GUIA PARA EL MANEJO DE HISTORIAS LABORALES Y CONTRACTUALES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y ACADÉMICO

Transcripción

1 GUIA PARA EL MANEJO DE HISTORIAS LABORALES Y CONTRACTUALES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y ACADÉMICO

2 INTRODUCCIÓN Con fundamento en el análisis de las visitas realizadas a diferentes Nodos y Cead de la UNAD, se determinó como una necesidad primaria la definición de directrices y políticas en torno al manejo y organización de las hojas de vida y de las carpetas de vinculación contractual del personal académico y administrativo, con el propósito que el manejo de este tipo de documentos no genere problemas en la organización y que el flujo de la información no afecte el uso eficiente del recurso humano y por ende la prestación del servicio educativo. Los problemas más frecuentes identificados en las visitas, se relacionan con la falta de claridad en el tipo de vinculación de los funcionarios y servidores públicos y una evidente falta de controles que garanticen la verificación oportuna de los documentos para las diferentes clases de vinculación institucional. Por lo anterior, y con el ánimo de aportar al mejoramiento de la gestión, el Sistema Nacional de Talento Humano ha desarrollado la presente guía como parte de la política de apoyo a los Nodos y CEADS en la organización y manejo de la información concerniente a la vinculación en todas sus modalidades 1 de personal administrativo y del cuerpo académico. 1 Concurso, libre nombramiento y remoción, provisionalidad, ocasional a término fijo y/o contractual. Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 2

3 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 1.1 Descripción Con el fin de validar la información documental de los servidores públicos vinculados a la universidad y establecer la integridad y unidad de datos presentes en las historias laborales, se hace necesario aclarar que las hojas de vida de los funcionarios de planta, tanto administrativos como docentes deben reposar en la Sede Nacional, por lo anterior, cuando se presente un nombramiento en las zonas, los directores de Nodo y Centro tienen la responsabilidad de recopilar la información de la persona a vincular antes de su posesión (de acuerdo al Formato de Chequeo de los documentos requeridos para vinculación en planta), revisar que los documentos aportados que requieran vigencia se encuentren válidos al momento de la misma y posteriormente remitirlos con celeridad al Sistema Nacional de Talento Humano para su revisión, validación e incorporación al archivo. A continuación se presenta el diagrama de flujo del procedimiento a seguir para el manejo documental de hojas de vida: Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 3

4 Es importante resaltar que el soporte documental constituye la base a partir de la cual se caracteriza el talento humano de la institución y es insumo fundamental para el ejercicio de una administración basada en competencias e indicadores que permitan tomar decisiones para el mejoramiento continuo de las calidades personales y profesionales del personal que pertenece a la entidad y la ubicación adecuada a los perfiles y requisitos de los cargos 1.2 Documentos Para soporte de la Hoja de vida deberá tenerse en cuenta que los documentos anexados deben cumplir los siguientes requisitos: 1. La fotocopia del Documento de Identidad debe ser totalmente legible 2. La fotocopia del Certificado del Pasado Judicial emitido por el Departamento Administrativo de Seguridad D.A.S. debe ser totalmente legible y la fecha de expedición del mismo debe estar vigente para el momento de la posesión 3. La fotocopia de la Libreta Militar debe ser totalmente legible, y solo se debe anexar si se trata de varones colombianos mayores de 18 años y menores de 50 años 4. El Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación debe estar vigente para el momento de la posesión 5. El Certificado de Responsabilidad Fiscal expedido por la Contraloría General de la República debe estar vigente para el momento de la posesión 6. La Declaración Juramentada de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades para el desempeño del cargo, debe ser presentada en original y debidamente firmada 7. El Formato del Departamento Administrativo de la Función Pública, de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas, debe ser debidamente diligenciado y firmado a la fecha, en cumplimiento a lo establecido en la ley 190 de El Formato Único de Hoja de Vida del Departamento Administrativo de la Función Pública, debe entregarse debidamente diligenciado y firmado 9. El Formato de Información de Terceros debe ser diligenciado y firmado en original. En el caso que el vinculado desee tener una cuenta diferente a la del Banco con el cual la UNAD tiene la cuenta de nómina debe anexar la certificación bancaria donde conste el número de la cuenta, sucursal y tipo de cuenta. 10. El formulario original de afiliación en salud a la Empresa Promotora de Salud (EPS) debe ser para dependiente de la UNAD, debidamente diligenciado y firmado 11. Certificación del Fondo de Pensiones al cual se encuentra afiliado de fecha no mayor a 30 días 12. Formulario de afiliación a la ARP - diligenciado en su totalidad y firmado en original (en el caso de los CEAD puede estar firmado por el Director del Centro) Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 4

5 13. Formulario de afiliación a la Caja de Compensación Familiar - (en el caso de los CEAD puede estar firmada por el Director del Centro) 14. Las fotocopias de los títulos obtenidos en educación formal y/o certificaciones de estudios formales deben ser totalmente legibles. Los títulos obtenidos en el exterior deben estar convalidados por el Ministerio de Educación 15. Las fotocopias de las certificaciones de cursos de educación no formal, si son citados en la Hoja de Vida (curso, seminarios, diplomados, etc.) deben ser totalmente legibles 16. Las certificaciones laborales para su validez deben contener como mínimo: razón social de la entidad o empresa, fecha de vinculación y desvinculación (día, mes y año), relación de las funciones o labores desempeñadas en cada cargo ocupado, periodo de desempeño de cada cargo ocupado (si se ocuparon varios cargos en una misma entidad), par el caso de docentes que laboraron por hora cátedra, las certificaciones deben indicar el número de horas a la semana o el total durante el periodo de vinculación. Si son fotocopias deben ser totalmente legibles. El funcionario del Sistema Nacional de Talento Humano encargado de verificar el cumplimiento de los requisitos para la posesión deberá cotejar que la persona no esté incluida en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría en el caso que el vinculado no aporte este documento y posteriormente revisar que los documentos anexados demuestren el lleno de los requisitos generales para el ejercicio del cargo al cual se vincula, según lo señalado en el Manual de Funciones y Competencias de la UNAD. Una vez realizada la comprobación del cumplimiento de los requisitos del nuevo vinculado, se procederá a continuar con el procedimiento para la posesión del servidor público de acuerdo a la normatividad vigente y a lo establecido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad. Es importante informar las novedades de ingreso a la Administradora de Riesgos Profesionales A.R.P., con veinticuatro (24) horas de antelación a la fecha de posesión para evitar sanciones. Una vez surtidos todos los pasos para la posesión, el Sistema Nacional de Talento Humano informará al Director de Nodo o Centro, quien procederá a efectuar la posesión y el mismo día de la realización de esta, remitirá al Sistema Nacional de Talento Humano el Acta de Posesión, debidamente diligenciada, con sus respectivos anexos. Se reitera que en el respectivo Nodo o Cead debe reposar la copia de los documentos remitidos al Sistema Nacional de Talento Humano, como evidencia de soporte del cumplimiento de requisitos de los vinculados. 1.3 Organización de la documentación de las hojas de vida, posterior a la posesión Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 5

6 Las hojas de vida deben contener toda la información concerniente a las situaciones administrativas que afecten a los servidores públicos durante su vinculación en las entidades, tales como: licencias, comisiones, incapacidades, retiros, entre otras. Por lo tanto la organización, actualización y custodia de las hojas de vida reviste importancia fundamental para la administración del personal puesto que a través de ellas se conoce la historia administrativa de los funcionarios y se puede aprobar o negar una solicitud o reconocer o no un derecho. Dada la importancia de esa actividad, el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, determinaron aspectos relacionados con la organización, documentos mínimos y proceso de préstamo de las Hojas de Vida de los servidores públicos mediante la Circular 004 de En líneas generales, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad: Acto administrativo de nombramiento Oficio de notificación del nombramiento Oficio de aceptación del nombramiento Documentos de identificación del vinculado Hoja de Vida (Formato Único de Hoja de Vida Función Pública) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo cumpliendo los requisitos establecidos en el Manual de funciones y competencias de la UNAD Acta de posesión Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaración de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del Desempeño Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc. Rendición de cuentas Evaluación Docente (para el caso del personal académico) Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 6

7 También es importante señalar que aunque todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, esto no es obstáculo para que las entidades (de acuerdo con su naturaleza jurídica y con sus responsabilidades particulares) puedan hacer adiciones de sus propios requerimientos documentales, complementándola. Para el caso de las Zonas o CEAD, se proponen los siguientes pasos para desarrollar la tarea de organización documental de las historias laborales: 1. Determinar el responsable del manejo y custodia de archivos 2. Determinar el lugar para el manejo y custodia. 3. Diferenciar las hojas de vida del personal activo del retirado. 4. Diferenciar dentro del personal activo, el personal docente del personal administrativo. 5. Cambiar, si es necesario las carpetas de hojas de vida por las multifuelle. 6. Organizar las hojas de vida de cada grupo por número de cédula Se reitera que los Nodo y Cead deben dejar copia de toda la hoja de vida remitida al Sistema Nacional de Talento Humano bajo las consideraciones antes descritas, con fines de seguridad de la información y atención a los entes de control. El siguiente Diagrama de Flujo muestra la descripción de los pasos de ésta actividad. Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 7

8 2. MANEJO DOCUMENTAL DE LA INFORMACION DEL PERSONAL DEL CUERPO ACADEMICO VINCULADO OCASIONALMENTE DE LA UNAD EN LAS ZONAS Y CEAD 2.1 Descripción Éste ítem aplica para los tutores, consejeros y demás personal de tipo académico vinculado a las zonas de forma ocasional y es necesario aclarar que, a diferencia de las historias laborales del personal de planta las cuales son manejadas por el Sistema Nacional de Talento Humano, éstas son responsabilidad de los Directores de Nodo y Centro, para el caso que la vinculación sea en el Cead, se remite el original al Nodo y la copia debe reposar en el Cead respectivo donde se vinculó el nuevo servidor. Con el fin de validar la información y establecer la integridad y unidad de datos proporcionados, cuando se presente una vinculación de tipo ocasional o de hora cátedra los directores de Nodo y Centro tienen la responsabilidad de coordinar la recopilación, revisión y comprobación de la validez de la documentación proporcionada por la persona a vincular previamente a la expedición del acto administrativo correspondiente, tal y como se ilustra en el siguiente diagrama de flujo. INICIO Sistema Nacional de Talento Humano o Director de Nodo /centro Solicitud de información Organización hojas de vida Responsable de Hojas de Vida y archivo Verificación de documentos de hojas de vida Responsable de Hojas de Vida y archivo Hojas de vida remisión al Nodo Sistema nacional de talento humano o unidad competente Acto administrativo de vinculación Sistema nacional de Talento Humano Información de administración inclusión de soportes de las situaciones administrativas Responsable de Hojas de Vida y archivo del Nodo Verificación por parte delnodo FIN Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 8

9 2.2 Documentos Para la vinculación de esta modalidad deberá tenerse en cuenta que los requisitos son los mismos que para la vinculación del personal de planta, tal y como se señala en el numeral 1.2 En el caso del reporte de novedades de ingreso a la ARP es el Director de Nodo o de Centro quien debe informar a la Administradora de Riesgos Profesionales A.R.P., máximo con veinticuatro (24) horas de antelación a la vinculación. El objetivo es obtener información oportuna y válida para una acertada toma de decisiones y para uso interno y externo con un alto grado de agilidad y confiabilidad. 2.3 Organización de la documentación de las hojas de vida, posterior a la posesión Para el caso del manejo en los Nodos y Cead, la organización de las historias laborales se debe regir por los parámetros establecidos en el numeral 1.3, con especial atención, se proponen los siguientes pasos para el logro de la labor de organización: 1. Determinar el responsable del manejo y custodia de archivos 2. Determinar el lugar para el manejo y custodia. 3. Diferenciar las hojas de vida del personal activo del retirado. 4. Diferenciar dentro del personal activo, el personal docente del personal administrativo. 5. Cambiar, si es necesario las carpetas de hojas de vida por las multifuelle. 6. Organizar las hojas de vida de cada grupo por número de cédula Con el fin de proporcionar una mayor ilustración, el siguiente diagrama de flujo muestra la descripción de los pasos de ésta actividad: Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 9

10 3. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION DE ARCHIVOS CONTRACTUALES 3.1 Descripción Para el manejo de los archivos correspondientes a las Órdenes de Prestación de Servicios, los soportes correspondientes deben reposar en los Nodos y Centros con el fin de establecer la integridad y unidad de la información, por lo tanto, es responsabilidad directa de los Directores de Nodo y Centro de recopilar y verificar que el contratista cumpla con los requisitos de ley y con el perfil requerido para la el cumplimiento del objeto para el cual será vinculado, adicionalmente, se reitera que los documentos que así lo requieran deben estar vigentes al momento de la contratación. El siguiente diagrama de flujo ilustra el procedimiento a seguir para las vinculaciones de este tipo: Los documentos originales deben reposar en el Nodo y el Cead debe conservar una copia de los mismos como soporte para los entes de control. 3.2 Documentos Para la vinculación por orden de prestación de servicios se deberá tener en cuenta la siguiente lista de chequeo de los documentos requeridos y que cumplan los requisitos señalados: Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 10

11 1. Fotocopia del Documento de Identidad, debe ser totalmente legible 2. Fotocopia del Certificado del Pasado Judicial emitido por el Departamento Administrativo de Seguridad D.A.S., debe ser totalmente legible y la fecha de expedición del mismo debe estar vigente para el momento de la posesión 3. Fotocopia de la Libreta Militar, solo se debe anexar si se trata de varones colombianos mayores de 18 años y menores de 50 años y debe ser totalmente legible 4. Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación, debe estar vigente para el momento de la posesión 5. El funcionario encargado de coordinar lo relacionado con el cumplimiento de los requisitos para la contratación deberá verificar que la persona no esté incluido en el boletín de responsables fiscales en el caso que el contratista no anexe el Certificado de Responsabilidad Fiscal expedido por la Contraloría General de la República, el cual debe estar vigente para el momento de la contratación 6. Formato del Departamento Administrativo de la Función Pública, de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas, debe ser debidamente diligenciado y firmado a la fecha, en cumplimiento a lo establecido en la ley 190 de Formato Único de Hoja de Vida del Departamento Administrativo de la Función Pública, debe entregarse debidamente diligenciado y firmado 8. El Formato de Información de Terceros debe ser diligenciado y firmado en original. En el caso que el vinculado desee tener una cuenta diferente a la del Banco con el cual la UNAD realiza los pagos, debe anexar la certificación bancaria donde conste el número de la cuenta, sucursal y tipo de cuenta. 9. Copia del formulario de afiliación en salud a la Empresa Promotora de Salud (EPS) en calidad de independiente 10. Certificación del Fondo de Pensiones al cual se encuentra afiliado de fecha no mayor a 30 días 11. Fotocopias de los documentos que demuestren el lleno de los requisitos generales del perfil de conformidad con los criterios institucionales establecidos y frente a los términos de referencia establecidos para la contratación 12. Los demás requisitos legales y reglamentarios que establezcan las disposiciones vigentes. El objetivo es dar cumplimiento a lo exigido en la normatividad institucional, en el manual de contratación y contar con la información veraz y acorde a los requisitos establecidos. 3.3 Organización de la documentación correspondiente a los archivos contractuales Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 11

12 Las carpetas deben contener la información concerniente a la fase precontractual, contractual y poscontractual: términos de referencia, soportes presupuestales, autorización de contratación, contrato, actas de adición, modificación, prorroga, liquidación, pagos a la seguridad social de acuerdo a lo requerido por la Ley, informes, certificaciones de cumplimiento, entre otras. Por lo tanto la organización, actualización y custodia de estor archivos reviste importancia fundamental ya que a través de ellos se conoce el estado del contrato u orden de prestación de servicios, su forma de ejecución y cumplimiento de las obligaciones adquiridas tanto por el contratista como por la UNAD. Para el manejo en las Zonas y Cead, se propone que sigan los siguientes pasos para realizar la tarea de organización, manejo y custodia de los documentos: 1. Determinar el responsable del manejo y custodia de archivos 2. Determinar el lugar para el manejo y custodia. 3. Diferenciar las hojas de vida del personal activo del retirado. 4. Cambiar, si es necesario las carpetas de hojas de vida por las multifuelle. 5. Organizar los archivos contractuales de cada uno por numero de orden de prestación de servicio Finalmente es importante señalar que los procedimientos a seguir deben ser acordes con los registrados en el Sistema de Gestión de la Calidad y que cualquier inquietud en cuanto al manejo de esta información debe ser remitida al Sistema Nacional de Talento Humano para su respuesta oportuna y así contar con una organización del soporte documental del personal vinculado con la UNAD en cualquier modalidad, lo cual aporta sustancialmente al mejoramiento continuo de la gestión de nuestra institución. Documento elaborado por el Sistema Nacional de Talento Humano - UNAD 12