Agenda de sala. Solución Integral para Empresas. Completa solución para la señalización y gestión de la agenda de los espacios de reuniones

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1 guía de soluciones Agenda de sala Solución Integral para Empresas Completa solución para la señalización y gestión de la agenda de los espacios de reuniones Incluye software preinstalado listo para configurar y usar

2 Control, gestión y colaboración En las organizaciones actuales las tendencias en la distribución de espacios de trabajo y reuniones hace imprescindible el uso de herramientas para planificar una utilización eficiente de estos espacios. AMX ofrece una solución simple y flexible, que le permitirá opcionalmente integrarse con otras aplicaciones de control, gestión y colaboración, cerrando así un circulo de sinergias muy beneficioso tanto para el usuario como para el administrador de los espacios. Ver, reservar y planificar La nueva Solución Agenda de Sala AMX es una solución fácil de implantar que se integra con cualquier motor de agenda ya presente en la empresa, como Exchange, Lotus o Google Calendar. También dispone de una API XML para su integración con otras plataformas propietarias. Permite a los usuarios ver, reservar y planificar sus salas de reunión de una manera sencilla, clara y transparente sin necesidad de nuevas aplicaciones de usuario. Para los gestores ofrece una vía de administración mas eficientemente de la ocupación, contrastando la agenda prevista frente al estado real, sincronizando ausencias y finalizaciones anticipadas con el objetivo de maximizar la disponibilidad de sus espacios. agenda de sala guía de soluciones 2015 amx v.1.0 página 2 de 8

3 Desde antes de entrar en la sala La solución de Agenda muestra en la pantalla táctil, a la entrada de la sala de reuniones, la ocupación de la sala y su programación, da la oportunidad de reservar directamente desde la misma pantalla en unos segundos. Todo ello, bajo un interfaz gráfico corporativo acorde con la imagen de la empresa. Si además dispone de un sistema de control AMX en la sala, desde su interfaz de control en el interior de la sala, se puede extender el horario de la reunión si la misma se alarga, informar de una incidencia y gestionar las condiciones de la sala, como la climatización, iluminación o medios audiovisuales. Avanzadas funciones automatizadas El sistema soporta útiles funciones de Cancelación Automática de Reservas, gracias al uso de un detector de presencia y que se aumenta la disponibilidad de aquellas salas a las que los asistentes no acuden finalmente, y Cierre Automático de la Reunión, que mejora la disponibilidad de las salas al eliminar los tiempos sobrantes por una finalización anticipada de la misma. El sistema de Agenda AMX puede mejorarse incluyendo la opción de Señalización Dinámica de Ocupación, que proporciona una visión rápida del estado de ocupación en displays informativos de gran formato, ubicada en zonas de paso, y que facilitan la búsqueda de espacios disponibles sin cita previa o la ubicación de las salas programadas. Opcionalmente, la característica Control de Sala permite gestionar las condiciones de la misma, como la iluminación, clima y medios audiovisuales, así como la preparación automática de los medios al comienzo de la reunión o el apagado automático de los mismos a la finalización. agenda de sala guía de soluciones 2015 amx v.1.0 página 3 de 8

4 Una solución, un pack configurable La nueva Solución Agenda de Sala AMX la conforma un pack de productos adaptable a las necesidades de cada instalación: Paneles para empotrar o fijar en pared o cristal de 4, 7 o 10, Una potente máster de control, Software preinstalado y una licencia RMS para la gestión integrada de las reservas de hasta salas. Panel 10.1 MSD-1001-L Panel 7.1 MSD-701-L Panel 4.3 MSD-431-L Panel 7.1 MSD-701-L con Kit adaptador para montaje en cristal CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE los DISPLAYs TFT Active Matrix Color LCD en formato 16:9, 16.7 M colores. Angulo de visión 85º Variedad en tamaños disponibles: 4.3, 7 y 10 Indicadores luminosos laterales y frontales de ocupación. Soporte para sujeción en superficie, cristal y empotrar. Resoluciones 480x272, 1024x600 y 1280x800. Contraste: 800:1 Ahorro energético mediante reposo automático (programable en franjas horarias), consumo en reposo de solo 2W. Etiquetas QR para administrar aquellos espacios sin posibilidad de ubicar pantalla táctil. agenda de sala guía de soluciones 2015 amx v.1.0 página 4 de 8

5 Grandes funciones, grandes ventajas Gracias a las geniales funcionalidades integradas dentro de la solución de Agenda AMX se consigue una gestión más eficiente de cualquier sala, sea de reunión, juntas, formación o de encuentro informal. Revise a continuación un listado de las grandes ventajas que proporciona la Agenda de Sala AMX. Capacidades Cancelación automática de reservas ó Check-in Identificación de usuario (1) Cierre automático de la reunión (2) Detección de incidencias técnicas en la sala Señalización dinámica de ocupación Información de salas cercanas Funciones de control Consola de administración IT/AV Ahorro energético Salvapantallas y mensajes de texto Diseñado para cualquier motor de agenda Ventajas Incrementa la disponibilidad de aquellas salas donde los asistentes no acuden Evita usos indebidos Mejora la disponibilidad de las salas al eliminar los tiempos sobrantes por una finalización anticipada de la reunión Anticipa información sobre una incidencia Proporciona una visión rápida del estado de ocupación en displays informativos de gran formato en zonas de tránsito Permite consultar e identificar otros espacios disponibles cercanos Permite operar manera sencilla la iluminación, clima y medios audiovisuales Proporciona una herramienta a los gestores para administrar los recursos y los espacios Maximiza el ahorro de energía de los espacios de reuniones Fondo de pantalla dinámico y mensaje personalizable activo durante periodos de inactividad. Soporta de forma nativa los principales motores de agenda, Google, Exchange y Lotus (1) La autentificación del usuario puede ser desarrollado por diferentes métodos dependiendo de la posibilidades de integración con los medios y políticas existentes por parte del usuario. (2) La funcionalidad detección de finalización básica se realiza mediante un sensor de presencia. Otras vías de detección (p.e. lector NFC) dependen de las posibilidades de integración en la infraestructura existente y políticas de procedimiento de los usuarios. agenda de sala guía de soluciones 2015 amx v.1.0 página 5 de 8

6 CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL SISTEMA Usabilidad La pantalla muestra información relativa a: Fecha y hora, Calendario, Estado, Indicadores frontales y laterales de ocupación, Próxima reunión, Extender/Finalizar reunión, Información sobre Salas Cercanas, Petición de ayuda. Agenda Nuevas reuniones pueden ser convocadas desde el motor habitual de citas, Exchange, Lotus, Google, etc. El sistema mantiene esta información sincronizada desde el calendario, y presente en cada pantalla de sala permitiendo crear e incorporar nuevas reuniones a pié de sala. Check-in Mediante un simple gesto de aceptación o check-in se permite validar una reunión, evitar usos indebidos y liberar salas sin ocupación. Opcionalmente pueden desarrollarse métodos para un checkin con autentificación del usuario, solo disponible si los medios de identificación son validados conjuntamente por nuestro desarrolladores y las políticas de seguridad del usuario. Cambios en vivo durante la reunión Ampliar reunión, añadir información adicional, finalizar, notificar incidencia y funciones de control de sala como iluminación, clima y AV (no incluidas de serie). Cancelación automática de reservas Detectar o identificar la asistencia a la sala, de manera que si pasado un tiempo programable después de la hora de inicio, no hay asistentes, la sala queda liberada automáticamente. Incluso finalizaciones anticipadas. La funcionalidad base incluye detección mediante el uso de un detector de presencia. La identificación del usuario no está incluida. Cierre automático de la reunión Detección de presencia mediante sensor interior para determinar si la reunión está activa o no. Detección de incidencias técnicas en la sala El usuario puede informar de una incidencia al equipo técnico desde el mismo sistema, o bien es éste el que detecta automáticamente un fallo y lo pone en conocimiento del departamento de IT. Señalización dinámica de ocupación Proporciona una visión rápida del estado de ocupación en displays informativos de gran formato, ubicados en zonas de paso, facilitando la búsqueda de espacios disponibles sin cita previa o la ubicación de la sala programada. Personalización gráfica El diseño gráfico, disposición de las funciones, etc. son totalmente personalizables, permitiendo reflejar la imagen corporativa y recoger necesidades concretas en funcionalidad y aspecto. Código QR Permite incorporar funciones de consulta de agenda en aquellos espacios no dotados de una pantalla de información. El código QR brinda a dispositivos móviles navegar contra una agenda de sala. Facilita la adopción del sistema de agenda en cualquier ubicación de la organización. Funciones de control Opcionalmente el sistema permite la incorporación de funciones de gestión de la iluminación, clima y medios audiovisuales, lo que facilita el uso de los medios de la sala al usuario, que siempre operará de la misma forma con independencia de las marcas, modelos y configuración involucradas. Requiere estudio separado de integración no incluido. Orientado al equipo de IT Consola de administración IT/AV de los espacios y recursos, con Hot-list de incidencias, Acceso remoto, Presets programables, Módulo de informes e Inventario documental de medios AV. Dual Nick Permite a la pasarela de control NX, separar la red de pantallas de la red corporativa, reduciendo el impacto en la infraestructura y requerimientos de red. Ahorro energético Aplica directivas sobre el tiempo de encendido de los medios gestionados para maximizar el ahorro de energía de los espacios de reuniones. Diseñado para cualquier motor de agenda Garantiza el funcionamiento ante posibles cambios en la política de software. agenda de sala guía de soluciones 2015 amx v.1.0 página 6 de 8

7 guía de soluciones agenda de sala solución integral para empresas Sobre AMX by HARMAN Fundada en 1982 y adquirida por HARMAN en 2014, AMX ( se dedica a la integración de soluciones AV para un mundo IT. AMX resuelve la complejidad de la gestión de la tecnología con sistemas fiables, potentes y escalables. Sus premiados productos se extienden desde el control y la automatización, a la conmutación, el audio y vídeo distribuido, el Digital Signage y la gestión de la tecnología. Todos ellos implementados por todo el mundo en salas de conferencias, hogares, universidades, centros de operaciones, hoteles, recintos de espectáculos, instalaciones de broadcast y otros. AMX está presente en España desde 1993 y es el Sistema de Control con mayor número de instalaciones funcionando en nuestro país, estando presente en todos los grandes recintos, edificios y eventos AMX. Todos dos derechos reservados. Las especificaciones pueden sufrir modificaciones. AMX.com.es fax

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