Manual de Organización

Transcripción

1 Manual de Organización

2 H. Ayuntamiento de Acambay de Ruiz Castañeda Manual de Organización de la Coordinación de comunicación social. Plaza Hidalgo número 1, Colonia Centro, Segundo Piso; Palacio Municipal, Villa de Acambay de Ruiz Castañeda, México; Teléfono: 01 (718) / Extensión comunicación.social.acambay@gmail.com Impreso y editado en Acambay de Ruiz Castañeda, Estado de México; La reproducción total o parcial de este documento se autoriza siempre y cuando se dé el crédito correspondiente de la fuente. 2

3 INDICE I. Presentación.. 4 II. Antecedentes Históricos.. 5 III. Marco Jurídico... 6 IV. Objeto y Atribuciones... 7 V. Misión, Visión y Objetivo.. 9 VI Estructura Orgánica.. 10 VII. Organigrama.. 11 VIII. Objetivo y Funciones de las unidades administrativas IX. Directorio. 14 X. Validación 15 XI. Hoja de Actualización

4 I. PRESENTACIÓN El contexto social y político de la actualidad nos exige, como consecuencia de nuestra necesidad de interactuar con otros entes; exponer ideas, pensamientos, experiencias, etc. A lo largo de la historia, el hombre ha creado instituciones dedicadas a elaborar con mayor eficacia, procesos comunicacionales que permitan llegar a un estado de igualdad, respeto, interacción y congruencia. De esta manera nace la comunicación social como estudio sociológico encargado de explorar específicamente todo aquello relacionado con la información; cómo ésta es percibida, transmitida y entendida además del impacto que tiene en la sociedad. Por esta razón, los estudios de comunicación social tienen mayor relación con lo político y lo social. De allí que sean fundamentos de un buen gobierno el espíritu informativo sobrellevado con sinceridad, coherencia, continuidad, realidad, y canales de libre acceso en ambos sentidos, o sea del gobierno al pueblo y viceversa; de lo contrario, la ciudadanía se siente abandonada, prejuzga, y se hace a la idea de que le resulta inalcanzable el acceso a los servidores públicos y su instancias, agota en sí mismo toda esperanza, se abandona y se hace descreído. El gobierno municipal necesita aceptación pública de las leyes que promulga; hacer desaparecer la apatía y la confusión; mantener correctamente informado al ciudadano; proporcionar medios adecuados para que el hombre común se exprese; ayudar a interpretar sus normas; replicar ataques y neutralizar las críticas; regular convenientemente el conocimiento de los hechos e influir favorablemente en la prensa. 4

5 II. ANTECEDENTES HISTÓRICOS La comunicación social juega un papel fundamental para la eficaz participación ciudadana, tiene como base una relación de confianza entre el H. Ayuntamiento y la ciudadanía. Esta relación se mantiene y crece, conforme la administración identifique las demandas relevantes de los grupos sociales. La comunicación que sostengan los actores sociales, dará viabilidad, fuerza y dirección al desarrollo del gobierno. El área no había sido creada durante anteriores administraciones ala , y su creación fue fundamental para establecer, desarrollar y fortalecer los canales de comunicación entre el Gobierno Municipal y la sociedad través de los medios pertinentes de difusión, con el fin de promover las obras, acciones y planes que impulsen el desarrollo de la municipalidad. Administraciones anteriores a la antes mencionada, contaban únicamente con una oficina de prensa encargada del monitoreo de medios y difusión; por lo que las actividades de Comunicación Social se veían limitadas, en la actualidad existe una oficina de nivel profesional y competente de acuerdo con las exigencias de una sociedad en constante modernización que permite dar a conocer la política gubernamental, la canalización y el manejo de la información y el manejo de imagen según las necesidades del organismo municipal. 5

6 III. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de febrero de 1917, y sus reformas adicionales. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; Gaceta de Gobierno del Estado de México, 10 de noviembre de 1917 y sus reformas y adiciones. 3. Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. Gaceta del Gobierno, 21 de diciembre de Ley Orgánica Municipal del Estado de México, publicada en Gaceta de Gobierno el 21 de mayo de

7 IV. OBJETO Y FUNCIONES DEL AREA. A la Coordinación de Comunicación Social le corresponde definir y aplicar estrategias de comunicación entre gobierno y comunidad; difundir a través de los medios masivos de comunicación, organismos intermedios y otros canales alternativos, la misión, acciones, avances y resultados del quehacer gubernamental; así como prever y recoger la propuesta social e interpretarla para coadyuvar en la toma de decisiones del gobierno municipal mediante las siguientes acciones: Definir y aplicar estrategias de comunicación entre gobierno y comunidad; Difundir a través de los medios masivos de comunicación, organismos intermedios y otros canales alternativos, la misión, acciones, avances y resultados del quehacer gubernamental. Prever y recoger la propuesta social e interpretarla para contribuir en la toma de decisiones del Gobierno Municipal. Estudiar, analizar y diseñar la imagen institucional, las estrategias para su difusión y la vigilancia del impacto social de la misma; Integrar la información, imágenes y documentos, del acontecer municipal; Diseñar las campañas de difusión para promover la participación ciudadana, la inversión pública y privada en los programas y proyectos municipales; Informar a la ciudadanía de los avances de los planes, programas, proyectos y hechos de la administración pública municipal, posicionando los logros en los medios de comunicación a nivel estatal, regional y nacional; Elaborar las estrategias de comunicación necesarias para el diálogo y buenas relaciones con líderes de opinión, representantes de los medios de comunicación y representantes sociales, para lograr su confianza y participación en la ejecución de los planes, programas y proyectos municipales; Crear canales fluidos de comunicación y un clima de confianza entre los titulares de las dependencias, la presidencia municipal y los responsables de los medios de comunicación; Recabar, analizar y redactar reportes y concentrados de información especializada de los acontecimientos más importantes del municipio, para coadyuvar en la toma de decisiones del presidente municipal y titulares de las dependencias de la administración pública municipal; Proveer al presidente municipal de la información de las actividades más relevantes de las dependencias de la administración pública municipal, estableciendo las estrategias de difusión, para darla a conocer a la población; Fomentar en la población y en el gobierno municipal, los valores éticos, cívicos y culturales que armonicen la convivencia entre los ciudadanos mediante campañas de concientización y prevención; 7

8 Establecer los mecanismos de comunicación interna, para difundir las políticas, disposiciones administrativas, los reglamentos internos, planes, programas, proyectos y la filosofía institucional, para lograr que los servidores públicos coadyuven al logro de los objetivos, trabajen en armonía y tengan un sentido de pertenencia a la institución; Establecer los mecanismos necesarios para informar y difundir a los servidores públicos, eventos culturales, deportivos y recreativos fomentando su cumplimiento y participación; Coadyuvar en la redacción y presentación de los informes de gobierno y su difusión a la población; Coadyuvar en la elaboración del presupuesto de egresos para la dirección de comunicación social, así como administrar eficientemente los recursos económicos, humanos, técnicos y materiales asignados a la misma; Ordenar e integrar un compendio de imágenes y hechos más relevantes de las acciones del gobierno municipal, para su difusión en ferias, eventos culturales, deportivos, informes de gobierno, etc.; Ordenar e integrar un compendio de los discursos del presidente municipal y elaborar las estrategias de para su difusión; Organizar, realizar y dar seguimiento a encuestas de opinión, y consultas ciudadanas; Elaborar la síntesis informativa de los acontecimientos relacionados con la gestión de la administración pública municipal; Vincular a la administración pública con organismos no gubernamentales y gubernamentales; Asistir a todos los eventos oficiales de la presidencia municipal; Organizar ruedas y conferencias de prensa; Monitorear las estaciones de radio y televisión; además de la prensa Coordinar campañas de mercadotecnia política y publicidad tanto en prensa como en radio y televisión; Diseñar, elaborar y editar el periódico interno de la presidencia municipal; y Las demás que las que le sean encomendadas por el presidente municipal. 8

9 V. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVO MISIÓN Definir y aplicar las estrategias de comunicación entre gobierno y sociedad, mediante programas de difusión y canales de comunicación dirigidos a transparentar la función pública, fomentar los valores cívicos, el conocimiento y respeto de leyes y reglamentos. VISIÓN Ser un área eficiente que garantice a la ciudadanía el acceso libre a la información sobre acciones del gobierno municipal para contribuir al fortalecimiento de las relaciones y la participación ciudadana. OBJETIVO GENERAL Planear y establecer estrategias de comunicación social, creando un vínculo entre los servidores públicos y la comunidad e incorporar la actividad de comunicación como instrumento relevante en la mejora de calidad de los servicios del H. Ayuntamiento 9

10 VI. ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Coordinador Auxiliar encargado de diseño y creatividad Auxiliar encargado del monitoreo de medios y prensa Auxiliar encargado de la asistencia general 10

11 VII. ORGANIGRAMA Coordinador de comunicación social. Monitoreo de medios y prensa Diseño y creatividad. Asistencia General 11

12 VIII. OBJETIVO Y FUNCIONES DE LAS AREAS ADMNISTRATIVAS MONITOREO DE MEDIOS Y PRENSA Representan la pieza ejecutora de acciones referentes a la difusión, análisis e interpretación de información del H. Ayuntamiento con temas relevantes que involucren los 3 ámbitos de gobierno; además del monitoreo de la información en medios impresos, radio, televisión y portales de internet. FUNCIONES: Elaborar la síntesis local con información clasificada para enviarla al presidente municipal, regidores y áreas de la administración pública municipal. Integrar el acervo informativo de la coordinación. Monitorear la programación de relevancia para el municipio en medios impresos, televisión, radio y portales de internet. Analizar y valorar la información que se genera para detectar de inmediato aspectos relevantes o negativos, tendenciosos, datos incorrectos, omisión de notas informativas y faltas de información sobre temas de interés. Verificar que los medios transmitan la información generada por el área de comunicación social. Organizar el archivo hemerográfico, fotográfico e informativo del H. Ayuntamiento. Organizar, coordinar y preparar ruedas y notas de prensa. Elaborar y difundir boletines y comunicados de prensa internos y externos. Desarrollar todos los contenidos que involucren información oficial y no oficial del H. Ayuntamiento. Cobertura fotográfica y audiovisual. Promover y mantener una buena relación con los diferentes medios de comunicación. DISEÑO Y CREATIVIDAD Esta unidad es la parte creativa del área y está encargada del diseño, creación y producción de todos los medios que promocionan las actividades de H. Ayuntamiento tomando en cuenta la imagen principalmente; además del respaldo a otras instancias con la misma finalidad. FUNCIONES: 12

13 Diseño de imagen de programas de actividades políticas, sociales y culturales del H. Ayuntamiento. Creación y manejo de los diseños gráficos creados para uso interno y externo del H. Ayuntamiento. Creación de estrategias de marketing político para H. Ayuntamiento. Producción de los medios audio-visuales e impresos requeridos para el H. Ayuntamiento. ASISTENCIA GENERAL Tiene un papel preponderante dentro de las funciones de todos los miembros de la Coordinación de comunicación social, ya que asistirá por todos los medios a los miembros del equipo, a fin de llevar a cabo, las tareas propias de dicha área. FUNCIONES Realizar trámites administrativos Llevar agenda de eventos Elaborar y recibir oficios Atender a representantes de medios de comunicación Dar seguimiento a pago de facturas de medios Capturista de datos Recepción de peticiones y atención de primer contacto a la ciudadanía y servidores públicos Administración de recursos materiales de la Coordinación de Comunicación Social 13

14 IX. DIRECTORIO PROFR. IRINEO RUIZ GONZÁLEZ PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL PROFRA. MA. DEL AMPARO CANDELARIA PÉREZ GONZÁLEZ SECRETARIA DEL H. AYUNTAMIENTO L. C. C. ARNULFO PLATA CID DE LÉÓN COORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL 14

15 X. VALIDACIÓN PROFR. IRINEO RUIZ GONZÁLEZ PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL PROFRA. MA. DEL AMPARO CANDELARIA PÉREZ GONZÁLEZ SECRETARIA DEL H. AYUNTAMIENTO L. C. C. ARNULFO PLATA CID DE LÉÓN COORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL 15

16 XI. HOJA DE ACTUALIZACION FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN 16

17 H. Ayuntamiento de Acambay de Acambay de Ruiz Castañeda, Palacio Municipal. Plaza Hidalgo No. 1, Colonia Centro. C.P Villa de Acambay de Acambay de Ruiz Castañeda, Estado de México. Teléfono (718) /