Caso de Negocio en el Uso y Operación de la Factura Electrónica

Transcripción

1 Caso de Negocio en el Uso y Operación de la Factura Electrónica Por Investigación AMECE Organización Soriana, empresa del sector comercial en el país con capital 100% mexicano fundada en 1968, opera tiendas de autoservicio en varios formatos, en las que comercializa alimentos, ropa, mercancías generales, productos para la salud y servicios básicos al menudeo, medio mayoreo y mayoreo. Sus acciones cotizan en la Bolsa Mexicana de Valores desde 1987 con la clave pizarra SORIANA. Hoy la Cadena Soriana cuenta con 204 tiendas ubicadas en 85 de las ciudades más importantes de 28 estados de la República; 7 CEDIS (Centros de Distribución) que se localizan en Monterrey, Salinas Victoria, Querétaro, México DF, Hermosillo, Chihuahua y Villahermosa, sus oficinas principales se encuentran en la Ciudad de Monterrey, Nuevo León, sus formatos de tienda: Hipermercados, Mercados Soriana, Club de Precios y Súper City. Entre los principales beneficios que Soriana espera obtener por el uso de la factura electrónica, se contempla la aprobación más eficiente de facturas, la reducción en el uso de papel y costos de almacenamiento así como la mejora de relaciones entre socios comerciales. Soriana tiene una segmentación regional de la empresa y cuenta con Razones Sociales adicionales que conforman el grupo. La empresa considera como un beneficio tangible y real la operación de la Factura Electrónica principalmente en las prácticas comerciales para mejorar su relación con socios comerciales, y para la incorporación total de un ambiente de colaboración en la comunidad empresarial mexicana. Finalmente como consecuencia favorable, se está obteniendo un mejor control en la colocación, recepción, reconocimiento, validación, consulta, ruteo, procesamiento, aprobación y emisión, de pedidos y órdenes de compra.

2 SITUACIÓN ACTUAL Y LA IMPLEMENTACION DEL PROYECTO FACTURA ELECTRÓNICA EN LA EMPRESA En 2004 se inicia el esfuerzo, mediante el proyecto de Remisión Electrónica (previo a la Factura) y Dato Logístico; con un impacto verdaderamente fiscal. La principal motivación para la implementación de la Factura Electrónica ha sido la Productividad, los Ahorros y la Estrategia con Socios Comerciales con un número de facturas que la empresa entrega / recibe al mes es de 158,624 facturas. En términos de visión y estrategias en mejoras de procesos adicionales al uso de la Factura Electrónica, se tiene contemplada la integración del tema de Alineación de la Información para finales de 2006, cubriendo de manera eficiente el Ciclo del Negocio como un todo, el modelo completo se tiene planteado para el año Las acciones inmediatas que Soriana contempla en sus estrategias para el impulso de la Factura Electrónica, un programa de Capacitación impartido por AMECE, un programa de promoción y difusiones vía eventos, y publicaciones de las documentaciones de este tipo relacionadas con el tema de factura electrónica y alineación. Actualmente, con la finalidad de cumplir con las oportunidades del ciclo de manejo de órdenes: colocación pago facturación empleando soluciones electrónicas fue la razón principal por la cual Soriana se inclinó hacia esta adopción y uso de la factura electrónica. Las áreas donde Soriana ya se encuentra en uso de procesos electrónicos son: Logística, Sistemas, Contabilidad y Finanzas, Mercadotecnia, Ventas, Compras y sus franquiciatarios de Súper City. Con el 100% de facturas entregadas / recibidas dentro del periodo comprometido correcto con proveedores y aprox. el 98% de las facturas no requieren de un proceso de aclaración, el cual es un proceso de mejora continua, actualmente se requiere 5 días en promedio para hacer las aclaraciones. En el proceso de facturación manual intervienen 220 personas y en la implementación 13 participantes. Las áreas que involucradas son varias, desde la misma Tienda, Sistemas, Desarrollo, Métodos y Procedimientos, los CEDIS y su Colaboración Electrónica. En la empresa se opera la contabilidad electrónica completamente, desde Soriana realiza actualmente trámites electrónicos en: Ordenes de compra, Entrega y Recepción de Mercancía, Pagos y Avisos y confirmación de pagos. La empresa se ha preparado sin ningún tipo de temor hacia el plan de adopción y uso de la factura electrónica, desde Noviembre del 2004 se inició la implementación de Remisión electrónica. Soriana espera que sus operaciones en términos legales por la implementación de la Factura Electrónica den certeza jurídica, eliminando posibles errores de duplicidad, y alteraciones. Además requiere de otros apoyos por parte del SAT para la implementación de este proyecto, para que valide la factura, no se la deje al receptor; ya que el que emite la factura tiene la obligación de informar sobre las emitidas. LOS SOCIOS COMERCIALES Soriana comparte recursos tecnológicos, web service, indicadores comerciales, catalogo electrónico, consulta de pagos, ordenes de compra y EDI con sus Socios Comerciales, con la finalidad de facilitar las negociaciones y operaciones comerciales. También ha logrado una mayor coordinación con Socios Comerciales al intercambiar información y realizar transacciones vía medios electrónicos ya que le han sugerido pedidos en base a desplazamientos, alta de artículos en línea y actualización del catalogo electrónico en línea. Soriana realiza Ordenes Electrónicas en formato EDI para compartir información mediante estándares internacionales, mientras que los envíos de datos son individualizados en formato propio con sus Socios Comerciales. Los principales enlaces compartidos con sus Socios Comerciales son: Ventas, inventarios, pedidos, acuses de recibo, devoluciones, pagos y nivel de servicio.

3 Hoy Soriana cuenta con 9 Clientes, con los cuales ha recibido 4,530 pruebas de Factura Electrónica la meta a corto/mediano plazo es de 250 empresas durante los siguientes meses. Soriana alcanza un nivel avanzado en negociaciones reales para este tema con las cadenas y considera que la industria en México se encuentra en rezago con las cadenas, en términos de la implementación de la factura electrónica, aún cuando existe una dependencia positiva, un interés y una participación favorable por parte de los fabricantes. Para la empresa el proceso de implementación de la Factura Electrónica no ha sido sencillo, pero el aprendizaje obtenido en términos generales de acuerdo a la necesidad de adoptar este proyecto en la empresa ha sido muy favorable, principalmente por el involucramiento y la retroalimentación de otro tipo de conocimientos entre áreas. La segmentación de Soriana está conformada por 5 divisiones que son: Abarrotes, Ropa, Perecederos, Variedades y Alimentos. Los fabricantes envían la mercancía a los CEDIS y/o POS por vía terrestre. La transportación interna entre el CEDIS y los POS es en ambas, propia y vía un tercero. La integración de las transacciones electrónicas entre el CEDIS, los POS y el corporativo está completa. LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y EL PROVEEDOR DE LA SOLUCION Se implementó la automatización y el uso de trámites contables electrónicos simultáneamente cuando se implementó la contabilidad electrónica en El software adquirido para operar la Factura Electrónica es EdiWin 4.0 solamente para recibir los Certificados Fiscales Digitales, el proveedor es EDI Comunicaciones México. El sistema ha requerido algunas adecuaciones así como el involucramiento de distintos departamentos. Y se está habilitando el sistema para recibir CFD s desde cualquier solución. Para Soriana los niveles de seguridad en las comunicaciones (Internet) no han sido una barrera de adopción de la Factura con sus Socios Comerciales, así como tampoco el desconocimiento de con cuál proveedor adquirir el software aplicativo de la Factura Electrónica. Soriana creó el área de e business denominada Colaboración electrónica desde Marzo del 2004; cuya función es dar soporte al usuario, proveedor de intercambio electrónico (remisión, catalogo e indicadores comerciales) y el objetivo que se persigue es eficientar la relación con sus socios comerciales. Desde el 2004 (al inicio de la Remisión Electrónica) la empresa ya contaba con una infraestructura tecnológica para hacer la implementación y prácticas de uso y operación en los procesos de la Factura Electrónica. Soriana implantó la contabilidad electrónica y el uso de trámites contables electrónicos en El sistema contable se encuentra en el mismo servidor del corporativo así como las Bases de Datos y sistemas centrales. Soriana tiene 2 sistemas de compras; el Integral de Compras y el Sistema de Consumos Internos. Soriana maneja 2 sistemas de ventas; el Punto de venta Soriana (Tienda) y el punto de venta por Internet. Toda la información en el sistema ERP se actualiza por procesos batch. La elaboración de las COMPULSAS 1 implican un trabajo muy pesado para la empresa, además de que requieren contar con los comprobantes físicos de los años anteriores. Para Soriana es importante cuidar la no exclusividad y contar con soluciones integrales que pudieran conectarse con todos los proveedores. Se busca reducir y/o evitar la dependencia de 1 Examen de dos o más documentos, comparándolos entre sí. Compulsa es sinónimo de cotejo. Traslado de autos o documentos.

4 las soluciones. Agilizar la negociación con el proveedor derivado de la confianza de que Soriana cobra lo que se debe y el proveedor sabe que le van a pagar. El proveedor recibe la respuesta y detiene los embarques hasta que se aclaran las diferencias de precio, por lo tanto no hay reclamaciones o aclaraciones, es lo que se considera como un beneficio la operación de la Factura Electrónica principalmente en las prácticas comerciales, como una mejora en la relación con socios comerciales, hacia la incorporación de un ambiente de colaboración en la comunidad empresarial mexicana La empresa tiene completa disposición de una infraestructura tecnológica para hacer la implementación y prácticas de uso y operación en los procesos de la Factura Electrónica, lo complicado fue integrar el Certificado Fiscal Digital en la operación. Soriana tuvo que ajustar sus sistemas operativos en recibo de Centro de Distribución y Tiendas, para cuando llegue el proveedor con el Certificado Fiscal Digital impreso a la tienda o al CeDis, también se le pueda recibir. El Folio y la Serie de la remisión deberán ser iguales a los del Certificado Fiscal Digital. Con la implementación de Factura Electrónica se está cambiando el proceso operativo y el administrativo para tener la garantía de agilizar el pago al proveedor. Es la culminación del compromiso del proveedor de lo que está surtiendo a Soriana. Su nivel de servicio lo puede conocer y corroborar, sabe el detalle de los pedidos pendientes. La remisión electrónica nos dió la oportunidad de anticiparnos a los problemas, tenemos la garantía de que el proveedor lo va a entregar, y por eso lo integramos a la operación. Dentro de las necesidades particulares que se consideraron y que fueron requeridas por la empresa para la implementación de la Factura Electrónica, se han contemplado ciertas adecuaciones de sistemas, involucramiento de distintos departamentos, la integración del Certificado Fiscal Digital a la operación, adicional a la operación, y una preparación de diferentes escenarios de acuerdo a la situación del proveedor, sin tener que llegar a tener un escenario por proveedor. Los escenarios han sido, los proveedores que envían sólo remisión electrónica, proveedores que envían el Certificado Fiscal Digital con la remisión en la addenda, proveedores que envían el Certificado Fiscal Digital con la addenda homologada que promueve AMECE, y los proveedores que trabajan todavía con papel. En cuanto al formato que se utiliza para realizar las altas, Soriana como proveedor da de alta sus datos directamente, para pagos a clientes, recepción de pagos, pagos al IMSS. Mediante pagos electrónicos a través de transferencias electrónicas de Fondos con los bancos, y en el portal está publicado el aviso de pagos vía un estado de cuenta con el detalle de las facturas, ordenes de compra, pagos, y fechas, entre otros datos. En general, los sistemas de información en Soriana realmente permiten a los administradores, ejecutivos, gerentes y operaciones, contar con información oportuna y suficiente para desarrollar mejor sus actividades. Se cuenta con un sistema de operación en el que se realizan los cambios de precio, pedidos, administración de la remisión, alta, baja y cambios de artículos, etc. Y otro sistema de consultas estadísticas en donde se consolidan los reportes para el área de compras y administrativa para conocer el margen, promociones, etc. El ERP en la empresa atiende los sistemas administrativos, el ERP operativo fue desarrollado en un 85% internamente, y todo se encuentra integrado y adaptado con los atributos relacionados con los estándares internacionales, buscando siempre y más en los últimos meses que la comunicación externa se apegue al estándar. USO DE ESTÁNDARES INTERNACIONALES EN LA OPERACIÓN DE LA CADENA En los casos donde los proveedores se integran al esquema de remisión electrónica, ya pueden consultar el estado del pedido, y el proveedor puede saber como va el agotamiento real del pedido y decide que pedido va a surtir y/o remisionar. Antes de que existiera la remisión Soriana no conocía el número de la orden de compra del pedido que se estaba entregando, pudiendo provocar rechazos en la entrega, como consecuencia favorable se está obteniendo

5 un mejor control en la colocación, recepción, reconocimiento, validación, consulta, ruteo, procesamiento, aprobación y emisión, de pedidos y órdenes de compra. Soriana utiliza activamente estándares internacionales para habilitar el intercambio de datos dentro del flujo de información, CODIGO, PEDIDOS, FACTURA, RECIBO, CATALOGO, AVISO DE PAGO, AVISO DE EMBARQUE, ha invertido en tecnología diseñada para facilitar la alineación y sincronización de datos entre socios comerciales, en especial entre integrantes de su cadena de suministros. Para facilitar el manejo de órdenes de compra electrónicas, Soriana utiliza actualmente los siguientes recursos electrónicos: Colocación electrónica de pedidos a otros proveedores Recepción electrónica de pedidos de clientes Reconocimiento y validación electrónica de pedidos Consulta electrónica del estatus de pedidos Pago electrónico a proveedores Recepción electrónica de pagos de clientes Soriana no ha tenido implicaciones internas con otras áreas de la empresa. El flujo hoy en día de la Factura entre las áreas en términos de los beneficios reales obtenidos es como sigue: Pedido electrónico se coteja vs Remisión Recibo de Factura Física en Unidad de negocio Genera acuse de recibo Se programa pago electrónico Se envía a archivo general para su custodia La percepción del personal responsable de los procesos contables, alcanzada hoy por el uso de la aplicación electrónica de facturación en el Modelo propio Cliente Proveedor de la empresa es de fácil administración y consulta, generándose ahorro físico de custodia de documentos. Las áreas en Soriana que más se han interesado y han promovido el proyecto de implementación de la Factura Electrónica son: Dirección General, Comercial, Logística (Cadena de suministro y Centros de distribución, Legal, Contable, Sistemas y CEDIS. El proceso desde las Ordenes de compra (manuales / electrónicas) inicia con la asignación de un rol al producto, posteriormente (en base a desplazamientos y existencia) se sugiere para que la tienda ordene mercancía y en forma automática se genera la orden de compra al proveedor. El nivel de trabajo, de interrelación de Soriana con AMECE es muy bueno y se encuentra Involucrada en uso real de los Estándares Internacionales. Actualmente Soriana está participando en el proyecto Cat@logalo de AMECE. Otra aplicación adicional es el sistema interno AL CA BA de Soriana, el cual facilita el registro y actualización de los datos de los proveedores. Actualmente Soriana se encuentra trabajando en el desarrollo interno de su catálogo, y se está sincronizando con Cat@logalo desde su portal. Los pagos electrónicos se efectúan hoy día mediante transferencias electrónicas; la empresa no tiene problemas de faltante de anaquel y/o planogramación consecuencia de problemas con la facturación.

6 EL PROCESO DE FACTURACIÓN Ya existe el compromiso entre ambas partes (Soriana y proveedores), un trabajo colaborativo para implementar. Soriana habilitó todas las medidas de seguridad con usuario y password para sus proveedores, mismos que ni siquiera Soriana conoce, de tal forma que se le da la garantía al proveedor de que nadie más puede acceder. Existe la garantía de que cada documento que entregan las empresas es transmitido internamente a las áreas correspondientes, con la seguridad de que cuando el proveedor entrega las tiendas y centro de distribución siempre los recibe. Soriana cuenta con un nivel de automatización del 100% al cierre del mes. Y el proceso contable está automatizado al 100% en términos de ventas. El total de colaboradores del área de Compras conforma la principal estructura, su procedimiento, quien recibe el pedido (detallista) inicia cuando se genera la orden de compra, el proveedor obtiene su cita, y se recibe por lo tanto la mercancía en la Unidad de Negocio. Como apoyo posterior al proyecto, el personal de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, fiscal e Informática, han estado fuertemente involucrados, motivados y capacitados para la implementación del proyecto. Actualmente ya no realiza facturaciones manuales (foráneas vs. centralizadas). El las transacciones a crédito, el plazo para el pago al proveedor inicia a partir de la fecha de recibo de mercancía. La liquidación, la afectación a las cuentas contables y la emisión de la factura es en forma automática. El movimiento está ligado al folio de factura y a un número de póliza de venta, cumpliendo con el principio de contabilidad simultanea. Desde antes de que se entregue el producto, ya se sabe que el detallista requiere la factura por lo que el área de finanzas la emite antes y la entrega al camión para que la entregue al cliente. Mientras que los Centros de Distribución de Soriana tienen un nivel de automatización del 100%. Todas las transacciones de datos con estos CEDIS para la facturación son en forma automática. El aviso de embarque (se factura lo que se embarca) es el documento que se está tomando como base para realizar la Factura Electrónica en Soriana. La infraestructura tecnológica con la que cuenta Soriana para este proyecto está el Buzón Electrónico que soporta algunos canales mencionados en este documento, así como el Buró de servicio EDICOM y la solución instalada en la empresa de Ediwin 4.0. El formato que utilizarán para adenda es XML y el Invoice. El formato que utilizarán para otros documentos es XML estandarizado por AMECE. Soriana no es emisor ni cuenta con contabilidad simultanea. El intercambio se realiza antes de llevar a cabo la entrega. Actualmente con 9 proveedores se está intercambiando, recibiéndose 4,530 pruebas de FE. Dentro de la estrategia de implementación para el proyecto de Factura Electrónica de Soriana, se están revisando y homologando los catálogos de proveedores, productos y precios como parte del proyecto. LOS COMPROBANTES FISCALES DIGITALES (CFD) EN SORIANA A la fecha, existe aún un desconocimiento técnico del Comprobante Fiscal Digital por parte de los proveedores, cuando las empresas se enfrentan a los temas relacionados con el sello, encriptación, folios, y los algoritmos entre otros, se confunden un poco. Ha sido un intenso esfuerzo por el desconocimiento, mismo que aprovecharon los proveedores de tecnología para ofrecer sus soluciones, y obtener el Retorno de Inversión a través de las cadenas comerciales. Los usuarios responsables por parte de Soriana distinguen perfectamente si el sistema a implementar cumple con las disposiciones fiscales vigentes. La empresa ha participado en

7 reuniones con el SAT para exponer situaciones de negocio específicas, y trabajar en el rubro de contabilidad simultánea. En Soriana se dominan las disposiciones fiscales involucradas en la implementación. Es plenamente conocido el estándar tecnológico y de criptografía (XML / PKI y se dominan las aplicaciones: SOLCEDI, CertiSAT WEB y SICOFI. El estatus de Soriana, hoy en términos de Factura Electrónica está en la recopilación de información especifica de sus socios comerciales para implementar CFD (adendas, estándares, medios de comunicación, cambios en operación, documentos adicionales a intercambiar); así como adaptarse a sistemas internos y realizar pruebas con socios comerciales. Entre los planes que tiene Soriana a corto plazo para la implementación del proyecto de Factura Electrónica (y/o Notas de crédito y/o Notas de cargo) está el recibir CFD. Para Acuse de recibo (y/o Acuse de error en la factura y/o aviso de pago), la empresa desea emitir otro tipo de transacciones que permitan llevar el control del CFD. Sus proveedores son los socios de negocio con los que intercambiará CFD y documentos electrónicos. LOS BENEFICIOS En Soriana no existen situaciones de posibles fraudes. Por otro lado, la empresa considera que los ahorros en costos deben ser mayores al 60%, alcanzando eficiencias y fortalecimiento organizacional en la simplificación de procesos por el uso de la Factura Electrónica. Los Beneficios que la empresa está logrando a través del empleo de medios electrónicos para el procesamiento de órdenes son: Reducción en tiempos de entrega Calidad de servicio, órdenes correctas entregadas ó recibidas Reducción de errores Mayor control sobre el status de las órdenes y pedidos colocados Mejores relaciones con los clientes Los Beneficios que Soriana espera obtener del uso de la factura electrónica son: Aprobación más eficiente de facturas Reducción en el uso de papel y costos de almacenamiento Mejorar relaciones entre socios comerciales Reducción en rastreo de errores y resolución de disputas en Ctas por pagar Mejora en los pronósticos de flujo de efectivo y ganancias para la compañía Mayor control sobre fechas de realización de pagos Los Recursos que Soriana considera necesarios para lograr un buen uso de la factura electrónica son: Recurso humano técnicamente capacitado Apoyo financiero para la adquisición de tecnologías de soporte Capacitación en el proceso de implementación de la factura electrónica Conocimiento detallado sobre las etapas de solicitud de la factura, su validación, ruteo, procesamiento de aprobación y emisión Conocimientos legales sobre la factura electrónica La relación de Soriana con AMECE, y la forma en cómo ha recibido apoyo se refleja en: Capacitación Revisión de Procesos Acercamiento de Proveedores Vinculación con las Soluciones Técnicas Asesorías

8 AMECE apoya la estandarización de la ADENDA Dar a conocer el uso real de otros estándares Mayor información para la masificación de la Factura CONCLUSIONES Soriana tuvo razones de peso para decidirse iniciar el proyecto de Factura Electrónica, entre las que destacan, la oportunidad de completar el ciclo de órdenes (colocación pago facturación) y reducir el trabajo en la elaboración de COMPULSAS y toda la comprobación fiscal del SAT. Acostumbrada a utilizar una eficiente infraestructura tecnológica en sus diferentes áreas, Soriana no tuvo dificultad para integrar este proyecto dentro de sus procesos ya automatizados; decidió utilizar el software de EdiWin 4.0. El personal involucrado para el proyecto de Factura Electrónica, estuvo comprometido y motivado desde el inicio, recibiendo la capacitación correspondiente. Soriana ha puesto a disposición de sus socios comerciales diferentes recursos tecnológicos para facilitar las negociaciones y operaciones comerciales. Utiliza diferentes formatos y estándares internacionales para el intercambio electrónico de datos. Hoy en día, la implementación de la Factura Electrónica le permite a Soriana realizar 4,530 pruebas con 9 clientes, pero tiene el compromiso de alcanzar 250 empresas para fin de año. Actualmente la empresa está logrando varios beneficios a través del empleo de medios electrónicos para el procesamiento de órdenes, entre los que destacan: la reducción en errores y tiempos de entrega, una mayor calidad de servicio, órdenes correctas entregadas ó recibidas, mayor control sobre el status de las órdenes y pedidos colocados y una mejor relación con los clientes. Soriana también espera obtener con el uso de la factura electrónica, una aprobación más eficiente de facturas, una reducción en el uso de papel y costos de almacenamiento así como la mejora de relaciones entre socios comerciales. La relación de Soriana con AMECE es excelente y crece cada día. En estos momentos de cierre 2006 se tiene planeado el esfuerzo colaborativo para 2007 en el tema de Alineación con el proyecto Cat@logalo AMECE.