SEMINARIO MACROREGIONAL SOBRE EL PROCESO DE TRÁNSITO DE ENTIDADES Y DE SERVIDORES CIVILES AL NUEVO SERVICIO CIVIL
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- Víctor Arturo Parra Roldán
- hace 7 años
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1 SEMINARIO MACROREGIONAL SOBRE EL PROCESO DE TRÁNSITO DE ENTIDADES Y DE SERVIDORES CIVILES AL NUEVO SERVICIO CIVIL AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL - SERVIR Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos GDSRH
2 LINEAMIENTOS DEL TRÁNSITO Y LA GESTIÓN DEL CAMBIO
3 PAUTAS PARA EL SEMINARIO Es un seminario, no un debate. Las preguntas que surjan a partir de las exposiciones deberán ser formuladas utilizando el formato respectivo y serán respondidas al final del seminario. Las constancias de participación se entregarán sólo a las personas que asistan a toda la conferencia y al final de la misma. Celulares apagados.
4 OBJETIVO Dar a conocer los lineamientos generales para el tránsito de las entidades y de los servidores civiles al nuevo servicio civil y algunas pautas de como gestionar el cambio.
5 AGENDA Es un seminario, no un debate. Las preguntas que surjan a partir de las exposiciones deberán ser formuladas utilizando el formato respectivo y serán respondidas al final del seminario. Las constancias de participación se entregarán sólo a las personas que asistan a toda la conferencia y al final de la misma. Celulares apagados.
6 LINEAMIENTOS DEL TRÁNSITO Y LA GESTIÓN DEL CAMBIO
7 AGENDA 1. Introducción Objetivos de la Reforma del Servicio Civil Mitos del Tránsito Tránsito a la Ley del Servicio Civil 2. Qué es la gestión del cambio? Fases de la gestión del cambio Dificultades para la gestión Responsabilidades durante el proceso
8 1. Introducción Objetivos de la Reforma del Servicio Civil Mitos del tránsito Tránsito a la Ley del Servicio Civil
9 OBJETIVOS DE LA REFORMA DEL SERVICIO CIVIL Profesionalizar el Servicio Civil: Se busca que el puesto esté ocupado por el servidor más idóneo (a través de la meritocracia) y así contar con un Servicio Civil que ofrezca servicios de calidad en favor de la ciudadanía. Gradualmente, alcanzar un único régimen: terminar con el desorden en contrataciones, remuneraciones, deberes y derechos de los servidores. Consolidar el Sistema de Gestión de Personas del Estado y sus actores clave: Contar con instrumentos y técnicas modernas de gestión y fortalecer las Oficinas de Recursos Humanos.
10 TRÁNSITO AL RÉGIMEN DEL SERVICIO CIVIL 4 3 IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN 1 PREPARACIÓN Conformación de la Comisión de Tránsito Capacitación al Comité de Tránsito Sensibilización a los trabajadores de la entidad 2 ANÁLISIS SITUACIONAL Ejecución del Mapeo de Puestos Ejecución del Mapeo de Procesos Identificación de espacios de mejora MEJORA INTERNA Aplicación de mejoras priorizadas Ajustes al Mapeo de Procesos Cálculo de la Dotación de puestos y posiciones Elaboración del Manual de Perfiles de Puestos Valorización de puestos Elaboración del Cuadro de Puestos de la Entidad Organización y ejecución de concursos para ocupar las posiciones presupuestadas. Tránsito de las entidades Tránsito de los servidores
11 PERFILES DE PUESTOS: QUÉ ES UN PERFIL DE PUESTO? Es la información estructurada respecto a la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, misión, funciones, así como también los requisitos y exigencias que demanda para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente en un puesto.
12 IMPORTANCIA DEL PERFIL DE PUESTO Selección de personal Provee información de los puestos a cubrir en los procesos de selección y para definir las técnicas de evaluación Planificación RRHH. Brinda los datos para elaborar el CPE de Evaluación del desempeño Sirve para establecer los factores de evaluación (metas y compromisos asociados al puesto). Vinculación. Provee información para elaborar el contenido del contrato o resolución El perfil de puesto sirve y enlaza otros procesos técnicos de gestión de recursos humanos. Desplazamiento Coadyuva a analizar las alternativas de desplazamiento del personal. Periodo de Prueba. Sirve de criterio orientador para evaluar en el periodo de prueba Progresión en la carrera Coadyuva a analizar las alternativas de progresión y la proyección de planes de desarrollo. Capacitación de personal. Es fuente de información complementaria para el DNC, respecto del cierre de brechas Inducción de personal. Orienta la inducción al puesto, en adición a la inducción sobre el Estado y la entidad 12
13 EL CUADRO DE PUESTOS DE LA ENTIDAD - CPE Es el instrumento de gestión en el cual las entidades establecen los puestos, su valorización y el presupuesto asignado a cada uno de ellos, incluidos los puestos vacantes. El CPE debe contemplar todos los puestos de la entidad que se encuentran bajo los regímenes de la Ley N 30057, los D.Leg N 276 y 728, y las carreras especiales. El CPE es un documento de carácter técnico, normativo y estratégico. Contribuye a El CPE promueve la transparencia de la entidad y permite alinear uno de los ejes transversales señalados en la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública (PNMGP): Gobierno Abierto. Transitar de una gestión pública basada en la administración de planillas Gestión Estratégica de los Recursos Humanos en las entidades
14 2. Qué es la Gestión del Cambio? Fases de la Gestión del Cambio Dificultades para gestionar el cambio Actores del proceso
15 DE QUÉ SE TRATA LA GESTIÓN DEL CAMBIO Alcanzar y consolidar, a través de distintas etapas, la visión de lo que una entidad debe llegar a ser a situación futuro a partir de su situación actual.* Fase de Arranque: Identificación de actores clave Fase de Diseño y Despliegue: Plan de comunicación y sensibilización. Plan de liderazgo Fase de seguimiento: Institucionalización del cambio. Es permanente en tanto las entidades públicas se encuentren en procesos de modernización, reforma y mejora continua. *Plan Nacional de Modernización del Estado. 15
16 GRADO DE IMPACTO I. FASE DE ARRANQUE: IDENTIFICACIÓN DE ACTORES CLAVE Identificar el grado de compromiso de los siguientes actores clave: - Titular de la Entidad - Directivos - Líderes sindicales - Líderes informales de la organización (criterios para su identificación) Brinda información de manera oportuna para el desarrollo de las etapas y los lineamientos de tránsito? Demuestra abiertamente que no se opone al proceso de tránsito de su entidad? BAJO MEDIO ALTO DESACUERDO NO SE OPONE CONVENCIDO DEL PROCESO GRADO DE COMPROMISO 16
17 II. FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN 1. Alineamiento con la LSC Las comunicaciones relativas deben ir alineadas con los mensajes y objetivos del resto de elementos que componen la Ley del Servicio Civil. Se deben considerar esos colectivos de interés. 2. El Plan de Comunicación 3. Aprovechamien to de la jerarquía institucional 4. Comunicación continua La comunicación se debe desarrollar gradualmente, asentando los objetivos de cada una de las etapas de dicho proceso de tránsito y los grupos a los que se dirige. Así, se pretenden evitar grandes impactos en los receptores y gestionar de forma adecuada y personalizada el impacto del cambio entre los implicados. La jerarquía existente en las entidades públicas constituye una oportunidad y medio de comunicación clave dentro del Plan de Comunicación. Se debe asegurar un flujo de información continua durante el proceso, dirigida tanto al personal directivo como al operativo, estén o no vinculados en ese momento con el proceso de estudio. Asimismo, la comunicación debe estar abierta en todo momento a la resolución de dudas o aclaraciones pertinentes.
18 FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN CANALES EMISORES MENSAJE RETROALIMENTACIÓN AUDIENCIA
19 FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN EMISORES CANALES MENSAJE RETROALIMENTACIÓN AUDIENCIA Son los agentes participantes en la transmisión de la sensibilización. Se propone asignar responsabilidades y mensajes a cada uno de los niveles propuestos, de manera que cada uno de ellos tenga su audiencia y objetivos que alcanzar. Nivel 1 (alta dirección y ORH): El emisor a nivel 1 deberá ser SERVIR. De este modo, SERVIR debe llegar al nivel jerárquico más alto de las entidades (o bien la dirección de la entidad, el Comité de tránsito o ambos) para transmitirle el ciclo, metodología y finalidades del cambio. Nivel 2 (jefes de órganos/uo): serán los miembros de la Alta Dirección los encargados de comunicar y sensibilizar a este nivel. Nivel 3 (servidores de la entidad): los responsables de comunicar y sensibilizar a la totalidad de la entidad sobre la implementación, cuales son sus objetivos y como afectan los cambios a la situación de estos. 19
20 FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN EMISORES CANALES MENSAJE RETROALIMENTACIÓN AUDIENCIA De acuerdo a lo mencionado, se deben tener en cuenta varios factores a la hora de definir los mensajes: Se debe tratar de mensajes claros y entendibles por cada uno de los niveles. Debe mantener consistencia con la misión y visión de la LSC Es importante resaltar aquellos puntos más importantes dentro de los mensaje, donde centrar el foco de atención. Deben transmitir credibilidad a los diferentes niveles. Es necesario que se adapten a las diferentes necesidades de la audiencia Definidos los niveles de audiencia a los que se desea llegar, es importante definir los mensajes objetivos para cada nivel: Nivel 1 y 2: Transmitir el objetivo y alcance del cambio, así como su ciclo y proceso de impacto. Nivel 3: Transmitir el proceso del cambio, cuales son sus objetivos y como impacta en la situación de los servidores. 20
21 FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN EMISORES CANALES MENSAJE RETROALIMENTACIÓN AUDIENCIA La elección de los canales de comunicación va a venir determinada por los mensajes a transmitir y por la audiencia objetivo a la que estos se dirijan. Canal Descripción Características Reuniones de trabajo de alto nivel Sesiones informativas Correo electrónico Herramientas web Reuniones con un grupo reducido de personas de alto nivel Reuniones presenciales frente a un gran número de personas Mensajes enviados a través del correo electrónico Intranet de cada institución, prensa online, videos promocionales y otras herramientas online Audiencia seleccionada y reducida. Normalmente utilizados para comunicaciones de alto nivel o con grupos seleccionados de entidades clave. Canal y mensajes personalizados, no válido para audiencias amplias. Audiencia amplia. Presentación de mensajes claro, únicos y concisos. Debe permitirse la interacción con la audiencia a fin de que se resuelvan dudas e inquietudes. Audiencias seleccionadas o masivas Mensajes personalizados o institucionales No es útil como foro de discusión, sólo utilizar como medio informativo y de forma puntual. Audiencia amplia: agentes internos y externos Mensajes institucionales o formativos Utilizada para comunicar los principales cambios e hitos en la implementación
22 FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN EMISORES CANALES MENSAJE RETROALIMENTACIÓN AUDIENCIA Los mecanismos de retroalimentación permiten recoger información de la audiencia objetivo de la comunicación y de su entorno. Esta información permitirá: - Introducir acciones de mejora, a partir de las sugerencias o dudas de la audiencia o a partir del análisis de la información recogida. - Analizar la consecución de los objetivos del Plan de Comunicación. Conocer si lo que se quiere transmitir a la audiencia objetivo es lo que se ha transmitido, el grado de comprensión y de aceptación de los implicados. - Registrar los resultados de la comunicación, su puesta en marcha y la eficacia y eficiencia de los canales utilizados. 22
23 FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE LIDERAZGO Temas a trabajar con directivos y los líderes informales: Apertura al cambio. Transmisión e impacto de mensajes clave. Manejo de motivaciones de su personal a cargo. Manejo de conflictos. 23
24 FASE DE SEGUIMIENTO: INSTITUCIONALIZACIÓN DEL CAMBIO Tras la implantación del proyecto, es crítico que haya un seguimiento de los resultados obtenidos para conocer si el cambio se implementó de manera exitosa. Para ello se debe evaluar el nivel de compromiso de las personas y sobre todo de los líderes, respondiendo a las siguientes preguntas: Los líderes dieron soporte al proyecto? Los líderes apoyaron a sus compañeros para adoptar el cambio? Por otro lado, se deben evaluar los indicadores definidos previamente como pueden ser: Tiempos de demora del proceso de tránsito (real vs proyectado) Personas que postulan al nuevo régimen 24
25 PRINCIPALES DIFICULTADES PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO - Realidad Fatiga del cambio Demasiado tiempo y esfuerzo No contar con las habilidades necesarias para asegurar el mantenimiento del cambio en el tiempo. Cambios impuestos Conocer el contexto actual de la organización 25
26 ACTORES EN EL PROCESO DE GESTIÓN DEL CAMBIO Secretaría de Gestión Pública - SGP SERVIR ORH Comisión de tránsito Directivos de las entidades Otros agentes de interés 26
27 MUCHAS GRACIAS! Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos SERVIR 27
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