MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 Código: CO-CONT.02 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 1 de 6 1. OBJETIVO: El objetivo de la presente cartilla es establecer el circuito a seguir desde el momento en que se reciben las rendiciones de Caja Chica hasta su reembolso. 2. ALCANCE: Esta Instrucción Operativa se aplica a la Unidad de Contabilidad 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: E/V : Modulo Egresos Vários del SISA que permite la emisión de cheques. E/G : Modulo de Egresos Gravados del SISA que permite la contabilización de los comprobantes de cajá chica. 4. REFERENCIAS: Reglamento de comprobantes de pago Procedimiento para manejo de caja chica 5. RESPONSABILIDADES: Jefe de la Unidad de Contabilidad: Garantiza que se cumplan con los lineamientos indicados en la presente cartilla. Asistente Contable: Cumple con lo establecido en la presente cartilla Tesorero: Cumple con lo establecido en la presente cartilla. 6. DESCRIPCION: La Caja Chica se utiliza para gastos menores y urgentes, no programables El Jefe Contable: Recibe de las Gerencias y Unidades las rendiciones de Caja Chica Verifica que los comprobantes de pago que sustentan dicha rendición, cumplan con los requisitos exigidos por las normas legales y directivas internas, vigentes (Ver anexo IV) Deriva la documentación al Asistente Contable para elaborar el vaucher E/V, 6.2. El Asistente Contable elabora el E/V y devuelve al Jefe Contable 6.3. El Jefe Contable remite la documentación al Tesorero para que elabore el voucher correspondiente, 6.4. El tesorero: Elabora el voucher de egresos varios Gira el cheque, y Entrega expediente al Jefe Contable, 6.5. El Jefe Contable: Verifica la imputación de las cuentas contables, Visa el voucher de egresos con el cheque.

2 Código: CO-CONT.02 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 2 de Devuelve el expediente al tesorero para las firmas respectivas 6.6. El Tesorero: Hace firmar el cheque por la Gerente de Administración y el Gerente General Realiza el reembolso de la caja chica Archiva expediente. 7. REGISTROS Y ANEXOS: Anexo I : Diagrama de Flujo Registro de Entregas a Rendir Anexo II : E/V Anexo III : E/G Anexo IV: Requisitos de Rendición de Fondo de Caja Chica 8. ARCHIVOS: Nombre Responsable Lugar Duración E/G Tesorero Tesorería Indeterminado 9. LISTA DE DISTRIBUCION: Siguiente documento es utilizado por: Jefe Contable Tesorero Gerente de administración y finanzas

3 Código: CO-CONT.02 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 3 de 6 ANEXO I: Diagrama de Flujo Reembolso de Fondo Fijo Reembolso de Caja Chica Recepción de las rendiciones de Caja Chica de las Gerencias y Administraciones Revisión de documentos y justificación del gasto Elaboración de CD, CCBE y giro de cheque Entrega de cheque, archivo

4 Código: CO-CONT.02 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 4 de 6 ANEXO II: Comprobante Caja Bancos Egresos (CCBE) Hemos recibido de la Entidad Prestadora de Servicio de Saneamiento AGUAS DE TUMBES por concepto de: Girado A : Son (S/.) : CHEQUE: CTA BANCO EPS ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AGUAS DE TUMBES RUC COMPROBANTE DE CAJA BANCOS EGRESOS Nº Fecha: Elaborado por Revisado por Aprobado por

5 Código: CO-CONT.02 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 5 de 6 ANEXO III: Comprobante Diario Auxiliar AGUAS DE TUMBES COMPROBANTE DE DIARIO AUXILIAR No. Comprob. : Origen : Documento : GLOSA : CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER C.COSTO/Ana Elaborado por Revisado por Aprobado por

6 Código: CO-CONT.02 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 6 de 6 ANEXO IV: REQUISITOS PARA USO DE CAJA CHICA 1. Razón Social : Aguas de Tumbes S.A. ó ATUSA 2. Dirección : Calle José Jiménez S/N Barrio El Milagro 3. RUC : Sustento del Gasto : Periodo : Sólo se aceptan los gastos realizados la semana anterior a la presentación de la solicitud de reembolso. Movilidad : Debe contener en el reverso del Recibo el detalle de las movilidades realizadas y el costo de estas. Refrigerios : Debe consignar en el comprobante de pago el detalle del consumo, describirse el motivo del gasto, el nombre firmar cada uno de los comensales. Gasto : Los gastos como Herramientas, accesorios, material de varios, propios del desarrollo de la actividad, solo se aceptaran en casos de emergencias por que estos deben ser adquiridos a través de la Unidad de Suministros. Asimismo la adquisición de material de Oficina, debe hacerse mediante un pedido mensual o trimestral según sea el caso a la Unidad de Suministros. El gasto máximo por cada operación realizada en el día no debe ser mayor a S/ , salvo autorización expresa de la Gerencia de Administración. TODOS LOS GASTOS REALIZADOS TENDRAN QUE SER CON FACTURA DENTRO DE LO POSIBLE, no se aceptarán gastos que no fueran de movilidad con recibos definitivos. NOTA: Toda Rendición de Caja Chica debe ser visada por el Gerente del Área Correspondiente.