Manual de Espacios de Oficinas Por Orden Funcional AGOSTO 2005

Transcripción

1 Manual de Espacios de Oficinas Por Orden Funcional AGOSTO 2005

2 Índice Índice Antecedentes Normativos Espacios definidos para Oficinas del SAT Superficie necesaria para una Área Específica Ejemplo de Cálculo de Superficies Criterios de Aplicación Oficina Administrador General Oficina Administrador General Adjunto ó Administrador Central Oficina Administrador de Área ó Administrador Local Sala de Usos Múltiples Oficina Subadministrador Oficina Jefe de Departamento Área de Personal Operativo 1 y

3 Antecedentes Antecedentes Normativos Normativos Para la realización del presente manual se tomaron como base los siguientes antecedentes normativos: Documento Planificación de Espacios en Oficinas Públicas realizado por la antes Secretaría de la Contraloría General de la Federación, documento que propone prototipos de áreas de trabajo para la estandarización de espacios, mobiliario e instalaciones, atendiendo a las responsabilidades y características del puesto para generar condiciones de igualdad al personal con funciones o responsabilidades similares. Art. 28, Fracción VI, del decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación, publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 20 de diciembre del 2004, que menciona: Las dependencias y entidades no podrán efectuar adquisiciones o nuevos arrendamientos de bienes inmuebles para oficinas públicas, salvo en los casos estrictamente indispensables para el cumplimiento de sus objetivos en los términos de la Ley General de Bienes Nacionales y las demás disposiciones aplicables, y siempre que justifiquen ante la Función Pública que los inmuebles subutilizados u ociosos no cubren sus necesidades. Art. 28, del Presupuestos de Egresos para el ejercicio fiscal del año 2005, en el primer párrafo establece: que los entes públicos federales asi como las dependencias y entidades, en el ejercicio de sus respectivos presupuestos, deberan tomar medidas para racionalizar el gasto destinado a las actividades administrativas y de apoyo, sin afectar el cumplimiento de los objetivos y las metas aprobados en este Presupuesto. Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo , publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 22 de abril del 2002, apartado VI, Líneas Estratégicas e inciso A) Desarrollo, que propone la Línea Estratégica de Administrar con pertinencia y calidad el Patrimonio Inmobiliario Federal, estableciendo: el objetivo de Mejorar la Imagen, uso y aprovechamiento de los edificios públicos federales ; la meta principal de Realizar todas las obras, remodelaciones o acciones que se programen tendientes a mejorar la imagen, uso y aprovechamiento de los edificios públicos federales ; asimismo manifiesta las Principales Actividades de Evaluar la eficiencia, condiciones de uso y aprovechamiento de inmuebles federales, a fin de establecer y aplicar estrategias para su optimización, Elaborar normas de referencia para eficientar el aprovechamiento, funcionalidad y racionalidad de los edificios públicos. 1

4 Antecedentes Antecedentes Normativos Normativos Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para calcular los montos máximos para el arrendamiento de bienes inmuebles, la superficie máxima a ocupar por servidor público, así como para calcular los ahorros netos que podrán aplicar, publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 17 de mayo del

5 Espacios Espacios definidos definidos para para Oficinas Oficinas del del SAT SAT Con base a lo anterior y de acuerdo a los asuntos que son competencia de la de la Administración General de Innovación y Calidad, establecidos en el Art. 28, Fracciones III, IV y XLVI del Reglamento Interior del SAT, publicado el 06 de junio del 2005, la Administración de Proyectos y Obra Pública realizó un estudio para la asignación de la superficie de oficina Por Orden Funcional, con el fin de normar dichos espacios en las Unidades Administrativas del Servicio de Administración Tributaria, tanto a Nivel Central como Local. Se consideró únicamente la superficie que necesita cada área para realizar sus funciones siendo las siguientes: Superficie en m2 Oficina ADMINISTRADOR GENERAL ADMINISTRADOR GENERAL ADJUNTO O ADMINISTRADOR CENTRAL (Mesa de trabajo para 4 personas) Privado 8.3 (Sanitario, Cocineta y Vestibulo) Área Secretarial y Espera % 8.05 Sala de Juntas Sup. sin Circulación Circulación 5.85 Superficie Toal m % Circulación 14.37% ADMINISTRADOR LOCAL O ADMINISTRADOR DE ÁREA % SALA DE JUNTAS COMÚN PARA tres ADMINISTRADORES Y Un ADMOR. CENTRAL % SUBADMINISTRADOR % JEFE DE DEPARTAMENTO % PERSONAL OPERATIVO % 3

6 Superficie Superficie necesaria necesaria para para una una Área Área Específica Específica La tabla anterior indica para cada funcionario los espacios de: Oficina, Sala de Juntas y Espera o Área Secretarial en su caso, así como las superficies de circulación. La superficie aproximada (m2) que necesita una área específica, se calcula multiplicando el número de funcionarios de cada nivel por la columna superficie total, el resultado es un aproximado de la superficie (m2) de oficinas con las circulaciones, sin embargo, el área final (m2) dependerá del acomodo del personal de acuerdo a los croquis que se muestran en las siguientes páginas, así como de las características propias del espacio disponible. Se propone el uso de Salas de Usos Multiples para que sea compartida por tres Administradores y un Administrador Central, programando las reuniones de trabajo. Por otro lado no se mencionan los espacios de archivo ó almacén porque los requerimientos de cada Unidad Administrativa son variables, en cuyo caso, se propone que éstas se ubiquen en espacios que no sean adecuados para oficinas. Finalmente, la aplicación del presente manual para realizar el estudio de necesidades de espacio, los Coordinadores de Servicios Administrativos y Subadministradores de Innovación y Calidad, pueden orientar los resultados hacia: Como prioridad, tomar acciones orientadas a Optimizar los espacios en los Inmuebles Federales, con el fin de desocupar inmuebles en arrendamiento, en caso de que sea viable. Diagnosticar espacios subutilizados de oficinas, incluyendo inmuebles en arrendamiento, que les permitirá tomar la decisión de desocupar o no, algún(os), o parte de un inmueble en arrendamiento. Asignar los espacios necesarios por Orden Funcional a las Áreas, en el caso de adecuaciones o redistribución de espacios de oficinas en sus respectivos inmuebles. 4

7 Ejemplo Ejemplo de de Cálculo Cálculo de de Superficies Superficies La siguiente tabla muestra un ejemplo para el cálculo de la superficie necesaria de una Área, se supone que está formada por una plantilla de 164 personas y se multiplica por el área correspondiente en cada caso, el resultado son 1, m2. Superficie en m2 Plantilla de Personal (A) m2 por Persona sin Circulación (B) m2 de Circulación promedio ( C ) Sup. Total m2 sin Circulación (AxB) Circulación total m2 (AxCB) Sup. m2 TOTAL Necesaria (AxB) + (AxC) ADMINISTRADOR GENERAL ADMINISTRADOR GENERAL ADJUNTO O ADMINISTRADOR CENTRAL (Mesa de trabajo para 4 personas) ADMINISTRADOR LOCAL O ADMINISTRADOR DE ÁREA SALA DE JUNTAS COMÚN PARA tres ADMINISTRADORES Y Un ADMOR. CENTRAL SUBADMINISTRADOR JEFE DE DEPARTAMENTO PERSONAL OPERATIVO (B) EN ESTA SUPERFICIE ESTÁ INCLUIDO EL PERSONAL SECRETARIAL 22 SUMA 164 personas , Índice (m2 / persona) para este ejemplo :

8 Criterios Criterios de de Aplicación Aplicación Los Coordinadores de Servicios Administrativos y Subadministradores de Innovación y Calidad, en el caso que tomen la decisión de llevar a cabo la Optimización de Espacios en sus inmuebles, deberán justificar previamente el proyecto con un estudio de Costo-Beneficio para el SAT, tomando en consideración: El pago por concepto de arrendamiento y servicios (vigilancia, telefonía, luz, agua, energía electrica, etc.) comparado con el costo de la obra y el costo de los nuevos servicios. Los proyectos nuevos, remodelaciones y adecuación de oficinas, deberán apegarse a las superficies (m2) indicadas en el presente documento. Por otro lado, en el caso que la superficie disponible, exceda la superficie necesaria por orden funcional del área, los espacios excedentes deberán quedar como áreas abiertas y no se deben asignar privados más grandes. Lo que permitirá que dichos espacios puedan utilizarse para atención al público o preveer el crecimiento futuro de las áreas. Antes de tomar la decisión de llevar a cabo un nuevo arrendamiento, deberán justificar su viabiliadad, comparando el costo de la optimización de espacios en sus inmuebles actuales. En los proyectos, se recomienda el uso de mobiliario modular, por la flexibilidad que tiene para reacomodos futuros de áreas, facilita las instalaciones de voz y datos a través de las mámparas o paneles divisiorios. Para la guarda del archivo en uso se recomienda la realización de gavetas adheridas a los muros interiores de los inmuebles para no utilizar areas de oficina. Por último, todos los proyectos se deberán sujetar a la normatividad aplicable en la materia. 6

9 Administrador Administrador General General 7

10 Administrador Administrador General General Adjunto Adjunto ó Administrador Administrador Central Central ESPACIOS DE OFICINA POR ORDEN FUCIONAL AREA M² ADMINISTRADOR CENTRAL TOTAL CIRCULACION AREA SECRETARIAL Y ESPERA CIRCULACION TOTAL ACOTACIONES EN METROS. 8

11 Administrador Administrador de de Área Área ó Administrador Administrador Local Local ESPACIOS DE OFICINA POR ORDEN FUCIONAL CIRCULACION AREA ADMINISTRADOR DE AREAS M² AREA SECRETARIAL 6.03 CIRCULACION 4.39 TOTAL ACOTACIONES EN METROS. 9

12 Sala Sala de de juntas juntas 10

13 Subadministrador Subadministrador ESPACIOS DE OFICINA POR ORDEN FUCIONAL CIRCULACION AREA SUBADMINISTRADOR AREA SECRETARIAL CIRCULACION M² TOTAL ACOTACIONES EN METROS. 11

14 Jefe Jefe de de Departamento Departamento 12

15 Personal Personal Operativo Operativo CIRCULACION 13