Trabajo de compilación bibliográfica Auditoria sistemas. Fernando Salazar Soto BPM "Business Process Management"

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1 Trabajo de compilación bibliográfica Auditoria sistemas Fernando Salazar Soto BPM "Business Process Management" Universidad De Caladas Facultad de Ingeniería Ingeniería de sistemas y computación Manizales 2010

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 PRESENTACIÓN GENERAL DEL TRABAJO, INTRODUCCIÓN A LA TEMÁTICA... 4 HISTORIA DE BPM... 5 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA TEMÁTICA Qué es Business Process Management (BPM)?... 6 DESARROLLO DE LA TEMÁTICA... 7 Metodología del Business Process Management... 7 Actividades del bmp... 7 Diseño De Proceso... 7 Ejecución... 7 Monitoreo de Procesos... 8 Tecnologias BPM... 8 Los beneficios de BPM... 9 Workflow BPM en la práctica Modelos de negocio Requerimientos de BPM Limitaciones de BPM Qué nos perdemos sin el BPM? COMPARATIVO CON COBIT RESUMEN Requerimientos de BPM Limitaciones de BPM CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES BIBLIOGRAFÍA

3 INTRODUCCIÓN Las organizaciones hoy en día necesitan adaptarse a las nuevas condiciones comerciales, así como responder a las presiones competitivas, en las que deben asegurar la calidad de sus productos y la eficiencia de sus servicios. De este modo, se ha observado un creciente interés por parte de las organizaciones en analizar sus Procesos de Negocio, los cuales se definen como un conjunto estructurado de actividades, diseñado para producir una salida determinada o lograr un objetivo, que describen cómo es realizado el trabajo de la empresa y que son observables, medibles, mejorables y repetitivos. Los procesos de negocio reales se caracterizan por ser: grandes y complejos, muy dinámicos, ampliamente distribuidos y personalizados, de largo funcionamiento, automatizados, dependientes de la inteligencia y criterio de humanos, y difíciles de hacer visibles, siendo la complejidad de los mismos lo que ha llevado a las organizaciones a comprender más la necesidad de orientarse hacia su gestión. De acuerdo con la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management, BPM) es un término que actualmente está de moda en todas aquellas organizaciones que se enfrentan al reto de la competitividad y eficiencia de su cambiante y evolutivo entorno comercial. BPM describe los procesos en un nivel práctico de negocios más que en un nivel técnico y ofrece lo que toda empresa necesita: intensa coordinación, una robusta memoria de procesos y una vista de negocios enfocada en procesos. Por ello BPM es una nueva tecnología dirigida a la total automatización de los Procesos de Negocios para incrementar la eficiencia operacional y la satisfacción de los clientes. Sin embargo, aunque BPM mediante los BPMS (Business Process Management Systems) proporciona a las empresas el soporte necesario para tener un control sobre sus procesos, consideramos que existe una complejidad de gestión en la etapa de modelado de los mismos, derivada de la existente diversidad de notaciones de modelado entre las que destacan IDEF, UML, BPMN, etc., así como de la utilización o selección de una determinada notación sin que ésta se vea restringida a una tecnología o plataforma específica. Para hacer frente a esta situación, es necesario un entorno que permita a las organizaciones superar las barreras funcionales y tecnológicas, dando flexibilidad a la hora de adoptar un producto comercial que beneficie a la empresa de una manera táctica y estratégica. 3

4 PRESENTACIÓN GENERAL DEL TRABAJO, INTRODUCCIÓN A LA TEMÁTICA En el contexto de mejoramiento de procesos, BPM (Business Process Management) constituye una de las tendencias en gestión, que permite de manera deliberada y colaborativa manejar sistemáticamente todos los procesos de negocio de una empresa. Los beneficios de BPM para las organizaciones son extensos. Aporta visibilidad a los directivos sobre la dinámica de los procesos llevados de manera inconsciente por parte del equipo humano de las organizaciones y posibilita su modificación rápida a través de herramientas tecnológicas para acelerar la adopción del cambio en la forma de operar de las compañías. BPM se soporta sobre tecnología de información para automatizar tareas y dar agilidad a los cambios requeridos por la empresa. La tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye una categoría nueva de sistemas informáticos denominada Business Process Management System (BPMS). A diferencia de los sistemas de información tradicionales basados en la gestión de datos, estos sistemas se especializan en la gestión de procesos de negocio. Existen diversos motivos que mueven la gestión de Procesos de Negocio, entre los cuales se encuentran: Extensión del programa institucional de calidad Cumplimiento de legislaciones Crear nuevos y mejores procesos Entender qué se está haciendo bien o mal a través de la comprensión de los procesos Documentar procesos para subcontratación y definición del Service Level Agreement (SLA) Automatización de procesos Crear y mantener la cadena de valor 4

5 HISTORIA DE BPM La decisión de mejorar los procesos de negocio como un camino para lograr mayor desempeño en los resultados de las compañías no es un tema nuevo. Desde principios de siglo se han venido abordando los procesos con diferentes metodologías con el fin de elevar los resultados financieros de las firmas. Sin embargo con el paso del tiempo estas iniciativas han abordado el problema de mejoramiento desde ópticas que no integran las variables que influyen directamente en los resultados de la actividad organizacional. En esta época las actividades de la empresa no se percibieron como conjuntos de acciones relacionadas por principios de causalidad (causa-efecto), en los que el resultado final en la prestación de un servicio o la generación de un producto, era la consecuencia de la articulación de este conjunto de actividades. En otras palabras estos procesos fueron vistos como prácticas dentro de áreas funcionales que no despertaron mayor interés por ser automatizados. Con el paso del tiempo la visión sobre los procesos y las iniciativas de mejoramiento organizacional fueron cambiando y se evidenciaron esfuerzos por realizar cambios en actividades del negocio, que se percibían como de mayor importancia por su impacto en el desempeño financiero. De esta óptica se originaron los sistemas conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning), los cuales participaron como elementos de almacenamiento y consulta de información del proceso y no contaron con mecanismos robustos para controlar la gestión de los procesos de negocio de manera integral. En la actualidad asistimos a un escenario de gestión en el cual los procesos requieren de ser gestionados independientemente de un dominio específico de un sistema. Ellos, constituyen el foco y la unidad primaria de iniciativas de automatización e integración de información, necesarios para responder ágilmente a los cambios exigidos por la dinámica del mercado. La gestión de procesos de negocio en estas condiciones ha dado origen a una nueva etapa en la gestión de procesos denominada Business Process Management (BPM). Existen diferentes puntos de vista sobre el concepto de BPM, aunque relativo consenso sobre sus beneficios. Para KHAN Rashid, es la disciplina de modelar, automatizar, manejar y optimizar procesos para incrementar la rentabilidad de un negocio. En esta óptica, el objetivo de la gestión de procesos está concentrada en el aumento de la rentabilidad. De manera general, la rentabilidad es un concepto que se aplica cuando se desea medir los resultados obtenidos en la realización de una actividad económica, luego de haber asignado unos recursos (humanos, tecnológicos, financieros) a la obtención de dichos resultados. En otras palabras, la rentabilidad nos da una medida del rendimiento que un capital ha obtenido en un periodo determinado. BPM por lo tanto aumenta la relación entre la renta que se genera y los medios 5

6 utilizados. Smith Howard por su parte, define BPM como una nueva aproximación para abordar y gestionar procesos de innovación en las compañías que construye el mejoramiento, a partir del estado actual de un proceso en un momento determinado y que plantea una diferencia radical frente a la reingeniería; la cual construye el mejoramiento desde la redefinición total del proceso. En esta óptica BPM se convierte en una respuesta al caos operativo que presentan las compañías en la actualidad. De manera integral se puede entender BPM como el mejoramiento de la gestión de los procesos de negocio de una firma de principio a fin, a partir de la definición deliberada, colaborativa e incremental de la tecnología; para alcanzar claridad en la dirección estratégica, alineación de los recursos de la empresa y disciplina de mejoramiento continuo, necesarias para cumplir las expectativas de los clientes. Es importante resaltar los beneficios comúnmente asociados a esta nueva forma de gestionar los procesos. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA TEMÁTICA. Qué es Business Process Management (BPM)? BPM, Business Process Management o Gestión de Procesos, es un conjunto de acciones integrales, de circuito cerrado y procesos de gestión analítica, apoyada por la tecnología, que aborda todas las actividades de su empresa. BPM es un facilitador para las empresas tanto en la definición de objetivos estratégicos como en la medición y gestión del cumplimiento de esos objetivos. Los procesos básicos de BPM incluyen la planificación financiera y operativa, la consolidación y presentación de informes, el modelado, análisis y seguimiento de indicadores claves de rendimiento relacionados con la estrategia organizacional. En Value Add trabajamos para crear una visión y definir un programa de BPM en su organización. Ya sea empezando o mejorando la infraestructura ya existente, el objetivo es proporcionar una hoja de ruta específica para orientar sus estrategias, planes y actividades. El compromiso adquirido con el cliente, se basa en el respeto por su actual estructura, proporcionando una guía que llevará paso a paso a su organización a una mejora en sus procesos. Es importante saber lo que implica un cambio en los procesos de negocio, por lo que trazar un plan implica metas alcanzables para lograr el éxito del mismo. 6

7 DESARROLLO DE LA TEMÁTICA Metodología del Business Process Management Mediante la aplicación de una metodología de BPM, su empresa logrará: Reducción de costos Control Interno Mayores utilidades Ventajas competitivas Aumento de la Satisfacción de sus Clientes Otro valor agregado de BPM es que ofrece una solución completa, que abarca todas las etapas de un proceso de negocio: análisis, desarrollo, ejecución y monitoreo de los procesos. Actividades del bmp Las actividades correspondientes al Business Process Management se agrupan en tres categorías: Diseño De Proceso El diseño consiste en la captura o formalización, por algún medio, de un proceso existente en la organización. o de uno que se está inventando. Este proceso podrá ser simulado a objeto de medir su comportamiento. El Software que apoya esta actividad consiste en editores gráficos para documentar el proceso y repositorios donde se almacenan los modelos de los procesos. Por lo general las empresas ya tienen procesos de negocios en funcionamiento, de modo que el BPM raras vez parte con una página en blanco. Así se tiene que una primera actividad con el BPM es representar o modelar los sistemas que la empresa tiene en uso, esta representación debe corresponder lo más fielmente posible a la realidad, para así tener el modelo as-is. A partir de este, una vez implementados los mecanismos de monitoreo de procesos, se estará en condiciones de re-diseñar los procesos. La evolución de los procesos de negocios requiere cambios en el diseño de los mismos a lo largo del ciclo de vida del sistema. Por otra parte la integración de distintos procesos de negocios, ya sean los propios de las empresas o los de sus clientes y proveedores es otro aspecto del BPM. Teniéndose en cuenta que los procesos de negocios permanentemente están sufriendo modificaciones por la dinámica del mercado y de la tecnología. Ejecución La manera tradicional de ejecutar automáticamente los procesos es disponiendo de una aplicación, sea de desarrollo propio o comprada, que realiza todos las funciones que se necesitan. Sin embargo, en la práctica, estas aplicaciones sólo 7

8 realizan una parte del todo del proceso. La ejecución completa del proceso se logra parchando, combinando y conectando distintas aplicaciones más una intervención humana significativa. Debido a estas razones de complejidad, cambiar un proceso es costoso como también es difícil tener un visión general del estado del proceso, es decir de su situación real. Como una respuesta a estos problemas, existe una categoría de software llamada Business Process Management Systems (BPMS) que permite a un proceso previamente especificado ser definido en un lenguaje computacional tal que pueda ejecutarse en un computador. En orden que esto funcione se asume que el sistema se construye de acuerdo a los principios de la Arquitectura Orientada a los Servicios (SOA). Lo que típicamente está ocurriendo es que las empresas utilizan herramientas BPM para el diseño de los procesos y estos son implementados utilizado el software que tienen en operación, como ser: ERP, HR, CRM, Producción, etc. Y, por tanto hoy existen software que permiten sistematizar la implementación utilizando los modelos de procesos y las best practices (procesos probados y listos para usar que proveen los fabricantes). Un ejemplo de estos sistemas es el SAP Solution Manager. Monitoreo de Procesos Este monitoreo tiene por fin generar estadística sobre el desempeño de cada uno de los procesos de negocios. Por ejemplo, el seguimiento de las ordenes de los clientes (cuándo se recibió, tiempos de preparación del despacho, tiempo de cobranza, etc.) de este modo cualquier problema de operación puede ser identificado correctamente. Por otra parte es posible distinguir indicadores del proceso establecidos en la estrategia de la empresa además de los indicadores operacionales, con esto se posibilita el control del alineamiento del proceso con la estrategia. Tecnologias BPM La tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye una categoría nueva de sistemas de información denominada Business Process Management System (BPMS). Inicialmente y de manera general un BPMS puede ser definido como un conjunto de utilidades de software para definir, implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM. Estos sistemas permiten manejar el ciclo de vida del proceso a través de características funcionales y no funcionales que posibilitan definir, modelar, 8

9 implementar y mejorar el proceso durante su operación. Un sistema BPMS esta en capacidad de realizar las siguientes operaciones: Modelamiento de procesos de negocio Provee entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboración entre procesos de negocio. Generación, actualización y publicación de documentación de procesos. Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso. Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio. Automatización de procesos. Colaboración entre las empresas que participan en la cadena productiva de la organización. Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un usuario final. Análisis de procesos y comportamiento de la operación. Gestión de ciclo de generación publicación y consumo del conocimiento generado en la operación del proceso. Estas características constituyen la base sobre la cual se desarrolla el modelamiento, simulación e implementación de procesos en una compañía. La flexibilidad y agilidad en el diseño de procesos, se basan en la abstracción de la realidad que plasma el arquitecto de negocio y las posibilidades del sistema para representar esta realidad de manera gráfica. Los sistemas BPMS incluyen funcionalidades para representar la interrelación de las diferentes dimensiones del proceso de manera grafica Los beneficios de BPM La aplicación de BPM trae consigo una serie de beneficios para las empresas. Los casos en los cuales se ha utilizado el concepto, han reportado beneficios que van desde la mejora en las capacidades de dirección de la firma, pasando por la reducción de obstáculos al momento de reaccionar ante cambios del mercado, hasta adquirir mayor capacidad de análisis sobre el desempeño de la empresa. Los siguientes son otros beneficios identificados: Visibilidad de los procesos de las empresas. Mayor flexibilidad y agilidad para adaptación al cambio. Posibilidad de integrar la información del negocio dispersa en diferentes sistemas. Dirigir los esfuerzos de la empresa de una manera planeada y alineada con los objetivos estratégicos. Adquirir la habilidad para diseñar, simular y monitorear procesos de manera automática y sin la participación de usuarios técnicos. 9

10 Adquirir una ruta de mejoramiento y eficiencia continua al convertir actividades ineficientes en menores costos a través de uso de tecnología enfocada en procesos. Reducir costos futuros de integración y mantenimiento al adquirir tecnología ya preparada para abordar el cambio. Lograr estos beneficios es el resultado de la aplicación metódica de prácticas de gestión, de la implantación y adopción de formas de operar automatizadas y estratégicamente seleccionadas. A continuación se describe la forma de llevar a la práctica un proceso de mejoramiento bajoel concepto de BMP Workflow El término "Workflow", que se traduce literalmente como "flujo de trabajo", hace referencia a la gestión modelada y computarizada de todas las tareas que deben llevarse a cabo y de los distintos protagonistas involucrados en realizar el proceso de negocios (también llamado proceso operativo). También puede traducirse el término Worflow como gestión electrónica de procesos de negocios. Un proceso de negocios representa interacciones bajo la forma de un intercambio de información entre los distintos protagonistas, por ejemplo: Personas Aplicaciones o servicios Procesos de terceros En la práctica, un Workflow puede describir: El circuito de validación. Las tareas que deben realizarse entre los distintos participantes de un proceso. Los plazos que deben respetarse. Los modos de validación. Además, le proporciona a cada protagonista la información necesaria para que pueda completar su tarea. Por ejemplo, en el caso de un proceso de publicación en línea, el Workflow da forma a las tareas de la cadena de edición completa, desde la propuesta del editor hasta la validación de la persona a cargo de la publicación. 10

11 El ejemplo anterior es una representación muy esquemática de cómo puede verse el Workflow para la publicación de un documento en una intranet con la ayuda de una interfaz de publicación: 1. El editor propone un artículo al director de la sección. 2. El editor de la sección le echa una mirada al documento y lo valida. 3. El editor en jefe considera que el documento contiene elementos que no son actuales y lo devuelve al editor. 4. El editor revisa la copia y la envía al director de sección. 5. El director de sección corrige algunos errores tipográficos y envía nuevamente el artículo al editor en jefe. 6. El editor en jefe valida el documento para que se publique en línea. BPM en la práctica La implementación de BPM involucra la articulación de la estrategia, los procesos y la tecnología de una empresa para generar valor al negocio. A diferencia de los modelos de gestión anteriores, BPM se concentra en la articulación de las iniciativas estratégicas con los procesos de negocio, apalancados en estándares tecnológicos que facilitan su despliegue alineado en las operaciones diarias de la organización Para lograr esta articulación es necesario desarrollar una serie de procesos que permiten alinear de manera controlada, los aspectos estratégicos del negocio, a través de la identificación y articulación de los conceptos claves del proceso y la asociación de los componentes tecnológicos que permitan flexibilizar los cambios en la cotidianidad empresarial. 11

12 En la práctica la implantación de esta disciplina de mejoramiento requiere por parte de la empresa, una dosis de pensamiento en procesos de negocio y la utilización de tecnologías de Información centradas en procesos. Pensar en procesos de negocio significa que las acciones de cambio que se ejercen sobre el proceso, son evaluadas y planeadas teniendo en cuenta las diferentes dimensiones que juegan en la dinámica del mismo. Esto quiere decir que el proceso se evalúa revisando las actividades que se llevan a cabo, buscando eliminar aquellas que no adicionan valor e identificando las políticas, reglas de negocio y normas que determinan las decisiones que la organización toma sobre el proceso. De igual manera se examinan los trabajos y roles que la empresa destina a la realización del proceso, con el fin de gestionar las barreras culturales, paradigmas, conocimientos y competencias requeridas para su realización. De igual manera se analiza la estructura de la organización, con el fin de coordinar las diferentes áreas, jerarquías y dependencias que influencian su desempeño. Las condiciones físicas ejercen especial influencia sobre determinados procesos, ya que las condiciones ambientales y geográficas pueden determinar mejoras o reducciones en la generación de valor en determinada actividad del negocio. Las habilidades y competencias del talento humano que participa en la operación del proceso, constituyen otro de los pilares al abordar el proceso de mejoramiento. Finalmente la infraestructura de información y comunicaciones son examinadas para identificar los repositorios de información y las actividades del proceso modelado bajo BPM que consulta o almacena información en otros sistemas del negocio. La identificación de estas interfaces constituye un factor de éxito en la implementación de proyectos de automatización ya que en ellos están 12

13 generalmente los mayores esfuerzos en la implementación de plataformas tecnológicas y se utilizan para dimensionar el alcance de las diferentes fases del proceso de mejora. La gestión de estos componentes requiere tecnología para actuar con agilidad y facilitar procesos de cambio. Es necesario estar atento en el comportamiento de todas las variables que inciden en el proceso y considerar que un sistema BPMS está en capacidad de realizar las siguientes operaciones: Moldeamiento de procesos de negocio. Provee entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboración entre procesos de negocio. Generación, actualización y publicación de documentación de procesos. Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso. Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio. Automatización de procesos. Colaboración entre las empresas que participan en la cadena productiva de la organización. Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se requieren mayor conocimiento y experiencia de un usuario final. Análisis de procesos y comportamiento de la operación. Gestión de ciclo de generación publicación y consumo del conocimiento generado en la operación del proceso. Modelos de negocio Se agrega, que la utilidad que se les da a los Modelos de Negocio varía de empresa a empresa según sus necesidades, objetivos y prioridades. No obstante, desarrollándolos con los enfoques y técnicas adecuadas, tienen muchas utilidades las cuales enumero las más relevantes: Hacer Análisis de Impacto Funcionales, Organizativos y de Sistemas. Desarrollar y Evolucionar Sistemas más Integrados, más de Negocio. Disponer de una base más sólida al Plan de Sistemas y Tecnología. Implantar tecnología BPM / WORKFLOW. Mejora continua de Procesos de Negocio (Reingeniería - Rediseño). Apoyar a los procesos de Benchmarking. Diseño y Reestructuración Organizativa. Formar y Guiar al personal de la Organización. Calidad Total - ISO Diseño y Lanzamiento de Nuevos Productos y Servicios. ABM / ABC (Activity Based Management / AB Costing). 13

14 Requerimientos de BPM Los BPM como sistemas de información, deben tener características inegables apra su uso en las entidades cual quier índole. Estas características son referidas a los sistemas de información BPM en general. Flexibilidad extrema Fiabilidad Seguridad Escalabilidad Alto rendimiento Tolerancias a fallos Calidad de servicio Limitaciones de BPM El poder no radica en la estructura, sino en los resultados y cómo se contribuye a generar valor Requiere de un análisis más complejo. Existencia de procesos no automatizados Existencia de actividades y tareas no soportadas desde los sistemas operacionales Complejidad en la implementación de las soluciones workflow de mercado. Materialización de gran parte de los procesos en soporte papel Necesidad inminente de incorporar en la gestión de procesos las últimas tecnologías Los procesos necesitan dueños claramente definidos. Normalmente no se ve como procesos a las tareas de procesamiento de información Como los empleados no están acostumbrados a visualizar su trabajo en términos de procesos, es difícil conseguir una visión de cómo será el proceso en el futuro. Qué nos perdemos sin el BPM? No tenemos una visión extremo a extremo del proceso La orquestación de tareas que debe hacer el proceso, al no disponer de él, se tendría que hacer de la manera tradicional, mediante la programación del flujo (siendo éste menos flexible y ágil para el cambio) No tenemos una visión de los cuellos de botella que puede tener el proceso No tendremos información de negocio valiosa para tomar decisiones críticas 14

15 BMP Orientado a procesos COMPARATIVO CON COBIT COBIT Orientado al negocio Mediante BPM se consigue la automatización de los procesos de negocio, esto tiene como consecuencia que los procesos están claramente definidos (y documentados), logrando una estandarización y homogeneización de los mismos, y por lo tanto es posible su optimización continua. Con la ayuda de herramientas gráficas de definición del proceso se reduce el tiempo que hay que invertir en un cambio en el proceso derivado de un cambio en la lógica de negocio. Por lo tanto, se consigue una mayor agilidad y flexibilidad para la organización, consiguiendo una ventaja competitiva respecto al resto de empresas. Por otra parte, es posible mediante los KPI (indicadores clave de rendimiento), la obtención de mediciones en tiempo real que permiten saber por ejemplo, cuáles son los cuellos de botella del proceso, cuanto se tarda en realizar ciertas tareas, etc. Esta información se puede mostrar de manera integrada en cuadro de mando. Asimismo, se pueden realizar simulaciones de la ejecución de los procesos ofreciéndonos información muy valiosa para optimizar el proceso incluso antes de ponerlo en producción, con el consiguiente ahorro en tiempo y dinero. Basado en una revisión crítica y analítica de las tareas y actividades en TI COBIT se aplica a los sistemas de información de toda la empresa, incluyendo las computadoras personales, mini computadoras y ambientes distribuidos. Esta basado en la filosofía de que los recursos de TI necesitan ser administrados por un conjunto de procesos naturalmente agrupados para proveer la información pertinente y confiable que requiere una organización para lograr sus objetivos. Enfocado al management: Puesto que provee a la Administración de una base de mejores prácticas con las cuales se pueden tomar decisiones de TI e inversión. Enfocado a los usuarios de IT: Debido a la seguridad que les brinda para el control de objetivos y procesos Enfocado a auditores: Debido a que permite identificar problemas de control de TI dentro de la infraestructura de TI de la compañía. Planificación y organización: Que está compuesta por todas las actividades que definen las estrategias y táctica de TI basado en los objetivos de negocio de la empresa. Se define además la infraestructura de TI adecuada y necesario 15

16 RESUMEN Business Process Management (BPM) Es la disciplina empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de una organización por medio de la gestión sistemática de sus procesos de negocio. Su objetivo es mejorar la performance de cualquier organización en base al continuo mejoramiento de sus procesos de negocio. Esta metodología se está imponiendo en organizaciones de todos los sectores, debido a la eficiencia operativa que genera y a la adaptabilidad que permite frente a nuevos requerimientos del contexto y de clientes. Requerimientos de BPM Los BPM como sistemas de información, deben tener características inegables apra su uso en las entidades cual quier índole. Estas características son referidas a los sistemas de información BPM en general. Flexibilidad extrema Fiabilidad Seguridad Escalabilidad Alto rendimiento Tolerancias a fallos Calidad de servicio Limitaciones de BPM El poder no radica en la estructura, sino en los resultados y cómo se contribuye a generar valor Requiere de un análisis más complejo. Existencia de procesos no automatizados Existencia de actividades y tareas no soportadas desde los sistemas operacionales Complejidad en la implementación de las soluciones workflow de mercado. Materialización de gran parte de los procesos en soporte papel Necesidad inminente de incorporar en la gestión de procesos las últimas tecnologías Los procesos necesitan dueños claramente definidos. Normalmente no se ve como procesos a las tareas de procesamiento de información Como los empleados no están acostumbrados a visualizar su trabajo en términos de procesos, es difícil conseguir una visión de cómo será el proceso en el futuro. 16

17 Metodología del Business Process Management Mediante la aplicación de una metodología de BPM, su empresa logrará: Reducción de costos Control Interno Mayores utilidades Ventajas competitivas Aumento de la Satisfacción de sus Clientes Otro valor agregado de BPM es que ofrece una solución completa, que abarca todas las etapas de un proceso de negocio: análisis, desarrollo, ejecución y monitoreo de los procesos. La disciplina BPM tiene implicancia en 4 aspectos del negocio: Estrategias Governance (Administración y Control) Estructura Organizacional (Organization) Cultura La aplicación de BPM trae consigo una serie de beneficios para las empresas, además de los enumerados precedentemente. Los casos en los cuales se ha utilizado BPM, han reportado beneficios que van desde la mejora en las capacidades de dirección de la firma, pasando por la reducción de obstáculos al momento de reaccionar ante cambios del mercado, hasta adquirir mayor capacidad de análisis sobre el desempeño de la empresa. Las actividades correspondientes al Business Process Management se agrupan en tres categorías: Diseño De Proceso: El diseño consiste en la captura o formalización, por algún medio, de un proceso existente en la organización. o de uno que se está inventando. Ejecución: La manera tradicional de ejecutar automáticamente los procesos es disponiendo de una aplicación, sea de desarrollo propio o comprada, que realiza todos las funciones que se necesitan. Monitoreo de Procesos: Este monitoreo tiene por fin generar estadística sobre el desempeño de cada uno de los procesos de negocios. 17

18 Ventajas Cada vez más empresas están adoptando BPM o están pensando en hacerlo. Pero cuáles son los beneficios de aplicar la Gestión de Procesos de Negocio? Mediante BPM se consigue la automatización de los procesos de negocio, esto tiene como consecuencia que los procesos están claramente definidos (y documentados), logrando una estandarización y homogeneización de los mismos, y por lo tanto es posible su optimización continua. Con la ayuda de herramientas gráficas de definición del proceso se reduce el tiempo que hay que invertir en un cambio en el proceso derivado de un cambio en la lógica de negocio. Por lo tanto, se consigue una mayor agilidad y flexibilidad para la organización, consiguiendo una ventaja competitiva respecto al resto de empresas. Por otra parte, es posible mediante los KPI (indicadores clave de rendimiento), la obtención de mediciones en tiempo real que permiten saber por ejemplo, cuáles son los cuellos de botella del proceso, cuanto se tarda en realizar ciertas tareas, etc. Esta información se puede mostrar de manera integrada en cuadro de mando. Asimismo, se pueden realizar simulaciones de la ejecución de los procesos ofreciéndonos información muy valiosa para optimizar el proceso incluso antes de ponerlo en producción, con el consiguiente ahorro en tiempo y dinero. Visto de otra manera, qué nos perdemos sin el BPM? No tenemos una visión extremo a extremo del proceso La orquestación de tareas que debe hacer el proceso, al no disponer de él, se tendría que hacer de la manera tradicional, mediante la programación del flujo (siendo éste menos flexible y ágil para el cambio) No tenemos una visión de los cuellos de botella que puede tener el proceso No tendremos información de negocio valiosa para tomar decisiones críticas 18

19 CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES. BPM es el entendimiento, gestión e innovación de procesos bajo estándares internacionales, alineados con la estrategia de negocio para asegurar la efectividad del proceso y crear valor a la cadena productiva de la empresa y su sector. EL BMP constituye un nuevo paradigma para abordar procesos de mejoramiento que aumenta la eficiencia y facilita integración entre diferentes compañías. Se lleva a la práctica integrando la estrategia los procesos y la tecnología, la cual emplea estándares de moldeamiento para permitir una comunicación fluida y con menor esfuerzo entre procesos de negocio y las compañías del sector. Constituye una alternativa para la búsqueda de ventajas competitivas, para afrontar escenarios de competencia en mercados nacionales e internacionales. Se perfila como una nueva línea de pensamiento que atiende necesidades tangibles de las empresas y abre nuevos nichos de mercado para nuevas empresas que se enfoquen en temas de gestión empresarial. 19

20 BIBLIOGRAFÍA ew=article&id=777:ique-es-business-process-managementbpm&catid=61:estrategico&itemid= ess_management%

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