compone. Las actividades de desplazamiento y selección están bastante ligadas en Excel. La verdad es que cuando seleccionas un objeto sin querer te desplazas al mismo. Así que esta parte de la clase tratará ambas actividades al mismo tiempo. Desplazarse por las hojas del libro Abre Excel para que puedas revisar esta materia practicándola al mismo tiempo. Desplazarte a otra hoja implica cambiar la hoja activa. Para cambiar a otra hoja en un libro, basta que hagas clic en la etiqueta de la otra hoja. Para seleccionar Realiza lo indicado Haz clic en la etiqueta de la hoja: Una hoja distinta de la activa. Hoja activa Cuando hagas clic en la etiqueta de la otra hoja, esa será la hoja activa. Haz clic en la etiqueta de la primera hoja que deseas seleccionar y, Dos o más hojas adyacentes. a continuación, manteniendo presionada la tecla MAYÚS, haz clic en la etiqueta de la última hoja Si la etiqueta de la última hoja no está visible puedes usar el cuadro de división de etiquetas y los botones del lado inferior izquierdo para mostrarla. Haz clic en la etiqueta de la primera hoja que deseas seleccionar y, Dos o más hojas NO adyacentes. a continuación, mantén presionada la tecla CTRL mientras haces clic en las etiquetas de las hojas no adyacentes. Haz clic con el botón secundario en alguna de las solapas de las hojas y, a continuación, elige Seleccionar todas las hojas en el menú contextual. Todas las hojas de un libro Universidad de Las Américas Página 2 de 11

3 Desplazarse dentro de una hoja Para desplazarte de una celda a otra basta que hagas clic en la celda a la cual deseas desplazarte. De inmediato la nueva celda se transformará en la celda activa. En la imagen la celda activa es B3 Si deseas moverte a la celda D3 basta que hagas clic en ella. Para desplazarte Entre las celdas Una fila hacia arriba o hacia abajo Una columna hacia la izquierda o hacia la derecha Una ventana hacia arriba o hacia abajo Una ventana hacia la izquierda o hacia la derecha Una gran distancia Realiza lo indicado Haz clic en cualquier celda o utiliza las teclas de dirección para desplazar el cursor. La celda a la cual se mueva el cursor se convertirá en la celda activa. Haz clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical. Haz clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal. Haz clic en la parte superior o inferior del cuadro de desplazamiento de la barra de desplazamiento vertical. Haz clic en la parte izquierda o derecha del cuadro de desplazamiento de la barra de desplazamiento horizontal. Arrastra el cuadro de desplazamiento de la barra hasta la posición relativa aproximada. Métodos abreviados de desplazamiento Se basan en combinaciones de teclas. Los más importantes son los siguientes: Para desplazarte: Realiza lo indicado: A la última columna de la hoja Presiona CTRL + A la primera columna de la hoja Presiona CTRL + A la última fila de la hoja Presiona CTRL + A la primera fila de la hoja Presiona CTRL + Una pantalla hacia abajo Presiona CTRL + Av Pág Una pantalla hacia arriba Presiona CTRL + Re Pág Una pantalla hacia la derecha Presiona ALT + Av Pág Una pantalla hacia la izquierda Presiona ALT + Re Pág 2006 Universidad de Las Américas Página 3 de 11

4 Seleccionar texto, celdas, rangos, filas y columnas Para seleccionar: Realiza esto: Si está activada la modificación de la celda, haz doble clic en ella y, a continuación, selecciona el texto de la celda. Texto de una celda Si está desactivada la modificación de la celda, selecciona la celda y, a continuación, selecciona el texto en la barra de fórmulas. Una sola celda Haz clic en la celda o presiona las teclas de dirección. Haz clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastra hasta la última celda. Un rango de celdas. Haz clic en el botón Seleccionar todo. Todas las celdas de una hoja Celdas o rangos no adyacentes. Un rango de celdas amplio. Selecciona la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantén presionada la tecla CTRL mientras seleccionas las demás celdas o rangos. Haz clic en la primera celda del rango, mantén presionada la tecla MAYÚS y haz clic en la última celda del rango. Puedes usar las barras de desplazamiento para hacer visible la última celda. Haz clic en el título o encabezado de la fila. Toda la fila Haz clic en el título o encabezado de la columna. Toda una columna 2006 Universidad de Las Américas Página 4 de 11

5 Seleccionar texto, celdas, rangos, filas y columnas Para seleccionar: Realiza esto: Arrastra por encima de los títulos de fila o columna, o selecciona la primera fila o columna y, a continuación, mantén presionada la tecla MAYÚS mientras seleccionas la última fila o columna. Filas o columnas adyacentes Filas o columnas no adyacentes Más o menos celdas que la selección activa Selecciona la primera fila o columna y, a continuación, mantén presionada la tecla CTRL mientras seleccionas las otras filas o columnas. Mantén presionada la tecla MAYÚS y haz clic en la última celda que deseas incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que haces clic se convertirá en la nueva selección. Algunos métodos abreviados de selección Presiona: MAYÚS+ tecla de dirección MAYÚS+ INICIO CTRL+ MAYÚS+ INICIO CTRL+ MAYÚS+ FIN CTRL+ BARRA ESPACIADORA MAYÚS+ BARRA ESPACIADORA CTRL+ MAYÚS+ BARRA ESPACIADORA MAYÚS+ RETROCESO F8 MAYÚS+ F8 Para: Ampliar la selección de una fila o columna. Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila. Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo. Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha). Seleccionar toda la columna. Seleccionar toda la fila. Seleccionar toda la hoja de cálculo. Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas varias celdas. Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de dirección. Agregar otro rango de celdas a la selección Universidad de Las Américas Página 5 de 11

6 TEMA 2: Administrar hojas de cálculo Otra de las actividades que frecuentemente deberás realizar se relaciona con la administración de las hojas de uno o varios libros. b. Con el botón izquierdo del mouse, haz clic sobre la selección y sin soltarla arrástrala así: Cambiar el nombre de una Hoja Sigue los siguientes pasos para ejecutar esta acción: Insertar hojas de cálculo Para agregar una única hoja de cálculo, haz clic en la opción Hoja de cálculo en el menú Insertar o elige la opción Insertar en el menú contextual de las solapas de las hojas. Si usas esta última opción, tendrás que elegir el icono Hoja de cálculo en la ventana que se abrirá y luego presionar el botón Aceptar. La flecha negra entre las solapas te indica donde se ubicarán las hojas. Si sueltas el botón, en este caso las hojas quedarían antes de la Hoja4. Método 2 Otra posibilidad es que hagas clic en la opción Mover o copiar en el menú contextual de las solapas de las hojas. En la ventana que se abrirá debes elegir el destino de la selección. a. Haz doble clic en la solapa de la hoja cuyo nombre deseas cambiar o ejecuta el comando Formato Hoja Cambiar nombre. El nombre de la hoja aparecerá seleccionado así: b. Digita el nuevo nombre y presiona ENTER o haz clic en cualquier otro lugar para confirmar el nombre. Eliminar una o varias hojas Para eliminar una o varias hojas sigue los siguientes pasos: a. Selecciona la o las hojas que deseas eliminar: Para agregar varias hojas de cálculo, mantén presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, haz clic en el número de hojas que desees agregar y procede como en el caso anterior. Mover o copiar hojas de cálculo Método 1 Para mover una o varias hojas dentro de un mismo libro, sigue los siguientes pasos: a. Selecciona la o las hojas que deseas mover: El destino puede ser el mismo libro o un libro diferente. Además podrás indicar delante de que hoja deseas dejar la selección. Si lo que deseas es copiar o duplicar una o varias hojas usando el primer método que acabas de ver, debes repetir el paso a y cuando ejecutes el paso b, debes mantener presionada la tecla CTRL. Si deseas copiar la o las hojas seleccionadas usando el segundo método, debes proceder igual que en el método 2, pero debes asegurarte de que la casilla Crear una copia esté activada. b. Ejecuta el comando Edición Eliminar Hoja o elige la opción Eliminar en el menú contextual de la solapa de las hojas. c. En la ventana de advertencia que se abrirá, elige Aceptar si realmente deseas efectuar esta acción. Las hojas eliminadas no pueden recuperarse con el comando Deshacer, si deseas recuperarlas debes salir del archivo sin guardar los cambios Universidad de Las Américas Página 6 de 11

7 TEMA 3: Ingreso y edición de datos En general ya has aprendido a desplazarte y seleccionar diversos elementos en una hoja de cálculo. Ahora debes concentrarte en aprender cómo ingresar datos en ella. Después de que lo hayas hecho, te darás cuenta de que no es una actividad muy compleja. Los datos que pueden introducirse en las celdas de la hoja pueden clasificarse como valores constantes (texto, números, fechas, etc.) o variables (fórmulas). Cierra el libro que tienes abierto y crea un nuevo libro vacío. Te daremos instrucciones para que pruebes el ingreso de datos. Introducir números Los números que se introducen en una celda son valores constantes. En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres: ( ), / $ %. E e Cualquier otra combinación de caracteres será considerado como texto. Excel ignora los signos más (+) a la izquierda y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas), dependiendo de los valores que estén definidos en la Configuración Regional de Windows. Selecciona la celda A1 y digita el número 6457, luego presiona la tecla ENTER, para confirmar el ingreso. Sucederán dos cosas: a. Excel por defecto alineará el número a la derecha dentro de la celda. b. El cursor (recuadro negro) quedará en la celda inmediatamente inferior (A2), puesto que Excel supone que seguirás ingresando datos. Introducir texto En Microsoft Excel, texto es cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos. Por ejemplo, Microsoft Excel tratará como texto las siguientes entradas: 10AA AXY Dentro de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda. Selecciona la celda A2 si no es la celda activa y digita Infrme sin corregir el error que incluye la palabra. Luego presiona ENTER para aceptar el dato. Sucederán dos cosas: a. Excel, por defecto, alineará el dato ingresado a la izquierda dentro de la celda. b. El cursor quedará en la celda inmediatamente inferior. Resumen. - Los datos numéricos se alinean por defecto a la derecha. - Los datos alfabéticos o alfanuméricos se alinean por defecto a la izquierda. - Cuando presionas ENTER para aceptar un dato, el cursor se traslada a la celda inferior, la que se transformará en la celda activa. - Si en medio del ingreso de un dato te das cuenta que te haz equivocado, puedes presionar la tecla ESC para cancelar el ingreso. - En vez de presionar la tecla ENTER para aceptar el dato, puedes presionar la tecla TAB. En dicho caso, la celda a la derecha del dato ingresado será la nueva celda activa. Editar datos La edición de datos erróneos en Excel puede efectuarse mediante los siguientes procedimientos: - Selecciona la celda que contiene el dato erróneo y presiona la tecla F2. Luego debes trasladar el punto de inserción (la barra vertical) hasta el lugar donde está el error, corregirlo y presionar ENTER. - Haz doble clic en la celda que contiene el error y procede como en el caso anterior. - Selecciona la celda que contiene el error, haz un clic en la barra de fórmulas y procede como en el caso anterior Universidad de Las Américas Página 7 de 11

8 Resumen de datos que puedes ingresar en Excel y algunas recomendaciones Texto Números Fórmulas Corresponde a una combinación de números, espacios y caracteres no numéricos. Por defecto, cualquier dato de tipo texto queda alineado justo a la izquierda de la celda. Corresponde a cualquier combinación de los siguientes caracteres: ( ), / $ %. E e Por defecto, un dato numérico quedará alineado a la derecha. El ingreso de fórmulas se tratará en profundidad en una clase posterior, pero aquí tienes un adelanto. Para que una serie de datos sea interpretada como fórmula (y se realice un cálculo), debes iniciar la fórmula con el signo =. Luego podrás darle la alineación que desees. En la versión 2000 de Excel una celda es capaz de almacenar caracteres de texto. No obstante, sólo se muestran en la celda; los caracteres se muestran en la barra de fórmulas. Cuando un texto es mayor que el tamaño por defecto de la celda, invadirá la celda inmediatamente a la derecha, siempre que no haya algo digitado en ella, Para evitar introducir una fracción como fecha, coloca un cero (0) delante de cada fracción; por ejemplo, escribe 0 1/2. Delante de los números negativos, sitúa un signo menos. Para efectos de la planilla de cálculo, fechas y horas se consideran números, razón por la cual al ingresarlas quedarán alineados a la derecha. Al presionar ENTER obtendrás en la celda el resultado de la fórmula. Cuando desees crear una fórmula, debes acompañar los datos involucrados con los operadores apropiados al cálculo u operación que deseas efectuar. Los operadores se tratarán en profundidad más adelante. Una vez que hayas ingresado la fórmula, en la celda sólo verás el resultado de la misma, pero realmente el texto está ingresado en la celda en que se digitó, en este caso A1. Si deseas ver el texto de una celda en múltiples líneas, ejecuta el comando Formato - Celdas, haz un clic en la ficha Alineación y activa la casilla de verificación Ajustar texto. Para introducir una nueva línea en una misma celda, presiona ALT + ENTER. Cuando una cifra sobrepasa la anchura de una columna, aparece automáticamente en formato científico: (esto puede ser modificado con formatos). Límite de 15 dígitos. Independientemente del número de dígitos presentados, Excel guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros (0). pero en la barra de fórmulas podrás ver la fórmula por si deseas modificarla Universidad de Las Américas Página 8 de 11

9 TEMA 4: Operaciones de ingreso y edición en la hoja de cálculo A Modificar datos en las celdas Para ejecutar esta acción, realiza lo siguiente: Haz doble clic en la celda que contiene los datos que deseas modificar. Haz los cambios necesarios en el contenido de las celdas. Para aceptar los cambios, presiona ENTER. Para cancelar los cambios presiona ESC. D Mover celdas enteras (método 1) 1. Selecciona las celdas que deseas mover. 2. Haz un clic en Cortar en el menú Edición, en la barra estándar o en el menú contextual. 3. Haz clic en la celda superior izquierda del área de pegado. 4. Haz clic en Pegar en el menú Edición, en la barra estándar o en el menú contextual. E Mover celdas enteras (método 2) 1. Selecciona las celdas que deseas mover. 2. Presiona el botón izquierdo en el borde de la selección, cuando el puntero se presenta como una flecha blanca. B Borrar contenido, formato o comentarios de las celdas Para borrar el contenido de una o varias celdas basta que las selecciones y presiones la tecla SUPR. Si haces esto, Microsoft Excel quitará el contenido de la celda pero no quitará ni los comentarios ni el formato de la misma. 3. Sin soltar el botón arrastra la selección a su nueva ubicación. La selección aparecerá enmarcada así. Cuando estés seguro suelta el botón. Si deseas un borrado más especializado, entonces selecciona las celdas y ejecuta el comando Edición Borrar. En la ventana que se abre elige la opción que se ajuste a lo que necesitas. C Insertar, copiar y mover celdas y datos Si se copia una celda arrastrándola o haciendo clic en las clásicas opciones Cortar, Copiar y Pegar, Microsoft Excel copiará la celda completa, incluidas las fórmulas y los valores del resultado, los comentarios y el formato de las mismas. F Copiar celdas enteras (método 1) Sigue los pasos indicados en la letra D, pero en el paso número 2 elige Copiar en vez de Cortar. Para cancelar el borde móvil una vez finalizada la copia, presiona la tecla ESC. G Copiar celdas enteras (método 2) Sigue los pasos indicados en la letra E, pero cuando realices el paso 3, asegúrate de mantener presionada la tecla CTRL. El puntero del mouse tendrá un signo más en la parte superior Universidad de Las Américas Página 9 de 11

10 H Mover o copiar caracteres en una celda Haz doble clic en la celda que deseas modificar. En la celda, selecciona los caracteres que deseas mover o copiar. Para mover los caracteres, haz clic en Cortar. Para copiar los caracteres, haz clic en Copiar. En la celda, haz clic en la nueva posición en que deseas pegar los caracteres. Haz clic en Pegar. Presiona ENTRAR. L Copiar sólo valores, fórmulas, comentarios o formatos de celdas Selecciona las celdas que deseas copiar. Haz clic en Copiar. Selecciona la celda donde deseas pegar el valor. En el menú Edición, haz clic en Pegado especial. Haz clic en alguna opción de Pegar y, a continuación, haz clic en Aceptar. I Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez M Insertar celdas, filas o columnas Seleccione las celdas en las que desee introducir datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes. Escribe los datos y presiona CTRL. + ENTER. J Introducir o modificar los mismos datos en múltiples hojas de cálculo Selecciona las hojas de cálculo en las que deseas introducir datos. Selecciona la celda o el rango de celdas donde deseas introducir datos. Escribe o modifica los datos. Presiona ENTER o TAB. K Cambiar filas de celdas a columnas o columnas a filas Selecciona las celdas que deseas desplazar. Haz clic en Copiar. Selecciona la celda superior izquierda del área de pegado. El área de pegado debe estar fuera del área de copia. En el menú Edición, haz clic en Pegado especial. En el cuadro de diálogo, selecciona la casilla de verificación Transponer y presiona Aceptar. Insertar celdas vacías Selecciona el rango de las celdas existentes en el que deseas insertar las nuevas celdas vacías. Selecciona el mismo número de celdas que deseas insertar. En el menú Insertar, haz clic en Celdas. Haz clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo, según tus intenciones. Insertar filas Para insertar una única fila, haz clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que deseas insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haz clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, selecciona las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que deseas insertar las nuevas. Selecciona el mismo número de filas que deseas insertar. En el menú Insertar, haz clic en Filas. Insertar columnas Para insertar una única columna, haz clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que deseas insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haz clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, selecciona las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que deseas insertar las nuevas columnas. Selecciona el mismo número de columnas que deseas insertar. En el menú Insertar, haz clic en Columnas Universidad de Las Américas Página 10 de 11

11 N Eliminar celdas, filas o columnas Cuando se eliminan celdas, Microsoft Excel las quita de la hoja de cálculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio. Cuando se borran celdas, se quita el contenido de las celdas (fórmulas y datos), el formato (incluyendo formatos de número, formatos condicionales y bordes) o los comentarios pero se dejan las celdas vacías en la hoja de cálculo. Para eliminar celdas procede así: Selecciona las celdas que deseas eliminar. Haz clic con el botón derecho sobre la selección y elige la opción Eliminar. En el cuadro de diálogo elige alguna de las dos primeras opciones, según lo que desees. Para eliminar filas o columnas completas procede así: Selecciona las filas o columnas que deseas eliminar arrastrando el mouse por los encabezados. Selecciona la opción Eliminar del menú contextual o elige la opción Eliminar en el menú Edición. O Rellenar series Es posible rellenar celdas adyacentes con varios tipos de series, seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (selecciona Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haz clic en Series). Te recomendamos que digites en una celda, o dos si corresponde, la selección inicial y luego la arrastres con el controlador de relleno para ver lo que produce el comando rellenar. Selección Serie extendida Selección Serie inicial inicial extendida 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Ene-96, Abr-96 jul-96, oct-96, ene-97 Lun mar, mie, jue 15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct Lunes martes, miércoles, jueves 1994, , 1997, 1998 Ene Feb, mar, abr Ene, Abr jul, oct, ene Selección inicial Serie extendida Lun mar, mie, jue 1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,... Producto 1, Pedido parcial Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,... texto1, textoa texto2, textoa, texto3, textoa,... 1er período 2do período, 3er período,... Producto 1 Producto 2, Producto 3,... 1, 2 3, 4, 5, 6,... 1, 3, 4 5,66, 7,16, 8,66,... Si observas con atención las líneas 4 y 5 de este último cuadro, te darás cuenta de que Microsoft Excel puede extender parte de una selección (Producto 1) y copiar otra parte (Pedido parcial) Universidad de Las Américas Página 11 de 11

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