Manual de ayuda de ATILA.

Transcripción

1 Edición de un registro de la base de datos Podrá llegar a esta pantalla de edición de datos de un registro después de haber seleccionado algún registro obtenido a raíz de una búsqueda en la base de datos. Como su nombre indica, esta pantalla de edición le presentará todos los datos relacionados con un determinado registro de un tabla concreta. Esto quiere decir que si hemos seleccionado un registro correspondiente a la tabla Inventario el resultado será el siguiente. Apreciará que el formulario contiene todas las características que definen el equipo inventariado, tales como código de equipo ( Equipo ID ), la fecha de alta, una breve descripción, estado actual, localización, comprado por, y un campo observaciones (recuerde que cuantos más detalles demos en el campo Observaciones más pistas tendremos para poder localizarlo en el futuro). De todos ellos, solo los campos de código de equipo, descripción y localización son obligatorios, los restantes son opcionales. Además, y solo en el caso de registros de equipos de inventario, aparecen dos botones al final del formulario: Operaciones de Mantenimiento y Registro de Mantenimiento. El primero de ellos (Operaciones de Mantenimiento) nos llevará a otra pantalla de la aplicación ATILA en la que podremos visualizar las operaciones de mantenimiento periódicas del equipo (pudiendo añadir alguna nueva o modificar alguna de las existentes). 1

2 1) Veamos el primero de ellos, las Operaciones de mantenimiento. Si pulsamos el botón de Operaciones de mantenimiento obtendremos una pantalla como la que aparece arriba, donde puede ver las operaciones de mantenimiento periódico que posee el equipo en ese momento. Los datos que ofrecerá sobre dicho mantenimiento periódico son: el código del equipo, una descripción del equipo, la descripción de la operación de mantenimiento, la frecuencia del mantenimiento y la fecha de la primera revisión. Además, podrá comprobar que existe una columna identificada con el nombre Seleccionar y como su nombre indica, servirá para marcar el registro con el objetivo de editar su contenido (por ejemplo, cuando quiera cambiar la periodicidad del mantenimiento o cualquier otro dato del mismo). Así que una vez seleccionado el registro pulse el botón Editar Registro y conseguirá editar la operación de mantenimiento, tal y como puede verse en la siguiente imagen. 2

3 Y si cambia algún dato de la operación de mantenimiento periódico, solo tendrá que pulsar el botón Guardar Cambios para que dichos cambios se almacenen permanentemente. Volviendo a la imagen donde se ven las operaciones de mantenimiento periódicas, también dispondrá de un botón Insertar nuevo mantenimiento periódico con el que podrá definir nuevas operaciones de mantenimiento periódico para dicho equipo. Si utiliza esta opción aparecerá una pantalla como la siguiente. Como puede apreciar, le ofrece la posibilidad de insertar hasta dos nuevas operaciones de mantenimiento periódico (no tiene que usar las dos, solamente las que necesite), indicando una descripción de la mismas, la frecuencia del mantenimiento y la fecha de la primera revisión. Una vez introducida la nueva operación de mantenimiento deberá pulsar el botón Guardar cambios para que se almacene el nuevo mantenimiento en el correspondiente equipo. 3

4 2) Mientras que la opción Registro de Mantenimiento nos llevará al listado de revisiones, reparaciones y verificaciones que haya tenido dicho equipo (e igualmente podremos añadir nuevas reparaciones o modificar alguna de las ya anotadas). Como puede ver se trata de un listado completo de todas las operaciones (reparaciones, revisiones o verificaciones) realizadas sobre el equipo. Para cada una de esas anotaciones nos indicará el código del equipo, descripción del mismo, el nombre de la operación de mantenimiento, la fecha de la revisión o reparación, el tipo de mantenimiento (reparación, revisión, verificación), así como el técnico que realiza la reparación y las posibles observaciones relativas a la operación de mantenimiento. Seguro que también habrá detectado la primera columna Seleccionar, que le permitirá marcar un registro con el objetivo de realizar alguna de las operaciones que aparecen al final de la pantalla. Si pulsa el botón Editar Registro podrá editar el registro seleccionado correspondiente a una operación de mantenimiento, mientras que si pulsa el botón Borrar Registro eliminará el registro seleccionado. Pues bien, si hemos seleccionado un registro de una operación de mantenimiento y lo editamos, la imagen que veremos será similar a la siguiente: 4

5 Donde podremos cambiar cualquier cambio que deseemos, pulsando posteriormente el botón Guardar cambios para almacenar permanentemente los cambios realizados. Si en lugar de editar el registro correspondiente a la operación de mantenimiento decidimos insertar una nueva operación de mantenimiento, tendríamos que haber pulsado el botón Insertar nuevo registro de reparación que aparecía anteriormente. Como podrá comprobar por la imagen que aparece a continuación, los datos solicitados corresponden a la información necesaria para almacenar una revisión (o verificación) o reparación. 5

6 En esta nueva ficha introducirá una breve descripción de la operación de mantenimiento realizada sobre el equipo, así como la fecha en la que se realiza esa revisión o reparación. También indicará el técnico que realizó dicho mantenimiento (si es el técnico de laboratorio u otro técnico contratado a un servicio externo), y la fecha de avería (en el caso de ser una reparación). En el campo Observaciones podrá dar todos los detalles que crea oportunos relativos a la operación de mantenimiento. Al final se le pedirá que indique el tipo de operación realizada: reparación, revisión o verificación. En este último caso (verificación), el formulario cambiará un poco para ofrecerle una serie de campos adicionales necesarios para indicar la conformidad de las mediciones (véase la siguiente imagen). Una vez rellena la ficha correspondiente a la nueva operación de mantenimiento, tendrá que pulsar el botón Guardar cambios para que los datos se almacenen en la base de datos. En definitiva y a modo de resumen, siempre encontrará los botones que le ofrecerán la opción de edición de un registro, la de guardar los cambios (ya se trate de una modificación de un registro existente o la creación de un nuevo registro) e imprimir el registro: El botón Guardar Cambios hará que cualquier cambio realizado en los campos correspondientes al registro editado sea almacenado permanentemente, mientras que el botón Cancelar Edición no almacenará ningún cambio (en el caso de que los haya hecho) y volverá al menú principal de la aplicación. El botón Imprimir le permitirá imprimir el contenido del registro en la impresora. Pero claro, no solo tenemos la opción de editar un registro correspondiente a un equipo del inventario, también podemos editar cualquier otro registro correspondiente a otra tabla de la 6

7 base de datos. Por ejemplo, si hemos seleccionado un registro correspondiente a una compra obtendríamos que la pantalla tiene el siguiente aspecto. Como podrá apreciar, los campos que ofrece este otro formulario son totalmente diferentes de los que ofrecía cuando la información que se mostraba correspondía a un equipo del inventario. Al tratarse de un registro de compras la información que puede observar es: No. De Compra (automáticamente dado por el sistema puesto que se trata de un número que debe ser único), Dirección del departamento o servicio que realiza la compra, el Departamento que realiza la compra, Lugar de entrega de los materiales o equipos comprados y los restantes campos que puede ver en la imagen. De todos ellos, el correspondiente a Departamento y lugar de entrega, junto con el nombre del proveedor son obligatorios. NOTA: Si se fija en el campo Proveedor se dará cuenta de que se trata de un campo desplegable en el que no es posible escribir nada sino únicamente seleccionar algunos de los valores que se le ofrecerá. Si quiere escribir el nombre de proveedor nuevo tendrá primero que añadir ese nuevo proveedor a la base de datos utilizando la opción Añadir registro a la base de datos existente en el menú principal del técnico. Una vez que finalizan los campos que se corresponden con la parte general de la compra (que usted podrá modificar si lo cree necesario), aparece la parte correspondiente al Contenido de la compra, donde aparecerán listados los materiales o equipos a comprar. En esta área se indicarán el número de unidades de cada material, junto con la descripción del material comprado, y la fecha de la recepción del mismo (tenga en cuenta que esta fecha aparecerá como si aún no lo ha recibido). 7

8 Aprovechemos que estamos hablando de compras para poner un ejemplo práctico. Imagine que crea una nueva orden de compra (para ello ha tenido que utilizar la opción Insertar nuevo registro en la base de datos ) donde solicita dos materiales. Una semana después, cuando esos dos materiales llegan al departamento, qué operaciones debe hacer para anotar dicha recepción del material? Pues tendría que buscar el registro en la tabla compras (utilizando la opción Buscar registro en la base de datos ) y una vez localizado, lo editará como ha podido ver en la imagen anterior. A continuación tendría que poner la fecha de recepción para cada uno de ellos, y también marcar el cuadro Conformidad, atendiendo a si ha recibido los materiales tal y como los había pedido. Otro ejemplo más de edición de un registro. Si en lugar de buscar un registro de inventario o compras hubiésemos buscado un registro determinado de la tabla Preparación de prácticas y lo hubiésemos editado el resultado sería el siguiente. De nuevo apreciará como el formulario de edición es bien distinto, conteniendo en esta ocasión los campos correspondientes a un registro de petición de práctica o servicio. Como en los casos anteriores, podrá realizar los cambios que considere oportunos, y si desea que se almacenen permanentemente solo tendrá que pulsar el botón Guardar cambios. Recuerde, esta pantalla de edición de registro de la base de datos tendrá un aspecto dependiente del tipo de registro elegido (inventario, compra, petición de práctica, formación, incidencia), pero en cualquiera de ellos podrá realizar las mismas operaciones de modificación de campos que desee, manteniendo permanentemente su almacenamiento cuando pulse el botón Guardar cambios. 8