TERMINOS DE REFERENCIA CONCURSO No. xx de 2004

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1 TERMINOS DE REFERENCIA CONCURSO No. xx de 2004 CONTRACION PARA EL SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA LÓGICA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MINERO ENERGÉTICO COLOMBIANO - SIMEC Bogotá D.C., Octubre de 2004

2 TABLA DE CONTENIDO RECOMENDACIONES GENERALES... 3 JUSTIFICACIÓN... 4 CAPÍTULO 1. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN... 5 CAPÍTULO 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CAPÍTULO 3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS CAPÍTULO 4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS CAPÍTULO 5. FORMATOS

3 RECOMENDACIONES GENERALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: 1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta. 2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en los presentes términos de referencia. 3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliados. 4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán. 5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará. 3

4 JUSTIFICACIÓN La Unidad de Planeación Minero Energética UPME-, tiene como función compilar y publicar la información de los Sectores de Minas y Energía para lo cual debe contar con información confiable y oportuna. Durante los últimos años ha venido desarrollando e implementando el Sistema de Información Minero Energético SIMEC, compuesto por los siguientes módulos: - SIMCO: Sistema de Información Minero Colombiano. - SIEL: Sistema de Información Eléctrico Colombiano. - SIPG: Sistema de Información de Petróleo y Gas. - SI3EA: Sistema de información de Eficiencia Energética y Energías Alternativas. En donde los tres últimos constituyen el Sistema de Información Energético Colombiano SIEC. Así mismo se han incorporado al SIMEC, mapas temáticos geográficos y documentos de los sectores de minas y energía cargados en la biblioteca virtual del Sistema. En el año 2002 se empezó a desarrollar e implementar el Sistema de Información Minero Energético Colombiano SIMEC, con el fin de contribuir al adecuado desarrollo minero energético del país mediante la creación de un Sistema Único de Información Oficial del Sector Minero Energético, lo cual permite disponer de datos básicos para realizar análisis y difusión de información, además de facilitar la formulación de políticas y orientar la gestión de los agentes del sector. El SIMEC, está sustentado fundamentalmente en series históricas de las variables estratégicas de minas y energía, que se encuentran publicadas en la página Web de la UPME. Este sistema se terminó de implantar a finales del año 2003 y fue puesto en producción el 3 de mayo de El SIMEC se actualiza de las siguientes fuentes primarias de información: Ministerio de Minas y Energía MME, Interconexión Eléctrica S.A., ISAGEN, Comisión de Regulación de Energía y Gas CREG; ECOPETROL, ECOGAS, INGEOMINAS, Agencia Nacional de Hidrocarburos ANH, Instituto de Planificación y Soluciones Energéticas IPSE, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SSPD, DANE, IDEAM, gremios y demás agentes de los sectores de minas y energía. Tamaño Actual y Proyectado del Data WareHouse (DWH) del SIMEC: En la actualidad el Data WareHouse del SIMEC tiene las siguientes características: 4

5 Tablas Cubos 344 Fact Tables Variables 2089 Numero de Registros 20 Millones Capacidad Máxima: Millones de registros (con la capacidad de almacenamiento actual). Capacidad Máxima Proyectada: Millones de registros (expandiendo la capacidad de almacenamiento actual del arreglo de discos RAI). Cada variable puede tener relacionada: Unidades Dimensiones 229 (Pesos, Dólares, Barriles, Gwh, Teracalorias, etc.) 148 (Producto, Sector, Región, Tiempo, etc.) Valor y Error En este sentido, se hace necesario garantizar permanentemente la actualización tanto de datos como de salidas del sistema, debido a su naturaleza dinámica de información y el tamaño actual y futuro de la Bodega. Es importante proveer al SIMEC de una adecuada sostenibilidad en sus capas técnica y funcional, mediante dos grandes esquemas a saber: En primer lugar garantizar la actualización de las salidas y reportes del sistema, a través de desarrollos de software que permitan mejorar las interfases de usuario final y el tiempo de respuesta de las mismas. En segundo lugar se hace necesario garantizar el permanente servicio de la plataforma lógica del SIMEC, desde asegurar la funcionalidad del sistema operacional en que se encuentra instalado, hasta llegar a la permanente operatividad de la Bodega propiamente dicha manteniendo las instancias del motor de Base de Datos siempre activas. Por todo lo anterior, se requiere adelantar esta contratación de servicios especializados. 5

6 CAPÍTULO I 1. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN 1.1 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN La Unidad de Planeación Minero Energética UPME- requiere contratar el servicio para el sostenimiento de las capas técnica y funcional del sistema de información minero energético colombiano SIMEC, a través del desarrollo de interfases con fuentes de información, desarrollo de nuevas salidas del sistema, así como el soporte de la infraestructura lógica del mismo, de acuerdo con lo establecido en el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas del presente documento. 1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en su artículo 209, por las Resoluciones UPME No 206 Y 207 del 11 de Mayo de 2004 por lo contenido en estos términos de referencia y los adendas que se emitan. 1.3 PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto asignado por la Unidad de Planeación Minero Energética para esta contratación es de DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ), que incluye todos los costos directos e indirectos y los impositivos de ley, según certificado de disponibilidad presupuestal No. 536 de fecha agosto 24 de CONDICIONES PARA PARTICIPAR Las personas jurídicas interesadas en participar en el proceso objeto de este concurso deberán inscribirse en la Secretaría General de la Unidad de Planeación Minero Energética, ubicada en la Avenida 40 A Nº Piso 14, en el horario comprendido entre las 8:00 a.m. y 5:45 p.m. y suministrar el nombre de quien pretenda participar en el respectivo concurso, dirección, número de teléfono, número de fax y una dirección de correo electrónico, para lo cual deberán firmar la respectiva planilla de inscripción. QUIEN NO SE HAYA INSCRITO NO TENDRÁ DERECHO A PARTICIPAR EN EL PRESENTE CONCURSO. 6

7 1.5 CRONOGRAMA DEL CONCURSO PUBLICACIÓN DE PRE-TÉRMINOS DE Octubre 21/04 Octubre 25/04 REFERENCIA Y RECEPCION DE OBSERVACIONES RESPUESTA A OBSERVACIONES PRE Octubre 21/04 Octubre 27/04 TÉRMINOS APERTURA Y PUBLICACION TERMINOS Octubre 28/04 DEFINITIVOS INSCRIPCIÓN DE OFERENTES Octubre 28/04 Noviembre 10/04 RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS Octubre 28/04 Noviembre 2/04 TÉRMINOS AUDIENCIA DE PRECISIÓN DE TÉRMINOS Noviembre 3/04 a las 3:00 p.m. CIERRE Noviembre 12/04 a las 4:00 p.m. PLAZO DE EVALUACIÓN Noviembre 16/04 Noviembre PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y A DISPOSICIÓN EN SECRETARÍA GENERAL Y RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LOS INFORMES RESPUESTA A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y SECRETARIA GENERAL ADJUDICACIÓN Diciembre 2/04 23/04 Noviembre 23/04 Noviembre 26/04 Noviembre 23/04 Diciembre 1/ CONSULTAS DE LOS PROPONENTES Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C. y en la página web de la UPME ( de acuerdo al cronograma descrito. 1.7 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los proponentes inscritos podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida a la Secretaría General Contratos-, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C. y/o al Correo Electrónico contratos@upme.gov.co. La responsabilidad de las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según se trate la inquietud planteada. Todas las inquietudes serán resueltas en la Audiencia de Precisión de Términos. 7

8 1.8 FECHA DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrará una audiencia con el objeto de dar lectura, por parte de la UPME, a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes en el término establecido en el cronograma para este propósito, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes. Esta acta se publicará a través de la página Web, en un término no mayor a dos días hábiles siguientes a la audiencia. Esta Audiencia se celebrará en la sala de juntas de la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C. Como resultado de la lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes en el término establecido en el cronograma para este propósito y cuando resulte conveniente, la UPME expedirá las modificaciones o adendos pertinentes a los términos de referencia. 1.9 ADENDOS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de términos de referencia, éstos serán realizados únicamente mediante adendos escritos, los cuales pasarán a formar parte del mismo. Los adendos serán publicados en la página Web. Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y adendos de los presentes términos de referencia PLAZO DE EVALUACION La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso, realizará los estudios técnicos, financieros, económicos y jurídicos de las propuestas presentadas INFORMES DE EVALUACIÓN La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C, y serán publicados en la página Web de la entidad ( por el término de tres (3) días hábiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad 8

9 los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas observaciones serán resueltas por la UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso DECLARATORIA DE DESIERTA La declaratoria de desierto de este concurso, procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando ninguna de las propuestas presentas cumpla con el puntaje técnico mínimo definido, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. Es entendido que la UPME no será responsable por los gastos en que hayan incurrido los oferentes con ocasión de la presentación de la propuesta TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable PARTES QUE INTERVIENEN FIDUCIARIA Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza la suscripción del contrato y los actos que se deriven del mismo SUPERVISOR La supervisión de este contrato será ejercida por el Subdirector de Información de la Unidad de Planeación Minero Energética, o a quien este designe y así se dará a conocer al contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. El Supervisor deberá cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de este proceso concursal. 9

10 1.15 CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registro presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá aprobación de las garantías, pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratistas y firma de la respectiva acta de iniciación. Deberá presentar a la firma del contrato debidamente diligenciado, el formulario Único de Hoja de Vida para Personas Jurídicas, adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Celebrado el contrato no podrá cederse a personas naturales o jurídicas. Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso concursal o adjudicar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad. EL CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicación en el Diario Único de Contratación Pública y constituir las garantías requeridas. En cuanto al impuesto de timbre, éste será cancelado por el Contratista, de acuerdo con lo establecido por la Ley 6 de 1992 y sus Decretos reglamentarios. Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reembolsados PLAZO PARA LA EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL CONTRATO El plazo para la ejecución de este contrato será de 12 meses ó hasta agotar el presupuesto establecido para este proceso, lo que ocurra primero, contados a partir de la suscripción del acta de iniciación la cual se dará una vez legalizado el contrato respectivo. 10

11 1.17 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de LA FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.- FIDEICOMISO UPME expedida por una compañía de seguros debidamente establecida en Colombia. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato: Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia Cumplimiento del 20 Del Contrato La del contrato y cuatro (4) Contrato meses más. Calidad del servicio 20 Del Contrato La del contrato. Salario y Prestaciones Del Contrato La del contrato. 5 sociales 1.18 FORMA DE PAGO La Fiduciaria, previa autorización de la UPME, realizará los pagos de la siguiente manera: Se cancelará por cada servicio solicitado por el supervisor del contrato y culminado por el contratista a entera satisfacción del supervisor del contrato, teniendo en cuenta la tabla de precios presentada por el oferente dentro de su propuesta. Los pagos se harán previa presentación de la factura y certificación del cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. El valor mensual de facturación no podrá superar el monto de treinta millones de pesos, a menos que se presenten situaciones especiales en las cuales deberán tener autorización por escrito y justificación por parte del Supervisior del contrato. Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de los pagos efectuados al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal y/o revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso. El contratista asumirá todos los impuestos, tasas y/o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia. 11

12 1.19 ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS OBJETO DEL CONTRATO El resultado de los servicios y desarrollos ofrecidos objeto del presente concurso, se instalarán en la sede de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Pisos 5, 11 y 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General Contratación -, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Pisos 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C ó vía correo electrónico a la Dirección: contratos@upme.gov.co. 12

13 CAPÍTULO II 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregar en original y una (1) copia, en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia) y firmadas, contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para el estudio de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. El original y la copia se presentarán con idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, su dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así: UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA UPME- Proceso Contractual No. XXX de 2004 Propuesta para la contratación del sostenimiento de las capas técnica y funcional del sistema de información minero energético colombiano SIMEC Nombre del proponente: Dirección: Teléfono: Fax: Original / copia 1 Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y Formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. 13

14 Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo suministrado en el Formato establecido. Así mismo, declarará el proponente que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades establecidas por la Ley, y que por tanto, no se encuentra impedido para contratar con la UPME. El Formato deberá estar firmado por el Representante Legal o apoderados. En caso de que la propuesta sea presentada por una persona jurídica o por un consorcio o unión temporal, LA CARTA DE PRESENTACION deberá ser suscrita por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento de consorcio o unión temporal. En la carta de presentación el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. Adicionalmente, para efecto del análisis técnico y jurídico, el proponente deberá manifestar bajo la gravedad del juramento si le ha sido aplicada la garantía de cumplimiento y/o calidad en los últimos dos (2) años, o si le han sido impuestas multas durante este período DOCUMENTOS JURIDICOS GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME- por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta incluido el impuesto a las ventas si éste se causa. La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha y hora del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. 14

15 La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el caso. En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el contratista deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. La garantía de seriedad y el original de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo previsto. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la póliza de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Lo establecido en este artículo se entenderá sin perjuicio del deber a cargo de la Entidad 15

16 Estatal respectiva de exigir a dichas personas documentos o informaciones que acrediten su experiencia, capacidad o idoneidad, de acuerdo con lo expresado en la parte inicial de los presentes términos de referencia CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES DE LA CAMARA DE COMERCIO. El proponente deberá acompañar con la oferta el certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su jurisdicción, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores, contados a partir de la fecha de cierre del concurso. El K de contratación deberá ser igual o superior al monto del presupuesto asignado para este proyecto y el oferente no deberá tener registradas incumplimientos, multas o sanciones en contratos en los últimos dos (2) años. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deberá presentar el acta de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado. 16

17 DOCUMENTO DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes. Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia del contrato y sus prórrogas. Por lo tanto, deberá indicarse expresamente que el consorcio o unión temporal no podrá ser disuelto ni liquidado durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal. Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados. Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento de consorcio o unión temporal. La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las nor mas vigentes en la materia. Toda la información solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas jurídicas que integran el consorcio o unión temporal. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término del contrato y un (1) año más. Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta. 17

18 Cuando se presente Consorcio o Unión Temporal bastará que uno de los integrantes se haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capitulo I de estos términos de referencia FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DEL O LOS REPRESENTANTES LEGALES FOTOCOPIA DEL NIT DE LA EMPRESA O EMPRESAS CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal y/o el Representante Legal, según aplique, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA PERSONA JURÍDICA, EN LA CUAL SE INDIQUE QUE ÉSTA COMO TAL NO ES DEUDORA MOROSA DEL ESTADO (LEY 863 DE 2003) Los representantes legales de las personas jurídicas deberán presentar a la UPME la copia al carbón del recibo de consignación por el valor equivalente al 3% del smmlv ($ ). La consignación se efectuará teniendo en cuenta la siguiente información: ENTIDAD FINANCIERA Banco Popular. No. de cuenta corriente: Nombre de la Cuenta: Dirección del Tesoro Nacional- Fondos Comunes.- Código rentístico FORMULARIO (CONVENIO Dirección del Tesoro Nacional Recaudo Nación), NOTA: Se deberá indicar claramente en el formulario el nombre del depositante, nit, y fecha.- Para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 66 de la Ley 863 de 2003 y la Circular externa No. 50 y 51 emanada de la Contaduría General de la República, deberán firmar la respectiva declaración juramentada, conforme al formato Declaración Juramentada que se presenta en el Capítulo V. 18

19 DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian: Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al valor de la propuesta. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente. Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente. Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 70%. El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total. Los siguientes son los documentos e información esenciales para el análisis financiero de las propuestas: El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General y Estados de Resultados del año 2003, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación El proponente deberá adjuntar fotocopia del certificado de vigencia de registro de inscripción profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este concurso Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios. 2.3 DOCUMENTOS SUBSANABLES 19

20 Se consideran documentos subsanables, es decir, aquellos que pueden ser presentados con posterioridad al cierre del proceso, en caso de ser requeridos por la UPME, únicamente los siguientes: Fotocopia de la cédula del o los Representantes Legales de la(s) firmas. Fotocopia del Nit de la firma. Foliación de la propuesta. 2.4 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales ni alternativas. 2.5 RETIRO DE LAS OFERTAS Las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. 2.6 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMÉTICAS En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad. 20

21 CAPÍTULO III 3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS La propuesta será rechazada cuando se presente al menos una de las siguientes causales: 3.1 Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes. 3.2 Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las propuestas. 3.3 Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. 3.4 Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea. 3.5 Cuando el plazo propuesto de prestación de servicios, sea inferior al exigido en estos términos de referencia. 3.6 Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso concursal. 3.7 Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad. 3.8 En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita la firma de uno de sus integrantes. 3.9 El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que hizo la inscripción, salvo en caso de Consorcio o Unión Temporal, en el que bastará que uno de sus integrantes haya realizado la inscripción No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral y/o su presentación o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento. 21

22 3.13 Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral y/o su presentación o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento Cuando alguna de las razones financieras evaluadas del numeral presente como resultado la no viabilidad de la firma proponente Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores a cada uno de sus integrantes Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos de Referencia Cuando el proponente, en forma individual, en consorcio o unión temporal, registre incumplimientos, sanciones o multas como contratista No diligenciar completamente el Formato de Precios No diligenciar completamente el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas No cumplir con las características mínimas exigidas en el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas No demostrar la experiencia mínima exigida en los presentes términos de referencia, conforme lo exigido en el numeral Experiencia del Proponente de este documento Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía Cuando los precios unitarios antes de IVA de la propuesta presentada excedan o estén por debajo del 30% de la media aritmética resultante, de acuerdo a lo establecido en el numeral de estos términos Las demás contempladas en la Constitución, la Ley, y en el presente documento de Términos de Referencia. 22

23 CAPITULO IV 4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS 4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de términos de referencia. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes. Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de los documentos jurídicos y financieros solicitados, los cuales no asignan puntaje pero estos conducen a determinar si el oferente es hábil o no para realizar la evaluación técnica y económica de su propuesta. El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director General de la Unidad. Previamente a la adjudicación, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME (piso 14) y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará. El Ordenador del Gasto mediante Resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido teniendo en cuenta la recomendación del Comité Evaluador, o declarará desierto el concurso, de lo cual se comunicará a todos los proponentes. En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en precio. 23

24 4.2 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS ANALISIS DE LA RED Estado Actual de la Red En la actualidad la Entidad cuenta con una red de datos que conectan los pisos 5, 11 y 14 del edificio UGI, en los cuales existen aproximadamente 80 clientes igualmente conectados que comparten los recursos informáticos propios de la Unidad. Esta red de datos se encuentra soportada en el sistema operativo Windows 2003, con servidor de correo, servidor de páginas Web, servidor de bases de datos y firewall. El cliente interno cuenta con servicios de correo, impresión, acceso a Internet, respaldo de información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información específicos. Los clientes poseen sistemas operativos Windows 98SE, 2000 y XP. Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 1536 Kbps, a través del cual los usuarios internos acceden a información externa y el cliente externo accede al Sistema de Información Minero Energético Colombiano SIMEC-. El centro de cómputo de la Unidad de Planeación Minero Energética, está compuesto por seis servidores, dentro de los cuales se tiene: Un Servidor de Dominio, el cual maneja el directorio activo de Windows 2003 Server y el motor de base de datos SQL Server 2000, también administra el sistema de información geográfico ARC GIS de la Unidad. Un servidor de correo Exchange 2003 Server sobre Windows 2003 Server, el cual administra los buzones de correo de todos los usuarios de la Entidad. Este servidor además, realiza labores de servidor de impresión. Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la página Web Internet de la entidad. Este servidor además, cuenta con las herramientas ARC IMS para la administración de mapas y Tomcat para la administración de páginas activas. Tiene el motor Java del Sistema de Información Minero Energético SIMEC-. Un servidor Linux Red Hat Advanced Server 2.1, que administra el motor de Base de Datos Oracle 9i, en este servidor se encuentra instalada la Bodega de Datos del Sistema de Información Minero Energético Colombiano SIMEC-. 24

25 Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la página Web Intranet de la entidad. Y por último un servidor Windows 2000 Server, que actualmente tiene montado el software Symantec Web Security, el cual realiza las labores de compuerta de seguridad de acceso desde y hacia Internet. A continuación se presenta la estructura actual de la red de datos de la UPME y su conexión a Internet: 25

26 4.2.2 CARACTERISTICAS DE LA SOLUCION Objetivos Específicos: Interfases: Se requiere el desarrollo de interfases con otras entidades de los sectores de Minas y Energía, de acuerdo con las necesidades que plantee la Unidad de Planeación Minero Energética en la ejecución del contrato (ver formato de especificaciones técnicas). Salidas: Se requiere facilitar el acceso a la bodega de datos (DATA WAREHOUSE) para obtener la información con procedimientos eficaces y sencillos, de tal forma que el rediseño de consultas de las salidas de datos sean más amigables para el usuario final ya demás se puedan exportar a excel y html. Soporte: El contratista deberá apoyar el sostenimiento de la plataforma lógica del SIMEC, el cual tiene los siguientes componentes: Sistema Operativo (Linux), Data WareHouse (Oracle 9i). El contratista deberá realizar el acompañamiento y asesoría técnica para la solución de problemas en caso de contingencia o por demanda del servicio previa solicitud del servicio por parte de la UPME. Dicho soporte deberá estar acompañado por un profesional en Ingeniería de Sistemas en ORACLE y LINUX por el término de un (1) año (ver formato de especificaciones técnicas). Alcance: El contratista deberá desarrollar, implementar y documentar las siguientes actividades: 1. Interfases: El contratista deberá desarrollar todas las interfases que la Unidad de Planeación Minero Energética requiera, con el fin de sistematizar el proceso de cargue de información al SIMEC desde las entidades que posean bases de datos y que se consideren fuentes primarias de información para el Sistema. Estas interfases están orientadas al desarrollo de estructuras de datos que hagan compatible el cargue automático de información con la bodega de datos del SIMEC, teniendo en cuenta que las entidades consideradas fuentes primarias proveerán la información a través de vistas en XML ó en FTP (archivos planos). 2. Salidas: Durante del desarrollo del contrato, se requiere revisar las salidas existentes y rediseñar nuevas salidas, para obtener la información oportuna y que permita mejorar el tiempo de respuesta con la interfaz del usuario final. 26

27 Las salidas se deberán exportar a excel y html, adicionalmente se deberá elaborar nuevas consultas gráficas y mapas geográficos en el ambiente ArcView GIS en todos los módulos del SIMEC. Para la presentación de las salidas deberá utilizarse una herramienta amigable dinámica y flexible que mejore el tiempo de respuesta de cada una de las salidas existentes y las nuevas requeridas. En este sentido, el contratista deberá diagnosticar la funcionalidad de la herramienta actual y en caso de ser necesario, se deberá recomendar la herramienta a utilizar y sus características. El contratista deberá desarrollar las salidas utilizando su licencia y la UPME se encargará de adquirir este licenciamiento. 3. Soporte: El contratista deberá garantizar el sostenimiento de las Bases de Datos (Data WareHouse) del SIMEC y el sistema operativo en el cual se soporta el mismo, realizando como mínimo las siguientes actividades: Administrar los Backup de toda la información contenida en la Data WareHouse del SIMEC: Deberá generar mecanismos periódicos (definidos con la Upme) que garantice la salvaguarda de la información existente en la bodega de datos, hacer Tunning a la base de datos, generar reportes de los análisis de los Log del sistema, recuperar fallas y reconfigurar el sistema en caso de ser necesario. Realizar la administración y reconfiguración de usuarios: Identificar y generar nuevos perfiles de acuerdo con las nuevas necesidades establecidas por la UPME. Realizar seguimiento y recuperación a las fallas presentadas a nivel de Data WareHouse y el Sistema Operativo: El contratista deberá garantizar el buen funcionamiento tanto de la bodega como del sistema operativo, generando mecanismos de contingencia para evitar interrupciones de los mismos y así garantizar el buen funcionamiento de éstos. Resultados Esperados: La UPME deberá obtener los siguientes productos y servicios en el desarrollo de este proyecto: Interfases: Desarrollo en plataformas de última generación debidamente documentados (ver diagrama). 27

28 Interfase: Se define como la comunicación entre una o varias entidades con la UPME, particularmente con el Sistema de Información Minero Energético SIMEC (Data Ware House) a través una rutina o procedimiento para acceder a la información o compartirla desde la UPME o hacia otras entidades a través del esquema FTP o Web Service o vistas XML. A fin de acceder o compartir información y transformarla para ingresarla a la Bodega de datos del SIMEC o dejarla a disposición de otras entidades. El consultor tendrá acceso a la arquitectura de la Bodega de Datos, a fin de estructurar el procedimiento o interfase. Salidas: Se requiere realizar un análisis de las salidas existentes del SIMEC y proponer mejoras en las salidas actuales y desarrollar nuevas salidas en cada uno de los módulos. En caso que se requiera utilizar una nueva herramienta de generación de reportes ésta debe ser amigable, dinámica, flexible y que mejore el tiempo de respuesta de cada una de las salidas existentes y las nuevas requeridas. 28

29 Las salidas deberán estar diseñadas de tal forma que se puedan exportar a excel, html y otros ambientes. Para la generación de consultas, el contratista deberá presentar un diagnóstico y evaluación de las consultas existentes para determinar las mejoras en tiempo de respuesta y facilidad de acceso para consulta de usuario final; con lo anterior deberá realizar una propuesta de diseño de las actuales y nuevas consultas requeridas y aprobadas por la UPME. El contratista deberá proponer y especificar las características técnicas y alcances de la herramienta propuesta, en caso de ser requerida. Soporte: Se requiere de un tiempo de respuesta máximo de dos (2) horas en caso de contingencias para solucionar los problemas que se presenten durante la ejecución del contrato, relacionadas con el sistema operacional y herramientas de bases de datos soportadas por el SIMEC. Este servicio debe ser ejecutado por un profesional certificado en las plataformas lógicas del SIMEC PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN La evaluación de las propuestas, se realizará con base en los siguientes parámetros: Formato CARACTERISTICAS TÉCNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS. Es de carácter obligatorio el diligenciamiento de la columna Ofrecido y Garantizado de este Formato. Si los espacios en este formato no fueren suficientes, los detalles que no puedan incluirse en él, deberán agregarse en apéndices debidamente referidos. La Unidad de Planeación Minero Energética verificará el cumplimiento de las características ofrecidas por los proponentes frente a las características mínimas exigidas en estos términos de referencia. Las propuestas que cumplan con el mínimo establecido serán tenidas en cuenta para la calificación. Las propuestas viables se evaluarán de cero (0) a mil (1000) puntos, conforme los siguientes criterios de evaluación: FACTORES DE EVALUACION PUNTAJE PUNTAJE PARCIAL TOTAL EVALUACIÓN TÉCNICA

30 Certificado ISO Experiencia del Proponente 150 Experiencia de los Profesionales 50 EVALUACIÓN ECONÓMICA 750 Valor de la propuesta 750 PUNTAJE TOTAL EVALUACIÓN TÉCNICA Certificado ISO 9001: Se asignará (50 puntos) a la firma que anexe el certificado ISO 9001 en Gestión de Calidad de su empresa. La firma que no presente esta certificación se asignará 0 puntos. Experiencia del Proponente Al proponente que presente dos certificaciones válidas se le asignarán 150 puntos y los demás en forma proporcional y que cumplan con lo establecido en el numeral 4.3 Grupo Básico de Profesionales: El grupo de profesionales presentados en la propuesta debe contar mínimo con dos profesionales con los siguientes perfiles: a) Un profesional en Ingeniería de Sistemas, con experiencia en desarrollo en JAVA, Visual Estudio.Net y manejador de base de datos ORACLE o SQL y b) Un profesional en Ingeniería de Sistemas con experiencia en Administración de Bases de datos ORACLE o SQL. Los profesionales deben acreditar como mínimo dos años de experiencia a partir de la fecha de grado presentando las certificaciones del caso. Quien acredite mayor experiencia en cada uno de los perfiles exigidos obtendrá el mayor puntaje y los demás de manera proporcional. Puntaje asignado 50 puntos EVALUACIÓN ECONÓMICA Los precios del presente proceso concursal se deberán indicar conforme el Formato de precios ver numeral 5.2, cuyo diligenciamiento es de carácter obligatorio. Los precios deberán expresarse en Pesos Colombianos, discriminando el IVA. Sin embargo para efectos de la evaluación económica se tendrán en cuenta los valores unitarios antes de IVA. 30