Normas de uso de las salas de estudio y de reuniones Instrucciones para usar el sistema de reservaciones para las salas de reuniones

Transcripción

1 Salas de estudio y de reuniones: Procedimientos y reglas La Biblioteca Martin Luther King, Jr. y en la mayoría de las 25 bibliotecas vecinales tienen salas de reuniones disponibles. Las salas de estudio están disponibles en nueve de las sucursales: Anacostia, Dorothy I. Height/Benning, Francis Gregory, Georgetown, Mount Pleasant, Petworth, Tenley Friendship, Watha T. Daniel/Shaw, and William O. Lockridge/Bellevue. Pueden reservarse de dos maneras. La más rápida es usando nuestro sistema en línea a continuación, o puede reservar una sala llamando a cualquiera de las bibliotecas vecinales. Por favor tome en cuenta que puede llamar a la Biblioteca Martin Luther King, Jr. para pedir información sobre las salas de reuniones, pero la reservación tiene que hacerla en línea. Normas de uso de las salas de estudio y de reuniones Instrucciones para usar el sistema de reservaciones para las salas de reuniones Reservación de una sala en línea Para usar el sistema de reservaciones para las salas de reuniones en línea, por favor lea los requisitos siguientes y pulse el botón de Acepto para iniciar el trámite. Quién puede reservar una sala de estudio o de reuniones 1. Cualquier grupo, independientemente de la afiliación de sus miembros, puede usar una sala de estudio o de reuniones de la biblioteca, siempre y cuando obedezca las normas y procedimientos que aquí se detallan, así como todas las reglas de la biblioteca, y todas las leyes federales, estatales y locales correspondientes. No acatar alguna de estas normas, reglas o leyes puede acarrear la suspensión de los privilegios de uso de la sala de reuniones. 2. Es responsabilidad de la persona que hace la solicitud para el uso de la sala de estudio o de reuniones servir como el solo representante autorizado del grupo y permanecer en las instalaciones a lo largo de todo el periodo por el cual sea reservada, asegurando la protección y seguridad de los asistentes y de las instalaciones de la biblioteca, y que dichos asistentes observen las reglas que establecen estos procedimientos. La persona que haga la solicitud debe contar con una tarjeta de la Biblioteca

2 Pública del Distrito de Columbia vigente. Para hacer la solicitud en línea, pulse aquí. 3. La biblioteca exige que sea un adulto quien haga la solicitud y actúe como el patrocinador de cualesquier reuniones en las que participen personas menores de 19 años. El solicitante o patrocinador adulto deberá asistir y supervisar la reunión, así como responsabilizarse y reembolsar a la biblioteca por cualquier daño que el grupo o sus miembros inflijan a la sala o a la biblioteca. Cosas clave que debe saber antes de hacer una reservación 4. No se cobra por el uso de las salas. 5. Las reuniones deben ser sin costo y abiertas al público en general. El personal de la biblioteca y los miembros del público pueden entrar a la sala en cualquier momento y permanecer ahí durante una reunión concertada. 6. Las salas no se usarán con fines personales, comerciales ni electorales. 7. Las salas de los Espacios Digitales de la Biblioteca Martin Luther King, Jr. sólo pueden usarse para actividades de grupo de colaboración y educación digital. Esto incluye la creación, divulgación y evaluación de información por medios tecnológicos. 8. La biblioteca se reserva el derecho de cambiar o cancelar las reservaciones, o de cambiar al grupo a una sala diferente. 9. Las reservaciones para las salas de reuniones se toman en consideración por orden de llegada, con no más de dos (2) meses de anticipación. Para asegurar un uso equitativo de sus instalaciones, la biblioteca se reserva el derecho de restringir el uso a tres (3) horas consecutivas por grupo y a no más de tres (3) reuniones al mes en todo el sistema de bibliotecas. Por favor, tome en cuenta que este límite no puede eludirse usando los nombres de diferentes personas para registrar al mismo grupo o nombres diferentes para identificarlo. El uso de las salas de estudio está limitado a dos veces al día. 10. No se proporcionan servicios de arreglo de la sala ni de apoyo audiovisual. 11. La capacidad máxima de las salas de la biblioteca la establecen las Ordenanzas de Prevención de Incendios del Distrito de Columbia. 12. La autorización para servir algún alimento en una de las salas debe procurarse al momento de hacer la solicitud con el administrador de la

3 biblioteca vecinal, o solicitándola al director o al subdirector de Servicios Públicos. De concederse la autorización, toda la comida y las sobras deben retirarse de las instalaciones de la biblioteca inmediatamente después de la actividad. Por favor, tome en cuenta que el alcohol no está nunca permitido para el uso público de las salas de estudio o de reuniones. Una vez que tenga una reservación 13. No se fijarán letreros no autorizados que conciernan a las reuniones (para indicar el lugar de la reunión, promocionales, etc.) en ninguna parte de la propiedad de la biblioteca. 14. Si el representante del grupo que hizo la reservación no se presenta con el personal en un plazo de quince (15) minutos antes de la hora para la misma, la biblioteca, a su discreción, puede cancelarla. 15. Si alguna sala ya no es necesaria, la reservación debe cancelarse por lo menos con 48 horas de anticipación. A los grupos que no cumplan con este requisito pueda que se les denieguen las reservaciones en el futuro. 16. Todos los miembros del grupo deben abandonar la sala antes de la hora especificada en la reservación para la reunión. 17. El grupo dejará la sala en el mismo estado en el que la encontró al comienzo de la reunión. El representante autorizado del grupo debe presentarse con el personal de la biblioteca al término de la reunión. El personal de la biblioteca llevará a cabo una inspección después de cada reunión para verificar que las salas, las instalaciones y el equipo se dejen en el orden debido. 18. Si la sala, su mobiliario o el equipo sufren algún daño durante la reunión, la biblioteca puede exigirle al solicitante que pague por los daños. Si éste tiene que pagar por los daños, el personal encargado de las instalaciones de la biblioteca valuará un costo razonable de la reparación de los daños ocasionados durante la reunión y le notificará al solicitante sobre dicha valuación. El solicitante resarcirá a la biblioteca por los daños pagando a la Oficina de Operaciones de la Biblioteca del Distrito de Columbia el monto valuado, en un plazo de treinta (30) días a partir de que reciba el aviso de la valuación de los daños. La biblioteca denegará el uso posterior de las salas hasta que el solicitante salde dicho monto. Motivos por los cuales puede denegarse una reservación

4 19. La biblioteca puede negarle el uso de una sala a un solicitante si determina que: a. El propósito de la reunión o actividad es ilegal o potencialmente peligroso. b. El propósito de la reunión es de carácter comercial o promocional. c. La reunión plantea riesgos de salud o de seguridad. d. La realización de la reunión interfiere con el funcionamiento de la biblioteca. e. El solicitante no ha proporcionado un patrocinio y supervisión adultos satisfactorios para la reunión. f. El solicitante no ha cumplido con estas u otras reglas de la biblioteca en el pasado. Un solicitante puede apelar la decisión acerca del uso de una sala de reuniones de la biblioteca escribiendo a Director of Public Services, 901 G St NW, Washington, D.C , en un plazo de diez (10) días hábiles a partir de tomada la decisión. Al pulsar el botón de Acepto a continuación, reconozco que leí las reglas y procedimientos anteriores, y acepto obedecerlos. Acepto No acepto

5 Normas de uso de las salas de estudio y de reuniones Enmendadas el 9 de septiembre de Estas normas establecen el uso de las salas de estudio y de reuniones de la Biblioteca Pública del Distrito de Columbia (DCPL, por sus siglas en inglés) en todas sus sucursales. Las salas de estudio y de reuniones de la biblioteca se mantienen con la función principal de que la biblioteca cumpla su misión. La biblioteca no discrimina por motivos de género, raza, creencia, religión, color de piel, cultura u origen étnico, nacionalidad, edad, orientación sexual, estilo de vida personal, afiliación política, o limitación física al momento de facilitar el uso de sus instalaciones. No se cobra por el uso de las salas de estudio o de reuniones individuales. Si una sala de estudio o de reuniones no está reservada para alguna función de la biblioteca, una actividad patrocinada por el municipio o el evento de algún socio de programación de la biblioteca, los miembros del público que tengan una tarjeta de la Biblioteca Pública del Distrito de Columbia vigente puede solicitar el uso de la sala con apego a los procedimientos y reglas enumerados en el portal electrónico de la biblioteca. Cada solicitud es tomada en consideración en lo individual, según el número total de solicitudes pendientes; la disponibilidad de las salas, las prioridades de la biblioteca y las reservaciones pueden modificarse o cancelarse a discreción de la biblioteca. Las reservaciones para las salas de reuniones se toman en consideración por orden de llegada, con no más de dos (2) meses de anticipación. Para asegurar un uso equitativo de sus instalaciones, la biblioteca se reserva el derecho de restringir el uso a tres (3) horas consecutivas por grupo y a no más de tres (3) reuniones al mes en todo el sistema de bibliotecas. Por favor, tome en cuenta que este límite no puede eludirse usando los nombres de diferentes personas para registrar al mismo grupo o nombres diferentes para identificarlo. El uso de las salas de estudio está limitado a dos veces al día. El permiso para usar una sala de estudio o de reuniones de la biblioteca de ningún modo constituye un aval por parte de la Biblioteca Pública del Distrito de Columbia. No se permite ninguna publicidad o anuncio, ya sean impresos

6 o electrónicos, que impliquen semejante aval, ni el uso del logotipo de la biblioteca.