LA FORMACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA: DESARROLLO DE UN PLAN INTEGRAL DE FORMACIÓN INTERNA

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1 LA FORMACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA: DESARROLLO DE UN PLAN INTEGRAL DE FORMACIÓN INTERNA Patricia Olmos Rueda 1. INTRODUCCIÓN El papel estratégico de la formación como instrumento para el desarrollo de la empresa empieza a adquirir relevancia en la década de los noventa, momento en el que empieza a considerarse la importancia de la formación en la potenciación de la economía y consecuentemente, en el mercado laboral. Aún actualmente esa conciencia persiste, sobre todo porque el imparable avance y desarrollo tecnológico; que caracteriza a la sociedad actual; genera un cambio continuo y acelerado que afecta de manera directa y compleja a las organizaciones empresariales y a su desarrollo económico. Este cambio imparable genera la necesidad incipiente de disponer de una plantilla de profesionales cualificados; profesionales que sean capaces de afrontar de manera competente las nuevas exigencias del mercado. La vía más efectiva para la preparación de los trabajadores de una organización ante el cambio sigue siendo la formación, instrumento útil para el éxito de los esfuerzos de adaptación que la propia organización debe realizar. Cuando una empresa es consciente del impacto que la formación puede tener en su desarrollo, es cuando se plantea la necesidad de elaborar un Plan de Formación Interna que integre toda una serie de acciones formativas bien coordinadas. Acciones aisladas no suelen tener un impacto significativo sobre la organización. La rigurosidad de una Plan de Formación Integral debe proceder de un previo y exhaustivo proceso de análisis y detección de necesidades. El éxito de un plan de formación empieza por este proceso de evaluación inicial. Partiendo de este análisis previo, será necesario un análisis y seguimiento constantes del proceso seguido (esto implica a todas las acciones formativas ejecutadas) para poder introducir las mejoras que perfeccionen el Plan de Formación planteado y consecuentemente el impacto que este provoca. El estudio que se presenta a continuación partió de la necesidad de crear un Plan de Formación Interna que integrase a todas las áreas de una organización empresarial caracterizada por desarrollar su actividad económica dentro del ámbito de la formación y la consultoría informáticas y de las nuevas tecnologías. El impacto que el desarrollo tecnológico provoca en las empresas afecta de manera directa a nuestra organización de estudio. Fue pues la propia organización de estudio; consciente de ese impacto; la que se planteó la necesidad de elaborar un PLAN DE FORMACIÓN INTERNA que tuviese en cuenta las necesidades de todos sus integrantes y que diera respuesta a esas necesidades a través de acciones formativas que mejorasen la calidad profesional de los trabajadores y, consecuentemente, la competitividad de la empresa en el mercado actual. 2. OBJETIVOS Antes de iniciar este estudio, se le planteó a la organización tres preguntas clave: Qué entendía por formación en la empresa?, Qué entendía por plan de formación interna? y por qué y para qué se planteaba un plan de formación interna? Estas tres premisas sirvieron de punto de partida para este estudio. Definieron los principales objetivos a conseguir, definieron la finalidad del mismo y finalmente, definieron una serie de objetivos que si bien no son la totalidad de los objetivos que persigue o puede perseguir un plan de formación; si que son los que mejor definen o caracterizan el plan de formación interna elaborado para nuestra organización objeto de estudio. No olvidemos que los objetivos que definen a un Plan de Formación están en función de los objetivos estratégicos de la propia empresa. 1

2 2.1. OBJETIVOS Y FINALIDAD DEL ESTUDIO Cuáles fueron los objetivos y la finalidad que marcaron las líneas de trabajo en este estudio? Estudiar y analizar el entorno organizativo de la empresa (política y/o cultura formativa de la empresa, objetivos departamentales, valoración de los puestos de trabajo, planes de Formación precedentes). Detectar y analizar necesidades (a través de la creación de instrumentos de detección y análisis inicial de las necesidades formativas) Desarrollar, aplicar y evaluar un Plan de Formación Interna: o Estableciendo una metodología de implantación de la Formación interna en la empresa. o Creando un Plan Integral de Formación interna a través del diseño de las acciones formativas integradas en el Plan. o Llevando a término un seguimiento y actualización anual del Plan de Formación interna elaborado, a través de la creación de instrumentos de evaluación continua y final de las acciones formativas y de evaluación de impacto con el fin de detectar que consecuencias ha tenido el Plan de Formación en la empresa OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA EMPRESA DE ESTUDIO Cuáles eran los objetivos estratégicos de la empresa de estudio? Potenciar la adquisición de nuevos conocimientos y recursos técnicos para el desempeño de la actividad profesional de todos y cada uno de sus trabajadores. Incrementar la motivación e implicación de los trabajadores, fomentando el desarrollo profesional y personal de éstos en la organización. Integrar los objetivos departamentales de la organización. Fomentar la comunicación interna, dotándola de mayor agilidad y mejorando así las relaciones laborales y la participación en la empresa. Mejorar el rendimiento laboral de los trabajadores y la calidad en su práctica profesional. Influir en la adaptación de las personas a los cambios y facilitar dicha adaptación. Anular aquellos elementos negativos que afectan o pueden afectar al trabajador. Integrar a los nuevos trabajadores incorporados a la organización. Incrementar la competitividad empresarial en el mercado laboral. Mejorar la imagen de la empresa. 3. METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN (Diagrama Secuencial) El desarrollo de un plan de formación es un proceso integrado por fases que deben caracterizarse por su flexibilidad; ya que en muchas ocasiones y debido a los recursos, a la disponibilidad del tiempo, a la propia actividad de la empresa, etc. las fases y subfases que integran el proceso de planificación y aplicación del Plan pueden alterarse. A continuación se presenta el diagrama secuencial de las fases de planificación y aplicación del Plan de Formación Interna planteado para nuestro estudio. El modelo de planificación o diagrama secuencial que se presenta no difiere notablemente de otros modelos de planificación de la formación en la empresa. Se observará que contiene las tres fases básicas de toda planificación de programas de formación; la fase de análisis, la fase de desarrollo y la fase de evaluación: 2

3 3.1. FASE DE ANÁLISIS La fase de análisis es el primer paso en la planificación de la formación y también el primer paso en el estudio presentado. El diagnóstico de necesidades; es decir, la evaluación inicial del Plan de Formación, implicó la necesidad de detectar y analizar las necesidades formativas de nuestra organización. El primer paso fue identificar y diferenciar aquellas demandas que eran propiamente necesidades formativas, de aquellas que no lo eran. Para lo que se diseñaron una serie de instrumentos de evaluación tras la aplicación de los cuáles fue posible analizar tres puntos clave: la propia organización, las personas que la integran y las experiencias formativas previas. EJES DE ESTUDIO La organización: - Estructura organizativa - Objetivos departamentales - Puestos de trabajo existentes - Política formativa vigente El factor humano El factor formativo INSTRUMENTOS APLICADOS - Estudio del organigrama - Ficha de objetivos - Ficha de valoración de puestos de trabajo - Estudio de la política formativa - Cuestionario de detección de necesidades - Estudio de los planes de formación precedentes 3

4 La triangulación de los resultados obtenidos; tras el análisis de estos tres ejes; definió la priorización de necesidades formativas a partir de la cual se establecieron los objetivos que definieron el Plan de Formación y todas las acciones formativas que lo integraron FASE DE DESARROLLO Después de haber realizado la priorización de las necesidades detectadas, se pasó a la esta fase del estudio: la fase del desarrollo; donde se estudiaron aspectos tales como el diseño de las acciones formativas que deberían integrar el Plan de Formación, el modelo de evaluación inicial de las acciones formativas planteadas para detectar su viabilidad, el estudio del coste / beneficio que iba a suponer el plan de formación planteado y la ejecución del plan una vez aprobado; sin olvidar claro está que de no ser aprobado el Plan se procedería a la pertinente revisión, modificación y adaptación. La ejecución de las acciones formativas, durante la fase de desarrollo, exigía una evaluación final de cada una de ellas (suponiendo esto la evaluación continua del Plan planteado). Para tal fin, también se diseñaron instrumentos de medida dirigidos a los dos protagonistas de la formación: a los asistentes y a los formadores. INSTRUMENTOS PARA LOS ASISTENTES A LA FORMACIÓN INSTRUMENTOS PARA LOS FORMADORES Listado de asistencia a los cursos (el objetivo era ver el grado de implicación e interés de los participantes en la formación) Informe del Formador (diseñado para proceder a la valoración; por parte del formador; de los aspectos positivos, los aspectos negativos y los aspectos a mejorar del curso impartido) Cuestionarios de evaluación de la acción formativa (diseñado para la valoración; por parte del alumno; de aspectos como el programa, la metodología, la calidad de la acción formativa, etc.) Matriz de Evaluación del Grupo (diseñado para la valoración; por parte del formador; del grupo asistente al curso (nivel, homogeneidad, integración, participación, etc.). Esta fase de desarrollo finalizó con el registro de la formación impartida en una base de datos creada para tal fin y con una memoria o informe final, donde se presentaron los resultados obtenidos y analizados FASE DE EVALUACIÓN La fase de evaluación de este estudió partió del planteamiento de los cuatro ejes principales que todo proceso evaluativo debe plantearse: Qué es lo que hay que evaluar. Elementos de evaluación. Quién va a proceder a evaluar. Agente de la evaluación. Cómo va a evaluarse; es decir, con qué instrumentos. Cuándo se va a realizar el proceso de evaluación; en qué momento. A lo largo de este estudio fueron cuatro los momentos que guiaron la evaluación efectuada, en cada uno de los cuáles intervinieron unos agentes diferentes, se evaluaron elementos concretos y se utilizaron instrumentos diversos. A qué momentos nos referimos? Al inicio del proceso de planificación de la formación interna; Evaluación Inicial. Durante el proceso de planificación de la formación interna; Evaluación Continua. Al final del proceso de formación interna; Evaluación Final. Pasado un tiempo de la formación interna impartida; Evaluación Diferida o de Impacto. A qué agentes nos referimos? Formadores Trabajadores en plantilla Directores de Área 1 Durante la fase de desarrollo se previó la necesidad de plantear instrumentos específicos para llevar a término la evaluación diferida, con el claro propósito de medir el impacto de la formación en la propia organización. 4

5 Directores Técnicos Gerencia Responsable de Formación interna Qué elementos evaluamos? Necesidades formativas Necesidades no formativas Acciones formativas Entorno organizativo Personas ( ) Con qué instrumentos evaluamos? Cuestionarios Fichas de objetivos Organigrama Ficha VPT ( ) Ahora bien, con qué fin evaluamos? Cuáles fueron los objetivos que guiaron nuestro proceso evaluativo? Identificar características del contexto o entorno organizativo. Identificar las características de los destinatarios-participantes. Valorar la pertinencia de las acciones formativas planteadas e introducir las modificaciones pertinentes para optimizarlas. Conocer la política formativa. Identificar puntos críticos. Aumentar información para posteriores decisiones. Medir resultados y la pertinencia de los instrumentos utilizados. Valorar los recursos utilizados. Verificar la consecución de los objetivos planteados. Valorar el impacto de la formación interna en la organización en general y en los participantes de dicha formación en particular. 4. RESULTADOS El presente estudio permitió esbozar un dibujo bastante ajustado de nuestra organización, una empresa de servicios que sigue un modelo de mercado muy habitual (relaciones piramidales camufladas por aspectos de horizontalidad; escasa comunicación interna entre las diferentes áreas departamentales; perfil de empresa joven con perfiles profesionales muy equitativos en cada una de las áreas; unos objetivos bastante comunes que afectan especialmente a la mejora técnica del factor humano que la integra, un perfil profesional real bastante similar al ideal, etc). Se detectó un cierto paralelismo entre los objetivos de empresa y los objetivos de los diferentes trabajadores, así como varios puntos de confluencia (Pe./ referencias comunes a la necesidad de mejorar la formación técnica, aprender habilidades formativas a través de formación de formadores, aprendizaje de idiomas, etc.) Este paralelismo se atribuyó a la estrecha relación que había entre el jefe de área y el resto de profesionales de la misma y que fue detectada a través de canales de comunicación interna; si bien es cierto también que dicha relación y comunicación interna difería de manera considerable en función del área profesional a la que nos acercábamos. Por ejemplo, la fluidez comunicativa era más ágil en el sector técnico de la empresa, que en el sector más empresarial de la misma organización. 5

6 Finalmente, fue posible diseñar y aplicar un Plan de Formación Interna adaptado a las necesidades comunes detectadas y priorizadas, sin perder de vista que fueron en su mayoría de carácter técnico. 5. CONCLUSIONES La elaboración de un Plan Integral de Formación Interna era la finalidad de este estudio; finalidad que llevó a la definición de una serie de objetivos, que fueron los que han marcado los pasos seguidos a largo de este análisis. El primer objetivo definido fue el Estudio y Análisis del Entorno Organizativo de nuestra empresa de estudio (política formativa, objetivos departamentales, valoración de puestos de trabajo, planes de formación precedentes); primer paso necesario para la creación de una Plan de Formación Interna adecuado a la realidad de la propia organización, una realidad caracterizada por una estructura piramidal que dificulta la comunicación interna entre las áreas profesionales y que a su vez implica una falta de relación interprofesional influyendo de manera negativa en el desarrollo de la organización en un mercado laboral cada vez más caracterizado por la estructura horizontal de sus relaciones. La elaboración del Plan de Formación fue una de las acciones pensadas para potenciar la Comunicación Interna, pudiendo afirmar que en parte se consiguió tal objetivo. Cómo?; a través de la participación de todos y cada uno de los integrantes de la organización en el proceso de elaboración del Plan de Formación Interna, triangulando los diferentes puntos de vista y extrayendo aquellos puntos de vista comunes y necesarios que hacen posible un proceso de comunicación interprofesional. Esta implicación se consiguió a través de la elaboración y aplicación de toda una serie de instrumentos que permitieron llevar a término la definición de objetivos departamentales; la definición y valoración de los diferentes puestos de trabajo hasta el momento inexistente; la detección de las necesidades formativas y no formativas; en definitiva, la creación de instrumentos para la elaboración de un Plan Integral de Formación Interna que respondiera a la realidad empresarial, al modelo de mercado que define la política formativa de la organización, una política formativa que debiera estar marcada por la flexibilidad y la capacidad de adaptación a los cambios que puedan surgir. Precisamente, la creación de una Plan de Formación Interna flexible fue uno de los objetivos de este estudio y dicha flexibilidad exigió y sigue exigiendo de una Evaluación inicial, continua, final y diferida en el tiempo aplicable a través de instrumentos elaborados para tal fin. NOTA El artículo presentado es un esbozo de la tesis de maestría LA FORMACIÓN INTERNA EN LA EMRPESA, Desarrollo de un Plan Integral de Formación Interna realizado para el programa de Máster Formación de Formadores en la Empresa del Departamento de Pedagogía Aplicada de la UAB. BIBLIOGRAFÍA BAYÓN MARINÉ, F. (1998): 50 Casos Prácticos sobre Recursos Humanos y Organización de Empresas. Ed. Síntesis, S.A. Madrid. CABRERA, T.; DONOSO, T. Y MARÍN, M.A. (1993): Manual de Formación. Pedagogía Básica para Formadores. Ed. PPU., Barcelona. FABRA, Mª L. (1994): Técnicas de Grupo para la Cooperación. Ed. CEAC, Barcelona. FERNÁNDEZ-RÍOS, M. (1995): Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo. Ed. Díaz de Santos, Madrid. FERRÁNDEZ, A. y PEIRÓ, J. (Directores) (1989): Cuartas Jornadas de Educación de Adultos en Formación para el Empleo. Ed. Humanitas, BCN. (pg ). GAIRÍN, J. y Otros (1995): Estudio de las necesidades de Formación de los Equipos Directivos de los Centros Educativos. CIDE Ministerio de Educación y Ciencia. Madrid (pg ). GAIRÍN, J. y FERRÁNDEZ, A. (1997): Planificación y Gestión de Instituciones de Formación. Ed. Praxis, Barcelona (Vol 1. / Vol. 2). GAIRÍN, j. (1996): La Detección de Necesidades de Formación en GAIRÍN, J.; FERNÁNDEZ, A; TEJADA, J. y NAVÍO, A. (Coords.): Formación para el Empleo. Neo3 Comunicaciones, El Masnou (pg ). GAN, F. y Otros (1996): Manual de Programas de Desarrollo de Recursos Humanos. Ed. Apóstrofe, S.L. Barcelona. 6

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