El ABC del ERP. (Christopher Koch)

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1 El ABC del ERP. (Christopher Koch) La aparición de los sistemas de gestión ERP (Planificación de recursos empresariales) parece ir lógicamente unida a la idea de la empresa sin divisiones en departamentos estancos y el enfoque de ésta hacia el cliente y sus pedidos. DESCRIPCIÓN, UTILIDADES, OBJETIVOS, INCONVENIENTES. Tal como se desprende del texto la finalidad principal de estos sistemas consiste en que todos los departamentos, a través de una base de datos común, puedan en cada una de las operaciones que la empresa acometa tener información directa de primera mano acerca de la situación de cada uno de los aspectos del negocio que resultan importantes a la hora de vender un bien o prestar un servicio, de este modo un hipotético buen funcionamiento del sistema derivaría en que merced a la actualización de inventarios en almacén, especificaciones de productos el departamento de ventas podría conocer las posibilidades de hacer frente a una entrega que pretendan prometer, los compromisos adoptados en cuanto a plazos, la negociación con clientes según sean sus hábitos de pago y como consecuencia de esto también el cliente de la empresa tendrá, en principio, un servicio más rápido y eficaz, al existir una base de datos común a la que la gente que está atendiéndolo tenga acceso, para explicar de forma clara y rápida cada uno de los aspectos de la operación que se ha de realizar, evitando el caos que supone el desconocimiento de numerosos datos en que puede incurrir un vendedor en su negociación. Por otro lado, la flexibilidad del sistema permite que si no se advierte necesidad de un sistema integrado se pueda aplicar sólo uno o varios departamentos que son los que tienen que funcionar en coordinación completa. El autor advierte que, igual que otros cambios, la gestión basada en el uso de sistemas ERP encuentra resistencia en los trabajadores puesto que es necesario cambiar ciertos hábitos de trabajo para que el conjunto funcione como a priori se promete que funcionará. Lógicamente, por ejemplo, en este sistema un almacén requiere una constante actualización, es el único modo de que el departamento de ventas sepa qué es lo que puede o no ofrecer, si faltaba antes la costumbre de esta actualización constante, se debe acabar imponiendo, o de otro modo el cambio de software no supondrá ningún beneficio palpable. Esos cambios pueden resultar difíciles, incluso se advierte que si la empresa funciona tan bien con medios antiguos como para no necesitar ningún cambio, es una aventura incierta plantearse el uso de un sistema ERP. El tiempo de implantación en un empresa pequeña podría ser de unos seis meses, pero en una empresa media o grande, de incluso tres años. Por todos estos inconvenientes derivados de la aplicación, la primera duda a resolver es si la empresa necesita realmente un sistema ERP.

2 Entre los posibles beneficios que una buena implantación de un sistema integrado de este tipo nos daría tenemos en primer lugar la integración de toda la información financiera, lo que nos da un modo más objetivo de precisar la situación de la empresa no sólo en cuanto a su producción, pedidos etc sino con una visión conjunta. Permitiría también integrar los pedidos de los clientes, esto es tener información precisa sobre cada una de las operaciones como un conjunto en vez de tener esa información repartida en departamentos. El uso del sistema permite, incluso hace necesaria la estandarización de procesos, principalmente en empresas manufactureras. El conocimiento de las necesidades de los departamentos de producción, ventas etc deriva en una mejora de la gestión del inventario e incluso en una menor necesidad de almacenamiento. Además permite estandarizar la información de recursos humanos, si bien en empresas con múltiples unidades de negocio muy diferentes un exceso de uniformidad en esta gestión no tiene por qué ser precisamente una solución. Los ERP han tenido problemas de flexibilidad a este respecto puesto que en principio son diseñados de acuerdo a formas estándar de trabajar de empresas de producción discreta. En el texto se indica a menudo que la empresa puede no necesitar un sistema como éste para operar y que hay que pensárselo bien antes de llevar a cabo una inversión en este tipo de software puesto que no siempre se adaptará a la forma de hacer las cosas de la empresa, en cuyo caso o bien se adapta, a veces drásticamente, la forma de proceder de la empresa en sus operaciones o bien se adapta el software a ciertas necesidades muy específicas para ciertas áreas de negocio, con el coste y las posibilidades de fracaso que esta segunda opción conlleva. No hay que pasar por alto en la implantación de estos sistemas la adaptación de las operaciones, el coste de aprendizaje de los usuarios y los derivados de la mayor lentitud inicial, los costes en auditorías posteriores que comprueben la implantación del sistema etc cualquier fallo en la planificación a este respecto, cualquier infravaloración de las consecuencias puede multiplicar el coste de implantación hasta escaparse de las manos. En cuanto a los resultados positivos que arroja la operación con este tipo de sistemas, teniendo en cuenta el alto coste de implantación, es necesario medir los resultados en principio en términos cualitativos puesto que uno de los objetivos consiste en operar de una forma más eficiente, una vez conseguido esto, en una empresa que realmente necesitara el sistema y lo adapte de forma adecuada a su forma de trabajar se podrán observar ventajas económicas y cuantificables en la operación global de la empresa.

3 COSTES OCULTOS. El texto se cuida mucho de explicar concienzudamente cuales son los costes de implantación de esta nueva herramienta de trabajo, bien como herramienta para la implantación, bien como advertencia para empresas cuya forma de trabajar no requiera un sistema de este tipo y vaya a convertir el ERP en un sistema operativo caro y difícil de manejar. Entre los costes subestimados se destacan el de formación puesto que requiere la instrucción de los empleados para trabajar con el nuevo sistema, lo que conlleva además la explicación para diferentes puestos y personas probablemente con diferente formación. Por otro lado, hay que tener en cuenta, que siendo éste un sistema enfocado a la actividad global interna de la empresa es muy difícil que un instructor externo sea capaz de explicar adecuadamente la aplicación al caso concreto de cada puesto de trabajo, las tutorías o explicaciones sólo deben darse respecto a las funciones básicas, la adaptación debe hacerse con el trabajo diario, acoplando las posibilidades a cada puesto de trabajo. La actividad mostrará las carencias de acoplamiento entre los distintos departamentos que trabajan en el proceso. Insistiendo en la poca flexibilidad del ERP para ciertas formas de negocio, se recuerda que un coste enorme en el que se puede incurrir consiste en la búsqueda de la adaptación del sistema a la forma de negocio de la empresa, la particularización del sistema, requiere una inversión enorme sin el apoyo del proveedor y sin garantías reales de éxito. Otro de los costes de adaptación consiste en el proceso y conversión de datos para introducirlos en el nuevo sistema de gestión integrada no sólo por el tiempo que se pierde en la actualización sino por la necesidad de poner en orden esos datos en la propia empresas antes de utilizarlos, no siempre estos datos están organizados de una forma sencilla y útil. También deben controlarse los gastos en consultorías y planificar adecuadamente los objetivos internos a nivel de funcionamiento de la empresa que se pretenden conseguir. La formación por parte de la empresa en este tipo de software se lleva a cabo con el fin de que los trabajadores estén preparados para funcionar con estos sistemas en el interior de la misma, si bien su experiencia puede provocar la marcha de los más brillantes en la aplicación del ERP y tener la necesidad de sustituirlos, lo cual supondrá una pérdida no sólo monetaria en la inversión de aprendizaje realizada sino en el desarrollo de las operaciones de la empresa, es preferible pagar más a arriesgarse a no encontrar sustitutos. Se insiste a continuación en que la implementación no consiste únicamente en la instalación del software y la instrucción de los empleados, sino también en la evaluación del funcionamiento al aplicarlo a las operaciones, las necesidades, los problemas generados por el cambio la implementación nunca para, no es un simple software sino que debe integrarse, nutrirse, impregnarse de las formas de hacer de la empresa para llegar a ser realmente útil.

4 Por todo ello los beneficios de la instalación de un sistema de este tipo no son ni mucho menos inmediatos, de hecho, tal como se indica, la necesidad de cambiar las maneras de llevar a cabo las operaciones en casi todos los ámbitos de la empresa afectados por el ERP suele llevar a una disminución inicial de la eficacia y la productividad, lo cual también ha de ser contabilizado como un coste de implantación del nuevo sistema. Todos estos inconvenientes descritos en el proceso de implementación de ERP, destacando la dificultad de adaptación a los nuevos modos de proceder y la tendencia a particularizar el software antes que cambiar la forma de trabajo son consideradas las principales causas de los casos de fracaso en la implantación de lo sistemas. Por supuesto sin olvidar como causa del fracaso la incompatibilidad y no necesidad de programas de este tipo para la gestión de determinados tipos de negocio. El propio diseño de las redes de operaciones que deben gestionarse con el fin de que las aplicaciones definitivas resulten las menos y las más sencillas posibles depende de las relaciones interdepartamentales, las funciones, la operación diaria, y las pequeñas cosas que pueden afectar al negocio no siempre son sencillas de especificar o configurar dado que el sistema no es siempre lo suficientemente flexible, lo cual implica que el tiempo y la práctica debe dar un conocimiento adecuado que permita la adaptación de la funcionalidad y las posibilidades del sistema al negocio concreto y viceversa. FORMAS DE USO DE ERPs No todas las empresas utilizan un ERP de la misma forma, en principio la forma más arriesgada es integrar de forma completa el funcionamiento de la empresa en torno a un ERP, esto requiere un gran nivel de compromismo, un gran esfuerzo para el cambio de los hábitos y un gran riesgo, puesto que todas las unidades de negocio van a depender del éxito de la implantación. Precisamente por ello lo más habitual es que se instalen ERP sólo para determinadas unidades de negocio estratégicas, de forma que se pueda trabajar con una base de datos común sólo para cada tipo de operación y con los departamentos o unidades unidos únicamente en algunos aspectos como el financiero. Por último algunas empresas lo utilizan sólo como forma de control de algún departamento o actividad que consideran clave en el negocio, a menudo el objetivo es apoyar cambios más profundos, sin embargo puede ocurrir que redefinir ciertos procesos en función de la nueva instalación puede ser una tarea muy difícil, como ya se ha comentado antes.

5 Por último se hace una referencia importante al interés de estas heramientas en el mundo de internet. La rápida accesibilidad de datos que proponen los sistemas ERP hace necesaria una gestión adecuada de estos, de forma que si bien una de las ventajas es atender más fácilmente a socios y proveedores y a clientes las especificaciones y datos que cada uno requiere no son las mismas y hemos de procesar la información para atender a unos y otros, por ejemplo un cliente estará interesado en conocer el estado de su pedido, los plazos de entrega Las empresas que han sido hábiles en la contratación de proveedores de ERP con experiencia en el comercio por internet tendrán una cierta ventaja para aprovechar estas capacidades ofreciendo ventajas que arrojen beneficios para los clientes y facilidades para los proveedores y por tanto para la propia empresa. Finalmente se ha de tener en cuenta que el constante desarrollo del mundo de internet implica una constante actualización del sistema.

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