HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO. Deficiencias en el registro y control de Inventario de Activos Fijos (Hallazgo de Cumplimiento No.1)

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1 1 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Deficiencias en el registro y control de Inventario de Activos Fijos (Hallazgo de Cumplimiento No.1) En las respuestas del cuestionario de Control Interno se determinó que los activos fijos de la municipalidad de San Lucas Tolimán, Sololá presentan deficiencias al no reflejar la realidad de los mismos en virtud de que en el mismo aparecen bienes en desuso o inservibles. La Circular No de fecha 1 de diciembre de 1969 del Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado, que contiene las instrucciones vigentes para la formación, control y rendición de inventarios de oficinas públicas, en su párrafo sexto dicta que: Con la debida anticipación y de acuerdo con el volumen de los bienes, cada jefe de oficina bajo su responsabilidad deberá disponer la verificación física del inventario respectivo, a efecto de que esté terminado el día 31 de diciembre de cada año, asentándolo en seguida en el libro destinado para el efecto, debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio, para su correcta actualización. Que las autoridades no le han dado la importancia necesaria al control de los activos de la Institución. Que derivado del descontrol existente se corre el riesgo de pérdida de los activos de la Municipalidad en detrimento de los intereses del Estado de Guatemala. Al señor Alcalde y Tesorera Municipal: a.) Girar instrucciones para efectuar urgentemente inventario físico de activos fijos y depuración completa del mismo. b.) Que se agilice el trámite de baja de los bienes inservibles. El señor Alcalde y Tesorera Municipal, manifestaron que están concientes de que hay bienes inservibles y la señora Tesorera se compromete a enviar la solicitud a las autoridades, Consejo Municipal y Alcalde, para rebajar del inventario los bienes y equipo que se consideran en desuso. En el comentario de la administración no desvanece el hallazgo encontrado. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Tesorero Municipal, de Q2,

2 2 Atraso en la operatoria contable de los libros Auxiliares (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se determinó que en los libros para control de los fondos constitucionales, no se habian operado al los que se recibieron en el mes de julio del año El no llevar las operaciones contables al día, de los libros de registro de los fondos Constitucionales, ocasiona que la municipalidad no conozca con certeza su saldo. El Decreto No , Codigo Municipal, artículos 53, literal a) y 87, literal a), establecen algunas obligaciones tanto para el Alcalde como para la Tesorera Municipal, de operar las cuentas de los libros respectivos. Incumplimiento de las normativas establecidas en el Codigo Municipal. El no llevar las operaciones contables al día, de los libros de registro de los fondos Constitucionales, ocasiona que la municipalidad no conozca con certeza su saldo, por lo que puede caerse en malversación de fondos. Se recomienda tanto Alcalde como al Tesorero Municipal, que los libros de control de los fondos constitucionales, se operen contablemente al día. El señor Alcalde y Tesorera Municipal manifiestan que los libros de control de los fondos constitucionales recibidos con fecha 12 de julio del 2007, procederán a operarlos en los libros auxiliares de aportes del Gobierno Central. En virtud de la respuesta de la administración, se confirma el hallazgo. Sanción económica de conformidad con el Decreto del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Tesorera Municipal, de Q2,

3 3 Atrazo en la entrega de los arqueos de valores. (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Se evidenció que las autoridades municipales no envian a tiempo certificación de los arqueos que practican, a la Delegación de la Contraloría General de Cuentas, lo que constituye deficiencia de control interno. El Decreto No del Congreso de la República, Código Municipal en su artículo 87, literal g) indica: Remitir a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta levantada al documentar el corte de caja y arqueo de valores de la Tesorería, a más tardar (3) dias después de efectuadas esas operaciones. Incumplimiento a normas de control interno y a reglamento de funciones y responsabilidades por parte del Alcalde y Tesorera Municipal. Deficiencia en el control interno para el manejo de caja y valores y falta de confiabilidad por incumplimiento a normas de control interno e incumplimiento de normas reglamentarias. Al señor Alcalde y Tesorera Municipal para que se le de cumplimiento a lo estipulado en el Decreto Numero del Congreso de la República de Guatemala, artìculo 87, literal g), enviando a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas en Sololá, las certificaciones de las actas levantadas al documentar los arqueos de valores a su tiempo. El señor Alcalde y Tesorera Municipal manifiestan que copia del acta del arqueo de valores del mes de junio de 2007 se enviará a la Delegación de la Contraloría General de Cuentas en Sololá. En virtud de la respuesta de la administración, se confirma el hallazgo. Sanción económica de conformidad con el decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 1, para la Tesorera Municipal, de Q 2,

4 4 Contrato carece de precios unitarios de renglones de trabajo (Hallazgo de Cumplimiento No.4) En el contrato , suscrito el 28/04/2004 para la ejecución del proyecto, Adoquinamiento segunda calle del Cantón la Cruz con valor de Q 322,800.00, no se establecen los precios unitarios ni precios totales de los renglones de trabajo contratados. El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 6, establece: Las ofertas y contratos que se presenten y/ó suscriban, para la contratación de obras, deben contener el precio unitario de cada uno de los renglones que lo integran expresados en quetzales, tanto en número como en letras, cuando corresponda. Falta de interés de las autoridades municipales al no darle cumplimiento a la normativa legal que establece que en los contratos de obras deben de cuantificarse los precios unitarios de cada uno de los renglones de trabajo. Dificultad para efectuar recepción, liquidación y fiscalización de obras. Las autoridades municipales deben de incluir en todos los contratos de ejecución de obra que suscriban, los precios unitarios de cada uno de los renglones de trabajo En oficio S/N, del 14 de julio del 2007 numeral 1, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: teniéndose por incorporados los documentos contractuales, como acuerdo municipal de aprobación de adjudicación de la obra, plano, presupuesto de materiales y mano de obra así como sus especificaciones técnicas proporcionadas por la Municipalidad y la oferta presentada por el constructor. El comentario de la administración no desvanece el hallazgo, debido a que los presupuestos son documentos distintos al contrato. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el secretario municipal de Q2,

5 5 Incumplimiento a Plazo Contractual (Hallazgo de Cumplimiento No.5) No existe prorroga autorizada al plazo contractual de la obra: Adoquinado 3ª Avenida entre 5ª y 9ª Calle, entre 3ª y 4ª Av. Zona 1, contrato No de fecha 18/05/2004 con valor de Q 560,718.88, el plazo contractual es de 120 días, habiéndose ejecutado la obra en 140 días, sin haber prórroga contractual autorizada. Según Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 85, y cláusula quinta del contrato, debió aplicarse multa al contratista por cada día de atraso equivalente al 0.5/1000 del valor total del contrato. Inadecuado sistema de control. Se produjo menoscabo a los intereses del Estado Se recomienda a las autoridades municipales, velar por el cumplimiento de las leyes, así como lo establecido en las cláusulas de los contratos. En oficio S/N, del 23 de julio del 2007, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: En la ejecución del Proyecto: Adoquinado 3ª Avenida entre 5ª y 9ª Calle, entre 3ª y 4ª Av. Zona 1, no se cumplió con el plazo estipulado según contrato , que consistía en 120 días después del otorgamiento del anticipo, que vencieron con fecha 26 de septiembre de Se confirma el hallazgo, debido a que la falta es evidente. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83, Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal de Q10,

6 6 No se adjuntaron timbres de Ingeniería (Hallazgo de Cumplimiento No.6) No se adjuntaron los Timbres de Ingeniería en el contrato número con un valor de Q 468,900.78, correspondientes a la obra: Adoquinamiento 1ª calle A entre 6ª y 7ª Avenida y 3ª Calle B entre 5ª y 6ª Avenida Zona 1. Según el Decreto del Congreso de la República deben adjuntarse Timbres de Ingeniería equivalentes al uno por millar del monto de cada contrato. Falta de interés particular de las autoridades municipales de solicitar a las empresas que cumplan con lo establecido en las leyes. Informalidad al uso de las leyes establecidas para celebrar contratos Las autoridades municipales deben de realizar lo establecido en las leyes adjuntando los timbres de Ingeniería en los contratos o facturas cuando se traten de servicios profesionales. En oficio S/N, del 14 de agosto del 2007 numeral 9, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: se adhirieron timbres fiscales. Se confirma el hallazgo, debido a que la ley es específica cuando pronuncia que deben adjuntarse Timbres de Ingeniería. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, para el Secretario Municipal de Q2,

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