CONTABILIDAD GENERAL

Transcripción

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2 1 Sesión No. 11 Nombre: Hoja de trabajo Contextualización Dentro de la fase de procesamiento, una vez registradas las operaciones de la entidad, la información resultante se presenta en los estados financieros, que serán la base sobre la cual los diferentes usuarios tomarán decisiones. Es momento de aprender a utilizar una herramienta básica para la obtención de esa información: la hoja de trabajo. El software especializado ha hecho que este proceso de registro y obtención de información sea mucho más ágil y dinámico, sin embargo, es necesario conocer a fondo cómo se llega a dichos resultados para no producir información equivocada.

3 2 Introducción al Tema La hoja de trabajo es un documento en el que se realiza desde la balanza de comprobación, hasta la formulación de los estados financieros. Este documento se elabora para uso exclusivo del contador, quien no lo entrega al propietario o al gerente del negocio para el cual labora, sino lo conserva para él y lo utiliza como guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, de pérdidas y ganancias, así como el cierre en el libro diario y, por último, los estados financieros.

4 3 Explicación Hoja de trabajo Proceso de elaboración La hoja de trabajo no tiene una estructura estándar; el número de columnas que contenga dependerá del alcance del trabajo que deseamos registrar y analizar, aunque normalmente se elabora en una hoja tabular de 12 columnas. 1. En las primeras cuatro columnas se registra la balanza de comprobación, que consta de una relación de todas las cuentas que integran la contabilidad de la entidad económica. En las dos primeras columnas se muestran los movimientos que tuvieron las cuentas durante el ejercicio contable (una columna para movimientos deudores y otra para acreedores). En las dos columnas restantes se muestran los saldos de las propias cuentas. Puede ser que coincidan, por una parte, las sumas de los movimientos deudores con los acreedores, y por la otra, la suma de los saldos deudores con los acreedores. 2. Las columnas quinta y sexta se destinan para anotar los asientos de ajuste. 3. En la séptima y la octava columnas se anotan los saldos que quedan en las cuentas después de haber hecho los asientos de ajustes. 4. Las columnas novena y décima se emplean para anotar los asientos de pérdidas y ganancias. 5. Las últimas dos columnas se utilizan para anotar los saldos que quedan en las cuentas después de haber hecho los asientos de pérdidas y ganancias o traspasos.

5 4 El hecho de que se registren los ajustes en las columnas asignadas en la hoja de trabajo no implica que tales movimientos afecten a las cuentas del libro mayor. Por lo tanto, una vez que se ha terminado la hoja de trabajo y los estados financieros, los asientos de ajuste deben registrarse en el diario general y después pasarse al libro mayor. Con todo, la hoja de trabajo simplifica este trabajo ya que sus columnas de ajustes proporcionan la información necesaria para correr estos asientos, necesitándose únicamente contabilizar en los libros un asiento por cada ajuste que aparezca en las columnas. Además de servir para registrar los asientos de ajuste, la hoja de trabajo se utiliza también como fuente de información para los asientos de cierre, que a su vez se emplean para cancelar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos. Al cerrar estas cuentas, quedan saldadas y sus saldos se transfieren a otra. Obviamente, primero se pasan los asientos de cierre del diario general a las cuentas respectivas del libro mayor. Los asientos de cierre permiten que las cuentas de ingresos y gastos empiecen cada uno de los nuevos periodos contables con saldos de cero. Esto también es necesario porque: 1. El estado de resultados refleja los ingresos y los gastos en que se incurrió durante un periodo contable y se elabora con base en la información registrada en las cuentas de ingresos y gastos. 2. Si se desea que los saldos de fin de periodo reflejen exactamente los ingresos y gastos de dicho periodo, estas cuentas deben comenzar cada nuevo periodo contable con saldo de cero.

6 5 Ejemplo de la hoja de trabajo1 Supongamos que vamos a realizar la hoja de trabajo al cierre del ejercicio de 2006, con los siguientes ajustes: 1. Se realiza un arqueo de caja y se determina una diferencia de $ Se estima un 2% de cuentas incobrables. 3. Verificamos nuestro estado de cuenta bancario y el 31 de diciembre nuestro proveedor cobró el cheque 0075 por un importe de $ Traspaso mensual del iva. Hoja de trabajo practicada el 31 de diciembre del 2006 Balanza de comprobación Ajustes Balanza de Comprobación ajustada Estado de resultados Balance general Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber 7, ,890 76,345 23, , , , ,000 97,210 32,900 31, ,560 2,000, ,500 3) 4) 16,500 23,965 1) 3) 4) ,500 23,965 7, ,390 76, , , , ,000 80,710 32,900 7, ,560 2,000, , ,500 7, ,390 76, , , , ,000 80,710 32,900 7, ,560 2,000, , ,900 2) 1) 1, ) 1, , , ,527 5, , , ,347 1,527 3,573,930 3,573,930 42,112 42,112 3,534,992 3,534, , ,847 2,745,492 2,745,492

7 6 Conclusión Hoy aprendimos que es necesario reconocer en el gasto los pagos anticipados conforme transcurra el tiempo. También que el desembolso realizado por una empresa para hacer uso de una sala de exhibición en un centro comercial puede ser considerado como arrendamiento. Y por último que los intereses pagados por anticipado y la papelería son ejemplos de pagos anticipados.

8 7 Para aprender más La hoja de trabajo se elabora por la necesidad de presentar información financiera con saldos veraces, correctos y reales; es decir, con datos que permitan que la información financiera presentada cumpla con las características de utilidad, confiabilidad y provisionalidad, y con todos los elementos que le son inherentes, ya que algunas situaciones propias al desenvolvimiento de las actividades de la entidad han hecho que los saldos de las cuentas se modifiquen de un periodo contable a otro, y su importe no coincida con la realidad; ejemplo de esto serían los faltantes en caja, los intereses a cargo o a favor derivados de cuentas de cheques, faltantes o sobrantes de inventarios, lo devengado, lo usado o consumido de pagos anticipados, como papelería, primas de seguro, rentas e intereses pagados y/o cobrados por anticipado, las acumulaciones de pasivo, etc. Su elaboración también puede deberse a la necesidad derivada de la aplicación de las reglas de valuación; ejemplos de esto serían el incremento o la reducción de los importes de las estimaciones para cuentas de cobro dudoso de cuentas por cobrar a clientes, deudores o documentos; las depreciaciones de activos tangibles, la amortización de intangibles o de cargos diferidos; los saldos en efectivo de caja y bancos e inversiones temporales, o de cualquier cuenta por cobrar o por pagar en moneda extranjera, que debemos valuar al tipo de cambio vigente a la fecha de los estados financieros; registrar el valor de mercado de los instrumentos de inversión; intereses por cobrar o por pagar devengados a la fecha de los estados financieros, etcétera.1 1 El texto de esta lectura complementaria fue tomado íntegro de Álvaro Javier Romero López (2005). Principios de contabilidad. México: McGraw Hill.

9 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: La actividad a realizar es con el fin de reforzar el tema de hoja de trabajo donde se aprenderá a escribir e identificar los elementos que la integran, así como su utilidad Ejercicio 1: se realizará con la siguiente información una hoja de trabajo de 12 columnas. Balance de comprobación de la empresa el rico, para el Muestra el siguiente resultado: Banco: Documentos por pagar Cuentas por cobrar Provisión para cuentas malas Inventario de mercancías Mobiliario Depreciación acumulada mobiliario Terreno Compras Ventas Devoluciones en ventas Sueldos vendedores Sueldos de administración Luz y teléfono Capital Documentos por pagar Hipotecas por pagar Sumas iguales Inventario de mercancías al El ejercicio lo pasarás a Word el cual deberes subir a la plataforma para ser revisado, teniendo en cuenta que esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu calificación.

10 9 Bibliografía Lara, E. (2005). Primer Curso de Contabilidad. México: Trillas. Romero López, Álvaro Javier (2005). Principios de contabilidad. México: McGraw Hill.